Méthode 20-5 - Traitement des demandes d'accès à l'information

Adoption

Date : 2011-12-21
Instance d'approbation : Comité d'administration

Modifications
  • Date : 2018-04-10
    Instance d'approbation : Secrétaire générale de l'Université
    Article(s) : Modifications significatives
Service responsable : Cabinet de la secrétaire générale

OBJET

1.    La présente méthode a pour objet d’établir les modalités de traitement des demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la LAIPVP ou toute autre législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée applicable.

INTERPRÉTATION

2.    La présente méthode s’interprète conformément aux obligations imposées à l’Université par la législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée applicable et le Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

3.    Les termes ou expressions encadrés par des parenthèses et des chevrons dans ce règlement sont définis dans le Règlement 90 ou aux présentes.

ÉTAPES DE BASE

4.    Les étapes du traitement d’une demande d’accès (au sens du paragraphe 4a) de la présente méthode) peuvent différer selon la nature de la demande. Il se peut que la direction veuille prendre d’autres facteurs en considération avant de décider de communiquer des renseignements (voir la section « Autres facteurs à prendre en considération » ci-après). En général, les étapes du traitement d’une demande d’accès sont les suivantes :

  • a)    Dépôt d’une demande d’accès – Une demande d’accès est une demande écrite formelle de consultation de renseignements généraux ou personnels (« demande d’accès ») présentée en vertu de la LAIPVP. Une demande d’accès doit être présentée par écrit à la direction et être assez détaillée pour lui permettre de trouver les documents recherchés. La personne qui présente une demande d’accès (« demandeur ») règle les frais d’introduction de la demande (voir la partie « Frais » ci-dessous) et remplit et signe le formulaire de demande d’accès prévu ou indique par écrit tout ce qui suit :
    • i)    une confirmation du fait que la demande d’accès est présentée en vertu de la LAIPVP;
    • ii)    une description de la nature des documents recherchés;
    • iii)    la période à laquelle les documents recherchés pourraient se rapporter;
    • iv)    l’information ou des idées concernant les lieux, bureaux ou unités scolaires ou administratives où les documents recherchés pourraient se trouver;
    • v)    des mots-clés qui pourraient être utilisés dans la recherche des documents en question.
  • b)    Accusé de réception : La direction ouvre un dossier et envoie un accusé de réception à l’auteur de lademande.
  • c)    Recherche de documents – La direction communique avec le personnel de l’unité scolaire ou administrative pertinente pour demander qu’une recherche de documents soit effectuée en réponse à la demande d’accès. La direction assiste le personnel en formulant des idées sur la façon de procéder. Le personnel est encouragé à demander conseil à la direction si la recherche risque de donner lieu à de nombreux documents, si des complications sont appréhendées au cours de la recherche ou si la demande d’accès soulève des questions ou des préoccupations.
  • d)    Examen des documents – Les documents trouvés sont envoyés à la direction. Celle-ci les examine tous afin de décider si des exceptions ou des exclusions prévues par la LAIPVP s’appliquent et communique avec les membres du personnel qui prennent part à la recherche pour leur donner des précisions au besoin. Il se peut que la direction prenne en compte d’autres éléments d’appréciation (voir les « Autres éléments d’appréciation » ci-après) avant de procéder.
  • e)    Préparation des documents : Après avoir examiné les documents et déterminé s’ils font l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu de la LAIPVP, la direction prend les dispositions nécessaires pour qu’ils soient transmis à l’auteur de la demande (voir Pratique exemplaire 2 – Exclusions et exceptions  à la LAIPVP).
  • f)    Lettre de décision : La direction écrit à l’auteur de la demande pour l’informer de sa décision de lui transmettre ou non une partie ou la totalité des documents et l’aviser des frais relatifs à la demande (voir la section « Frais » ci-après). Le cas échéant, elle informe également les tiers concernés (voir le paragraphe 5e) de la présente méthode) de sa décision de transmettre une partie ou l’intégralité des documents.
  • g)    Transmission de documents – Une fois que le demandeur a acquitté les frais liés à la demande d’accès (voir la partie « Frais » ci-après), la direction envoie copie des documents visés qu’elle  a décidé de transmettre au demandeur.
  • h)    Appel – Si le demandeur n’accepte pas la décision de la direction, il peut interjeter appel devant le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (« CIPVP »), conformément à la LAIPVP. Un tiers concerné (voir le paragraphe 5e) de la présente méthode) peut également interjeter appel d’une décision rendue par la direction concernant une demande d’accès. Dans tous les cas, l’appel doit être porté auprès du CIPVP par écrit dans les 30 jours consécutifs suivant la date de la lettre de la direction informant le demandeur de sa décision. La direction participe à tout processus de médiation dirigé par le CIPVP et se prononcera sur les questions faisant l’objet de l’appel.
  • i)    Fermeture du dossier : La direction ferme le dossier une fois que la demande a été remplie, une fois que le CIPVP a pris sa décision sur appel ou encore si l’auteur de la demande n’a pas fait l’une ou l’autre des choses suivantes :
    • i)    n’a pas donné à la direction assez de précisions sur la portée de sa demande d’accès lorsquecette dernière lui en a demandé;
    • ii)    n’a pas acquitté la totalité des frais liés à sa demande d’accès;
    • iii)    n’a pas porté de décision en appel auprès du CIPVP dans le délai prévu ou a épuisé tous ses droits d’appel auprès du CIPVP;
    • iv)    n’a pas répondu à la lettre de la direction dans les 30 jours consécutifs.

AUTRES CONSIDÉRATIONS

5.    Malgré les étapes essentielles énumérées ci-dessus (voir les « Étapes essentielles »), certains éléments d’appréciation peuvent pousser la direction à changer l’ordre d’exécution de ces étapes ou à modifier des étapes, notamment comme suit :

  • a)    Demandes frivoles ou vexatoires – La direction peut rejeter une demande d’accès qu’elle estime frivole ou vexatoire. Si tel est le cas, elle avise le demandeur de sa décision, lui explique pourquoi la demande d’accès est jugée frivole ou vexatoire et l’informe de son droit de porter la décision en appel auprès du CIPVP.
  • b)    Vérification de l’identité du demandeur – La direction peut demander que l’identité du demandeur soit vérifiée avant de lui donner accès à ses renseignements personnels.
  • c)    Clarification d’une demande d’accès : Si la demande d’accès n’est pas suffisamment claire ou si elle est trop générale pour permettre de trouver les documents demandés, la direction écrit à l’auteur pour lui demander des précisions. Le demandeur a 30 jours consécutifs à compter de la date de la lettre de la direction pour préciser sa demande d’accès, faute de quoi il sera réputé s’être désisté et la direction devra clore le dossier.
  • d)    Exceptions et exclusions – En matière de divulgation, certains types de documents visés par la LAIPVP peuvent faire l’objet d’exceptions dans un souci de protection de l’intérêt public, de la vie privée, des activités de l’Université ou d’autres intérêts importants. Dans d’autres cas, un document peut être entièrement exclu de la portée de la LAIPVP. La direction peut consulter le personnel de l’unité scolaire ou administrative qui connaît le contenu des documents visés afin de mieux comprendre si des exceptions ou des exclusions peuvent s’appliquer à l’intégralité ou à une partie des documents. Des exemples d’exceptions et d’exclusions qui s’appliquent souvent figurent dans la Pratique exemplaire 2 – Exclusions  et exceptions à la LAIPVP.
  • e)    Avis à un tiers concerné – Un document peut contenir de l’information qui reflète des renseignements de nature commerciale, financière ou autre d’un particulier ou d’un organisme de l’extérieur (« tiers concerné »). La LAIPVP impose à l’Université d’aviser les tiers concernés de son intention de divulguer des documents renfermant des renseignements de cet ordre. Lorsque la direction  compte divulguer un document de cet ordre, elle doit envoyer aux tiers concernés une lettre accompagnée du document en question et les invitant à lui présenter par écrit des commentaires à cet égard. La direction doit prendre en compte les commentaires des tiers concernés. En dernier ressort, c’est la direction qui décide, dans le délai que prévoit la LAIPVP, de divulguer ou non les renseignements figurant dans le document. Si elle décide qu’un document renfermant des renseignements relatifs à des tiers concernés doit être divulgué, elle en informe ces derniers et les avise de leur droit de porter sa décision en appel auprès du CIPVP.
  • f)    Documents contenant des renseignements relatifs à une autre personne – Un document peut contenir des renseignements concernant une personne autre que le demandeur. En règle générale, les renseignements de cet ordre ne sont pas divulgués s’ils sont visés par une exception prévue dans la LAIPVP. Toutefois, si aucune exception prévue par cette loi ne s’applique aux renseignements en question et s’il semble que le document qui les contient sera divulgué, la direction peut, si elle le juge recommandé ou nécessaire dans le cadre de ses responsabilités, i) communiquer avec la personne sur qui portent les renseignements et lui transmettre copie du document où ils figurent, ii) inviter cette personne à lui présenter par écrit des commentaires sur le choix de divulguer ou non les renseignements et iii) si cette personne est un employé syndiqué de l’Université, lui rappeler qu’elle est en droit de consulter son syndicat avant de transmettre ses commentaires à la direction. La direction prendra en compte les commentaires de cette personne, si elle en a donné, avant de rendre une décision. C’est la directrice qui, en dernière instance, décide si les renseignements seront communiqués ou non, et il doit rendre sa décision dans le délai prescrit par la LAIPVP.
  • g)    Décisions provisoires relatives à l’accès – La direction peut rendre une décision provisoire au titre d’une estimation des frais relatifs à la réponse à une demande d’accès. L’estimation des frais se fonde sur un échantillon représentatif des documents visés par des demandes d’accès ou sur le conseil d’un membre du personnel qui connaît bien le type et la teneur des documents. Dans de tels cas, la direction exigera le paiement d’un acompte correspondant à 50 % des frais estimés avant de passer aux autres étapes du traitement de la demande d’accès.

DÉLAIS ET PROLONGATIONS

6.    En général, la direction est tenue, aux termes de la LAIPVP, de rendre dans les 30 jours consécutifs une décision relative à la divulgation de documents. Ce délai commence à courir à la date à laquelle elle reçoit la demande d’accès écrite et le paiement des frais d’introduction de la demande ou, lorsque cela s’applique, des précisions suffisantes sur la demande d’accès. Dans le cas d’une décision provisoire dans laquelle la direction donne une estimation des frais liés à la réponse à la demande d’accès, le délai de 30 jours est suspendu jusqu’au moment où la direction reçoit le paiement intégral de l’acompte, après quoi il court de nouveau.

7.    Lorsque les circonstances le justifient, la direction peut prolonger le délai de 30 jours, conformément à la LAIPVP. Il doit aviser par écrit le demandeur de toute prolongation de délai. En règle générale, la direction prolonge le délai lorsqu’une demande d’accès vise de nombreux documents, exige une recherche dans de nombreux documents ou nécessite la consultation de tiers concernés.

FRAIS

8.    La LAIPVP permet à l’Université d’exiger des frais pour le traitement des demandes d’accès. Des frais d’introduction de la demande non remboursables doivent être payés pour que la direction commence à traiter une demande d’accès. Les documents ne sont transmis que lorsque la direction a reçu le paiement intégral de tous les frais liés à la demande d’accès. Dans le cas où elle rend une décision provisoire dans laquelle elle exige le paiement d’un acompte correspondant à 50 % des frais estimés, la direction ne passe aux autres étapes du traitement de la demande que lorsque l’acompte est payé intégralement. Les frais doivent être payés comptant, par chèque certifié ou par mandat. Les frais de plus de 5 $ ne peuvent être payés par chèque personnel.

9.    L’information concernant les frais est affichée sur le site Web du BAIPVP.

10.    Lorsqu’un demandeur demande à la direction de le dispenser des frais liés à sa demande d’accès, il y a lieu de déterminer si la dispense est juste et équitable dans les circonstances, en soupesant les facteurs comme les difficultés financières, les avantages sur le plan de la santé et de la sécurité publiques et toute autre exigence de la LAIPVP. Si la direction décide de ne pas supprimer les frais, l’auteur de la demande peut s’adresser par écrit au CIPVP pour faire revoir la décision.

MODIFICATION

11.    Le Secrétariat général de l’Université peut approuver des exceptions ou apporter des modifications à la présente méthode.

* Pour alléger le texte, le masculin est employé dans le texte pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

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