Procédure d'appel au Comité d'appel du Sénat

Avant de faire appel au Comité d'appel du Sénat, l'étudiant ou l'étudiante doit d'abord avoir fait appel à l'unité scolaire concernée et avoir obtenu une décision officielle. L'étudiant qui décide d'en appeler de cette décision doit soumettre son dossier au Comité d'appel du Sénat dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision.

  • Pour soumettre un appel au Comité d'appel du Sénat, il faut envoyer au Secrétariat de l'Université une lettre détaillant votre situation, les motifs de l'appel, c.-à-d. les raisons pour lesquelles la décision de l'unité scolaire devrait être renversée ou modifiée, et la solution souhaitée. Il est recommandé de joindre à cette lettre tout document pertinent (lettres, certificat médical, etc.). Règle générale, il est inutile de fournir copie de vos travaux et examens, car le Comité ne les révise pas lui-même.
  • Assurez-vous de soumettre un dossier complet au Comité d'appel du Sénat.

IMPORTANT – En AUCUN cas le Comité ne changera une note lui-même de quelque façon que ce soit. Il ne se prononcera pas non plus sur le contenu d'une réponse à un examen ou d'un quelque autre travail de cours.

  • Assurez-vous d'inclure vos coordonnées (numéro d'étudiant, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel) afin que nous puissions communiquer avec vous.
  • Dès réception de votre appel, une copie de toute la documentation que vous aurez fournie sera transmise à la faculté concernée afin d'obtenir ses commentaires dans les 15 jours ouvrables de la date de l'envoi des documents à la faculté.
  • Dès le Secrétariat de l'Université reçoit les commentaires de la faculté, il les transmet à l'étudiant, pour sa réplique. L'étudiant doit fournir sa réplique dans les 15 jours ouvrables, sauf indication contraire. Il est de la responsabilité de l'étudiant de se manifester dans ces 15 jours, après quoi le Comité procédera à l'étude du dossier.
  • Dans votre réplique aux commentaires de la faculté, ou dans l'avis indiquant que vous n'avez rien à ajouter, n'oubliez pas de préciser si vous souhaitez vous adresser au Comité en personne lorsque votre cas sera étudié.
  • Une fois franchies toutes ces étapes, votre cas sera mis à l'ordre du jour du Comité d'appel du Sénat. Celui-ci se réunit normalement tous les deux vendredis matin. On communiquera avec vous pour fixer la date et l'heure de l'audition de votre appel.
  • Si vous choisissez de vous présenter devant le Comité, notez que vous n'êtes pas tenu de vous présenter seul et que vous pouvez être accompagné par la personne de votre choix.
  • Veuillez également noter que les membres du Comité auront déjà pris connaissance de l'ensemble de votre dossier et que vous pourrez être amené à y apporter les clarifications demandées par les membres.  N'attendez pas l'audience pour porter certaines informations pertinentes à l'attention du Comité; toutes ces informations doivent être identifiées ou incluses dans votre lettre d'appel initiale au Comité ou dans les documents appuyant cette lettre.

Normalement, le Comité en arrive à une décision le jour même de l'audition. Toutefois, il peut parfois vouloir obtenir des renseignements additionnels de la faculté, par exemple, avant de rendre une décision. Dans ce cas, la décision est reportée à une prochaine réunion.

La décision vous est communiquée par courriel durant la semaine suivant la réunion, avec copie à la faculté.
Les décisions du Comité sont définitives et sans appel.

Si vous décidez de retirer votre appel en cours de route, il faut en aviser par écrit le Secrétariat de l'Université. Autrement, le processus suivra son cours normalement, et le Comité prendra une décision concernant votre appel.

Le Secrétariat de l'Université s'occupe des dossiers à soumettre au Comité d'appel du Sénat. Veuillez soumettre votre appel électroniquement à uosec.appels@uottawa.ca, ou en version papier à :

Secrétariat de l'Université
Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance
Pavillon Tabaret
550, rue Cumberland, pièce 206
Ottawa (Ontario) K1N 6N5
Tél.: (613) 562-5736
Télécopieur : (613) 562-5103

Revu le 22 février 2013

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