Objectif
1. La présente politique a pour but d'assurer les normes les plus élevées et le maintien de l’intégrité du Bureau des gouverneurs de l’Université d’Ottawa. En communiquant ses liens et intérêts pertinents sur les plans personnel, professionnel ou financier avec les intervenants et organismes intéressés, l’Université veille à éviter, à gérer ou à régler les conflits d’intérêts et, ainsi à préserver l’objectivité et la crédibilité du Bureau des gouverneurs. De plus, la politique établit les responsabilités des membres du Bureau des gouverneurs à titre de fiduciaire et la conduite générale attendue de chacun d’eux.
Conflit d'intérêts
Définition ou portée de l’expression « conflit d’intérêts »
2. « Conflit d’intérêts » s’entend d’une situation où des considérations financières, professionnelles ou personnelles peuvent compromettre ou sembler compromettre le jugement professionnel d’une personne dans l’exercice de ses fonctions et de ses obligations fiduciaires en tant que membre du Bureau des gouverneurs. Un conflit d’intérêts peut surgir dans diverses situations. En voici quelques exemples : (liste non exhaustive) :
(a) Intérêt pécuniaire ou financier : un membre a un intérêt pécuniaire ou financier dans une décision lorsqu’il peut en tirer avantage sous forme de fonds, de cadeaux, de faveurs ou d’autres considérations particulières..
(b) Abus d’influence : un membre a un intérêt privé ou personnel suffisant pour affaiblir, influencer ou sembler influencer son objectivité dans l’exercice de ses fonctions en tant que membre du Bureau des gouverneurs.
(c) Intérêt opposé : un membre est dit avoir un intérêt opposé à l’Université lorsqu’il est partie à une réclamation, une requête ou une procédure engagée contre l’Université;
(d) Lien personnel : un membre a un lien de dépendance avec un tiers, y compris, mais non exclusivement, les membres de sa famille et les personnes avec lesquelles il existe ou existait jusqu’à récemment un lien personnel étroit.
(e) Conflit d'intérêts ou apparence de conflit d'intérêts : Il y a conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts lorsqu’une personne raisonnablement informée a lieu de craindre qu’il existe un conflit d’intérêts, même s’il n’y a en fait aucun conflit d’intérêts réel ou potentiel.
Divulgation du conflit d’intérêts
3. Un membre du Bureau des gouverneurs est tenu de divulguer la nature et la portée des situations de conflit d’intérêts avant d’offrir ses services à l'Université. Toute divulgation doit être faite par écrit et remise au président ou à la présidente du Bureau et au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la gouvernance.
4. Dès qu’un membre prend conscience de la nature et de la portée de situations de conflits d’intérêts existantes ou possibles, il lui incombe d’en informer immédiatement le Bureau des gouverneurs par l’entremise du président ou de la présidente et du vice-recteur ou de la vice-rectrice à la gouvernance. Le membre qui a ou croit avoir un conflit d’intérêts possible relativement à un contrat en cours ou proposé, à une transaction financière, à un sujet ou à une décision de l’Université, doit divulguer la nature et la portée des intérêts à une réunion du Comité exécutif même si le contrat, la transaction, le sujet ou la décision ne nécessite pas l’approbation ou l’examen du Bureau ou du Comité exécutif. La déclaration de conflit d’intérêts et la nature générale des intérêts en question sont consignées au procès-verbal de la réunion où le conflit est déclaré.
5. Le membre qui déclare avoir un conflit d’intérêts doit sortir pendant la discussion et le vote en rapport avec ce conflit et le tout doit être consigné au procès-verbal de la réunion. Le membre compte néanmoins dans le quorum de la réunion.
6. En cas de divulgation d’un conflit d’intérêts qui ne peut être résolu ou géré facilement ou qui doit être examiné plus en détail, le président ou la présidente du Bureau ou un membre peut demander au Comité de gouvernance et de nomination d’examiner la question et de déterminer l’action qui devrait être prise, le cas échéant, par le membre ou par le Bureau.
Confidentialité et protection des renseignements
7. Toute information divulguée par un membre du Bureau des gouverneurs en application de la présente politique sera gardée confidentielle au Cabinet du vice-recteur à la gouvernance. Par ailleurs, on s’attend que chaque membre respecte la confidentialité de tout document dont il a connaissance dans le cadre de ses fonctions au Bureau des gouverneurs. De plus, il ne doit pas divulguer volontairement ces renseignements à une personne ne faisant pas partie du Bureau, à moins d’y être tenu par la loi. Il ne doit pas non plus utiliser à des fins personnelles l’information obtenue dans le cadre de ses fonctions de membre du Bureau. Enfin, il doit éviter toute activité qui pourrait porter à croire qu’il tire avantage des renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de ses fonctions au Bureau des gouverneurs.
Cadeaux et accueil
8. Un membre du Bureau des gouverneurs ne doit pas, directement ou indirectement, offrir ou accepter de l’argent, des cadeaux, des gratifications, des privilèges ou d’autres récompenses personnelles visant à influencer les activités ou la conduite des affaires de l’Université. Toutefois, il peut donner ou recevoir de petits cadeaux ou des marques d’accueil d’usage selon les pratiques d’affaires généralement reconnues, à condition qu’il ne s’agisse pas d’argent ou de titres négociables et pour autant que ces dépenses soient bien comptabilisées. L’échange de petits cadeaux ou de modestes marques d’accueil ne doit pas créer un sentiment d’obligation.
Responsabilités des membres à titre individuel
9. Tout membre du Bureau des gouverneurs est d’office un fiduciaire relativement aux affaires de l’Université. En plus de ses responsabilités de divulgation des conflits d’intérêts, de respect des obligations relatives aux cadeaux et aux marques d’accueil, de respect de la confidentialité des renseignements et des documents auxquels il a accès, le membre doit, en tant que fiduciaire :
(a) agir de façon juste, de bonne foi et au mieux des intérêts de l’Université dans l’exercice de ses fonctions;
(b) éviter les pratiques répréhensibles, ou qui en ont l’apparence, et agir selon des normes de conduite élevées afin de préserver l’intégrité et l’impartialité du Bureau et de ses procédures;
(c) être indépendant et impartial;
(d) être imperméable à son intérêt personnel, aux pressions extérieures, aux considérations d’ordre politique et à la crainte de la critique;
(e) ne pas laisser sa conduite ou son jugement être influencé par des responsabilités ou des relations financières, d’affaires, professionnelles, familiales ou sociales actuelles ou passées;
(f) traiter toutes les parties intéressées avec dignité et respect et, dans l‘exercice de ses fonctions, faire preuve de collégialité et aider ses collègues par l’échange de points de vue, d’information et d’opinions;
(g) agir avec honnêteté et intégrité et se conduire d'une manière appropriée à la nature et à la conduite des affaires du Bureau, aux responsabilités associées et au maintien de la confiance publique;
(h) maintenir le niveau de compétence et de connaissances professionnelles requis pour remplir ses tâches et obligations.
10. Au cours des réunions du Bureau, chacun des membres doit :
(a) traiter avec dignité et respect toute partie à la réunion;
(b) agir de façon équitable pour toutes les parties à la réunion et éviter de donner l’impression qu’il existe des irrégularités ou de la partialité;
(c) agir de façon équitable pendant la réunion;
(d) s’assurer que le déroulement de la réunion est aussi efficient que le principe d’équité le permet;
(e) éviter d’exprimer publiquement des opinions personnelles sur le bien-fondé d’une décision prise par le Bureau;
(f) s’abstenir de prendre part à des réunions où des situations soulèvent ou pourraient soulever une crainte raisonnable de partialité, y compris lorsque le membre a un conflit d’intérêts.
Explication ou questions
11. Le président ou la présidente du Bureau des gouverneurs ou le vice-recteur ou la vice-rectrice à la gouvernance prodiguera des conseils sur tout point de la politique avec l’avis du service juridique, le cas échéant.
Modifications
12. La présente politique peut être modifiée à tout moment et si besoin est par le Bureau des gouverneurs de l’Université après une consultation appropriée.
Approuvé par le Bureau des gouverneurs le 31 octobre 2005.