Entrée en vigueur : 1995-03-29
Autorisée par : Vice-recteur aux ressources
UTILISATION DES INSTALLATIONS ET SERVICES DE L'UNIVERSITÉ
INTRODUCTION
1. La présente méthode décrit les dispositions régissant la réservation et l'utilisation des installations et services de l'Université.
2. Le Service congrès et réservations (Approvisionnements et services) a la responsabilité de traiter et coordonner toutes les demandes d'utilisation d'installations et de services provenant d'usagers internes ou externes à l'Université, d'en maximiser l'usage et d'assurer à la clientèle un service de guichet unique essentiel.
3. Le Service congrès et réservations offre les services suivants :
- réservations de salles de cours pour des activités autres que des cours académiques
- réservations de salons et de salles de conseil
- hébergement d'été
- service technique
- service alimentaire
- service de bars
- service audio-visuel pour des activités autres que des cours académiques
- service de protection additionnelle
- service de gestion ou de coordination de conférence
- réservations de kiosques d'information ou kiosques commerciaux.
4. La présente méthode doit être appliquée en fonction du règlement 28.
USAGERS DU SERVICE DES CONGRÈS ET RÉSERVATIONS
5. Les usagers se regroupent en trois catégories :
- a) Groupes institutionnels et activités internes
Cette catégorie regroupe les facultés, services, centres, associations de professeurs et d'étudiants de l'Université utilisant les installations de cette dernière à des fins universitaires (enseignement, administration, perfectionnement, activités reliées à une discipline facultaire). Ces activités sont organisées et supervisées par l'usager interne.
- b) Groupes et activités parrainés
Cette catégorie regroupe tous les usagers de l'extérieur parrainés par soit un doyen, soit un directeur de service. Le parrainage dépend du genre d'activité et du niveau de participation à cette activité, du niveau de participation de la communauté universitaire (personnel de soutien, enseignants, étudiants) et si des frais d'inscription ou d'entrée sont exigés des participants. Le genre de local demandé influe également sur la décision de parrainage. Elle regroupe aussi le personnel de soutien et enseignant qui utilisent les installations et les services pour des activités personnelles à but non lucratif. L'activité parrainée doit adhérer à la mission de l'Université d'Ottawa.
- c) Groupes et activités externes
Cette catégorie regroupe tous les usagers provenant de l'extérieur de l'Université, ainsi que les étudiants, le personnel de soutien et enseignant qui utilisent les installations et les services pour des activités personnelles, à but lucratif ou non lucratif, qui n'adhèrent pas nécessairement à la mission de l'Université mais qui doivent en aucun cas nuire à l'image de l'Université.
PRÉSENTATION DES DEMANDES
6. Les demandes de réservation doivent parvenir au Service congrès et réservations au moins cinq jours ouvrables et moins de trois mois avant l'évènement prévu. Les demandeurs peuvent présenter leur demande par écrit, par télécopie (562-5157), par téléphone (562-5771), ou ils peuvent se rendre en personne au bureau du Service congrès et réservations (85 Université, pièce 339).
7. Le Service congrès et réservations prépare le formulaire de confirmation de réservations. Lorsque des frais sont exigés, l'usager doit signer la confirmation de réservation et les modalités qui s'y rattachent au moins deux jours ouvrables avant l'évènement. S'il ne se soumet pas à cette exigence, la réservation est annulée sans préavis. S'il y a lieu, la confirmation de réservation doit être aussi signée par l'adjoint exécutif ou l'agent d'administration concerné.
8. Les annulations sont régies par les conditions décrites dans la confirmation de réservation.
9. Le Service congrès et réservations dresse un calendrier hebdomadaire des réservations. Il doit en assurer la distribution aux secteurs suivants :
- Service des relations extérieures et de l'information
- Service de la protection
- entretien ménager, Service des immeubles
- bureau des horaires, Service du registraire
- centrale thermique, Service des immeubles
- ainsi qu'à quelques autres départements intéressés, selon la demande.
10. Suite à l'information reçue dans le calendrier des réservations, le Service de la protection est responsable de voir à l'ouverture et la fermeture des portes des salles réservées. Pour sa part, le Service des immeubles doit en assurer le nettoyage.
TARIFICATION ET APPLICATION
11. Les taux de location pour les locaux et services de l'Université d'Ottawa et les frais de coordination sont établis annuellement par Approvisionnements et services et approuvés par le Comité d'administration. Les annexes A, B et C du règlement 28 reprennent les taux de location en vigueur.
12. Les frais de location s'appliquant aux groupes institutionnels et activités internes tels que décrits au paragraphe 5 a) sont repris dans l'annexe A du règlement 28.
13. Les frais s'appliquant à des groupes et activités parrainés, tels que décrits au paragraphe 5 b) sont sujets aux taux de location tel que repris à l'annexe B du règlement 28. Le parrain est responsable d'assumer tous les coûts reliés à l'activité parrainée. Le groupe parrainant l'activité doit soumettre les informations budgétaires au Service congrès et réservations.
14. Les frais s'appliquant aux usagers externes, tels que décrits au paragraphe 5 c) sont repris à l'annexe C du règlement 28.
15. Des frais de coordination sont ajoutés à tous les frais de location et de services pour les usagers externes ou parrainés.
16. Les tarifs repris dans les annexes A, B et C du règlement 28 ne concernent que les locaux. Tous les autres services seront facturés selon les tarifs en vigueur lors de la négociation du contrat de l'activité concernée.
FACTURATION ET RECOUVREMENT DES FRAIS
17. Le Service congrès et réservations est responsable de facturer et de percevoir tous les frais de réservations et autres coûts reliés à la tenue d'activités. Toutefois, il ne peut en aucun temps être tenu responsable des mauvaises créances occasionnées par la tenue d'une activité interne et parrainée. Les pertes de revenus provenant de mauvaises créances externes doivent être absorbées par les facultés et services concernés, qui perçoivent habituellement ces dits revenus.
18. Les frais sont payables sur réception de la facture. Le Service congrès et réservations peut exiger que le paiement partiel ou total du coût estimé soit effectué avant l'évènement. Si l'intéressé ne respecte pas ces exigences, les réservations peuvent être annulées sans avis supplémentaire.
19. Les frais relatifs à une réservation peuvent être réglés soit en argent comptant, soit par chèque, par mandat de poste ou carte de crédit (Visa, MasterCard). Les chèques ou les mandats de poste doivent être libellés à l'ordre de l'Université d'Ottawa et remis au Service congrès et réservations.
20. Dans le cas de transactions internes et parrainées, les frais de recouvrement sont imputés par Approvisionnements et services. Lors de la demande de réservation, les unités sont responsables de fournir au Service congrès et réservations, leurs numéros de cote financière et de centre de responsabilité.
ATTRIBUTION DES REVENUS
21. Les revenus engendrés de la location de salles et de services seront crédités par Approvisionnements et services à la faculté ou service chargé de l'administration de ces dits locaux et ou services. Les frais pour les locaux d'usage général seront crédités au budget central de l'Université.
CONSOMMATION DE BOISSONS ALCOOLISÉES
22. La consommation de boissons alcoolisées n'est permise que si des dispositions ont d'abord été prises à cet effet auprès d'Approvisionnements et services, Service congrès et réservations, en conformité avec les normes de la Commission des permis de vente d'alcool de l'Ontario et aux politiques et méthodes de l'Université d'Ottawa. (N.B. : Le bar Equinox est exclu du présent règlement.)
SERVICE ALIMENTAIRE
23. Tout service alimentaire livré à l'intérieur du pavillon Jock-Turcot doit provenir du pourvoyeur officiel de l'Université.
RESPONSABILITÉ CIVILE
24. Les organisateurs et parrains d'évènements sont tenus responsables des dommages causés à la propriété de l'Université en raison de leurs activités.
25. Les organisateurs et parrains d'évènements doivent produire les polices d'assurances propriété et responsabilité exigées par l'Université conformément au règlement 25 "Responsabilités en matière d'assurances" et à la méthode 4-7 "Réclamations auprès des assureurs de l'Université".
26. Le Service congrès et réservations doit requérir et garder en filière toutes les preuves d'assurances nécessaires à toutes les activités internes, externes et parrainées.
27. L'Université ne sera en aucun cas responsable quant à la perte d'effets personnels et quant aux blessures que pourraient subir les personnes qui assistent aux activités.
SÉCURITÉ
28. Les agents de sécurité, au cours de leur tournée d'inspection, doivent visiter les endroits du campus où se tiennent des réceptions ou des réunions. Ils ont le devoir, lorsqu'il y a consommation de boissons alcoolisées, de s'assurer que les lois municipales, provinciales et ou fédérales, à cet égard soient respectées.
29. Le Service congrès et réservations est responsable d'identifier le besoin de sécurité additionnelle selon la nature et l'envergure de l'évènement.
EXCEPTION
30. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur ou de la vice-recteure aux ressources.
Publiée le 29 mars 1995
(Approvisionnements et services)