Recrutement

Le projet s’inscrit dans le Programme de modernisation des services administratifs.

Il vise à revoir et améliorer les processus relatifs au recrutement.

Nouvelles et mises à jour


Raison d'être du projet

En 2019, des consultations menées sur nos fonctions financières, de ressources humaines et d’approvisionnement, ont mis en évidence la nécessité de revoir et améliorer les processus administratifs de l’Université. En ce sens, le Programme de modernisation des services administratifs a vu le jour. Il chapeaute plusieurs projets dont celui de recrutement.

L’état actuel du recrutement est considéré comme un processus transactionnel avec une direction stratégique limitée ne répondant pas à l’ensemble des besoins du personnel qui embauche. Les règles souvent complexes, la durée et le manque de constance dans l'administration du processus ainsi que l’incohérence des pratiques peuvent avoir un impact négatif sur les opérations et entraîner, ultimement, une expérience négative pour le candidat.

Objectifs

Le projet Recrutement vise à revoir et améliorer les processus de recrutement pour les postes académiques et administratifs et de soutien en mettant l’accent sur :

  • les besoins du personnel recruteur;
  • l’expérience des candidats;
  • le modèle de fonctionnement;
  • les rôles et responsabilités au sein des Ressources humaines;
  • l’attraction de la main d’œuvre;
  • la normalisation et l’automatisation des processus tout en maintenant l’agilité.

Déploiement du projet

Étape 1 : Cadrer

Cette première étape a eu lieu au début de l’année 2020. Elle a servi à élaborer la Structure de Découpage de Projet (SDP) et à diviser la portée du projet en composantes plus petites identifiées comme suit : 

  • L’expérience candidat 
  • L’attraction des candidats 
  • L’expérience du gestionnaire recruteur 
  • Les rôles et responsabilités Les processus et le système  
Étape 2 : Concevoir et planifier

L'équipe projet a défini ce qui devait être accompli et a mobilisé les ressources nécessaires pour participer à l’avancement des activités pour chacune des composantes identifiées à l’étape précédente. Puisque le recrutement des postes administratifs et de soutien est différent du recrutement des postes académiques*, deux groupes de travail ont été créé afin d’analyser le caractère particulier de ces deux processus.  

*Pour le moment, le processus de recrutement académique comprend uniquement les postes des professeurs à durée limitée, réguliers, chercheurs-boursiers et des bibliothécaires.   

Étape 3 : Réaliser

Tout au long de l’année 2020 et jusqu’en janvier 2021, les travaux se sont poursuivis avec les groupes de travail. Ils ont permis de comprendre les processus actuels utilisés, d’identifier des opportunités d’améliorations et de soumettre des recommandations basées sur les pratiques exemplaires de l’industrie et le contexte organisationnel de l’Université.  

Parmi les initiatives discutées, analysées et qui seront mises en œuvre, voici celles du projet qui seront complétées ce printemps : 

Nouveau site web Carrières 

L’équipe d’Acquisition de talents des Ressources humaines et l’équipe de Perspective Web (Direction générale des communications) travaillent à la création du futur site Carrières qui remplacera la page actuelle emplois. Dans le cadre du développement de la marque employeur, ce nouveau site a pour objectif de rendre l’Université plus attrayante aux yeux des meilleurs talents, valoriser le sentiment d’appartenance et assurer la rétention de notre main-d’œuvre. 

Revue de l’outil NJOYN  

Processus de recrutement des postes administratifs et de soutien  

Les travaux d’analyse de l’outil NJOYN sont terminés et les recommandations ont été soumises au fournisseur qui travaille au développement d’une nouvelle version qui répondra mieux aux besoins des recruteurs et gestionnaires recruteurs.  

Processus de recrutement des postes académiques pour les professeurs à durée limitée, réguliers, chercheurs-boursiers et des bibliothécaires 

Les recruteurs pourront bénéficier de NJOYN pour l’embauche des professeurs à durée limitée, réguliers, chercheurs-boursiers et des bibliothécaires. L’outil sera implanté également ce printemps. 

Les dernières phases à venir avant le lancement de l’outil 

Au cours des mois de mars et d’avril, pour les processus administratif et académique, l’équipe du projet et les groupes de travail feront les essais d’acceptation des utilisateurs et évalueront l’ensemble des fonctionnalités proposées par le fournisseur. Avant le lancement de l’outil, une formation sera offerte aux utilisateurs ayant un rôle de recruteur. Aussi, une variété d’outils de soutien en ligne sera créée pour accompagner les gestionnaires recruteurs. 

La participation des utilisateurs qui détiennent ou détiendront un rôle de recruteur est essentielle pour s’assurer que les solutions proposées pour les volets administratif et académique sont logiques et efficaces aux yeux de tous. 

Le lancement de NJOYN est prévu pour le début du mois de mai.  


Comités et groupes impliqués

Parrains de projet
  • Karina Adams
    Vice-rectrice associée aux ressources humaines
  • Jules Carrière
    Vice-provost aux affaires professorales
Comité directeur de projet
  • Carl Bélanger
    Conseiller principal, relations de travail
    Affaires professorales
  • Vicky Boulerice
    Chef de projet, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Manon Dugal
    Directrice principale et projets stratégiques
    Ressources humaines
  • Mylène Lepage
    Gestionnaire en ressources humaines
    Bibliothèque
  • Alexandre Messager
    Gestionnaire en ressources humaines
    Faculté de médecine
  • France Malette
    Directrice administrative
    Faculté des sciences 
  • Gaby St-Pierre
    Directeur
    Co-op et carrières
Équipe de projet

Équipe centrale :

  • Vicky Boulerice
    Gestionnaire TI, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Maxime Joannisse
    Gestionnaire de projet, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Darlene Avelar
    Analyste d’affaires, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • André Lanthier
    Contrôleur et conseiller de programme, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Isabelle Larivée
    Coordonnatrice des communications et du marketing, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Cécilia Geldrez
    Gestionnaire des applications RH, CP et AP
    Technologies de l'information
Processus académiques

Processus administratifs

  • Louise Desjardins
    Directrice administrative
    École de gestion Telfer
  • Trixi Magyar
    Conseillère principale, Relation de travail académiques
    Affaires professorales
  • Sylvie Desrochers
    Gestionnaire des ressources humaines
    Faculté des sciences sociales
  • Line Roy
    Adjointe au doyen, ressources humaines académique
    Faculté de génie
  • Valérie Bourbonnais
    Directrice adjointe, services statégiques
    Service de gestion de la recherche
  • Édith Legault
    Adjointe exécutive au doyen
    Faculté des sciences, Faculté des sciences admin. générale
  • Kelly Ryan
    Adjointe, Ressources humaines
    Bibliothèque de l'Université d'Ottawa
  • Audrey Patry-Moncion
    Adjointe exécutif et coordonnateur du décanat
    Faculté des arts

 

 

 

  • Jennifer Edwards de Becerril
    Conseillère principale, Acquisition de talents
    Ressources humaines
  • Emmanuel Clersaint
    Spécialiste, Acquisition de talents
    Ressources humaines
  • Annie Ouellette
    Gestionnaire, Acquisition de talents
    Ressources humaines
  • Mélissa Lamoureux
    Partenaire d'affaires RH
    Ressources humaines
  • Diane Comtois
    Généraliste en ressources humaines
    Faculté de génie
  • Pasquale Donovan
    Généraliste en ressources humaines
    Faculté de médecine

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Informations supplémentaires

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Questions ou commentaires

Pour toute question, veuillez communiquer par courriel avec Maxime Joannisse, gestionnaire de projet.

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