Méthode 16-11 - Remboursement des frais de voyage

Entrée en vigueur : 2019-07-01

Autorisée par : Comité d'administration

1.    APPLICABILITÉ

1.1    La présente méthode s’applique au remboursement des frais de voyage engagés par un particulier pour le compte de l’Université. Elle accompagne le Règlement 21 – Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université.

2.    PORTÉE

2.1    La présente méthode s’applique à tous les frais de voyage remboursés par l’Université à des particuliers.

3.    AVANCE DE FONDS

3.1    Les avances de fonds sont des paiements versés au particulier pour couvrir les dépenses en espèces prévues pendant le voyage. Des avances de fonds peuvent être obtenues avant le départ au moyen de la carte de voyage d’affaires à n’importe quel guichet automatique bancaire (GAB). Lors d’un voyage à l’extérieur du Canada, il est recommandé d’utiliser un GAB dans le pays de destination.

Faire une demande de carte de voyage.

3.2    Dans des circonstances exceptionnelles (p. ex. un voyage à un endroit éloigné où l’accès à un GAB n’est pas possible), une avance de fonds peut être accordée au particulier. Les dispositions relatives à l’émission et au remboursement d’avances de fonds sont prises avec l’unité administrative désignée.

4.    TRANSPORT

4.1    AVION

4.2    Le remboursement standard admissible des vols intérieurs et internationaux doit être fondé sur l’itinéraire le plus pratique, économique et direct possible.

4.3    Les voyages en avion en classe affaires, en première classe et en classe économique supérieure ne sont pas encouragés dans des circonstances normales, mais peuvent être jugés appropriés s’ils sont justifiés (p. ex. vols intercontinentaux ou raisons médicales, avec certificat médical).

4.4    Lorsqu’ils sont offerts, les vols intercontinentaux en classe affaires peuvent être autorisés lorsque le temps de vol continu dépasse neuf (9) heures. Par vol continu, on entend soit un seul vol, soit une combinaison de vols interrompus uniquement par des escales rendues nécessaires par les horaires des vols de correspondance.

L’autorisation écrite expresse du responsable d’unité doit être obtenue avant la réservation du vol. L’approbation doit être incluse comme document justificatif du voyage dans le système de remboursement des dépenses. Si la demande concerne le responsable d’unité, l’approbation de l’approbateur autorisé doit être obtenue tel qu’il est prévu dans la Méthode applicable aux responsables de l’approbation.

4.5    Lorsqu’il évalue une demande d’approbation de voyage en avion en classe affaires, en première classe ou en classe économique supérieure, le responsable d’unité doit se demander si un tiers raisonnable et objectif conviendrait que le tarif supérieur est justifié. Ce pouvoir d’approbation ne peut être délégué. Si la demande concerne le responsable d’unité, l’approbation de l’approbateur autorisé doit être obtenue tel qu’il est prévu dans la Méthode applicable aux responsables de l’approbation.
 
4.6    TRANSPORT TERRESTRE

4.7 En cas de voyage en train ou en autobus, l’Université rembourse un montant n’excédant pas le coût d’un billet en première classe ou en classe affaires.

4.8    VÉHICULE PERSONNEL

4.9    L’Université rembourse les frais d’utilisation d’un véhicule personnel uniquement selon le taux par kilomètre indiqué par le Conseil national mixte (en vigueur le 1er juillet de chaque année civile). Ce taux comprend le coût du carburant, de l’usure du véhicule et de l’assurance; par conséquent, aucun montant autre que celui correspondant au taux par kilomètre n’est payé pour l’utilisation d’un véhicule personnel.

4.10    Le montant du remboursement est calculé par application du taux par kilomètre au nombre de kilomètres; il ne doit pas dépasser le coût d’un billet d’avion.

4.11    L’utilisation d’un véhicule personnel est limitée aux déplacements pour lesquels il n’existe pas de moyens de transport en commun adéquats, ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est plus économique et plus efficace compte tenu de tous les facteurs en jeu tels que les coûts, les contraintes de temps et les itinéraires.

4.12    Lorsque deux personnes ou plus voyagent ensemble dans un véhicule personnel, seule la personne qui est propriétaire du véhicule peut réclamer l’indemnité relative au taux par kilomètre. Les passagers ne peuvent réclamer aucune indemnité de kilométrage ni aucuns frais équivalents. Le nom des passagers doit figurer sur la demande de remboursement.

4.13    L’Université n’assume aucune responsabilité à l’égard de l’usure du véhicule utilisé pour le voyage ni à l’égard des dommages qui lui sont causés.

4.14    La personne qui présente une demande de remboursement pour l’utilisation d’un véhicule lui appartenant doit être titulaire d’un permis de conduire valide et détenir une assurance sur le véhicule qui répond aux exigences légales minimales de la province où le véhicule est immatriculé.

4.15  VÉHICULE DE LOCATION

4.16    L’Université rembourse les frais de location de voiture seulement jusqu’à concurrence d’un montant égal à celui d’un modèle standard ou intermédiaire. Les dépenses remboursables liées à la location d’une voiture ne visent que ce qui suit :

  • (i)    les frais de location;
  • (ii)    les frais de carburant;
  • (iii)    les frais de couverture d’assurance.

4.17    La personne qui loue un véhicule est responsable d'obtenir une assurance de location de voiture adéquate à l'égards des dommages matériels causés au véhicule (voir la section Véhicules de location / Assurance de non-propriétaires) auprès du Bureau de la gestion du risque (BGR) avant la location du véhicule.

4.18    Le coût de location d’une voiture ne doit pas dépasser le coût d’un billet d’avion pour se rendre au même endroit.

4.19    L’Université négocie les tarifs de location de voitures avec les grandes entreprises de location de voitures. Le particulier est encouragé à louer sa voiture par l’entremise de ces entreprises afin de profiter de réductions, notamment des réductions d’entreprise. Pour de plus amples renseignements, voir la section « Contrats négociés » du Service des approvisionnements.

5    VOYAGE PERSONNEL COMBINÉ À UN VOYAGE D’AFFAIRES

5.1    Lorsqu’un voyage personnel est combiné à un voyage effectué pour le compte de l’Université, le particulier ne sera remboursé que pour la partie du voyage pour le compte de l’Université, tel qu’il est prévu à l’article 6 de la présente méthode. Une proposition de prix de billet d’avion concernant la partie affaires, demandée au même moment que la réservation de vol réelle, doit être fournie à l’approbateur autorisé. Le prix de billet d’avion proposé pour la partie affaires du voyage sera le montant remboursable si ce montant est inférieur au coût total du voyage.

5.2    Toutes les dépenses non professionnelles engagées ne seront pas remboursées par l’Université.

6    SÉJOUR AVANT ET APRÈS UN VOYAGE D’AFFAIRES

6.1    Dans des circonstances normales, l’Université peut rembourser les frais de voyage admissibles engagés avant et après un voyage effectué pour le compte de l’Université selon les modalités suivantes :

  • (i)    voyage en provenance du Canada à destination des Amériques et de l’Europe : les dépenses engagées un jour avant le début des travaux approuvés réalisés pour le compte de l’Université ou des événements approuvés auxquels la personne participe pour le compte de celle-ci;
  • (ii)    voyage en provenance du Canada à destination de tous les autres continents : les dépenses engagées deux jours avant le début des travaux approuvés réalisés pour le compte de l’Université ou des événements approuvés auxquels la personne participe pour le compte de celle-ci et un jour après la fin de tels travaux ou de tels événements.

Des frais découlant de circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté du particulier peuvent être approuvés par le responsable de l’unité.

7.    HÉBERGEMENT

7.1    L’Université rembourse les frais d’hébergement en fonction des dépenses réelles engagées pour une occupation simple dans une chambre standard. Ce type d’hébergement doit être commode et confortable en contrepartie d’un coût raisonnable eu égard au lieu du voyage.

7.2    Le particulier doit se prévaloir des tarifs réduits offerts aux entreprises publiés sur la page Contrats négociés du site web du Service des approvisionnements.

8.    HÉBERGEMENT CHEZ DES AMIS OU DES MEMBRES DE LA FAMILLE

8.1    L’Université rembourse les frais de séjour chez un ami ou un membre de la famille conformément au taux indiqué dans la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés.

9.    REPAS ET FRAIS ACCESSOIRES

9.1    L’Université rembourse les indemnités journalières pour repas et frais accessoires prévues dans la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés, et aux taux du Conseil national mixte.

9.2    Lorsque les taux ne sont pas indiqués pour un emplacement en particulier, on peut utiliser le taux « autre ». Si « autre » n’est pas mentionné dans les lignes directrices, on peut utiliser l’emplacement le plus proche.

9.3    Le particulier n’obtiendra pas le remboursement des frais de repas déjà inclus dans les coûts suivants :

  • (i)    frais d’hébergement;
  • (ii)    frais d’inscription (p. ex. conférence, atelier, symposium, etc.);
  • (iii)    frais de repas compris dans une autre dépense.

10.    AUTRES DÉPENSES ADMISSIBLES

10.1    La liste qui suit comprend notamment, mais non limitativement, d’autres dépenses pouvant être soumises aux fins d’examen à titre de dépenses admissibles en vertu de la présente méthode :

  • (i)    les frais d’inscription pour assister à une conférence ou à un événement pour le compte de l’Université;
  • (ii)    les frais de taxis, de stationnement, de transport en commun, de covoiturage (UBER, Lyft) et de navettes;
  • (iii)    les frais de bagages réguliers;
  • (iv)    les frais d’excédent de bagages lorsque ceux-ci sont nécessaires aux fins du voyage effectué pour le compte de l’Université;
  • (v)    les frais d’assurance annulation de vol;
  • (vi)    les frais de change;
  • (vii)    le coût d’un visa de voyage;
  • (viii)    les frais de vaccination et de médicaments nécessaires, s’il y a lieu, pour les voyages à l’étranger s’ils ne sont pas couverts par une assurance personnelle;
  • (ix)    les frais de réception ou d’accueil engagés pendant un voyage effectué pour le compte de l’Université;
  • (x)    les dépenses imprévues résultant d’événements inattendus survenant pendant le voyage effectué pour le compte de l’Université qui ne sont pas autrement couvertes.

Les dépenses de nature personnelle ne sont pas considérées comme des dépenses admissibles en vertu du Règlement 21 et des méthodes connexes.

10.2    Certaines sources de financement externes peuvent considérer comme dépenses admissibles les frais liés à des « voyages d’études » (voyages normalement associés à des cours particuliers nécessitant la présence d’un professeur et des étudiants ailleurs que sur le campus de l’Université) ou à certains « travaux sur le terrain », comme les visites à d’autres laboratoires aux fins de collaboration à un projet de recherche conjoint ou aux fins de l’utilisation du matériel de ces laboratoires. L’expression « travaux sur le terrain » ne vise pas les voyages effectués pour assister à des rencontres scientifiques ni les visites à d’autres laboratoires lorsque les sources qui accordent des subventions reconnaissent les frais se rapportant à ces activités sous la rubrique « voyages ».

11.    DÉPENSES NON ADMISSIBLES

11.1    La liste qui suit comprend notamment, mais non limitativement les dépenses qui sont considérées comme des dépenses non admissibles et qui ne peuvent être réclamées ni remboursées, quelle que soit la source de financement :

  • (i)    les dépenses réclamées ou payées par un autre organisme ou une autre source;
  • (ii)    les dépenses engagées pour des raisons personnelles ou de nature personnelle (par exemple pour articles de toilette, divertissement personnel, minibar de la chambre d’hôtel, films, installations d’exercice à l’hôtel, événements sportifs, magazines, livres, cirage de chaussures, visites touristiques);
  • (iii)    les frais liés au vol ou à la perte des biens personnels pendant le voyage ou aux dommages causés à ceux-ci;
  • (iv)    les intérêts, les frais de service sur les cartes de crédit ou autres;
  • (v)    les frais liés aux clubs et aux salons de lignes aériennes, aux programmes de fidélisation pour grands voyageurs et à ceux offerts par les hôtels, et aux autres programmes de fidélisation. Aucun remboursement ne sera accordé pour les coûts équivalents liés au rachat de points de récompense dans le cadre de programmes de fidélisation ou aux billets d’avion acquis avec des points pour grands voyageurs;
  • (vi)    les amendes de circulation et de stationnement ou pour autres infractions au Code de la route, les frais de lavage de voiture, de réparation de véhicules personnels, d’entretien et de carburant;
  • (vii)    les dépenses à réclamer aux fins de l’impôt sur le revenu;
  • (viii)    les frais d’alcool et de cannabis.

11.2    Les dépenses supplémentaires liées au conjoint d’un employé, aux membres de sa famille ou à toute autre personne l’accompagnant sont considérées comme des dépenses personnelles et ne sont pas remboursables. Si ces personnes sont présentes pour un motif commercial, le responsable d’unité doit donner son approbation au préalable. Ce pouvoir d’approbation au préalable ne peut être délégué.

12.    DOCUMENTATION À L’APPUI D’UNE DEMANDE D’APPROBATION DE VOYAGE

12.1    La personne qui demande le remboursement de frais de voyage est responsable d’inclure les documents se rapportant à l’approbation préalable de l’approbateur autorisé ainsi que les reçus détaillés.

12.2    Le particulier est responsable de la qualité et de l’authenticité des documents justificatifs. Si les reçus détaillés et tout autre document justificatif ne fournissent pas suffisamment de renseignements, ne peuvent être obtenus ou ne sont pas disponibles, la personne peut fournir d’autres documents comme des relevés de carte de crédit, y compris une explication à l’appui de la présentation des documents justificatifs.

12.3    Lors de la présentation d’une demande dans le système de remboursement des dépenses de l’Université, d’autres documents et renseignements peuvent être exigés, notamment ceux qui suivent, le cas échéant :

  • (i)    bien que les cartes d’embarquement ne soient pas exigées comme preuve de voyage, le particulier doit fournir des documents acceptables permettant de déterminer la ville de destination et les dates de voyage;
  • (ii)    lorsque d’autres sources de financement sont utilisées, il faut indiquer le nom des sources qui remboursent la dépense ou à qui le remboursement peut être demandé;
  • (iii)    la liste des noms de chaque personne du groupe pour lequel des frais de voyage ont été engagés;
  • (iv)    des documents provenant d’une source vérifiable (c’est-à-dire un relevé de carte de crédit) à l’appui d’un taux de change, si la demande n’est pas faite dans le système degestion des dépenses ou si un taux autre que celui indiqué dans ce système est réclamé;
  • (v)    lorsque les frais de voyage sont imputés à un projet de recherche et que le particulier n’est pas le chercheur principal, le lien entre le travail du particulier et le projet de recherche et la portée de son travail par rapport au projet doivent être indiqués sur la demande;
  • (vi)    tout autre document justificatif ou autre renseignement mentionné dans la présente méthode.

13.    SUBVENTIONS DE RECHERCHE

13.1    Dans les cas où les voyages se rapportent à des subventions de recherche, il n’est pas nécessaire d’obtenir une approbation préalable dans le système de remboursement des dépenses de l’Université. Toutefois, il incombe au particulier de s’assurer que la demande a été approuvée au préalable par le chercheur principal ou son délégué avant d’engager la dépense.

13.2    Le chercheur principal a la responsabilité de fournir la preuve que la demande est admissible aux fins de son projet de recherche.
 
14.    DEMANDES DE REMBOURSEMENT

14.1    Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises dans les trente (30) jours suivant la date de retour du voyage ou, si elle lui est ultérieure, la date à laquelle les dépenses ont été engagées.

Les dépenses ne sont pas remboursées si elles sont soumises douze (12) mois ou plus après avoir été engagées.

14.2    Dans les cas où une avance de fonds a été reçue, les demandes se rapportant aux fonds avancés doivent être soumises dans les trente (30) jours suivant la fin de l’activité.

Les personnes qui ne parviennent pas à effacer leurs avances de fonds dans les soixante (60) jours suivant la fin de l’activité n’auront droit à aucun autre remboursement de dépenses jusqu’à ce que l’avance soit compensée.

15.    LIMITES DES VILLES D’OTTAWA ET DE GATINEAU

15.1    Le terme « voyage » vise un déplacement à l’extérieur des limites des villes d’Ottawa et de Gatineau. Le particulier peut consulter le site Web des villes pour obtenir des renseignements sur leurs limites en cliquant sur les liens suivants :

16.    RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE

16.1    Le vice-recteur associé aux ressources financières est responsable de l’examen et de l’interprétation de la présente méthode.

(Cabinet du vice-recteur associé aux ressources financières)

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