1. Compléter le formulaire de demande incluant une confirmation de la contribution financière, et une recommandation détaillée du directeur ou de la directrice de recherche:
Lorsque vous remplirez le formulaire, vous devrez identifier votre zone géographique (consulter les cartes de zones ci-dessus).
2. Compléter le formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage
Section "Clé comptable"
Une clé comptable (FOAP) doit être indiquée sur le formulaire.
Comment obtenir un FOAP
Option 1 : Si votre superviseur a des fonds administrés par l'Université d'Ottawa,
Votre superviseur aura un FOAP.
Option 2 : Si votre superviseur n'a pas des fonds administrés par l'Université d'Ottawa et que vous demandez des fonds de votre programme.
Vous devez apporter le formulaire au secrétariat administratif de votre département afin d’avoir l'approbation du directeur du programme. C’est avec son approbation qu’un FOAP vous sera assigné.
Option 3 : Si vous ne demandez pas de l’argent de votre programme ou du BESP
Vous pouvez soumettre le formulaire directement au Services financiers de la faculté de médecine (RGN 3021) pour obtenir un numéro de bon de commande (PO#). Un PO# n'est requis que si une avance monétaire est demandées ou si des dispositions de voyage doivent être prises, telles que le transport (Vol, train et autocar) et/ou une inscription en utilisant la carte de crédit de la Faculté. (Passer à l'étape 4)
3. Obtenir un numéro de bon de commande (PO#)
Afin d’obtenir un numéro de bon de commande (PO#), vous devez soumettre le Formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage complété et signé ainsi que le Formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence (voir ci-dessous) au Bureau des finances de la Faculté de médecine (RGN 3021).
4. Rassemblez les documents d’appui :
- Un résumé de la publication à être présentée;
- Une indication formelle de la liste des auteurs (première page de la publication ou extrait de la documentation de la conférence, ou des échanges avec les organisateurs de la conférence, qui met en évidence la publication et la liste des auteurs);
- Une preuve écrite que la publication est acceptée pour présentation à la conférence (fournie par les organisateurs de la conférence)
5. Soumettre votre demande de subvention complète au
Département de biochimie, microbiologie et immunologie et le département de médecine cellulaire et moléculaire
- Par courriel à [email protected]
Assurez-vous que tous les documents numérisés sont clairs et lisibles; ou
- En personne au pavillon Roger-Guindon, pièce RGN 3206
(451 rue Smyth, Ottawa).
OU
École d’épidémiologie
- Par courriel à [email protected]
Assurez-vous que tous les documents numérisés sont clairs et lisibles
Votre demande doit contenir:
- Le formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence complet et signé par vous et votre superviseur;
- Le formulaire de pré-approbation des dépenses de voyage complet et signé par vous et votre superviseur; et
- Tous les documents d'appui.
6. Attendre la lettre d'acceptation ou de refus du BESP
La décision sera communiquée par courriel. Une copie sera aussi envoyée au directeur de programme, au superviseur de thèse, au Service des ressources humaines et à la GSAÉD.
Lors de vos déplacements, conservez tous les reçus originaux et les cartes d’embarquement.