Bannière du projet de simplification des processus - Des ampoules électriques avec des fils qui sont entremêlés et un qui ne l'est pas
Simplification des processus administratifs

Le projet s’inscrit dans le Programme de modernisation des services administratifs.

Il vise à obtenir des gains éclairs.

Nouvelles et mises à jour


Raison d'être du projet

Objectifs

Le projet a pour objectif d'identifier les domaines d'occasions à forte valeur ajoutée qui permettraient de réduire le fardeau administratif des professeurs, des chercheurs, des employés et des étudiants. Il vise également à assurer une réduction significative des problèmes administratifs dans l’ensemble de l’Université.

Soumettre une demande

Nous invitons la communauté universitaire à soumettre des demandes de simplification de processus. Pour ce faire, vous n’avez qu’à remplir le formulaire Demande de simplification d'un processus et de nous le faire parvenir.

L'équipe du projet procédera à une évaluation et déterminera si la demande doit être sélectionnée ou non. L’équipe déterminera également la priorité de celle-ci.

Les demandes retenues peuvent résider tant au sein des services Ressources financières et Ressources humaines qu’ailleurs au sein des facultés et services.

Critères de sélection

Les processus soumis doivent :

  • être alignés chronologiquement avec le projet de mise en œuvre de l'ERP;
  • nécessiter une attention urgente;
  • pouvoir être automatisés, modifiés ou améliorés indépendamment d'une conversion ERP;
  • offrir un retour sur investissement attrayant et une proposition de création de valeur;
  • avoir un coût inférieur à 10 000 $;
  • pouvoir être livrés en un mois ou décomposés en plusieurs sous-projets d’un mois;
  • avoir un résultat positif et durable.

Toutes les propositions seront analysées et, si elles ne sont pas retenues dans le cadre du projet, elles pourraient s’avérer utiles à la réalisation du ERP à venir ou aux autres projets du Programme de modernisation des services administratifs.

L’importance de participer

L'Université tient compte des propositions de l’ensemble de ses employés pour leur offrir le meilleur environnement de travail possible et offrir la meilleure expérience qui soit.


Étapes du projet

Identification des domaines d'occasions à forte valeur ajoutée

Objectifs

  • Recueillir, auprès de l’ensemble des membres du personnel de l’Université, des propositions de processus administratifs qui devraient, selon eux, être améliorés ou réparés.
  • Procéder à l’évaluation des propositions.
  • Retenir ou non les propositions.
  • Déterminer la priorité des propositions.

Toutes les propositions seront analysées et, si elles ne sont pas retenues dans le cadre du projet, elles pourraient s’avérer utiles à la réalisation du ERP à venir ou aux autres projets du Programme de modernisation des services administratifs.

Les impondérables qui pourraient avoir une incidence sur le choix des processus retenus:

  • un volume élevé de demandes
  • la disponibilité des ressources
  • la valeur ajoutée
  • l’impact sur la communauté
Transformation de l'efficacité opérationnelle en activités à valeur ajoutée

Objectifs

  • Améliorer et rationaliser les processus sélectionnés.
  • Assurer une réduction significative du fardeau administratif des professeurs, chercheurs, employés et étudiants. 
Démonstration des progrès

Objectifs

  • Démontrer:
    • les succès concernant les processus améliorés;
    • la valeur ajoutée des processus améliorés;
    • les gains d’efficience et d’efficacité;
    • les gains de temps;
    • la réduction des coûts;
    • la réduction de la frustration.

Comités et groupes impliqués

Comité directeur du projet
  • Denis Bouchard
    Directeur administratif
    Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage
  • Joëlle Clément
    Directrice
    Service de la planification financière
  • Toni Francis
    Directrice, Relations de travail et des employés
    Ressources humaines
  • Renée Guénette
    Directrice, Comptabilité financière
    Ressources financières
  • André Lanthier
    Directeur administratif, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Trixi B. Magyar
    Conseillère principale
    Relations de travail académiques
  • Salim Manseur
    Grestionnaire de projet, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Jodie McLeod
    Directrice administrative
    Faculté des sciences de la santé
Équipe de projet
  • Fayçal Laaroussi
    Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Katia Larrivée
    Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Jean Loubert
    Conseiller principal en communication, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières,
  • Salim Manseur
    Gestionnaire de projet, Programme de modernisation des services administratifs
    Ressources financières
  • Propriétaires de processus (à déterminer selon la demande)
    Clients
  • Membres de la communauté uOttawa
    Experts du sujet en particulier

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