Méthode 16-12 - Remboursement des frais d'accueil

Entrée en vigueur : 2019-07-01
Autorisée par : Comité d'administration

1.    APPLICABILITÉ

1.1    La présente méthode s’applique au remboursement des frais d’accueil engagés par un hôte pour le compte de l’Université. Elle accompagne le Règlement 21 – Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université.

2.    PORTÉE

2.1    L’Université offre des services d’accueil quand cela sert ses intérêts, par exemple pour améliorer les relations communautaires et publiques ainsi que pour tenir des événements reconnaissant l’excellence de son personnel et de sa population étudiante.

2.2    Les événements organisés dans des hôtels ou des centres de conférence sont considérés comme des événements et des activités de grande envergure. Avant d’organiser de tels événements, les organisateurs doivent s’assurer que l’ensemble des frais de logistique et des dépenses connexes sont conformes aux paramètres de tous les règlements connexes, comme le Règlement 36 – Approvisionnement en biens et services. Ces événements sont approuvés au préalable par le responsable d’unité.

2.3    Les frais d’accueil jugés non admissibles selon le Règlement 21 et les méthodes connexes ne seront pas remboursés.

2.4    L’Université encourage la tenue d’événements d’envergure sur le campus de l’Université dans la mesure du possible; lorsque des événements ne peuvent avoir lieu sur le campus, le Règlement 36 – Approvisionnement en biens et services doit être respecté, conformément aux limites établies dans la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés connexe au Règlement 21.

2.5    Cette méthode s’applique aux événements tenus sur le campus et aux événements autres que ceux qui sont indiqués au paragraphe 2.2 de la présente méthode.

3.    DOCUMENTATION À L’APPUI D’UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES

3.1    Lorsqu’il demande le remboursement de frais d’accueil, l’hôte doit soumettre les documents ou les renseignements suivants dans le système de remboursement de l’Université :

  • (i)    les reçus détaillés;
  • (ii)    le nom des autres sources qui remboursent la dépense ou à qui le remboursement peut être demandé, le cas échéant;
  • (iii)    la liste des noms de chaque personne du groupe pour lequel des frais d’accueil ont été engagés;
  • (iv)    des documents provenant d’une source vérifiable (c’est-à-dire un relevé de carte de crédit) à l’appui d’un taux de change si un taux autre que celui indiqué dans le système de remboursement électronique est réclamé;
  • (v)    tout autre document justificatif ou renseignement mentionné dans la présente méthode.

3.2    Une demande de remboursement des frais d’accueil engagés pour le compte de l’Université ne sera prise en considération que si les documents susmentionnés sont dûment remplis.

4.    COÛTS

4.1    Les frais d’accueil engagés pour le compte de l’Université doivent être raisonnables et peuvent refléter les considérations suivantes :

  • (i)    le nombre de participants;
  • (ii)    les circonstances.

4.2    Les unités qui organisent un dîner, un souper ou un autre événement de divertissement d’affaires doivent limiter le nombre d’employés de l’Université et d’autres participants à ceux qui sont censés contribuer directement à la réalisation de l’objectif professionnel.

4.3    Les lignes directrices concernant le remboursement maximal admissible par personne figurant dans la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés doivent être prises en considération dans la planification de toutes les activités d’accueil. Ces lignes directrices excluent le coût de la logistique et les autres dépenses non liées aux repas, mais comprennent le coût de la nourriture, des rafraîchissements et des pourboires.

4.4    Les frais de représentation des non-employés doivent se limiter au coût des repas et des boissons fournis dans la salle à manger d’un hôtel ou dans un restaurant d’une qualité équivalente. Le coût par personne sera jugé raisonnable s’il est conforme aux lignes directrices énoncées dans la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés de la présente méthode.

4.5    Le responsable d’unité demandera à l’unité de signaler les activités d’accueil dont les frais dépassent les lignes directrices de la Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés et les signalera au vice-recteur responsable.

5.    RESTRICTIONS SUR LES DÉPENSES IMPUTABLES AUX COMPTES DE L’UNIVERSITÉ

5.1    Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles et ne seront pas remboursées par l’Université :

  • (i)    les dépenses réputées à caractère social;
  • (ii)    les frais de services d’accueil qui ne servent pas les intérêts de l’Université;
  • (iii)    les frais d’activités de financement politique.

5.2    Lors de l’organisation d’un événement ou d’une réception, le coût raisonnable de l’alcool peut être remboursé lorsque la consommation est minime et modérée, n’excède pas le coût de la nourriture et n’est pas précisément limitée par une source de financement. Lors des réunions internes régulières auxquelles participent les employés, l’alcool n’est pas remboursé.

5.3    L’Université ne rembourse pas le coût du cannabis ou de ses substances dérivées à des fins d’accueil.

6.    RESTRICTIONS EN MATIÈRE D’ACCUEIL

6.1    Les services d’accueil relatifs aux boissons, aux repas, aux visites ou à d’autres divertissements ne sont offerts qu’aux personnes agissant à titre d’hôtes pour les invités de l’Université d’Ottawa. Cette responsabilité est normalement assumée par le responsable d’unité. Les autres employés agissant comme hôtes doivent obtenir l’approbation de leur responsable d’unité.

6.2    Des boissons non alcoolisées peuvent être offertes aux employés devant travailler pendant des « pauses », aussi appelées « pauses-café », lorsque le responsable d’unité le justifie. Ce type d’accueil doit se limiter aux occasions officielles où il est souhaitable que les participants restent en groupe pendant une pause. La direction doit faire preuve de discernement et d’économie dans le cadre de la détermination de telles occasions.

6.3    Il ne faut pas étendre l’accueil aux employés lors des rencontres de collègues proches travaillant ensemble sur une base régulière, p. ex. pendant les réunions régulières d’équipe.

7.    ACCUEIL OFFERT AUX EMPLOYÉS

7.1    L’accueil peut être offert aux employés participant à des séances de travail qui s’étendent durant les heures de repas ou au-delà des heures normales de travail.

7.2    L’accueil peut être offert au nom de l’Université lorsque des employés participent à des réunions de planification de travail axées sur les programmes, à des réunions d’un comité consultatif technique ou à des conférences départementales, ou encore lorsque du personnel participe à des activités auxquelles certains invités ne sont pas des employés.

8.    ACCUEIL AU NOM DE L’UNIVERSITÉ

8.1    L’accueil peut être offert au nom de l’Université dans les occasions suivantes :

  • (i)    des discussions officielles sont tenues avec des personnes qui ne sont pas des employés de l’Université, y compris des entretiens avec des personnes pressenties  pour des postes à l’Université, des membres d’autres universités, des représentants de l’industrie et des groupes d’intérêt public, ainsi que lors de colloques et d’événements spéciaux tels que les inaugurations publiques;
  • (ii)    des personnes qui visitent le Canada à titre de membres d’universités ou d’organismes nationaux ou internationaux participent à des activités liées à celles de l’Université;
  • (iii)    l’Université parraine des conférences officielles auxquelles d’autres universités ou organismes externes sont représentés;
  • (iv)    une cérémonie prestigieuse (p. ex. première pelletée de terre, pose d’une pierre angulaire, inauguration ou cérémonie d’ouverture) à laquelle assistent des dignitaires et des invités;
  • (v)    des événements spéciaux, tels que collations de grades, réceptions traditionnelles, y compris celle du Nouvel An présidée par le chancelier, et d’autres activités du genre approuvées par le recteur;
  • (vi)    d’autres événements spéciaux pour contribuer à rehausser l’image publique de l’Université, avec l’approbation du vice-recteur aux relations extérieures;
  • (vii)    des petits déjeuners, dîners et soupers d’affaires concernant les affaires de l’Université ou d’autres sujets d’intérêt particulier pour celle-ci;
  • (viii)    des conférences, des colloques, des expositions et d’autres activités du genre, approuvés par un responsable d’unité ou le chercheur principal, selon le cas, dans le cadre de leur mandat respectif.

9.    RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE

9.1    Le vice-recteur associé aux ressources financières est responsable de l’examen et de l’interprétation de la présente méthode.

(Cabinet du vice-recteur associé aux ressources financières)

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