FAQs

Qui peut faire appel à l’Ombudsman?

Tous les membres de la communauté universitaire, y compris:

  • les étudiants, de tous les cycles d’études;
  • les candidats à l’admission;
  • les employés, le personnel de soutien, le personnel administratif;
  • les diplômés et les anciens étudiants;
  • les professeurs, les chargés de cours les chercheurs affiliés.

Les demandes de services et les plaintes doivent être présentées par les personnes elles-mêmes et ne peuvent être soumises par des amis, des parents ou des tiers.

Qu’est-ce qu’un Ombudsman?

L’Ombudsman est une ressource impartiale et confidentielle pour vous aider dans la recherche de solutions justes et équitables lorsque vous vivez un problème à l’Université ou que vous avez une plainte.

  • L’Ombudsman fonctionne indépendamment de l’Université et des Associations étudiantes.
  •  L’Ombudsman offre de l’information, des conseils confidentiels ou des interventions, selon la nature de la situation et les étapes que vous avez suivies.
  • Les services sont gratuits et bilingues.

Pour des renseignements supplémentaires sur la structure du Bureau de l’ombudsman à l’Université d’Ottawa, vous pouvez consulter le Règlement 127 sur l’Ombudsman.

Pour en savoir plus sur les ombudsmans dans les universités, voir l'AOUCC.

Quand doit-on faire appel à l’Ombudsman?

Vous pouvez nous consulter avant de faire une démarche, pendant que vous la faites, ou après avoir fait des démarches par vous-même. Par exemple :

  • Quand vous avez besoin d’informations sur vos droits, vos responsabilités et vos options pour la résolution d’un problème ou d’une plainte. 
  • Quand vous avez besoin de conseils ou d’aide informelle pour aider à la résolution d’un problème ou d’une plainte. 
  • Quand vous pensez avoir été traité.e injustement.
  • Quand vous avez besoin d’informations ou de conseils sur les recours existants pour faire une plainte ou un appel.
  • Quand vous désirez porter plainte et que les recours internes ont été épuisés.
Pour quels genres de questions peut-on habituellement faire appel à l'Ombudsman?

Sur toute question relative à l’Université (problèmes administratifs, questions scolaires, services, milieu de travail, etc.) Par exemple :

  • Questions relatives à la réglementation des études (refus d'admission, exclusion d'un programme, reconnaissance des acquis);
  • Encadrement pédagogique et supervision;
  • Application de règlements disciplinaires;
  • Problèmes de relations avec collègues ou patrons;
  • Droits de la personne;
  • Questions relatives à une procédure administrative ou à un service de l'Université ou des Associations étudiantes (ex.: problème financier, procédures administratives, services).

Suivant la question et les étapes que vous avez suivies, nous pouvons vous diriger au bon endroit, vous proposer de l’information, des conseils, ou de l’aide plus directe.

Que peut faire l’Ombudsman?

 

L’Ombudsman ne remplace pas les mécanismes de l’Université ou des Associations étudiantes mais elle peut vous aider à les utiliser en vous offrant de l’information ou des conseils confidentiels. Là où c’est approprié et avec votre consentement écrit, elle peut faciliter la communication avec d’autres bureaux ou aider à la résolution informelle d’un problème. Si vous avez épuisé les recours internes, elle peut examiner votre plainte.

  • L’Ombudsman vous écoutera de façon impartiale et confidentielle.

Au besoin, elle peut :

  • Vous offrir de l’information sur les règlements, les procédures, les règles ou les normes; vous expliquer vos droits et responsabilités.
  • Vous aider à comprendre comment procéder, à qui parler, où trouver de l’aide, où et comment faire un appel ou une plainte, comment avoir accès aux services appropriés.
  • Vous aider à évaluer vos options pour gérer un conflit ou une plainte; vous aider à clarifier la nature du problème et les options pour le gérer de façon constructive.
  • Vous conseiller ou vous donner du coaching sur les outils de communication et de gestion de conflit avant une rencontre ou un autre processus.

Suivant la situation et l’étape que vous avez atteinte, elle peut :

  • Faire des demandes d’information informelles pour clarifier les faits, faciliter la communication, explorer les options ou aider à une résolution informelle, là où c’est approprié;
  • Agir comme tierce partie ou médiatrice, si c’est approprié.
  • Une fois les recours épuisés, examiner une plainte.

L’Ombudsman a besoin de votre consentement écrit avant de contacter d’autres bureaux. Elle a alors accès à tous les dossiers, documents, rapports et renseignements nécessaires à ses fonctions. Au besoin, elle peut faire des recommandations par écrit aux personnes concernées. Elle peut aussi faire des recommandations pour l’amélioration  des règlements et procédures, en général dans son rapport annuel.

Quelles sont les limites d'intervention de l'Ombudsman?
  • L’Ombudsman ne peut prendre de décisions au nom de l’Université ou des Associations étudiantes.
  • L’Ombudsman ne peut examiner formellement une plainte avant que le demandeur ait épuisé les recours à sa disposition.
  • L’Ombudsman ne peut intervenir dans des situations couvertes par une convention collective valide.
  • L’Ombudsman n’a pas compétence sur toute question de gouvernance interne des Associations étudiantes. Par exemple: l’Ombudsman peut vous aider au sujet des procédures ou des services de votre association étudiante; par contre, pour des questions décidées selon les processus démocratiques de l’association, l’Ombudsman vous dirigera vers le processus pertinent (constitution, règlement, etc.) 
Quelles sont les mesures de la confidentialité?

Toute discussion tenue avec le Bureau de l’Ombudsman, y compris le fait d’avoir contacté l’Ombudsman, sont considérés comme des informations confidentielles. Ni les instances supérieures de l’université, ni les Associations étudiantes ne peuvent avoir accès à cette information et ni aux dossiers que maintient l’Ombudsman.

L’Ombudsman a besoin de votre consentement écrit avant de contacter l’Université ou une Association étudiante à votre sujet.

Ceci dit, l’Ombudsman est tenu de respecter la Loi et de soumettre de l’information lorsque la loi l’exige. De même, si l’Ombudsman a de bonnes raisons de croire que la vie ou la sécurité d’une ou des personnes concernées sont en jeu, ou qu’un crime grave a été ou pourrait être commis, elle se doit, de par la Loi, de fournir aux autorités compétentes les informations requises.

L'Ombudsman doit-elle rendre des comptes?

L'Ombudsman prépare et publie un rapport annuel qu'elle met à la disposition de toute la communauté universitaire sur son site web.

Peut quelqu'un d’autre soumettre une plainte auprès de l’Ombudsman en mon nom?

Non. Les demandes de services et les plaintes doivent être présentées par les personnes elles-mêmes et ne peuvent être soumises par des amis, des parents ou des tiers.

Faut-il payer pour consulter l'ombudsman?

Non. Il n’y a aucun frais de consultation au Bureau de l’Ombudsman.

Comment nous sommes financés?

Le Bureau de l'Ombudsman est financé à 50% par les Associations étudiantes (SÉUO et GSAED) et à 50% par l'Université d'Ottawa. Il fonctionne de façon indépendante de l’Université et des Associations étudiantes. Pour en savoir plus, voir le Règlement 127 sur l'Ombudsman.

Haut de page