Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information

Règlement sur la gestion de l'information


Adoption

Date : 2007-03-28
Instance d'approbation : Comité d'administration


Modifications

Date : 2019-12-11
Instance d'approbation : Comité d'administration


Service responsable : Cabinet de la secrétaire générale


1.    OBJET

Ce règlement sert de ligne directrice pour la gestion de l’information. Il décrit les principes d’une gestion efficace de l’information à l’Université d’Ottawa et les responsabilités qui en découlent.

2.    ÉNONCÉ DE PRINCIPE

L’information représente une ressource stratégique pour l’Université d’Ottawa. En adoptant de saines pratiques de gestion de l’information, l’Université ne conservera que de l’information fiable, authentique, exacte, accessible et à jour qui l’aidera à atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels.

Le présent règlement se lit en parallèle avec:

3.    APPLICATION

3.1    Ce règlement s’applique à toute l’information que détient et contrôle l’Université, peu importe le support ou le format.

3.2    Les établissements affiliés à l’Université ne sont pas soumis au présent règlement à moins qu’une entente écrite ait été conclue entre l’Université et l’établissement en question.

4    PRINCIPES

Les principes suivants régissent la pratique de la gestion de l’information, en assurent l’efficacité et orientent la prise de décisions concernant les ressources informationnelles de l’Université :

4.1    Responsabilité : Mettre en place des structures de gouvernance et définir des rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information qui soient clairs et documentés.

4.2    Transparence : Consigner et communiquer de manière compréhensible les processus et les activités en lien avec les ressources informationnelles, et les rendre accessibles à tout le personnel.  

4.3    Qualité : Garantir l’intégrité, l’authenticité et la fiabilité des ressources informationnelles.

4.4    Protection : Protéger adéquatement les ressources informationnelles de l’Université.

4.5    Conformité : Se conformer aux lois en vigueur et aux autorités compétentes, notamment les normes, les agréments et les ordres professionnels, ainsi qu’aux règlements et méthodes de l’Université.

4.6    Disponibilité : Gérer les ressources informationnelles de manière à en assurer la récupération rapide et efficace ainsi que l’exactitude.

4.7    Conservation conforme : Conserver les ressources informationnelles pour une durée déterminée ou pour une préservation à long terme conformément aux exigences juridiques, réglementaires, fiscales, historiques ou institutionnelles.

4.8    Destruction conforme : Détruire les ressources informationnelles qui ne sont plus nécessaires de manière sécuritaire et conformément aux exigences juridiques, réglementaires, fiscales, historiques ou institutionnelles, afin de respecter les lois en vigueur et les règlements et méthodes de l’Université.

5    RÔLES ET RESPONSABILITÉS

5.1    Secrétariat général : Le Secrétariat général constitue l’autorité désignée et assume la responsabilité de la gestion de l’information dans son ensemble. Il doit notamment :  

  • a)    Promouvoir le respect du présent règlement.
  • b)    Déléguer la responsabilité de la gestion opérationnelle à la Direction de la gestion de l’information.
  • c)    Recommander à l’Université l’affectation des ressources nécessaires pour assurer le succès de toutes les activités en gestion de l’information.

5.2    Conseil de gouvernance de l’information de l’Université (CGIU) : Le Conseil de gouvernance de l’information de l’Université et ses sous-comités orienteront les décisions et les priorités en matière de gestion de l’information afin d’en assurer le succès. Le Conseil doit notamment :

  • a)    Prendre des décisions ou émettre des recommandations pertinentes et opportunes afin d’entamer et de stimuler le dialogue essentiel qui conduira à la prise de décisions éclairées.  
  • b)    Garantir la transparence, accroître la collaboration au sein de l’Université, s’assurer que l’investissement en gestion de l’information s’inscrit dans l’orientation stratégique de l’Université, et établir les priorités.

Pour plus d’information sur le CGIU et ses sous-comités.

5.3    Direction de la gestion de l’information : La Direction de la gestion de l’information, en collaboration avec la Gestion de l’information et des archives, est chargée de superviser la gestion de l’information conformément aux exigences énoncées dans le présent règlement. Elle doit notamment :

  • a)    Mettre en place une structure de gouvernance en matière de gestion de l’information et en assurer le maintien.
  • b)    Consigner et faire connaître les rôles et responsabilités liés à la gestion de l’information.
  • c)    Mettre en place et maintenir un programme de gestion de l’information pour l’ensemble de l’Université afin de gérer les ressources informationnelles tout au long de leur cycle de vie.
  • d)    Concevoir et mettre en œuvre des stratégies pour favoriser de saines pratiques de gestion de l’information, veiller au respect des règlements et méthodes universitaires pertinentes et aviser la haute administration de tout risque, en cas de non-conformité.
  • e)    Informer les membres du personnel des pratiques exemplaires en matière de gestion efficace de l’information et leur donner des outils pour les appliquer.
  • f)    Mettre au point et tenir à jour des méthodes et des outils, comme une architecture d’information, pour veiller à l’organisation et à la description des ressources informationnelles en vue d’en faciliter le stockage, la recherche, la récupération, la conservation et la destruction.
  • g)    Mettre en place et tenir à jour un calendrier de conservation de toutes les ressources informationnelles en fonction des exigences juridiques, réglementaires, fiscales, opérationnelles, archivistiques et historiques.  
  • h)    Mettre en place et tenir à jour un calendrier et une procédure de destruction des ressources informationnelles qui ne sont plus requises en fonction des exigences juridiques, réglementaires, fiscales, opérationnelles, archivistiques et historiques.
  • i)    Préserver à perpétuité les documents historiques de l’Université dans tous les formats.
  • j)    Prodiguer des conseils sur la gestion de l’information aux membres du personnel; les sensibiliser et les former pour qu’ils soient en mesure de s’acquitter des responsabilités décrites dans le présent règlement ou dans les méthodes connexes.
  • k)    Désigner et intégrer des systèmes d’information comme moyen privilégié de créer, de recueillir, d’utiliser, de gérer, de partager, de stocker et de récupérer l’information.
  • l)    Collaborer avec les spécialistes des domaines du droit, de l’accès à l’information, de la protection de la vie privée et de la sécurité des TI pour appliquer et mettre en œuvre le présent règlement et les méthodes connexes.

5.4    Dirigeant principal de l’information (DPI). Le Dirigeant principal de l’information doit :

  • a)    Élaborer et mettre en œuvre des stratégies, des politiques et des pratiques en matière de technologie de l’information pour aider l’Université d’Ottawa à atteindre ses objectifs universitaires, administratifs et de recherche, en tenant compte des pratiques exemplaires en gestion de l’information.
  • b)    Formuler des recommandations au Secrétariat général au sujet de la mise en œuvre du présent règlement en tenant compte des exigences en matière de sécurité et d’infrastructure.
  • c)    Veiller à ce que le personnel des technologies de l’information et de la gestion de l’information joue, conjointement, un rôle important pour garantir que les systèmes permettent une gestion responsable et efficace de l’information à travers l’Université.

5.5    Directions d’unité : Les directions d’unité sont responsables de gérer l’information en tant que ressource stratégique et partie intégrante des activités de leurs unité, programmes, services et opérations. À ce titre, elles doivent :

  • a)    Encourager le respect du présent règlement en s’y conformant, en promouvant une culture de gestion efficace de l’information et en participant à l’élaboration de documents stratégiques sur la gestion de l’information, au besoin.
  • b)    Veiller à ce que les membres de leur personnel connaissent leurs responsabilités en matière de gestion de l’information et qu’ils disposent du soutien nécessaire pour s’en acquitter. Elles doivent aviser la Direction de la gestion de l’information de toutes lacunes aux exigences du présent règlement.  
  • c)    Définir et appliquer les mesures nécessaires pour protéger adéquatement les ressources informationnelles sous leur responsabilité.
  • d)    Collaborer avec le Bureau d’accès à l’information et de la protection de la vie privée et l’aider, au besoin, à s’acquitter des obligations de l’Université en vertu du Règlement 90, des méthodes connexes et des lois en vigueur sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
  • e)    Collaborer avec l’architecte de la sécurité et l’aider, au besoin, à élaborer des mesures de protection visant à traiter et à sécuriser de manière appropriée l’information au sein de leur unité, conformément au Règlement 117.

5.6    Membres du personnel : Il incombe à tous les membres du personnel, et ce à tous les niveaux, de gérer l’information qu’ils recueillent, créent et utilisent à l’appui des besoins opérationnels, des responsabilités et des résultats des programmes et des services de l’Université. À ce titre, ils doivent :

  • a)    Gérer l’information qu’ils créent, recueillent ou reçoivent dans le cadre d’activités professionnelles ou sociales dans le respect des règlements applicables, des méthodes établies et des pratiques exemplaires.
  • b)    Documenter correctement leurs activités, leurs processus et leurs décisions.
  • c)    Organiser et sauvegarder l’information selon le plan de classement.
  • d)    Détruire les documents éphémères quand leur valeur opérationnelle est épuisée, à moins que la loi n’exige le contraire.
  • e)    Porter à l’attention de leur gestionnaire et, s’il y a lieu, à la Direction de la gestion de l’information, toute exigence ou difficulté concernant la gestion de l’information.
  • f)    Traiter les ressources informationnelles de façon à y permettre l’accès tout en respectant les exigences en matière de confidentialité et de sécurité.
  • g)    Fournir toute l’information pertinente à la Direction de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée lors de recherches faites en réponse à une demande d’accès à l’information.
  • h)    Faire part sur-le-champ à leur gestionnaire de tout soupçon qu’une personne détruit, altère, falsifie ou dissimule de l’information ou des documents, ou qu’elle incite quelqu’un d’autre à le faire.
  • i)    Signaler sur-le-champ à leur gestionnaire la perte de toute copie papier d’information ou d’équipement qui pourrait contenir de l’information (ordinateur portable, appareil mobile, clé USB, etc.).

6    DÉFINITIONS

Aux fins du présent règlement et de toute méthode adoptée conformément à celui-ci, les mots et expressions qui suivent ont le sens indiqué.

Authenticité
Un document authentique en est un dont on peut prouver :

  • Qu’il est ce qu’il est censé être;
  • Qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui est censée l’avoir créé ou envoyé;
  • Qu’il a été créé ou envoyé au moment où on prétend qu’il a été créé ou envoyé.

Plan de classification
S’entend de l’inventaire et de l’organisation systématiques des activités ou des documents de l’Université en catégories, lesquelles sont définies en fonction de conventions, de méthodes et de règles de procédure logiquement structurées, et représentées dans un système de classification.  

Direction d’unité
Membre du personnel (peu importe le titre de son poste) qui détient des pouvoirs décisionnels au sein de l’unité.

Information
Peut se présenter sous différents formats y compris, sans toutefois s’y limiter, les documents textuels et électroniques, les données structurées, les représentations graphiques, les enregistrements vidéo et audio, les livres, les dessins, les photos et toute autre information écrite, photographiée, enregistrée ou stockée de quelque façon que ce soit.

Ressource informationnelle
Information générée ou gérée par l’Université et qui représente une valeur pour celle-ci.

Gestion de l’information
Capacité de saisir, de gérer, de conserver, de stocker et de livrer la bonne information à la bonne personne au bon moment.

Systèmes de gestion de l’information
Désigne globalement un système utilisé pour faciliter le stockage, l’organisation et la récupération d’information.

Intégrité
Désigne la fiabilité du contenu informationnel, des processus et des systèmes en ce qui a trait à la complétude, à l’exactitude, à la cohérence et à l’authenticité.

Fiabilité
Indique dans quelle mesure le contenu informationnel, les processus et les systèmes sont dignes de foi, complets, exacts et authentiques, de par leur qualité.

Calendrier de conservation et de destruction
Document universitaire qui oriente la gestion de documents. Il dicte la durée de conservation de ceux-ci pour répondre aux besoins opérationnels et juridiques et autorise la destruction d’information par élimination sécurisée ou par transfert à la Gestion de l’information et des archives.

Document éphémère
Document dont l’utilité n’est que temporaire, quel qu’en soit le format ou le support, et qui n’a aucune valeur à long terme au-delà d’une transaction immédiate et mineure ou de la préparation d’un document à venir. Les documents éphémères peuvent être détruits de manière sécuritaire quand ils ne sont plus utiles.

Unité
Désigne une faculté, une école, un institut, un service administratif ou tout autre bureau administratif ou d’études à l’Université.

7    RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE

7.1    Le Secrétariat général est responsable de l’examen périodique du présent règlement, chaque fois que cela est nécessaire ou aux trois ans.

7.2    Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Rectorat.

7.3    Le Secrétariat général peut modifier le présent règlement afin de mettre à jour les renseignements suivants, le cas échéant, et doit en informer la Direction de la gestion de l’information :

  • a) la désignation, le titre ou l’identité de responsables, d’administrations ou de départements et leurs coordonnées à l’Université;
  • b) le titre de lois, de règlements, de politiques ou de procédures et leurs références.

7.4    Le Secrétariat général peut établir, modifier ou abroger des méthodes régies par ce règlement ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace de celui-ci, pourvu que ces méthodes ou exceptions soient compatibles avec les dispositions du règlement. Le Secrétariat général doit informer la Direction la gestion de l’information de toute exception à ce règlement ou à ses méthodes.

 

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