Vous avez bien dit Workday?

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En 2023, l’Université d’Ottawa lancera Workday, un chef de file en matière d’applications infonuagiques de gestion des ressources humaines et financières. Parce qu’elle est une solution intégrée, Workday conjugue les données comme jamais auparavant afin de maximiser l’efficience et simplifier la gestion des processus.

Mais pourquoi se débarrasser des systèmes utilisés actuellement pour adopter une solution intégrée?

Au début de 2019, l’Université d’Ottawa a lancé un projet pluriannuel : le Programme de modernisation des services administratifs. Ce programme, en phase avec les objectifs de Transformation 2030, avait pour tâche ambitieuse de mettre en place des pratiques administratives exemplaires partout à l’Université. Depuis, plusieurs changements ont ouvert la voie à l’adoption d’un nouveau système du nom de Workday, qui transformera la gestion des ressources humaines et financières à l’Université d’Ottawa. Il s’agit d’ailleurs d’un système qui a déjà eu du succès au sein d’autres universités canadiennes telles que McGill, Brock et UBC, ainsi que dans des établissements d’enseignement américains dont la réputation n’est plus à faire, comme Yale et Brown.

Workday, qui remplacera plus de 60 systèmes à l’Université d’Ottawa (notamment FAST, Concur, SciQuest et Njoyn), présente en effet de nombreux avantages :

  • une interface conviviale et une expérience utilisateur intuitive;
  • un robot de clavardage qui répond à vos questions en temps réel;
  • des tableaux de bord disponibles en temps réel et conçus pour répondre à vos besoins;
  • des organigrammes à jour;
  • des rapports en temps réel, produits sur la base de données pertinentes, complètes et à jour, pour une prise de décisions éclairée;
  • une application mobile qui vous donne accès au système peu importe l’endroit et l’appareil (ordinateur, tablette ou téléphone);
  • et plusieurs autres avantages.

Le lancement de ce système vous concerne-t-il?

Vous vous demandez peut-être si ce changement aura une incidence sur vous. La réponse est simple : oui. Comme tous les membres du personnel et du corps professoral de l’Université d’Ottawa, vous utiliserez Workday, que ce soit pour consulter votre fiche de paie, demander un congé ou gérer le budget de votre programme. Mais surtout, les fonctions de libre-service du système vous donneront une flexibilité inédite : vous pourrez modifier vous-même votre profil de travailleur ou de travailleuse et protéger vos renseignements confidentiels.

Quand apprendrez-vous à vous en servir?

Toute personne qui travaille à l’Université d’Ottawa aura besoin d’une formation sur Workday, laquelle commencera au trimestre d'hiver 2023. Le matériel de formation se trouvera dans VirtuO, l’intranet de l’Université; il sera donc facile d’aller suivre les cours en ligne et en personne. Ceux-ci y demeureront en ligne indéfiniment, même après le lancement de Workday, afin de permettre à quiconque est employé par l’Université de les suivre au moins une fois, et plus s’il le faut.

L’Université d’Ottawa ne connaîtra pas avant longtemps de transformation aussi importante que la mise en œuvre de Workday. Énormément de temps et d’efforts ont été investis pour préparer notre établissement à accueillir ce système novateur et garantir le succès de sa mise en œuvre. Il nous reste beaucoup de pain sur la planche, mais nous sommes fiers du travail considérable que nous avons accompli jusqu’à maintenant. Nous invitons tous les membres du personnel et du corps professoral à visiter le site Web sur Workday pour en apprendre davantage sur le système et découvrir les outils qui les aideront à bien l’adopter. Nous avons divisé les membres du personnel et du corps professoral en fonction de leur rôle au sein de l’Université et du type d’utilisation qu’ils feront de Workday. Vous n’avez qu’à sélectionner le groupe auquel vous appartenez à l’Université pour apprendre comment utiliser Workday.

Vous avez des questions? N’hésitez pas à communiquer avec l'équipe ou à visiter le site Web.