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Réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement

Le projet de Réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement (P2P) vise à simplifier, moderniser, relier et standardiser les processus d’approvisionnement et de paiement pour les rendre plus conviviaux et efficaces.

Nouvelles et mises à jour


Raison d'être du projet

Le projet de Réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement (P2P) vise à simplifier, moderniser, relier et standardiser les processus d’approvisionnement et de paiement pour les rendre plus conviviaux et efficaces.

En 2019, l’Université a lancé le Programme de modernisation des services administratifs afin de transformer ses fonctions financières, de ressources humaines et d’approvisionnement. Le programme comprend plusieurs projets visant tous à améliorer nos processus administratifs. Bien que les processus d’approvisionnement et de paiement se soient améliorés au fil des ans (p. ex., numérisation de certaines activités), les pratiques et les outils ne sont toujours pas les mêmes dans tous les secteurs de l’Université. Les consultations menées dans le cadre du programme ont mis en évidence la nécessité d’améliorer les processus d’approvisionnement au paiement.


Objectifs

Ce projet vise spécifiquement à :

  • Standardiser les pratiques en réduisant les flux de travail uniques et en trouvant des méthodes de travail communes.
  • Améliorer l'expérience utilisateur final en rendant les processus d'approvisionnement au paiement plus fluides, plus cohérents et plus simples.
  • Identifier les lacunes technologiques en recommandant des améliorations et des capacités supplémentaires qui répondent aux besoins des clients.
  • Améliorer les temps de cycle en modernisant et en simplifiant les processus d'approvisionnement et de paiement.
  • Réduire ou éliminer les activités sans valeur ajoutée qui nécessitent systématiquement une saisie manuelle des données, des corrections, des répétitions, des contrôles ou des approbations excessifs. Ainsi, les membres du personnel de soutien responsables des achats et des comptes payables pourront passer plus de temps à gérer les exceptions, à conseiller les clients et à générer de la valeur.
  • Faciliter l'accès à l'information d'entreprise.

Déploiement du projet

Dans les semaines suivant les ateliers, la firme d’experts-conseils embauchée soumettra des recommandations d’améliorations basées sur les pratiques exemplaires de l’industrie et le contexte organisationnel de l’Université. L’équipe du projet priorisera ensuite les recommandations proposées et lancera une deuxième phase pour mettre en œuvre des gains rapides et planifier des améliorations plus complexes.


Comités et groupes impliqués

Responsables de projet
  • Renée Guénette
    Directrice, Comptabilité financière
    Ressources financières
  • Monica Mendoza
    Directrice et dirigeante principale de l'approvisionnement
    Ressources financières
Comité directeur du projet
  • Philippe-Thierry ​​​​​Douamba
    Chef de cabinet
    Cabinet du vice-recteur à la recherche
  • Silvana Gandolfini
    Directrice administrative
    Faculté de génie
  • Cynthia Irakoze
    Directrice des services administratifs
    Cabinet du vice-recteur aux études
  • Mathieu Mainville
    Directeur de programme, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Daniel Trottier
    Directeur principal, Solutions TI
    Technologies de l'information
Équipe de projet
  • Suzanne Arcand
    Gestionnaire des applications — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Marie Brasseur
    Chef d'approvisionnement — Section Recherche
    Ressources financières
  • Valérie Domingue
    Chef d'approvisionnement — Section Fonctionnement
    Ressources financières
  • Scott Himes
    Gestionnaire de projet, analyste d'affaires — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Diane Landriault
    Gestionnaire de projet — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Anne-Marie Maheu
    Gestionnaire des achats
    Faculté de médecine
  • Marie-Josée Ménard
    Gestionnaire, approvisionnement et magasin
    Faculté des sciences
  • Valérie Michaud-Lal
    Spécialiste en gestion du changement, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Sophie Racine
    Gestionnaire, Approvisionnement SDI
    Immeubles
  • Alain Sauvé
    Gestionnaire, Comptabilité
    Ressources financières
  • Stéfanie Parent
    Agente administrative principale
    Vie étudiante
  • Anne Simard
    Gestionnaire, appui aux systèmes d'approvisionnement
    Ressources financières

Informations supplémentaires

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