Un panier d'achats contenant des boîtes. Sur l'une d'elles se trouvent un signe de dollar.
Réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement

Le projet de réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement (P2P) vise à simplifier, moderniser, relier et standardiser les processus d’approvisionnement et de paiement pour les rendre plus conviviaux et efficaces.

Nouvelles et mises à jour


Raison d'être du projet

Le projet de Réingénierie des processus d'approvisionnement au paiement (P2P) vise à simplifier, moderniser, relier et standardiser les processus d’approvisionnement et de paiement pour les rendre plus conviviaux et efficaces.

En 2019, l’Université a lancé le Programme de modernisation des services administratifs afin de transformer ses fonctions financières, de ressources humaines et d’approvisionnement. Le programme comprend plusieurs projets visant tous à améliorer nos processus administratifs. Bien que les processus d’approvisionnement et de paiement se soient améliorés au fil des ans (p. ex., numérisation de certaines activités), les pratiques et les outils ne sont toujours pas les mêmes dans tous les secteurs de l’Université. Les consultations menées dans le cadre du programme ont mis en évidence la nécessité d’améliorer les processus d’approvisionnement au paiement.


Objectifs

Ce projet vise spécifiquement à :

  • Standardiser les pratiques en réduisant les flux de travail uniques et en trouvant des méthodes de travail communes.
  • Améliorer l'expérience utilisateur final en rendant les processus d'approvisionnement au paiement plus fluides, plus cohérents et plus simples.
  • Identifier les lacunes technologiques en recommandant des améliorations et des capacités supplémentaires qui répondent aux besoins des clients.
  • Améliorer les temps de cycle en modernisant et en simplifiant les processus d'approvisionnement et de paiement.
  • Réduire ou éliminer les activités sans valeur ajoutée qui nécessitent systématiquement une saisie manuelle des données, des corrections, des répétitions, des contrôles ou des approbations excessifs. Ainsi, les membres du personnel de soutien responsables des achats et des comptes payables pourront passer plus de temps à gérer les exceptions, à conseiller les clients et à générer de la valeur.
  • Faciliter l'accès à l'information d'entreprise.

Déploiement du projet

En 2020, à la suite d’une série d’ateliers avec les parties prenantes au projet, la firme d’experts-conseils embauchée pour évaluer la situation actuelle des processus d’approvisionnement et de paiement a soumis des recommandations d’améliorations basées sur les pratiques exemplaires de l’industrie et le contexte organisationnel de l’Université. Sur les 167 opportunités d’amélioration identifiées, 12 initiatives se sont hissées au sommet de notre liste.

Ces initiatives seront analysées, discutées, examinées et potentiellement mises en œuvre dans les mois qui viennent (les initiatives plus complexes iront en 2021). Par souci d’efficacité, elles seront abordées à raison de deux ou trois à la fois. Lorsque celles-ci seront complétées, l’équipe de projet se tournera vers d’autres améliorations possibles et l’élaboration d’un plan pour celles-ci. Certaines d’entre elles pourraient dépendre de l’arrivée du système de planification des ressources d’entreprise (PRE).

La participation des utilisateurs est essentielle pour s’assurer que chaque solution proposée est logique aux yeux de tous.

État d'avancement des 12 initiatives principales

 

Initiatives Exécution

Faire passer au numérique les formulaires de demande de carte d’achat (PCard) : La numérisation des formulaires utilisés pour demander une nouvelle carte d'achat permettra de réduire les délais de traitement, rendant par le fait même plus agile l'ensemble du processus.

100 %
Améliorer le transfert des formulaires des comptes payables et des autres documents en provenance des facultés et services : L’idée est de convertir les formulaires des comptes payables en documents électroniques et de mettre en place une procédure pour les recevoir des facultés et services et les stocker centralement. 100 %

Explorer l’usage des cartes d’achat (PCard) virtuelles : Les cartes virtuelles génèrent un nouveau numéro à chaque transaction. Elles pourraient éliminer le besoin d’utiliser certaines des cartes matérielles et ainsi aider à prévenir la fraude.

100 %

Publier la liste des fournisseurs attitrés : Cette initiative donnerait aux facultés et services un meilleur accès à la liste de contrats disponibles à l'échelle du campus. Les utilisatrices et utilisateurs pourraient gagner du temps en achetant auprès de fournisseurs préapprouvés au lieu de partir de zéro.

100 %

Accélérer le paiement des fournisseurs gérés par exceptions : Les Approvisionnements permettraient à l’équipe centrale des comptes payables de consulter les dérogations et les transgressions approuvées afin de faciliter le traitement des factures.

100%

Envisager l’installation d’un mécanisme de déverrouillage à distance de la porte du quai de chargement du Magasin des sciences : Ce nouveau mécanisme pourrait réduire le risque d’entrée par effraction et faciliter l’approvisionnement du magasin.

100 %
Modifier les exigences en matière de bon de réception : Les processus actuels d’achat au paiement nécessitent un triple rapprochement (bon de commande – facture - bon de réception) pour tous les achats. Ne pourrait-on pas adopter une approche différente dans le cas de produits à moindre coût ou présentant peu de risques? Cette initiative se penchera sur la question afin de trouver des possibilités de réduire le fardeau administratif. 100 %
Mettre en œuvre une solution au problème des taxes dans SciQuest : On y revient! Ce projet portera une fois de plus sur les façons dont SciQuest pourrait traiter les achats internationaux ou les livraisons hors Ontario. L’équipe veillera à l’alignement avec la mise en place prochaine du système de PRE. 25 %

La faisabilité des initiatives suivantes sera évaluée dans le cadre du déploiement du nouveau système de planification des ressources d'entreprise.

  • Automatiser les virements bancaires : Cette initiative accélérera et améliorera la gestion des virements.
  • Supprimer la double approbation de la tolérance des frais de livraison : Cela fera en sorte que les frais de livraison seront approuvés dans un seul système (SciQuest ou Banner), ce qui simplifiera les processus.
  • Mettre en place un processus pluriannuel de bon d’achat : Cette initiative permettra l’adoption de pratiques exemplaires qui élimineront la nécessité de créer un nouveau bon d'achat au début de chaque exercice dans le cas des ententes pluriannuelles.
  • Implanter un logiciel de reconnaissance optique des caractères (ROC) : Ce type de logiciel, qui permet de saisir numériquement les différents champs d’une facture et d’automatiser le transfert de l’information vers nos systèmes financiers (PRE), révolutionnerait le processus de traitement de nos factures.

Comités et groupes impliqués

Marraines de projet
  • Renée Guénette
    Directrice, Comptabilité financière
    Ressources financières
  • Monica Mendoza
    Directrice et dirigeante principale de l'approvisionnement
    Ressources financières
Comité directeur de projet
  • Philippe-Thierry ​​​​​Douamba
    Chef de cabinet
    Cabinet du vice-recteur à la recherche
  • Cynthia Irakoze
    Directrice des services administratifs
    Cabinet du vice-recteur aux études
  • Sylvie Lafontaine
    Directrice, gestion des affaires
    Immeubles
  • Jean-François Lemay
    Directeur, Services Financiers
    Faculté de médecine
  • Daniel Trottier
    Directeur principal, Solutions TI
    Technologies de l'information
Équipe de projet
  • Suzanne Arcand
    Gestionnaire des applications — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Marie Brasseur
    Chef d'approvisionnement — Section Recherche
    Ressources financières
  • Valérie Domingue
    Chef d'approvisionnement — Section Fonctionnement
    Ressources financières
  • Scott Himes
    Gestionnaire de projet, analyste d'affaires — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Diane Landriault
    Gestionnaire de projet — Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Anne-Marie Maheu
    Gestionnaire des achats
    Faculté de médecine
  • Josée Maisonneuve
    Gestionnaire TI, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Marie-Josée Ménard
    Gestionnaire, approvisionnement et magasin
    Faculté des sciences
  • Valérie Michaud-Lal
    Spécialiste en gestion du changement, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Sophie Racine
    Gestionnaire, Approvisionnement SDI
    Immeubles
  • Alain Sauvé
    Gestionnaire, Comptabilité
    Ressources financières
  • Stéfanie Parent
    Agente administrative principale
    Vie étudiante
  • Anne Simard
    Gestionnaire, appui aux systèmes d'approvisionnement
    Ressources financières

Haut de page