Membres du personnel

Reprise de la recherche sur le campus

Les activités de recherche reprennent sur le campus, et toutes les facultés ont donc présenté les première et deuxième phases de leur plan de retour sécuritaire dans les laboratoires de recherche. Dans la plupart des facultés, moins de 34 % des membres de la communauté de recherche poursuivent leurs importants travaux sur le campus. Ce pourcentage augmentera toutefois rapidement cet automne.

Les activités de recherche hors campus sont autorisées à condition que toutes les directives de santé publique et les règles propres au site de recherche soient suivies. La recherche en personne est maintenant permise. Le Cabinet du vice-recteur à la recherche, le Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche et le Bureau de la gestion du risque ont développé des lignes directrices et des procédures qui sont affichées sur le site Web du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche.

Les rassemblements scientifiques, les congrès et les rencontres en personnes seront autorisés à partir du 1er septembre, mais seulement si les participants et participantes viennent de la région. Il ne sera en effet pas possible d’accueillir des personnes de l’extérieur lors d’activités sur le campus, et ce, jusqu’à la fin octobre. Là encore, les directives de Santé publique Ottawa devront être respectées. Les groupes externes, quant à eux, ne pourront pas organiser d’événements à l’Université jusqu’à nouvel ordre.


FAQ

Employés et gestionnaires

Lieu de travail

Le campus est-il fermé? Si non, les employés peuvent-ils s’y rendre en toute sécurité?

Compte tenu des modifications les plus récentes apportées aux restrictions liées à la COVID-19, l’Université d’Ottawa tient à rappeler à tout son personnel que seules les personnes autorisées peuvent se présenter sur le campus.

Conformément aux directives provinciales de santé publique relatives à la COVID-19, à moins que votre fonction n’ait été désignée comme essentielle, vous ne devez pas vous présenter sur le campus. Seule la présence des employés dont les lettres d’autorisation sont approuvées par les doyens et vice-présidents associés est permise sur le campus. Le Service de la protection de l’Université d’Ottawa veillera à ce que seules les personnes dont la présence est dûment autorisée sur le campus puissent accéder à nos installations.

Si votre fonction a été désignée comme essentielle et que vous devez venir sur le campus, assurez-vous de toujours avoir sur vous une pièce d’identité (soit votre carte d’employé de l’Université d’Ottawa ou une pièce d’identité émise par le gouvernement) et la lettre d’autorisation qui vous a été délivrée par votre doyen ou votre vice-président associé. Les consignes de distanciation physique doivent s’appliquer en tout temps.

Les classes sont suspendues et les étudiants suivront leurs cours en ligne. Est-ce que cela signifie que le campus est fermé, et sinon, est-ce qu’il est sécuritaire pour moi d’y être?

L’Université demeure ouverte et opère comme à l’habitude. On s’attend à ce que les membres du personnel travaillent à distance, à moins que leur présence physique sur le campus ne soit requise afin d’assurer le maintien sécuritaire des opérations et/ou la continuité des opérations.

Les gestionnaires communiqueront avec leurs membres du personnel afin de confirmer si leur présence sur le campus est nécessaire.

Quelles mesures peuvent être mises en œuvre pour assurer distanciation sociale des employés qui ne peuvent pas télétravailler?

Les gestionnaires devraient élaborer des plans de travail qui tiennent compte de la nécessité de distanciation sociale. Par exemple :

  • Mettre en place des horaires de travail flexibles ou échelonnés permettant aux employés de travailler en dehors des heures de pointe.
  • Limiter les réunions du personnel et les rassemblements.
  • Tirer parti de la technologie pour les réunions, utiliser Skype, Teams ou les services de téléconférence.

Étudier et travailler à distance

Je vais travailler à distance. Que dois-je savoir?

Vous devez vous assurer d’avoir le matériel, les logiciels et les applications nécessaires pour travailler à distance de manière sûre et efficace.

Voici quelques conseils sur l’ergonomie et la sécurité en situation de télétravail :

Environnement de télétravail

  • L’ordinateur, les meubles, les étagères, les classeurs et les bibliothèques sont bien installés. Les classeurs sont remplis et installés de manière à ne pas basculer (p. ex. ils sont fixés au mur, s’il y a lieu).
  • Mon poste de travail est adapté à mes besoins. Mon bureau, mon fauteuil, mon moniteur et mon clavier sont à la bonne hauteur et sont bien ajustés (p. ex. ma tête et mes poignets se trouvent dans une position neutre).
  • L’éclairage est adéquat et convient à mon travail (p. ex. aucun reflet ou point d’éblouissement sur le moniteur). Il y a une source d’éclairage d’appoint au-dessus de l’aire de travail.
  • La ventilation, l’humidité, la température et le niveau de bruit peuvent être ajustés, ce qui me permet de travailler confortablement.
  • J’ai vérifié qu’il n’y a aucun risque de trébuchement (p. ex. tapis effilochés ou pliés, entrées, vestibules ou couloirs encombrés) et que les rampes sont bien fixées.

Sûreté du matériel électrique

  • Les barres d’alimentation sont en bon état et ne présentent aucun risque de trébuchement.
  • Les prises électriques ne sont pas surchargées et ne posent pas de risque d’incendie.
  • Les couvercles pour prise électrique sont en bon état.
  • Il y a suffisamment de ventilation pour le matériel électrique.

La page Travailler à distance contient de l’information exhaustive sur le travail en dehors du bureau, notamment des consignes de sécurité et des guides détaillés sur l’aménagement de votre poste de travail et les communications entre collègues.

Pour obtenir des renseignements sur la réinitialisation de votre mot de passe, la connexion aux réseaux sans fil, DocuShare et les autres services de TI à l’intention du personnel, consultez la page Services au personnel.

Je donnerai désormais mes cours en ligne. Quelles sont les ressources mises à ma disposition?

Voici quelques ressources importantes qui vous aideront à bien effectuer cette transition. Tout d’abord, consultez la page Travailler à distance pour vérifier si vous avez mis en place les mesures de sécurité qui s’imposent et disposez du matériel et des logiciels nécessaires pour accéder à vos comptes uOttawa et communiquer avec vos collègues.

Visitez aussi la Zone des professeurs. Elle contient de l’information sur la réinitialisation de mots de passe, les solutions de stockage pour la recherche, la numérisation d’examens, et plus encore.

Enfin, rendez-vous sur la page Continuité de l’enseignement du Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage (SAEA), qui vous aidera à préparer et à donner votre cours en ligne. Grâce aux conseils, aux outils et aux ressources qui s’y trouvent, vous serez en mesure d’assurer une transition optimale.

TI et besoins des employés

Mes employés ont-ils besoin d’un ordinateur portable fourni par l’Université pour travailler à distance?

Non. Les employés peuvent travailler à partir d’un ordinateur personnel. Ils devront toutefois prendre des mesures supplémentaires pour s’assurer que leur ordinateur personnel est sécurisé. Les gestionnaires doivent s’assurer que les employés disposent de l’équipement nécessaire pour travailler à distance.

L’Université s’affaire à identifier quels ordinateurs portables détenus par l’Université pourraient être offerts aux employés qui doivent faire du télétravail et qui n’ont pas accès à un ordinateur.

Les services et les facultés qui ont besoin d’ordinateurs portables supplémentaires peuvent contacter le Service informatique pour obtenir de l’aide. Le Service informatique collaborera avec vous pour établir la priorité des employés ayant besoin de licences et d’équipements VPN.

Quelle est l’aide offerte pour pourvoir mes postes temporairement si la plupart de mes employés sont absents?

Veuillez discuter de tout besoin urgent en personnel avec votre partenaire d’affaires des Ressources humaines ou le gestionnaire des Ressources humaines de votre secteur.

Documentation médicale, rapport et ressources

Quelles sont les attentes envers les gestionnaires en ce qui concerne la déclaration et le suivi des absences des employés liées à la COVID-19?

Les gestionnaires et les employés sont chargés de consigner les absences du personnel selon la procédure habituelle. Les Ressources humaines auront besoin des dates de début de l’absence.

Veuillez informer Santé et mieux-être de tout isolement volontaire ou de toute quarantaine d’un employé par courriel à hrhealth@uOttawa.ca.

Un employé qui a reçu l’ordre de s’isoler doit-il être payé?

Oui. L’employé qui doit s’isoler doit informer son superviseur afin de convenir des arrangements de travail. Toute situation de confinement doit être rapportée à Santé et mieux-être par courriel au : hrhealth@uottawa.ca.

Que doit faire un employé qui a été en contact direct ou indirect avec une personne diagnostiquée ou en attente d’un diagnostic de COVID-19?

Les employés devraient immédiatement contacter :

Pour les résidents de l’Ontario
Télésanté Ontario au 1-866-797-0000
ou ATS : 1-866-797-0007

Pour les résidents du Québec
Ligne Coronavirus : 1 877 644-4545
ou ATS : 1-800-361-9596

Veuillez informer Santé et mieux-être de tout isolement volontaire ou de toute quarantaine d’un employé par courriel à hrhealth@uottawa.ca.

Avantages sociaux

Les employés infectés par la COVID-19 ont-ils droit à des prestations en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT)?

Pas nécessairement. Les employés peuvent avoir droit aux prestations et aux services en vertu de la LSPAAT uniquement s’ils sont infectés dans le cadre de leur emploi. Veuillez écrire à Santé et mieux-être à hrhealth@uottawa.ca pour connaître les détails.

Refus de travail

Les employés peuvent-ils refuser de venir travailler parce qu’ils se sentent en danger?

Durant la pandémie, les dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario restent en vigueur, y compris le droit de l’employé de refuser un travail dangereux. Tous les employés ont droit à un milieu de travail qui protège leur santé et leur sécurité, et l’Université a une obligation légale de prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger ses employés des lésions corporelles et des maladies. Les employés qui craignent de contracter le virus peuvent refuser de travailler s’ils estiment que leur emploi ou leurs tâches compromettent leur santé.

Même si l’Université a mis en œuvre plusieurs mesures pour satisfaire aux exigences de santé publique et assurer la santé et la sécurité des employés, un employé qui ne se sent pas en sécurité peut enclencher la procédure de refus de travail établie par l’Université.

Si un employé refuse de travailler, communiquez avec le BGR. Un membre de cette équipe communiquera avec un membre du comité de santé-sécurité au travail.

Conformité avec les mesures sanitaires

Je comprends la nécessité des mesures de sécurité, mais que faire si je ne peux pas m’y conformer?

À l’heure actuelle, seules quelques activités déterminées sont autorisées sur le campus. Ceux et celles qui doivent se rendre à l’Université sont tenus de respecter des mesures strictes de sécurité, comme le port d’un masque couvrant bien le nez, la bouche et le menton dans les espaces partagés à l’intérieur des immeubles, et la distanciation physique lorsque possible. Les personnes qui reviennent travailler sur le campus ont notamment accès à une séance d’orientation ainsi qu’à une description des mesures de sécurité et des précautions sanitaires mises en place (p. ex., une nouvelle signalisation).

Ces mesures de sécurité ont été adoptées par l’Université pour satisfaire à ses obligations en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

Les membres du personnel qui ne respectent pas les politiques ou les directives en vigueur doivent fournir une justification jugée valable par l’Université. Il est important de comprendre que le personnel et l’Université ont l’obligation commune, en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, de respecter les mesures en place.

Le défaut de fournir une justification valable pourrait entraîner des mesures disciplinaires.

Qu’arrive-t-il si je ne peux pas respecter une mesure sanitaire pour des raisons médicales?

Si un motif médical vous empêche de vous conformer à une mesure, vous devez présenter un certificat médical.

Le certificat médical permet à l’Université de créer et de mettre en œuvre, en collaboration avec le secteur Santé et mieux-être, un plan d’adaptation qui encadrera vos déplacements au travail tant que les mesures sanitaires sont en place.

Pourquoi dois-je fournir un certificat médical pour justifier mon incapacité à respecter une mesure sanitaire?

Tout membre du personnel qui a besoin de mesures d’adaptation doit fournir des documents justificatifs.

Comme tout employeur, l’Université a l’obligation non seulement de répondre aux demandes d’adaptation individuelles, mais aussi de s’assurer de la sécurité de tous.

Soutien aux employés

Existe-t-il de l’aide pour les employés qui se sentent dépassés ou effrayés?

Les gens réagissent différemment à diverses situations. L’incertitude et les risques associés à la COVID-19 peuvent perturber certaines personnes.

Si vos employés affirment se sentir dépassés par les événements, tous les groupes d'employés ont accès au counselling à court-terme avec le Programme d'aide aux employés et à la famille de l’Université, et les encourager à y accéder par téléphone au 1-800-387-4765 ATS : 1-877-338-0275 ou à travailsantévie.com.

Congés annuels et obligations familiales

J’avais des projets de vacances, mais en raison des mesures relatives à la pandémie, j’ai dû les annuler. Puis-je annuler mes congés préapprouvés?

Les impacts de la présente pandémie touchent plusieurs facettes de nos vies, en particulier pour ceux et celles qui avaient des projets de voyage à l’étranger. En règle générale, les congés préapprouvés ne devraient pas être annulés. Cela étant dit, les gestionnaires sont invités à faire preuve de jugement dans l’analyse des demandes d’annulation. Chaque demande devrait être traitée au cas par cas. Si un employé expose des motifs exceptionnels pour annuler un congé déjà au calendrier, le gestionnaire se doit d’évaluer soigneusement le bien-fondé de la demande.

À la lumière des restrictions imposées aux voyages et aux déplacements, pourquoi devrais-je quand même prendre des vacances? Puis-je les remettre à plus tard, une fois la pandémie terminée?

Bien qu’elle soit consciente que les mesures relatives à la COVID-19 limitent les options pour les vacances, l’Université estime que les membres de son personnel devraient quand même prendre des congés. La transition vers l’apprentissage à distance et le télétravail a constitué un défi pour plusieurs employés. Lorsque viendra l’été, plusieurs membres du personnel auront besoin de ces congés pour refaire le plein d’énergie.

Retarder les vacances estivales pourrait également devenir problématique une fois la pandémie terminée, alors que l’Université s’affairera à reprendre l’ensemble de ses opérations. Un certain nombre de ressources seront requises sur le campus et les besoins opérationnels pourraient limiter les possibilités d’accorder des congés à plusieurs membres du personnel simultanément.

Les gestionnaires doivent établir un plan pour assurer le maintien des activités pour le reste de l’année et éviter les demandes de congé conflictuelles. On demande ainsi aux employés de présenter à leur gestionnaire leurs demandes de vacances pour la période s’étalant d’aujourd’hui à la fin de 2020. Comme toujours, l’approbation des demandes de vacances dépend de la disponibilité du personnel et des besoins opérationnels et est régie par les politiques existantes ainsi que par les clauses des conventions collectives applicables.

Quelles sont les options disponibles si je souhaite retarder mes congés préapprouvés?

En règle générale, les congés préapprouvés ne devraient pas être annulés. Chaque demande devrait être traitée au cas par cas. Si un employé expose des motifs exceptionnels pour annuler un congé déjà au calendrier, le gestionnaire se doit d’évaluer soigneusement le bien-fondé de la demande.

N’oubliez pas que le Règlement 9a et les conventions collectives régissent le nombre d’heures de vacances que les employés peuvent reporter à l’année suivante. Exception faite des employés en probation, les membres du personnel peuvent reporter jusqu’à dix (10) jours de congés annuels de plus que leurs congés annuels accumulés.

Les gestionnaires doivent établir un plan pour assurer le maintien des activités pour le reste de l’année et éviter les demandes de congé conflictuelles. On demande ainsi aux employés de présenter à leur gestionnaire leurs demandes de vacances pour la période s’étalant d’aujourd’hui à la fin de 2020. Comme toujours, l’approbation des vacances dépend de la disponibilité du personnel et des besoins opérationnels.

En raison des mesures touchant la pandémie, j’ai dû soumettre une demande d’accommodement pour obligations familiales. Puis-je continuer à bénéficier de cet accommodement?

L’Ontario a décrété l’état d’urgence en mars, ce qui a entraîné la fermeture des écoles, des garderies et d’autres ressources dans notre communauté. Certains employés touchés par ces fermetures ont pu convenir de modalités de travail flexibles avec leur gestionnaire, tandis que d’autres se sont déclarés incapables de travailler en raison de leurs obligations familiales.

L’Université a prolongé au 30 avril le versement de la paie normale aux employés tenus de s’acquitter de leurs obligations familiales.

À compter du 1er mai, les membres du personnel devront toutefois utiliser leurs congés accumulés (congés annuels, congés pour obligations familiales, heures accumulées, etc.) pour continuer de toucher leur paie.

L’administration est consciente que certains employés ont déjà dû puiser à même leurs congés en raison des grèves dans les écoles et d’autres circonstances qui ont précédé la pandémie. On recommande aux gestionnaires de discuter avec leurs employés de diverses options pour leur venir en aide au cas par cas.

Que puis-je faire si j’ai épuisé les congés auxquels j’ai droit et que je dois quand même composer avec des obligations familiales?

Les demandes de congés pour obligations familiales seront évaluées au cas par cas. Si les employés ne peuvent accéder à leurs congés accumulés, ils pourront présenter une demande à Service Canada en vertu de la Loi sur les mesures d’urgence visant la COVID-19, plus particulièrement la Prestation canadienne d’urgence (PCU).

Pour obtenir les détails au sujet de l’aide gouvernementale, consultez les ressources suivantes :

Planification de la continuité des activités

Qu'est-il prévu au niveau de la planification de la continuité des activités?

La situation demeure fluide et nous modifierons au besoin les politiques sur le lieu de travail pour répondre aux nouveaux besoins.

Données sur les employés – veuillez rappeler aux employés l’importance de mettre à jour leurs coordonnées personnelles et d’urgence. Tout changement doit être signalé aux Ressources humaines à hrinfo@uottawa.ca.

Liste de coordonnées en cas d’urgence – il est important de pouvoir contacter vos employés en cas d’urgence.

  • Il est important que vous disposiez d’un protocole pour communiquer avec votre équipe en dehors des heures de travail. Vous pouvez utiliser une chaîne téléphonique, les textos groupés, le courriel de groupe, la conférence sur Teams.
  • Dressez une liste des coordonnées et de l’adresse personnelle des membres de votre personnel.

Voyage au Canada et à l'étranger

Soucieuse de maintenir sa réputation d’établissement d’enseignement et de recherche de calibre mondial, l’Université demeure consciente des avantages de l’internationalisation. Nous valorisons l’expertise internationale considérable de notre communauté et reconnaissons que certains déplacements essentiels peuvent être nécessaires, même en cas de pandémie. Cela dit, nous continuons de travailler en étroite collaboration avec les autorités de santé publique pour protéger à la fois notre communauté universitaire et la collectivité dans son ensemble.

À compter de maintenant, l’Université autorise les membres du corps professoral et du personnel à voyager à l’étranger pour le travail, à condition de suivre les directives de la santé publique pendant leur voyage et à leur retour au Canada. Les voyages internationaux continuent toutefois d’être limités pour la population étudiante, et les programmes de mobilité restent suspendus jusqu’à nouvel ordre.

Les membres du corps professoral et du personnel doivent enregistrer leur séjour à l’étranger auprès de l’Université afin que nous puissions les contacter en cas d’urgence et leur présenter l’ensemble des services accessibles via International SOS. Les voyages au Canada de même que les déplacements pour participer à des activités pédagogiques hors campus sont autorisés s’ils respectent les directives des autorités sanitaires compétentes ainsi que les règles en vigueur sur le site où les activités ont lieu. Consultez la question-réponse à ce sujet au bas de la page pour obtenir plus de détails.

L’Université autorise-t-elle les membres du corps professoral et du personnel à voyager à l’étranger?

À compter de maintenant, l’Université autorise les membres du corps professoral et du personnel à voyager à l’étranger pour le travail, à condition de suivre les directives de la santé publique pendant leur voyage et à leur retour au Canada. Ces derniers doivent connaître et accepter les risques inhérents à leur déplacement, et prévoir le temps et les ressources nécessaires pour se mettre en quarantaine ou composer avec de possibles retards ou annulations.

Les membres du corps professoral et du personnel doivent enregistrer leur séjour à l’étranger auprès de l’Université afin que nous puissions les contacter en cas d’urgence et leur présenter l’ensemble des services accessibles via International SOS. Les voyages personnels peuvent également être enregistrés si les voyageurs souhaitent accéder à ces services. Pour plus d'informations sur les voyages à l'étranger des professeurs et du personnel, communiquez avec voyages.int@uOttawa.ca.

Les étudiants sont-ils autorisés à voyager à l’étranger?

Les voyages internationaux continuent d’être limités pour la population étudiante, et les programmes de mobilité restent suspendus jusqu’à nouvel ordre. Certaines personnes peuvent cependant être autorisées à voyager à titre exceptionnel pour des recherches ou des travaux sur le terrain considérés comme essentiels. Nous élaborons actuellement un processus officiel d’examen des voyages, en consultation avec les principaux intervenants en matière de mobilité.

Les étudiants dont les voyages essentiels sont urgents doivent :

  • communiquer avec le conseiller en Sécurité des étudiants à l’étranger à uointl@uOttawa.ca;
  • enregistrer leur voyage auprès de l’Université;
  • soumettre leur plan de quarantaine à l’Université à leur retour au Canada;
  • passer un test de dépistage de la COVID-19 dès que possible à leur retour, conformément aux recommandations du ministère des Collèges et Universités de l’Ontario.
Les voyages au Canada sont-ils permis?

Les voyages au Canada de même que les déplacements pour participer à des activités pédagogiques hors campus sont autorisés s’ils respectent les directives des autorités sanitaires compétentes ainsi que les règles en vigueur sur le site où les activités ont lieu. Le Bureau de la gestion du risque a de plus préparé un guide utile facilitant la planification et la préparation des activités sur le terrain.


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