Dévoilement des initiatives du projet Réingénierie des processus P2P

Publié le mercredi 7 octobre 2020

Le mois dernier, nous vous avons fait part des travaux d’amélioration entamés par les équipes des approvisionnements et de la comptabilité dans le cadre du projet Réingénierie des processus d’approvisionnement au paiement (P2P). Ci-dessous, vous découvrirez les améliorations sur lesquelles l’équipe travaillera cet automne.

Démarche

Sur les 167 opportunités d’amélioration identifiées plus tôt cette année lors des ateliers avec les parties prenantes au projet, 12 initiatives se sont hissées au sommet de notre liste. Elles seront analysées, discutées, examinées et potentiellement mises en œuvre dans les mois qui viennent (les initiatives plus complexes iront en 2021). Par souci d’efficacité, elles seront abordées à raison de deux ou trois à la fois. Lorsque celles-ci seront complétées, l’équipe de projet se tournera vers d’autres améliorations possibles et l’élaboration d’un plan pour celles-ci. Certaines d’entre elles pourraient dépendre de l’arrivée du système de planification des ressources d’entreprise (PRE).

Comme dans la première phase, la participation des utilisateurs est essentielle pour s’assurer que chaque solution proposée est logique aux yeux de tous.

Initiatives

  • Faire passer au numérique les formulaires de demande de carte d’achat (pCard) : La numérisation des formulaires utilisés pour demander une nouvelle carte d'achat permettra de réduire les délais de traitement, rendant par le fait même plus agile l'ensemble du processus.
  • Explorer l’usage des cartes d’achat (PCard) virtuelles : Les cartes virtuelles génèrent un nouveau numéro à chaque transaction. Elles pourraient éliminer le besoin d’utiliser certaines des cartes matérielles et ainsi aider à prévenir la fraude.
  • Publier la liste des fournisseurs pré-approuvés: Cette initiative donnerait aux facultés et services un meilleur accès à la liste de contrats disponibles à l'échelle du campus. Les utilisatrices et utilisateurs pourraient gagner du temps en achetant auprès de fournisseurs préapprouvés au lieu de partir de zéro.
  • Améliorer le transfert des formulaires des comptes payables et des autres documents en provenance des facultés et services : L’idée est de convertir les formulaires des comptes payables en documents électroniques et de mettre en place une procédure pour les recevoir des facultés et services et les stocker centralement.
  • Accélérer le paiement des fournisseurs gérés par exceptions. Les Approvisionnements permettraient à l’équipe centrale des comptes payables de consulter les dérogations et les transgressions approuvées afin de faciliter le traitement des factures.
  • Envisager l’installation d’un mécanisme de déverrouillage à distance de la porte du quai de chargement du Magasin des sciences : Ce nouveau mécanisme pourrait réduire le risque d’entrée par effraction et faciliter l’approvisionnement du magasin.
  • Automatiser les virements bancaires : Cette initiative accélérera et améliorera la gestion des virements.
  • Supprimer la double approbation de la tolérance des frais de livraison : Cela fera en sorte que les frais de livraison seront approuvés dans un seul système (SciQuest ou Banner), ce qui simplifiera les processus.
  • Modifier les exigences en matière de bon de réception : Les processus actuels d’achat au paiement nécessitent un triple rapprochement (bon de commande – facture - bon de réception) pour tous les achats. Ne pourrait-on pas adopter une approche différente dans le cas de produits à moindre coût ou présentant peu de risques? Cette initiative se penchera sur la question afin de trouver des possibilités de réduire le fardeau administratif.
  • Mettre en place un processus pluriannuel de bon d’achat : Cette initiative permettra l’adoption de pratiques exemplaires qui élimineront la nécessité de créer un nouveau bon d'achat au début de chaque exercice dans le cas des ententes pluriannuelles.
  • Mettre en œuvre une solution au problème des taxes dans SciQuest : On y revient! Ce projet portera une fois de plus sur les façons dont SciQuest pourrait traiter les achats internationaux ou les livraisons hors Ontario. L’équipe veillera à l’alignement avec la mise en place prochaine du système de PRE.
  • Implanter un logiciel de reconnaissance optique des caractères (ROC) : Ce type de logiciel, qui permet de saisir numériquement les différents champs d’une facture et d’automatiser le transfert de l’information vers nos systèmes financiers (PRE), révolutionnerait le processus de traitement de nos factures.

Questions et commentaires

Nous sommes très enthousiastes à l’idée d’entamer cette nouvelle phase du projet et nous espérons que vous l’êtes aussi. Comme d’habitude, n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des commentaires ou des questions.

Le projet Réingénierie des processus P2P fait partie du Programme de modernisation des services administratifs.

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