1. La Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa («UO-Fdm», «Organisation») s'engage à respecter toutes les lois et tous les règlements qui s'appliquent aux activités d'approvisionnement, dans le but d'aider les départements à demeurer des leaders dans l'enseignement et la recherche.

En tant que fournisseur de la Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa, vous jouez un rôle essentiel pour nous aider à atteindre ces objectifs. Le Code de conduite des fournisseurs communique les normes minimales selon lesquelles tous les fournisseurs de l‘UO-Fdm doivent se comporter lorsqu'ils fournissent des biens ou des services à l'organisation.

Veuillez noter que les départements ou les laboratoires peuvent établir des directives plus restrictives que celles décrites dans ce document.

2. C’est la responsabilité du fournisseur de partager ce code de conduite avec tout le personnel susceptible de mener des activités commerciales avec l‘UO-Fdm.

3. Le Fournisseur doit se conformer aux politiques et méthodes d'approvisionnement de l'Université d'Ottawa mentionnées à l'article 12.

4. Ce code de conduite s’applique à tous les lieux de l’UO-Fdm, notamment le pavillon Roger Guindon et le campus Peter-Morand.

1. Fournisseur

Un fournisseur désigne une personne ou une organisation désignée pour solliciter des affaires et qui est en mesure de répondre aux exigences d'un marché public, décrit dans le Règlement 98 - Approvisionnement éthique.

2. Technicien de service

Un technicien de service fait référence à une personne désignée par une entreprise pour effectuer une évaluation, une réparation ou un entretien d'équipement scientifique.

Le fournisseur doit s'enregistrer à la pièce RGN-1129 des Approvisionnement et logistique de l’UO-Fdm afin d’obtenir un laissez-passer de visiteur. Un laissez-passer de visiteur est fourni en échange d'une pièce d'identité valide.

1. Heures de visites

Les Approvisionnements et logistique sont ouverts de 8h00 à 16h00. Aucun accès n'est autorisé en dehors des heures normales de bureau (par exemple avant ou après les heures ouvrables, pendant les jours fériés et les fins de semaine). Les fournisseurs doivent se déconnecter avant 16h00.

2. Identification

Le représentant du fournisseur ou le technicien de service en visite doit porter une badge d'identification, une veste ou une chemise indiquant le nom de l’entreprise, ainsi que le laissez-passer de visiteur des Approvisionnement et logistique . Les visiteurs non identifiés seront escortés hors des lieux de l'UO-Fdm.

1. Réapprovisionnement hebdomadaire de l’azote liquide

        Les techniciens chargés du réapprovisionnement hebdomadaire en azote liquide ont accès par la direction des Approvisionnement et logistique à tous les laboratoires nécessitant un réapprovisionnement.

2. Services de calibration pour petits instruments

        2.1. Les fournisseurs effectuant des services d'étalonnage de petits instruments se voient attribuer un contrat d'au moins 1 an.

        2.2. Des cliniques de pipettes sur site trimestrielles sont planifiées en collaboration avec les Approvisionnements et logistique, selon les besoins du client. Les dates doivent être fixées au moins 1 mois avant la date de la clinique.

        2.3. Des cliniques trimestrielles de calibration de pipettes sur site sont planifiées selon les besoins du client. Les dates seront fixées au moins 1 mois avant la date de la clinique;

        2.4. Le ramassage hebdomadaire des pipettes nécessitant un entretien entre les cliniques sur le site doit être coordonné avec les Approvisionnements et logistique. Le fournisseur sera avisé s’il a un besoin de ramasser les pipettes au courant de la semaine. Le fournisseur doit ramasser les pipettes ou couvrir tous les frais de transport.

        2.5. Les techniciens qui effectuent des cliniques de calibration de pipettes sont donnés accès par les Approvisionnements et logistique et sont limités à la pièce où les calibrations sont effectuées et aux zones communes du campus.

        2.6. Tous autres services de calibration de petits instruments seront planifiés sur demande.

3. Réparation et entretien d'équipement

        3.1.  Le technicien de maintenance effectuant une évaluation, une réparation ou une maintenance de l'équipement scientifique n'aura accès qu'au laboratoire ou à la zone où se trouve l'équipement.

        3.2. Un numéro de bon de commande valide est requis lors de la planification d'une visite pour réparation ou entretien. La confirmation de l'heure du rendez-vous, de la zone désignée et de toute instruction relative à la visite est confirmée au fournisseur lors de l'approbation.

        3.3. À son arrivée sur place, le technicien de service doit se rendre aux Approvisionnement et logistique de  l’UO-Fdm dans la pièce RGN-1129 pour obtenir un laissez-passer pour les visiteurs. Veuillez vous référer à la section 3 pour la politique de visite complète.

4. Programme Biobar

        4.1. Les fournisseurs participant au programme Biobar doivent :

                 4.1.1. Signez le contrat du programme Biobar.

                 4.1.2. Respectez la Procédure de cotation et de tarification des fournisseurs du Biobar de l’UO-Fdm

                 4.1.3. Remplissez le Formulaire de coordonnées du fournisseur.

Un événement parrainé s'applique à tous les types d'ateliers, de séminaires, de conférences et de démonstration d'équipement, qui ont un objectif éducatif légitime ou soutiennent d'une autre façon un objectif commercial de l’UO-Fdm (par exemple, formation technique, démonstrations d'équipement pour acquisition potentielle).

1. Pour faire une demande d’événement, remplissez le formulaire suivant - Formulaire de demande d’événement fournisseur (en anglais seulement). La fréquence de ces événements est déterminée et préapprouvée par les Approvisionnements et logistique.

2. Un numéro de bon de commande doit être attribué à tous les types d'événements et utilisé comme référence dans toutes les communications et l'expédition de matériel.

3. Des frais administratifs peuvent s'appliquer pour certains types d'événements en fonction de l'heure et du lieu.

4. Les repas et les rafraîchissements peuvent être fournis et payés directement par le fournisseur uniquement s'ils ne sont pas perçus comme une incitation et s’ils sont conformes à la Politique 21 - Méthode 16-12 - Remboursement des frais d'accueil de l’Université d’Ottawa et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

       4.1. Les repas et les rafraîchissements peuvent être fournis et payés directement par le fournisseur uniquement s'ils ne sont pas perçus comme une incitation et s’ils sont conformes à la Politique 21 - Méthode 16-12 - Remboursement des frais d'accueil de l’Université d’Ottawa et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

5. Tous les frais de voyage et logement de nuitée doivent être couverts par le fournisseur.

6. Tout événement qui ne respecte pas cette procédure sera immédiatement annulé.

Un fournisseur sous contrat du du programme Biobar de l’UO-Fdm des Approvisionnements et logistique est éligible à participer l’exposition de produit Biobar.

Les échantillons de produits des fournisseurs ne peuvent pas être envoyés sans l'examen et l'approbation avancés des Approvisionnements et logistique de l'UO-Fdm. L'approbation peut être obtenue via une demande de bon de commande. Une demande peut être soumise à Medistore par un membre UO-Fdm.

1. Toute publicité sur les campus UO-Fdm, promue par un fournisseur, est soumise à l'approbation des Approvisionnements et logistique via [email protected], afin d'assurer la conformité avec les procédures d'approbation internes et les normes de l'Université d'Ottawa.

2. Les devis et tout autre type de promotion, à l'exception des programmes de démarrage de laboratoire, doivent être partagés avec les Approvisionnements et logistique de l'UO-Fdm via [email protected] et disponibles pour l'ensemble de l'Université d'Ottawa.

Les fournisseurs faisant affaire avec l’UO - FdM sont encouragés à développer, maintenir et appliquer des pratiques socialement et écologiquement acceptables dans leur lieu de travail. Les Approvisionnements et logistique UO - FdM  s'attendent à des produits et des services sûrs, compétitifs sur le plan social et environnemental, à des prix concurrentiels.

En conformité avec la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic, les articles suivants ne sont pas acceptables :

1. Cadeaux ou incitations accordés aux employés de l’UO-Fdm dans le but d'influencer une décision d'achat ou une décision contractuelle.

2. Des cadeaux qui pourraient raisonnablement être perçus comme un pot-de-vin, une récompense, une transaction ou toute autre tentative pour obtenir un avantage concurrentiel.

3.  De l’argent comptant ou un article échangeable en argent comptant (par exemple, chèques, cartes cadeaux, actions, etc.).

4. Des cadeaux ou autres incitations destinés à encourager ou à récompenser les clients référés.

5. Des cadeaux qui peuvent violer une loi ou un règlement.

Les fonctions qui font exception à la procédure décrite doivent recevoir l'approbation préalable des Approvisionnements et logistique de l’UO-Fdm.

Ce code de conduite est complémentaire aux politiques et procédures de l’Université d’Ottawa - Services d’approvisionnement, ainsi que la Directive générale sur les achats du secteur public du gouvernement de l’Ontario.

1. Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic

2. Politiques et procédures des fournisseurs de l'Université d'Ottawa

3. Bureau d'éthique et d'intégrité de la recherche de l'Université d'Ottawa

4. Règlement 21 - Méthode 16-12 - Remboursement des frais d'accueil

5. Règlement 36 - Approvisionnement en biens et services

6. Règlement 70 - Conflit d'intérêt - membres du personnel

7. Règlement 98 - Approvisionnement éthique