Règlement 127 - Ombudsman


Adoption


Date: 2009-05-25
Instance d'approbation: Bureau des gouverneurs

Date: 2009-05-04
Instance d'approbation: Sénat


Modifications

Date: 2020-06-18
Instance d'approbation: Bureau des gouverneurs

Date: 2020-06-15
Instance d'approbation: Sénat


Service responsable: Cabinet de la secrétaire générale


1.    OBJET:

1.2    L’Université d’Ottawa affirme son engagement à construire un campus juste et équitable, et à mettre en place et maintenir la fonction d’ombudsman à l’Université d’Ottawa conformément aux principes d’indépendance, d’impartialité et de confidentialité qui régissent cette fonction.

L’objectif principal de ce règlement est de définir les rôles et responsabilités de l’Ombudsman et le cadre de ses fonctions.

2.    DÉFINITIONS:

Ce Règlement s’appuie sur les définitions suivantes :

Associations étudiantes : L’association représentant les étudiants1 des cycles supérieurs de l'Université d'Ottawa et l’association représentant les étudiants de premier cycle de l’Université d’Ottawa.

Comité consultatif : Le Comité consultatif de l'ombudsman, créé en application de l'article 13 du présent règlement.

Communauté universitaire : Les étudiants et le personnel de l’Université, notamment :

a)         les étudiants et étudiantes, c’est-à-dire les personnes inscrites en cette qualité à l’Université, que ce soit à temps plein ou à temps partiel dans un programme de premier cycle ou de cycle supérieur; y compris les étudiants spéciaux, les étudiants invités, les candidats à l’admission, les anciens étudiants et les diplômés;

b)         les employés et employées, y compris tous les membres du personnel enseignant et administratif syndiqués ou non, et ceux rémunérés par une source autre que les fonds d’exploitation de l’Université, comme les bourses, subventions de recherche et contrats externes;

c)         les cliniciens et les médecins occupant un poste de professeur, les professeurs auxiliaires, invités et émérites, les chercheurs boursiers de niveau postdoctoral ou les boursiers cliniciens, les chercheurs stagiaires, et les médecins résidents;

Ombudsman : L'ombudsman et son personnel, à moins que le contexte n'impose une autre interprétation.

L'Université : L'Université d'Ottawa.

3.    PRINCIPES GÉNÉRAUX:

3.1. L'Ombudsman est indépendant de l’Université et des Associations étudiantes.

3.2. L'Ombudsman agit de façon juste et impartiale, en toute confidentialité.

3.3. L’Ombudsman formule des conseils et des recommandations aux membres de la Communauté universitaire dans le but de résoudre les différends de façon informelle, efficace et simplifiée.

3.4. L’Ombudsman adhère aux Normes d’exercice de la fonction de l’Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada et à l’Énoncé des principes éthiques du Forum canadien des ombudsmans.

3.5. L’Ombudsman s’appuie sur les principes d’équité décisionnelle : équité relationnelle, procédurale et de fond.

4.    MANDAT

4.1. L’Ombudsman a pour mandat d’offrir un processus indépendant, impartial et confidentiel aux membres de la Communauté universitaire pour faciliter la recherche de solutions justes et équitables aux différends qui les touchent.

4.2. Le travail de l’Ombudsman constitue un support aux activités académiques et professionnelles des membres de la Communauté universitaire et contribue à leur mieux-être.

4.3. Au besoin, l'Ombudsman peut également recommander la modification de politiques ou de procédures institutionnelles et encourager la discussion sur des questions touchant l'Université dans son ensemble.

5.    COMPÉTENCE

5.1. L'Ombudsman a compétence pour recevoir les demandes de renseignements ou les plaintes de tout membre de la Communauté universitaire. L’ombudsman ne peut toutefois pas recevoir les plaintes déposées par un tiers (p. ex. parent ou ami) au nom d'un membre.

5.2. L’Ombudsman n’a pas compétence sur toute question de gouvernance interne des Associations étudiantes.

5.3. L'Ombudsman ne peut pas intervenir dans les situations couvertes par une convention collective.

5.4. L'Ombudsman ne remplace pas les mécanismes mis en place par l’Université ou les Associations étudiantes mais peut aider les membres de la Communauté universitaire dans l’utilisation des procédures à suivre et dans la recherche de solutions en leur fournissant de l’information ou des conseils, ou en faisant une intervention (voir section 6).

5.5 : L'Ombudsman ne peut lancer d'enquête avant que le demandeur ait épuisé les voies de recours internes à sa disposition.

5.6. L'Ombudsman peut refuser d'intervenir ou de poursuivre son intervention s’il existe un mécanisme de recours au sein de l’Université ou des Associations étudiantes, ainsi que dans toute affaire jugée frivole, vexatoire, ou de mauvaise foi, qui abuse de ses fonctions, ou qui fait déjà l'objet d'une action en justice.

5.7. Si l'Ombudsman refuse d'intervenir ou de poursuivre son intervention dans une affaire, il doit communiquer ses raisons par écrit au demandeur.

5.8. Les décisions de l'Ombudsman d'intervenir ou non et ses recommandations sont définitives et sans appel.

5.9. L'Ombudsman ne peut intervenir dans les affaires qui pourraient le mettre en conflit d'intérêts. Le Comité consultatif pourra alors nommer quelqu'un d'autre pour servir temporairement d'Ombudsman.

6.    RÔLES ET RESPONSABILITÉS

6.1. L’Ombudsman reçoit et traite les demandes de renseignements et les plaintes et peut enquêter le cas échéant. Le choix des méthodes utilisées sera à la discrétion de l'Ombudsman, et selon les circonstances.

6.2. L'Ombudsman agit comme source de renseignements pour les membres de la Communauté universitaire en les informant sur les politiques, les procédures, leurs droits et responsabilités. Les membres de la Communauté universitaire peuvent consulter l'Ombudsman pour savoir où, comment et à qui adresser leurs plaintes et demandes de renseignements.

6.3. L'Ombudsman peut également recourir à sa discrétion à différentes méthodes d’intervention, dont les suivantes :

6.3.1. aider les parties à communiquer;
6.3.2. animer une rencontre entre les parties;
6.3.3. examiner tout document pertinent;
6.3.4. envoyer des demandes informelles d'information pour éclaircir une affaire;
6.3.5. rencontrer les parties, ensemble ou séparément;
6.3.6. agir comme passerelle de communication;
6.3.7. assurer la médiation d'un différend;
6.3.8. faire des recommandations pour obtenir un règlement juste d'une affaire;
6.3.9. faire un examen sommaire d’un dossier;
6.3.10. faire enquête après épuisement des recours.

6.4. L'Ombudsman a accès à tous les dossiers, rapports, documents et renseignements nécessaires à ses fonctions, sous réserve des lois et politiques existantes concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels. Les membres de la Communauté universitaire doivent traiter les demandes de renseignements de l'Ombudsman dans les plus brefs délais. L'Ombudsman s'efforcera d'être raisonnable dans ses demandes.

6.5. Toutes les enquêtes sont menées de façon impartiale, en permettant à toute personne ou unité impliquée de fournir de l’information et de répondre à l’Ombudsman avant la formulation d’une recommandation.  

6.6. Si l'Ombudsman découvre des failles dans les procédures et politiques existantes qui pourraient compromettre les droits des membres de la Communauté universitaire, il peut à sa discrétion lancer une enquête sans avoir reçu de plainte. Il peut également formuler des recommandations et les présenter à l’Université ou aux Associations étudiantes.

6.7. En tout temps, l'Ombudsman peut attirer l'attention de l’Université ou des Associations étudiantes sur des politiques, des règlements ou des procédures qui semblent confuses, inéquitables ou injustes.

7.    CONFIDENTIALITÉ

7.1. La confidentialité est indispensable pour assurer l’accès aux services de l’Ombudsman et à la résolution informelle des différends.

7.2. L’information recueillie par l’Ombudsman et ses dossiers ne sont pas sous la garde ou le contrôle de l’Université ou des Associations étudiantes.

7.3. L'Ombudsman n’agit pas au nom de l’Université ni des Associations étudiantes, et l’information qu’il reçoit ne sert pas de notification à l’Université ou aux Associations étudiantes.

7.4. L’Ombudsman a l'usage exclusif de ses dossiers. Ces derniers ne peuvent être remis à qui que ce soit, pour quelque fin que ce soit, sauf si la loi l'exige.

7.5. Le contenu de tous les échanges avec l'Ombudsman est confidentiel. Il ne peut être divulgué dans le cadre d’une intervention de l’Ombudsman qu’avec le consentement écrit du demandeur.

7.6. L'Ombudsman n'est pas tenu à la confidentialité dans les affaires où un crime grave a été commis ou qui présentent un risque de danger grave et imminent pour un individu.

7.7. L'Ombudsman établit, conformément aux lois et règles applicables, un système pour la gestion et la destruction des dossiers relatifs aux demandes et aux plaintes qu'il reçoit.

8.    REDDITION DE COMPTES

8.1. L'Ombudsman doit présenter un rapport annuel à la Communauté universitaire, plus particulièrement au Sénat, au Bureau des gouverneurs et aux Associations étudiantes de l'Université d'Ottawa. Le rapport est rendu public sur le site Web de l'Ombudsman.

8.2. Le rapport doit comprendre une description détaillée des activités de l'Ombudsman, des statistiques sur les plaintes reçues et, au besoin, des recommandations.

9.    ABSENCE DE REPRÉSAILLES

9.1    Chaque membre de la Communauté universitaire a le droit de demander l'aide de l'Ombudsman sans avoir à craindre de menaces ou de représailles de la part d'un autre membre de la Communauté universitaire.

10.    NOMINATION DE L’OMBUDSMAN

10.1. Le Comité consultatif est responsable de recruter la personne qui occupera le poste d'ombudsman.

10.2. La personne est nommée pour un mandat initial de cinq ans, renouvelable pour des mandats additionnels de cinq ans.

11.    FINANCEMENT DU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

11.1. L'Université et les Associations étudiantes partagent les coûts liés aux fonctions de l'Ombudsman. L'Université assume 50 % de ces coûts.

11.2. L'Ombudsman dispose des ressources administratives nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

12.    PLAINTE AU SUJET DE L’OMBUDSMAN

12.1.    Tout membre de la Communauté universitaire estimant que l'ombudsman n’a pas respecté le présent règlement peut envoyer une lettre décrivant en détail la violation alléguée au Comité consultatif par le biais du Cabinet de la secrétaire générale de l’Université. Le Comité consultatif informera l’ombudsman et répondra à la plainte. Il pourra ouvrir une enquête tout en respectant la confidentialité des dossiers et pourra nommer quelqu'un pour la mener. Il informera la personne des résultats de l'enquête.

13.    COMITÉ CONSULTATIF DE L’OMBUDSMAN

13.1. Rôle: Le Comité consultatif de l’ombudsman appuie l’Ombudsman dans ses fonctions et veille à assurer son indépendance et la nature confidentielle de sa fonction.

13.2 Responsabilités :

13.2.1 agir comme comité de sélection pour le poste d'ombudsman de l'Université d'Ottawa;
13.2.2 conseiller l'ombudsman au besoin;
13.2.3 recommander un budget pour le Bureau de l'ombudsman;
13.2.4 veiller à ce que le rapport annuel du Bureau de l'ombudsman soit largement diffusé;
13.2.5 répondre aux plaintes concernant le travail de l'ombudsman;
13.2.6 évaluer le travail de l'ombudsman;
13.2.7 proposer la cessation des fonctions du titulaire du poste d'ombudsman de l'Université d'Ottawa;
13.2.8 réviser ce règlement tous les cinq ans ou selon les besoins.

13.3. Le Comité consultatif respecte la confidentialité des dossiers de l'Ombudsman et n'a accès à aucune information permettant d'identifier un demandeur.

13.4. Le Comité consultatif est composé de huit membres.

13.4.1 Quatre des membres sont nommés par l'Université. Ils comprennent au moins un membre du personnel administratif à temps plein et un professeur à temps plein.
13.4.2 Quatre membres sont désignés par les Associations étudiantes : deux par l’association des étudiants de premier cycle et deux par l’association des étudiants de cycle supérieur.
13.4.3 Les membres nommés par les Associations étudiantes ont un mandat renouvelable d'un an.
13.4.4 Les membres nommés par l'Université ont un mandat renouvelable de trois ans.
13.4.5 L'ombudsman n'est pas membre du comité consultatif, mais peut assister à ses réunions, sauf dans le cas de rencontre à huis-clos dans le cadre des sections 13.2.5, 13.2.6 ou 13.2.7.
13.4.6 Le Comité consultatif se réunit au moins trois fois par année.
13.4.7 Le quorum requis est de quatre membres, soit deux représentants de l'Université et deux étudiants, dont un étudiant de premier cycle et un étudiant des cycles supérieurs.
13.4.8 Le président de la rencontre est élu par les membres présents au début de la rencontre.

13.5. Les membres du Comité consultatif approuvent ou rejettent par vote les motions qui lui sont soumises :

13.5.1 si le vote est nul, la motion est rejetée;
13.5.2 la cessation des fonctions du titulaire du poste d'ombudsman de l'Université d'Ottawa doit être approuvée par les deux tiers des membres du Comité consultatif.

13.6. Si l'Ombudsman intervient dans une affaire touchant un des membres du Comité consultatif, le membre en question doit se retirer temporairement du Comité. Un remplaçant appartenant à la même catégorie est alors nommé par les Associations étudiantes ou l'Université, selon les règles énoncées au paragraphe 13.4.

1 Dans les présentes attributions, le genre non marqué, c'est-à-dire le masculin, quand il est employé pour désigner des personnes, renvoie aussi bien à des femmes qu'à des hommes.

 

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