Règlement 123 - Stagiaires postdoctoraux

Adoption

Date : 2019-04-16
Instance d'approbation : Comité exécutif du Bureau des gouverneurs

Département responsable : Cabinet du vice-recteur aux ressources

1.    Objectif

L’objectif de la présente politique est de préciser le statut des stagiaires postdoctoraux à l’Université d’Ottawa, d’énoncer les principes sous-jacents à ce statut et de décrire les catégories et les conditions d’emploi. La politique s’applique à tous les stagiaires postdoctoraux qui réalisent des activités savantes à l’Université et dans des établissements de recherche associés à l’Université ou reconnus par l’Université.

2.    Contexte

L’Université considère les stagiaires postdoctoraux comme des membres à part entière de la communauté universitaire qui contribuent de manière importante à la réalisation de sa mission. En tant que chercheurs qualifiés, les stagiaires postdoctoraux ont la possibilité d’apporter une contribution importante tant à l’environnement de recherche de l’Université qu’au domaine de recherche qu’ils ont choisi. L’Université estime qu’une nomination à titre de stagiaire postdoctoral offre une occasion de formation supplémentaire permettant d’acquérir de l’expérience en route vers une carrière d’enseignement ou de recherche à temps plein, d’étoffer son dossier de publications ou d’élargir son expertise en recherche.

3.    Inscription obligatoire et conformité aux règlements et aux procédures de l’Université

Pour pouvoir obtenir le statut de stagiaire postdoctoral à l’Université, il faut s’inscrire auprès du Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales (le « CVPESP »). Le statut de stagiaire postdoctoral donne une valeur ajoutée à l’expérience de formation en plus de permettre aux stagiaires d’approfondir leur expertise et d’avoir accès à des services sur le campus, notamment les services de bibliothèque, les services de santé, les installations sportives, les services de technologie de l’information et les programmes offerts aux stagiaires postdoctoraux par le Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage. L’inscription auprès du CVPESP ne confère pas le statut d’étudiant de l’Université.

Tous les stagiaires postdoctoraux doivent respecter l’ensemble des règlements pertinents de l’Université et mentionner leur statut de stagiaire postdoctoral à l’Université dans leurs publications et dans le cadre de leur participation à des réunions et à des projets scientifiques.

4.    Statut des stagiaires postdoctoraux

À compter du 1er juillet 2019, tous les stagiaires postdoctoraux rémunérés en totalité ou en partie avec des fonds de sources internes (voir la signification ci-dessous) seront considérés par l’Université comme des employés.

Fonds de sources internes : Aux fins d’interprétation de la présente politique ou procédure, on entend par « fonds de sources internes » tous les fonds administrés par l’Université d’Ottawa, notamment les suivants :

  • a)    Fonds opérationnels : Bourse payée avec les fonds opérationnels de l’Université.
  • b)    Fonds de recherche et autres fonds avec restriction : Bourse payée avec une subvention ou un contrat du superviseur.
  • c)    Bourse de recherche : Bourse accordée directement à un stagiaire postdoctoral par un organisme subventionnaire et qui sera administrée par l’Université.

Même si l’Université leur reconnaît le statut de stagiaire postdoctoral, les stagiaires postdoctoraux qui sont affiliés à un autre établissement et qui ne sont pas rémunérés en totalité ou en partie avec des fonds de sources internes n’ont pas de relation employeur-employé avec l’Université et ne sont pas considérés comme des employés de l’Université.

Les conditions d’emploi d’un stagiaire postdoctoral qui est nommé à titre de stagiaire postdoctoral employé selon la définition qui en est donnée à la section 6a) de la présente politique sont énoncées dans la section 7 de la politique.

5.    Principes sous-jacents à la nomination de tous les stagiaires postdoctoraux

a)    Les stagiaires postdoctoraux doivent avoir obtenu un doctorat ou un diplôme équivalent pas plus de cinq ans immédiatement avant leur inscription initiale à titre de stagiaires postdoctoraux.

  • La date d’obtention du diplôme est considérée comme la date initiale pour déterminer la période de cinq ans. Elle correspond à la date à laquelle les exigences du diplôme ont été respectées, notamment la présentation et la défense réussies de la version définitive corrigée de la thèse.
  • Certains organismes subventionnaires externes exigent que le doctorat ait été obtenu pas plus de deux ans avant la première inscription à titre de stagiaire postdoctoral. Il incombe au stagiaire postdoctoral et au directeur de recherche de vérifier et de respecter les règlements de tout organisme subventionnaire.
  • Cette période de cinq ans peut être prolongée dans le cas des titulaires de bourses postdoctorales accordées par des organismes externes reconnus par l’Université si la période d’admissibilité de ces organismes diffère de celle de l’Université.
  • Les interruptions ou les retards que les candidats ont connus ou les formations qu’ils ont suivies après l’obtention du diplôme et leur incidence sur les années d’expérience cumulées en recherche postdoctorale peuvent être pris en considération au moment de déterminer l’admissibilité.
  • Les interruptions valables comprennent, sans en exclure d’autres, un congé de maternité/congé parental, une maladie ou du temps pris pour s’acquitter de responsabilités familiales liées à des problèmes de santé. Chaque situation sera évaluée au cas par cas par le CVPESP en étudiant les documents justificatifs.

b)    La durée minimale d’une première nomination à titre de stagiaire postdoctoral à l’Université est de six mois.

c)    La durée maximale d’une nomination à titre de stagiaire postdoctoral est de cinq ans après le début de la première nomination à l’Université ou ailleurs. La vice-provost aux études supérieures et postdoctorales peut approuver une prolongation d’une durée maximale de deux ans.

  • Certains organismes subventionnaires externes approuvent uniquement des nominations de deux ou trois ans à titre de stagiaire postdoctoral. C’est au directeur de recherche et au stagiaire postdoctoral qu’il revient de vérifier les règlements des organismes subventionnaires.

d)    Le stagiaire postdoctoral et le directeur de recherche doivent signer une entente relative à la propriété intellectuelle et à la confidentialité avant l’inscription auprès du CVPESP.

e)    Le stagiaire postdoctoral doit suivre la série de modules de formation obligatoire prévue par la législation et exigée par l’Université.

6.    Nominations de stagiaires postdoctoraux

Tous les stagiaires postdoctoraux inscrits auprès du CVPESP à l’Université ont le statut de stagiaire postdoctoral et doivent avoir été nommés de l’une des deux façons suivantes :

  • a)    Nomination à titre de stagiaire postdoctoral employé : Une personne ayant été nommée à titre de stagiaire postdoctoral employé est rémunérée en totalité ou en partie avec des fonds de sources internes, comme défini à la section 4 de la présente politique. Dans ce cas, le stagiaire postdoctoral et l’Université ont une relation employeur-employé. Les conditions d’emploi sont énoncées dans la présente politique et sont assujetties à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, laquelle peut être modifiée de temps à autre, ainsi qu’à toute législation postérieure applicable et toute autre loi en matière d’emploi de l’Ontario.

OU

  • b)    Nomination à titre de stagiaire postdoctoral affilié : Une personne nommée à titre de stagiaire postdoctoral affilié n’est pas un employé de l’Université. Un stagiaire postdoctoral affilié n’est pas rémunéré par l’Université. Le poste de stagiaire postdoctoral affilié n’est pas financé avec des fonds de sources internes, comme défini à la section 4 de la présente politique. Le poste de stagiaire postdoctoral affilié est entièrement financé par un organisme, une entité ou un établissement externe associé à l’Université ou reconnu par l’Université avec des fonds qui ne sont pas administrés par l’Université. L’Université n’offre pas d’avantages sociaux aux stagiaires postdoctoraux affiliés. L’inscription auprès du CVPESP se fait uniquement pour des raisons scolaires; elle n’établit pas et ne laisse pas entendre de relation employeur-employé entre un stagiaire postdoctoral affilié et l’Université.

7.    Conditions d’emploi des employés stagiaires postdoctoraux temporaires

Stagiaires postdoctoraux temporaires
La nomination des stagiaires postdoctoraux employés dépend de la disponibilité des fonds. De plus, ce type d’activité ne constitue pas une source d’emplois permanents à l’Université.

Période probatoire
Au moment de leur embauche, les stagiaires postdoctoraux employés sont soumis à une période probatoire de six mois. Le but de cette période est de permettre au directeur de recherche d’un stagiaire postdoctoral employé d’évaluer le rendement, les compétences et les progrès de ce dernier et, à la fin de la période probatoire, de déterminer s’il peut poursuivre ou non ses fonctions pendant la durée prévue à son contrat de stagiaire postdoctoral employé.

Évaluation du rendement
En plus de définir les responsabilités et les objectifs du stagiaire postdoctoral employé, le directeur de recherche doit remettre à ce dernier les évaluations suivantes :

  • Évaluation de la période probatoire de six mois
  • Évaluations annuelles subséquentes
  • Évaluation de fin d’emploi

Le directeur de recherche doit préparer un plan de perfectionnement individuel, de concert avec le stagiaire postdoctoral employé, en vue de définir les attentes de l’Université pendant la durée de l’emploi et de les communiquer à ce dernier. Ce plan doit servir à évaluer le rendement du stagiaire postdoctoral employé chaque année, puis à la fin de son contrat de travail.

Orientation et formation obligatoires
Tous les stagiaires postdoctoraux employés doivent suivre la série de modules de formation obligatoire prévue par la législation ou requise par l’Université. Le directeur de recherche a la responsabilité de s’assurer que les stagiaires postdoctoraux employés sous sa supervision suivent la formation sur la sécurité obligatoire et pertinente à leur domaine de recherche.

Rémunération
La rémunération minimale d’un stagiaire postdoctoral employé est fixée annuellement par l’Université, à raison de 1 820 heures par année, soit généralement une moyenne de 35 heures par semaine. Cette rémunération minimale est revue chaque année, puis approuvée par le provost et vice-recteur aux affaires académiques, le vice-recteur aux ressources et le vice-recteur à la recherche.

Retenues obligatoires
La rémunération versée aux stagiaires postdoctoraux employés fait l’objet de retenues à la source obligatoires qui sont gérées conformément aux normes et aux exigences législatives. La part de l’employeur est imputée aux fonds de sources internes à partir desquels la rémunération est versée aux stagiaires postdoctoraux employés.

Avantages sociaux

Assurance-maladie complémentaire et soins dentaires de base : À compter du 1er juillet 2019, les stagiaires postdoctoraux employés devront s’inscrire au régime d’assurance-maladie complémentaire et au régime de soins dentaires de base. Ils devront également assumer une partie des frais de coassurance. La partie des primes payée par l’employeur sera imputée aux fonds de sources internes à partir desquels la rémunération est versée aux stagiaires postdoctoraux employés.

Régime de retraite : Les stagiaires postdoctoraux employés ne sont pas admissibles aux régimes de retraite de l’Université d’Ottawa.

Jours fériés payés
Les stagiaires postdoctoraux employés peuvent bénéficier des onze (11) jours fériés payés suivants : jour de l’An, Jour de la famille, Vendredi saint, lundi de Pâques, fête de Victoria, fête du Canada, Congé municipal, fête du Travail, lundi de l’Action de grâces, jour de Noël et lendemain de Noël.

Jours de vacances et jours payés pendant les vacances de Noël
Les stagiaires postdoctoraux employés ont droit à 10 jours de vacances payés. Le directeur de recherche doit s’assurer, de concert avec le stagiaire postdoctoral employé, que ce dernier prend la totalité de ses vacances annuelles dans l’année même où elles sont gagnées et qu’il ne les reporte pas d’une année à l’autre sans son autorisation écrite.

De plus, le stagiaire postdoctoral employé a droit aux journées payées de fin d’année, soit la période qui commence à la fin de la journée de travail du 22 décembre et qui se termine au début de la journée de travail du 3 janvier, et ce, jusqu’au dernier jour de son contrat de travail. Si le 3 janvier tombe un samedi ou un dimanche, le stagiaire postdoctoral employé doit retourner au travail au début de la première journée ouvrable suivant le 3 janvier.

Congés de maladie
Les stagiaires postdoctoraux employés ont droit à un jour de congé de maladie par mois, jusqu’à un maximum de 12 jours par année. Un stagiaire postdoctoral employé peut reporter à l’année suivante un maximum de 12 jours de congé de maladie, mais il ne peut à aucun moment accumuler plus de 12 jours au total. L’année de référence pour les jours de congé de maladie s’étend du 1er janvier au 31 décembre. Le directeur de recherche et le stagiaire postdoctoral employé ont la responsabilité de s’assurer que les jours de congé de maladie sont gérés conformément à cette procédure. Aucune indemnité ne sera versée pour les jours de congé de maladie non pris par un stagiaire postdoctoral employé à la fin de son contrat de travail.

Les congés de maladie payés sont accordés aux employés seulement en cas de maladie, de blessure ou d’urgence médicale. Un stagiaire postdoctoral employé doit faire part à son directeur de recherche de son incapacité à travailler avant le début d’une période de travail prévue à son horaire, sauf s’il fournit au secteur Santé et mieux-être de l’Université un certificat médical qui indique la date prévue du retour au travail. Il doit également aviser son directeur de recherche de son intention de reprendre son poste avant de se présenter au travail.

L’Université peut, à sa discrétion, demander à un stagiaire postdoctoral employé absent pour maladie, blessure ou urgence médicale, de communiquer avec le secteur Santé et mieux-être avant son retour au travail pour que cette équipe puisse s’assurer qu’il est apte à reprendre ses fonctions.

Les stagiaires postdoctoraux employés ne sont pas admissibles aux prestations d’invalidité de longue durée.

Santé et sécurité au travail
L’Université s’engage à respecter les lois et les normes en matière de santé et de sécurité et à respecter ses propres politiques et procédures dans ce domaine. Les stagiaires postdoctoraux employés doivent se conformer en tout temps aux règlements de l’Université.

Sécurité au travail et signalements requis
Si un stagiaire postdoctoral employé subit une blessure à la suite d’un accident du travail ou est victime d’une maladie dans l’exercice de ses fonctions à l’Université, il doit remplir le formulaire Rapport d’accident, d’incident ou de maladie professionnelle dans les 24 heures suivant l’accident ou l’incident, puis le faire parvenir au secteur Santé et mieux-être de l’Université.

Congé parental ou de maternité
Les stagiaires postdoctoraux employés peuvent profiter des avantages prévus par la législation de leur province de résidence. Les dispositions de la Loi sur les normes d’emploi continuent de s’appliquer, y compris l’obligation de garder disponible le poste du stagiaire postdoctoral employé jusqu’à la fin de son contrat de travail initial. Les stagiaires postdoctoraux employés qui prennent un congé parental ou de maternité ne sont pas admissibles aux prestations complémentaires offertes par l’Université.

Un stagiaire postdoctoral employé qui part en congé parental ou de maternité peut continuer de bénéficier du régime d’assurance-maladie complémentaire et du régime de soins dentaires pendant son congé, conformément à la Loi sur les normes d’emploi. Les états de service et les vacances continuent de s’accumuler pendant le congé parental ou de maternité d’un stagiaire postdoctoral employé, et ce, jusqu’à la fin de son contrat de travail.

Le stagiaire postdoctoral employé doit fournir un avis écrit au moins un (1) mois avant la date prévue du début du congé parental ou de maternité, et cet avis doit également indiquer la date prévue du retour au travail. De plus, au moins quatre (4) semaines avant son retour, il doit confirmer à nouveau son intention de reprendre le travail à la date approuvée originellement par l’Université.

Résiliation
Le contrat de travail d’un stagiaire postdoctoral employé peut être résilié de la façon suivante :

  • a)    Par le stagiaire postdoctoral employé lui-même, pour quelque raison que ce soit, en fournissant à l’Université un préavis raisonnable de démission par écrit. L’Université se réserve le droit de se soustraire, en tout ou en partie, à l’application de sa politique relative à la démission des employés en continuant de verser au stagiaire postdoctoral employé son salaire normal, de même qu’en lui permettant d’accumuler ses vacances et de bénéficier des avantages liés aux régimes qu’il a souscrits pendant la période faisant l’objet d’une dispense.
  • b)    Par l’Université, pour un motif valable, sans préavis de résiliation, indemnité de préavis ou indemnité de départ (le cas échéant). Cependant, l’Université doit accorder au stagiaire postdoctoral employé les droits minimums prévus par la Loi sur les normes d’emploi. On entend par motif valable toute situation au cours de laquelle le stagiaire postdoctoral employé agit d’une manière contraire à ses obligations en tant qu’employé de l’Université et à l’encontre des conditions prévues à son contrat de travail, ou toute autre raison qui, selon la loi, constitue un motif valable de congédiement.
  • c)    Par l’Université, sans motif et pour quelque raison que ce soit, en fournissant au stagiaire postdoctoral employé un préavis de cessation d’emploi, une indemnité de préavis ou une indemnité de départ (le cas échéant), et en lui accordant tous les autres droits qui lui sont dus, limités au minimum prévu par la Loi sur les normes d’emploi. De tels avis ou indemnités tiennent compte de tous les droits prévus par la common law.

Pendant la période de préavis minimum prévue par la Loi sur les normes d’emploi, l’Université doit payer, à titre d’employeur, les primes habituelles d’assurance-maladie complémentaire et d’assurance soins dentaires afin de maintenir les avantages sociaux. Quant au stagiaire postdoctoral employé, il doit continuer de verser ses cotisations par déductions sur son salaire normal payé par l’Université pendant cette période. L’Université doit verser au stagiaire postdoctoral employé une somme correspondant au salaire impayé à la date de sa cessation d’emploi et aux congés annuels non utilisés à la fin de la période de préavis prévue par la Loi sur les normes d’emploi, moins les déductions applicables.

8.    Application, interprétation et révision
L’application, l’interprétation et la révision périodique de la présente politique relèvent de la responsabilité de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales et du vice-recteur associé aux ressources humaines.

9.    Modifications
Les modifications apportées à la présente politique exigent l’approbation du Comité exécutif du Bureau des gouverneurs.

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