Méthode 20-7 - Traitement des plaintes relatives à la vie privée

Mise en vigueur : 2018-04-10

Authorisée par : Comité d'administration

TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA VIE PRIVÉE

OBJET

1.    La présente méthode a pour objet de décrire les étapes essentielles du traitement d’une plainte relative à la vie privée au sens de l’article 4 de la présente méthode.

INTERPRÉTATION

2.    La présente méthode s’interprète conformément aux obligations imposées à l’Université par la LAIPVP, toute autre législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée applicable et le Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

3.    Les termes ou expressions encadrés par des parenthèses et des chevrons dans cette méthode sont définis dans le Règlement 90 ou aux présentes.

ÉTAPES ESSENTIELLES DU TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA VIE PRIVÉE

4.    Lorsqu’une personne pense que l’Université a recueilli, utilisé ou divulgué à tort des renseignements personnels qui la concernent, elle peut déposer une plainte (« plainte relative à la vie privée ») par écrit auprès de la direction. Une plainte relative à la vie privée doit comporter une description de la nature et de l’étendue de la situation portant atteinte à la vie privée de la personne, le nom de l’unité scolaire ou administrative liée à la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée, le nom de toutes les personnes impliquées, la date ou la période durant laquelle la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée a été faite et les attentes de l’auteur de la plainte à l’égard des résultats de sa démarche.

5.    Une plainte relative à la vie privée doit être déposée dans les 30 jours consécutifs suivant la date à laquelle la personne visée a appris la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée ou aurait dû l’apprendre.

6.    Les étapes à suivre et les délais à respecter dans le traitement d’une plainte relative à la vie privée peuvent différer selon la nature, la complexité et les circonstances de la plainte. En général, les étapes à suivre consistent à :

  • a)    Envoyer un accusé de réception à l’auteur de la plainte.
  • b)    Communiquer au besoin avec l’auteur de la plainte afin d’obtenir des précisions ou un complément d’information.
  • c)    Communiquer avec les personnes et l’unité scolaire ou administrative concernées par l’objet de la plainte ou les personnes susceptibles d’avoir connaissance des circonstances entourant la plainte.
  • d)    Consulter les autres autorités universitaires compétentes, notamment les Services juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la gestion du risque et les Technologies de l’information.
  • e)    Communiquer avec l’auteur de la plainte afin d’examiner l’affaire, d’informer cette personne des mesures prises pour régler sa plainte et de résoudre toute préoccupation qui subsiste.
  • f)    Faire un suivi auprès des personnes et de l’unité scolaire ou administrative concernées par l’objet de la plainte pour s’assurer de la mise en œuvre de mesures correctives ou de redressement, selon ce qui s’impose.

MODIFICATION

7.    Le Secrétariat général de l’Université peut approuver des exceptions ou apporter des modifications à la présente méthode.

(Cabinet de la secrétaire générale)

Haut de page