Le programme

Au début de 2019, alors que l'Université menait des consultations pour son nouveau plan stratégique Transformation 2030, elle a également tenu des discussions parallèles sur son administration. La Revue des processus administratifs des ressources financières et humaines comportait trois volets :

  1. Évaluer l'état actuel
  2. Concevoir un état futur
  3. Proposer un plan pluriannuel

Cette revue a mis en lumière les pressions externes indiquant qu'il est impératif de réaliser des gains d'efficience en période de contraintes financières. Elle a également révélé que pour recruter efficacement des étudiants, attirer des professeurs et des chercheurs, conserver son personnel et recevoir des subventions de recherche et des dons prestigieux, l'Université doit renouveler ses outils, systèmes et processus financiers et de ressources humaines pour continuer à répondre à ses besoins.

À la suite de cette évaluation, l'Université a lancé le Programme de modernisation des services administratif, un programme pluriannuel, sous la direction du vice-recteur aux finances et à l'administration.


Alignement avec Transformation 2030

Le plan stratégique de l'Université, Transformation 2030, est le moteur principal des changements qui s'imposent. Le Programme de modernisation est un élément clé d'un plan ambitieux établi par l'Université pour mettre en place des pratiques exemplaires dans tous les aspects de l'organisation. Voici comment le Programme s'harmonise avec les quatre piliers stratégiques énoncés dans Transformation 2030 et avec trois de ses aspirations fondamentales.


Buts

Règlements et processus

  • Améliorer l'efficience et l'efficacité des processus et des services administratifs.

Organisation et personnes

  • Assurer des services simples, conviviaux et adaptés aux besoins des professeurs, chercheurs, employés et étudiants.
  • Faire preuve de saine gouvernance en améliorant la reddition de compte, la transparence, l’équité et l’inclusion, tout en réduisant les risques.

Information et systèmes

  • Faciliter l'analyse et la prise de décisions basées sur des données en fournissant des informations précises, complètes, facilement accessibles et actualisées.

Avantages pour la communauté

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres du personnel administratif :

  • des données exhaustives de ressources humaines de bout en bout (p. ex. : soldes des congés, date d’embauche, vacances, historique d’emploi) pour tous les types d’employés; et
  • des accès simplifiés et des tâches plus faciles à exécuter (y compris à partir d’appareils mobiles) dont l'approbation des congés et l'approbation des paiements et des remboursements.

 

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres de la haute direction :

  • des données et des indicateurs de rendement clés (IRC) en temps quasi réel à l’échelle du campus et des unités;
  • une analyse plus poussée et une modélisation de scénarios simplifiée venant appuyer la prise de décisions; et
  • des décisions et des stratégies exhaustives fondées sur des données probantes.

 

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres du corps professoral et de recherche :

  • des processus simplifiés pour alléger les lourdeurs administratives;
  • des analyses, tableaux, rapports et graphiques financiers en libre-service et en temps quasi réel pour appuyer la prise de décisions;
  • des renseignements en temps quasi réel sur les subventions de recherche (y compris les fonds restants); et
  • de meilleurs liens entre les renseignements étudiants et scolaires et les données de finances et de ressources humaines.

 

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres de la population étudiante :

  • des professeurs et chercheurs aptes à consacrer plus de temps à l’enseignement et à la direction de la recherche et n’étant plus liés par des tâches administratives moins prenantes; et
  • des services administratifs plus efficaces et moins sujets à l’erreur.

 


Principes directeurs
  • Qualité des informations
  • Simplification de bout en bout
  • Vision globale de l'Université
  • Arrimage pratiques exemplaires
  • Agilité
  • Accent sur la clientèle
Grands jalons
Program timeline.

Cinq ans. Trois phases.

1. Jeter les bases (2019-2021)

  • Clarifier les rôles et les responsabilités, la gouvernance, les définitions et les structures des données
  • Redéfinir le modèle de prestation de services
  • Sélectionner un nouveau système de planification des ressources de l'entreprise (PRE)

2. Transformer (2020-2023)

  • Examiner tous les processus administratifs
  • Remplacer le système de PRE et les systèmes connexes
  • Implémenter un nouveau modèle de prestation de services

3. Raffiner (2022-2024)

  • Exploiter les données et les nouvelles capacités d'analyse et de consultation stratégique
  • Mettre en œuvre de nouveaux services comme la planification de la main-d'œuvre et de la relève
Gouvernance

Niveau du programme

Parrains du programme
  • Champions du programme; fournit une orientation stratégique
  • Responsables tout au long de la durée de vie du programme
  • Établissent l'ordre de priorité des projets du programme
Comité directeur du programme
  • Fournit une orientation opérationnelle en gérant les objectifs, la portée, les risques, le budget et les échéanciers du programme
  • Assure la cohérence entre les projets et gère les interdépendances
  • Lance les projets et agit comme point de référence pour les déviations du programme
Directeur du programme
  • Fournit une orientation tactique quotidienne au programme
  • Exécute conformément aux objectifs du programme fixés par la gouvernance
  • Gère les progrès globaux, le rendement et les intervenants

Niveau du projet

Parrains des projets
  • Champions des projets
  • Responsables des projets pendant leur durée de vie
  • Établissent l'ordre de priorité des besoins opérationnels des projets
Comités de direction des projets
  • Responsables de la gestion des objectifs du projet, surveillent la portée, les risques, le budget et le calendrier du projet
  • Approuvent les demandes de modifications
  • Veillent à ce que des mesures appropriées soient prises pour assurer le succès des projets
Équipes de projet
  • Réalisent le projet pour atteindre les résultats attendus
  • Consultent les acteurs de l’Université au besoin
Gestionnaires de projet
  • Exécutent conformément aux objectifs des projets
  • Gèrent l'avancement, le rendement et les intervenants des projets
  • Gèrent les risques et les enjeux des projets
Haut de page