Règlement 125 - Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires

Adoption

Date : 2019-06-26
Instance d'approbation : Reecteur

Service responsable : Cabinet du vice-recteur aux ressources

1.    OBJECTIF

1.1    La présente politique a pour but d’établir les principes directeurs permettant d’assurer la gestion des urgences touchant l’Université (telles que définies dans la section 2 de la présente politique) et de fournir une base au Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires de l’Université, notamment les rôles et responsabilités au sein du programme en matière de prévention, de préparation, d’intervention et de rétablissement des activités à la suite d’une situation d’urgence touchant l’Université. 

2.    DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATIONS

2.1    Aux fins de la présente politique et de toute procédure, réglementation, norme, règle ou directive établies en vertu de celle-ci, les mots et expressions ci-dessous auront le sens suivant :

  • a)    Continuité des activités : capacité à maintenir les fonctions essentielles de l’Université pendant une situation d’urgence ou à la suite de celle-ci.
  • b)    Situation d’urgence touchant l’Université (« situation d’urgence ») : désigne une situation ou une situation imminente représentant un danger (ou une menace) susceptible d’entraîner de graves préjudices envers les membres de la communauté universitaire ou d’entraîner des dommages considérables ou à grande échelle aux biens, au personnel ou à la réputation de l’Université, ou qui pourrait avoir une incidence considérable sur la capacité de l’Université à exercer ses activités, que celle-ci soit attribuable ou non aux éléments naturels, à un risque en matière de santé, à un accident ou à un acte ou un défaut d’agir, intentionnels ou non.
  • c)    Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires : désigne les structures administratives et les plans permettant à l’Université de gérer les urgences et d’assurer la continuité de ses affaires pendant une urgence et à la suite de celle-ci, comme décrit plus en détail dans la présente politique et dans les procédures adoptées par l’Université en vertu de celle-ci. Comprend les programmes de formation et exercices offerts par l’Université afin de veiller à ce que les membres de la communauté universitaire soient prêts à agir en situation d’urgence.
  • d)    Responsable d’unité : désigne la personne responsable de la gestion d’une unité et de l’établissement des budgets alloués à celle-ci, ou toute autre personne désignée par le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires dont il est question à la section 6 de la présente politique. Nous considérons comme responsables d’unités les personnes occupant les postes suivants : recteur ou rectrice, vice-recteurs ou vice-rectrices, secrétaire général ou secrétaire générale, doyens ou doyennes, chefs de cabinets, vice-recteurs associés ou vice-rectrices associées et directeurs ou directrices qui relèvent directement d’un vice-recteur ou d’une vice-rectrice.
  • e)    Unité : désigne une faculté, école ou autre unité de l’Université ou un service administratif de l’Université, ou un bureau au sein de l’une de ces facultés, écoles ou unités ou de l’un de ces services, exerçant les activités de l’Université.
  • f)    Activités de l’Université : désigne les activités, opérations, fonctions et services exercés par l’Université ou au nom de celle-ci. 
  • g)    Communauté universitaire : s’entend de toutes les personnes qui ont un lien avec l’Université, y compris, sans toutefois s’y limiter :
    • i)    les personnes inscrites à titre d’étudiant ou d’étudiante à l’Université, que ce soit à temps plein ou à temps partiel (y compris à titre d’étudiant spécial) dans un programme de premier cycle ou de cycle supérieur ;
    • ii)    les employés de l’Université, y compris tous les membres du corps professoral et du personnel administratif syndiqués ou non, et ceux rémunérés par une source autre que les fonds d’exploitation de l’Université, comme les bourses, subventions de recherche et financements externes ;
    • iii)    les cliniciens et les médecins occupant un poste de professeur, les professeurs auxiliaires, invités et émérites, les chercheurs boursiers de niveau postdoctoral ou les boursiers cliniciens, les chercheurs stagiaires et les médecins résidents ;
    • iv)    les entrepreneurs, les consultants, les fournisseurs ou d’autres entités engagés par l’Université pour lui offrir des biens ou services lorsqu’ils se trouvent sur les lieux de l’Université ou qui exercent des fonctions définies par leur lien à celle-ci ou aux entités qui louent ou occupent les locaux de l’Université ;
    • v)    les membres du Bureau des gouverneurs et du Sénat et leurs comités respectifs, ainsi que les membres des comités consultatifs formés pour aider l’Université à atteindre ses objectifs ;
    • vi)    les employés de groupes d’employés et d’étudiants syndiqués et non syndiqués lorsqu’ils se trouvent sur les lieux de l’Université ou remplissent des fonctions définies par leur lien à celle-ci ;
    • vii)     les visiteurs, y compris les étudiants invités et les bénévoles ou les personnes siégeant aux comités consultatifs ou autres.

3.    PORTÉE 

3.1    La présente politique s’applique à la communauté universitaire et traite de la gestion des urgences et de la continuité des affaires.  

4.    PRINCIPES DIRECTEURS

4.1    Les principes directeurs énoncés dans la présente section 4 ont préséance sur les dispositions conflictuelles figurant dans toute autre politique ou procédure de l’Université en rapport avec la gestion des urgences et la continuité des affaires.

4.2    L’Université s’engage à fournir un environnement d’apprentissage et de travail sécuritaire à la communauté universitaire. Par conséquent, l’une des priorités de l’Université est de réduire les risques et d’augmenter le niveau de préparation de la communauté universitaire en cas de situation d’urgence.

4.3    L’Université doit administrer un programme de gestion des urgences et de continuité des affaires comprenant des plans d’urgence, des programmes de formation et des exercices destinés aux membres de la communauté universitaire au sujet de la marche à suivre en cas d’urgences et dans le cadre d’activités de rétablissement, ainsi que la prestation des activités essentielles de l’Université. Cela englobe, à tout le moins, les structures administratives, les paliers d’autorité et les moyens permettant à l’Université de prendre les mesures suivantes :

  • a)    Cibler de façon proactive les types de dangers et de risques touchant l’Université qui pourraient donner lieu à une situation d’urgence, et définir les ressources de l’Université, les membres de la communauté universitaire et tout autre élément pouvant être touché par une situation d’urgence ;
  • b)    Mettre en œuvre des mesures visant à éviter de telles urgences ou à réduire au minimum la fréquence de celles-ci et les risques qui y sont associés ;
  • c)    Se préparer à gérer les urgences de façon efficace et sécuritaire ;
  • d)    Intervenir et gérer la situation d’urgence dès qu’elle survient ;
  • e)    Maintenir les activités essentielles de l’Université pendant la situation d’urgence jusqu’à la reprise des activités ;
  • f)    Reprendre le cours normal des activités de l’Université dès que possible.

4.4    L’Université fournira des programmes et des exercices de formation à la communauté universitaire (dont certains seront obligatoires pour certains membres de la communauté universitaire) afin de s’assurer qu’elle est prête à agir en vertu du Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires. 

5.    Autorité de suspendre les activités de l’Université 

5.1    Lors d’une situation d’urgence, le pouvoir et l’autorité nécessaires pour prendre la décision de suspendre temporairement les activités de l’Université, d’y mettre fin ou de les restreindre, puis de reprendre les activités régulières sont dévolus au recteur ou à la rectrice, ou en cas d’absence ou d’indisponibilité, à la personne nommée par le recteur ou la rectrice pour agir en son absence. Si aucune personne n’a été nommée, le pouvoir et l’autorité nécessaires doivent être dévolus au provost et vice-recteur aux affaires académiques. En cas d’absence ou d’indisponibilité du recteur ou de la rectrice, du provost et vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires académiques, le pouvoir et l’autorité nécessaires doivent être dévolus au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux ressources. Les décisions du recteur ou de la rectrice, ou de la personne déléguée (ou du provost et vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires académiques, ou du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux ressources, selon le cas) en vertu de la présente section doivent être prises en s’appuyant sur les conseils du directeur ou de la directrice, Service de la protection, et de concert avec celui-ci ou celle-ci.

5.2    Nonobstant le pouvoir et l’autorité dont il est question dans la section 5.1 de la présente politique, le directeur ou la directrice, Service de la protection doit disposer du pouvoir et de l’autorité nécessaires pour suspendre ou restreindre temporairement les activités de l’Université et d’établir la structure de gestion des crises dont il est question à la section 8 de la présente politique lorsque, selon l’avis du directeur ou de la directrice, Service de la protection, il existe une menace imminente à la sécurité des personnes ou un risque de dommages importants aux biens, et que l’urgence de la situation requiert qu’une directive visant à mettre fin aux activités de l’Université ou à les restreindre soit donnée immédiatement afin d’éviter, de réduire ou de limiter un danger susceptible d’entraîner de graves préjudices envers les personnes ou de causer des dommages considérables aux biens de l’Université. Le directeur ou la directrice, Service de la protection doit informer rapidement le recteur ou la rectrice à la suite de l’exercice de ce pouvoir et de cette autorité. Si le recteur ou la rectrice ne peut être informé rapidement, le directeur ou la directrice, Service de la protection doit aviser la personne concernée au sens de la section 5.1.

6.    Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires

6.1    Le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires relève du recteur ou de la rectrice et est responsable de la supervision de la présente politique, ainsi que de la supervision, de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires.  

6.2    Le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires est composé des membres suivants : 

  • a)    Vice-recteur ou vice-rectrice aux ressources, qui agit à titre de président ou de présidente
  • b)    Provost et vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires académiques
  • c)    Vice-recteur ou vice-rectrice à la recherche 
  • d)    Secrétaire général ou secrétaire générale
  • e)    Chef de cabinet, Cabinet du recteur
  • f)    Directeur ou directrice, Service de la protection
  • g)    Gestionnaire du Bureau de la gestion des urgences, Service de la protection

6.3    Le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires établit la structure de gestion des crises telle que décrite dans la section 8 de la présente politique.

7.    Bureau de gestion des mesures d’urgence (« BGMU »),

7.1    Le Bureau de gestion des mesures d’urgence (« BGMU ») est un bureau au sein du Service de la protection ayant pour responsabilité de :

  • a)    planifier une stratégie détaillée d’intervention aux urgences et en matière de rétablissement ;
  • b)    coordonner le Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires ; 
  • c)    collaborer avec les équipes du Bureau de la gestion du risque et des Immeubles, et avec d’autres unités, au besoin, en vue d’élaborer des stratégies de détermination des dangers et d’évaluation des risques et des plans d’intervention.
  • d)    Établir les normes relatives à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans d’urgence, et fournir une orientation et des conseils au Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires, aux unités et aux membres de la communauté universitaire ayant un rôle à jouer dans le cadre du programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des activités et assumant des responsabilités associées à celui-ci ; 
  • e)    gérer le système de notification en cas d’urgence de l’Université (système utilisé pour informer la communauté universitaire d’une situation d’urgence susceptible de survenir); 
  • f)    gérer le programme destiné aux intendants d’édifices de l’Université (le programme fournissant une formation aux employés désignés de l’Université qui devront encadrer les occupants des immeubles au moment de prendre des mesures de sécurité en cas d’urgence),  
  • g)    gérer les éléments de la structure de gestion des crises (tel que décrite dans la section 8 de la présente politique).
  • h)    déterminer le type, la pertinence et la fréquence des formations à l’intention de la communauté universitaire et des personnes ayant un rôle à jouer et assumant des responsabilités au sein de la structure de gestion des crises dont il est question à la section 8 de la présente politique, et tenir un registre desdites formations ;
  • i)    Déterminer le type, le nombre et la fréquence des exercices nécessaires dans le but de mettre à l’essai le Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires de l’Université et de s’assurer qu’il est à jour, complet et efficace, et tenir un registre de ces exercices.   

8.    Structure de gestion des crises 

8.1    La structure de gestion des crises est une structure de gestion globale établie par le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires en vue d’assurer un leadership dans les trois domaines suivants, en fonction du type d’urgence, du degré de gravité de celle-ci et du niveau d’implication requis : 

  • a)    Leadership stratégique (établissement des priorités de haut niveau et orientation stratégique), par l’entremise de l’équipe de gestion de crise composée du recteur ou de la rectrice, des vice-recteurs et vice-rectrices, du secrétaire général ou de la secrétaire générale et du directeur ou de la directrice, Services de la protection ;
  • b)    Leadership opérationnel (soutien aux lieux d’incident, coordination des opérations et communication avec l’équipe de gestion de crise), par l’entremise d’un centre des opérations d’urgence, dirigé par le gestionnaire du Bureau de la gestion des urgences, et responsable d’informer l’équipe de gestion de crise susmentionnée au paragraphe a) de la situation d’urgence, et de la conseiller par rapport à celle-ci ;
  • c)    Leadership tactique (intervention sur place en réponse à une situation d’urgence précise), par l’entremise d’une ou de plusieurs équipes d’intervention en cas d’incident (EII). Chacune de ces équipes est dirigée par un membre de la communauté universitaire qui connaît bien le sujet pertinent pour l’EII. Celui-ci est également responsable de communiquer avec le centre de gestion des urgences dont il est question au paragraphe b) ci-dessus lorsque celui-ci est mis en place, comme décrit dans la section 8.5 de la présente politique. 

8.2    Le graphique suivant présente la structure générale de gestion de crise décrite dans la section 8.1 de la présente politique :
 

Graphique illustrant la structure générale de gestion de crise décrite dans la section 8.1 du présent r

 

8.3    Le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires nomme les unités, les responsables d’unités et les membres de la communauté universitaire qui auront des responsabilités et un rôle à jouer dans la structure de gestion de crise, la fréquence de leur participation et l’étape d’intervention par palier selon le degré de gravité de la situation d’urgence. Les unités, responsables d’unités et membres de la communauté universitaire ainsi désignés doivent être disponibles pour intervenir immédiatement en cas d’incident porté à leur attention par l’entremise de la structure de gestion de crise. 

8.4    Une personne nommée par le Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires pour jouer un rôle au sein de la structure de gestion de crise et assumer des responsabilités à l’égard de celle-ci n’est autorisée à déléguer ledit rôle et lesdites responsabilités qu’en cas d’absence ou d’indisponibilité. En pareil cas, une personne peut déléguer son rôle et ses responsabilités de façon temporaire à un autre membre de la communauté universitaire, à condition que ce membre ait été formé pour jouer ce rôle et assumer ces responsabilités, occupe un poste détenant le niveau d’autorité tout juste au-dessus de la personne qui délègue ou occupe un poste détenant un pouvoir décisionnel adéquat pour jouer ce rôle et assumer ces responsabilités, et participe pleinement à l’ensemble des activités de planification et de formation. La personne déléguant demeure responsable du rôle et des responsabilités qui lui ont été confiés au sein de la structure de gestion de crise. 

8.5    Les équipes d’intervention en cas d’incident sont généralement les premières sur place pour assurer la gestion de la situation d’urgence, et elles doivent en informer l’équipe du Service de la protection. Le directeur ou la directrice, Service de la protection est l’autorité chargée de prendre la décision d’activer le centre des opérations d’urgence et l’équipe de gestion de crise, au besoin, et, en fonction du type d’urgence, du degré de gravité de celle-ci, de statuer sur les capacités des équipes d’intervention en cas d’incident à gérer la situation d’urgence et de se prononcer sur d’autres critères d’activation de la structure de gestion de crise établis par le Bureau de gestion des mesures d’urgence.

9.    Membres de la communauté universitaire 

9.1    La participation de tous les membres de la communauté universitaire est importante en vue d’assurer de façon efficace la gestion des urgences et la continuité des affaires. Sans que soit limitée la portée générale de la phrase précédente,  

  • a)    Chaque responsable d’unité doit élaborer et tenir à jour les stratégies qui suivent, et les soumettre au Bureau de gestion des mesures d’urgence aux fins d’approbation :
    • (i)    une stratégie de continuité des activités régissant la prestation continue des activités essentielles de l’Université correspondant à leur unité respective pendant une situation d’urgence et à la suite de celle-ci, et cernant les ressources et le personnel nécessaires, un moyen de repérer et de sécuriser un espace de travail de remplacement et une façon de communiquer avec le personnel ;
    • (ii)    des stratégies d’intervention en cas d’urgence concernant les dangers et risques propres à leur unité respective.
  • b)    Les responsabilités suivantes incombent à chaque membre du corps professoral :
    • (i)    Enjoindre les étudiants sous sa supervision à suivre les procédures ou directives de l’Université en cas d’urgence ;
    • (ii)    Rendre accessible le système de notification en cas d’urgence de l’Université dans la salle de classe, le laboratoire ou tout autre lieu d’apprentissage de l’Université (par exemple, en permettant le fonctionnement d’au moins un appareil, soit en allumant un ordinateur, le cas échéant, ou en faisant une exception à toute règle mise en place interdisant l’utilisation du téléphone cellulaire afin que le message d’alerte puisse être transmis à au moins un appareil mobile); 
    • (iii)    Vérifier de temps à autre que les étudiants et autres personnes sous sa supervision sont au courant de la façon de recevoir des alertes du système de notification en cas d’urgence de l’Université.
  • c)    Tous les membres du personnel qui agissent en tant que superviseurs sont responsables de demander aux employés sous leur supervision de suivre les procédures et directives de l’Université en cas d’urgence. Ils doivent également garantir l’accessibilité au système de notification en cas d’urgence de l’Université au sein du milieu de travail et veiller à ce que leurs employés et les autres personnes sous leur supervision soient au courant de la façon de recevoir des alertes du système de notification en cas d’urgence de l’Université.
  • d)    On s’attend à ce que tous les membres du personnel et de la population étudiante participent aux formations ou exercices sur la préparation aux urgences offerts par l’Université. De plus, tous les membres du personnel et de la population étudiante sont tenus de participer lorsque de telles formations ou de tels exercices sont obligatoires ;
  • e)    Lors d’une urgence, il est attendu que tous les membres de la communauté universitaire suivent les indications des personnes faisant figure d’autorités dans le cadre de la structure de gestion de crise et collaborent avec celles-ci. De plus, les membres de la communauté universitaire sont tenus de signaler au membre de la communauté universitaire duquel ils relèvent, à l’équipe du Service de la protection ou à toute autre unité de l’Université le type d’urgence, quelle qu’elle soit, et de participer activement, conformément aux exigences de l’Université, aux formations sur la préparation aux urgences et aux mesures de sensibilisation.

10.    MISE EN ŒUVRE, RÉVISION ET MODIFICATION

10.1     Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux ressources est responsable de la révision périodique de la présente politique, au besoin, ou tous les cinq ans, et de recommander au Comité directeur du Programme de gestion des situations d’urgence et de continuité des affaires des modifications à la présente politique ou à toute procédure adoptée en vertu de celle-ci. 

10.2    Les modifications de la présente politique autres que celles définies au paragraphe 10.3 ci-dessous nécessitent l’approbation du recteur ou de la rectrice.

10.3    Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux ressources peut modifier la présente politique afin de mettre à jour les renseignements suivants qui figurent dans la présente politique, le cas échéant :

  • a) la désignation, le titre ou l’identité de responsables, d’administrations ou de départements et leurs coordonnées à l’Université ;
  • b) la désignation ou le nom des ministères ou des organismes gouvernementaux ;
  • c) le titre de lois, de règlements, de politiques ou de procédures et leurs références.

10.4    Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux ressources peut établir, modifier ou abroger des procédures ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace de la présente politique, à la condition que ces procédures ou exceptions soient compatibles avec les dispositions de cette politique.

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