Les courriels et bulletins accessibles

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La loi
La loi
  • La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) exige que l'Université d'Ottawa fournisse un message en format accessible pour tout courrier électronique (interne ou externe) sur demande.
  • La demande doit être faite par ou pour une personne qui a besoin de mesures d’adaptation.
Qu'est-ce qui est obligatoire?
  • Dans vos courriers électroniques et vos messages, vous devez informer le lecteur de la procédure pour faire une demande d’accès à de l’information en format accessible.
  • Si une demande a été faite, vous devez contacter la personne afin de trouver le type d’accommodement nécessaire (format Word ou RTF, contraste des couleurs, etc.).
  • Le format alternatif doit être fourni dès que possible.

Dans cet atelier, vous apprendrez à créer des documents en format
accessible, à rediriger les lecteurs vers un autre format et à créer des
bulletins et des courriels en format accessible (dans les limites de l'outil).

Qu'est-ce qui n'est pas obligatoire ?
  • Vous n'êtes pas dans l’obligation de fournir un format accessible à tous vos messages électroniques (sauf si une demande a été formulée).
Comment fournir un moyen d'accès à un autre format

Copiez et collez la phrase suivante, préférablement en haut (sinon en bas) de votre message :

  • En français :

Si vous désirez recevoir ces documents sous un autre format, veuillez nous contacter par téléphone au 613-562-5800 (XXXX) ou par courriel à xxxxx@uOttawa.ca.

  • En anglais :

If you require this communication in an alternate or accessible format, please contact us at 613-562-5800  (XXXX) or xxxxx@uOttawa.ca.

Créer un courrier électronique accessible
Rédiger un courriel accessible

Lorsque vous créez un message, vous devez  prendre en considération son accessibilité. L’atelier Rédaction de courriels et d’infolettres accessibles aborde l'accessibilité et vous aide d’une part à concevoir un message accessible sur Outlook, d’autre part à utiliser les outils d'édition courants pour la création de bulletins.

Bulletins : pour la création d’un bulletin accessible, il est souvent nécessaire d’avoir accès au code HTML. Le cas échéant, vous devez créer votre bulletin de la même manière qu’une page Web.

Apprenez à rédiger un document ou une page Web accessible : suivez l'atelier La rédaction accessible ou Rédaction de contenu Web accessible sur notre site Web Accessibilité.

Rédiger un courriel Outlook en format HTML

(Configuration automatique dans Outlook)

  1. Allez sur l'onglet Fichier.
  2. Cliquez sur Options.
  3. Cliquez ensuite sur Courrier.
  4. Sous Composition des messages, sélectionnez HTML dans le menu déroulant, à côté de Composer les messages dans ce format.
  5. Cliquez sur OK.

Rédiger un courriel Outlook en format HTML

Rédiger un courriel Outlook en format HTML
Choisir les styles appropriés dans Outlook ou pour un bulletin
  • Le formatage de styles intégré fournit un ordre logique de lecture qui sert à mieux guider la navigation pour les personnes utilisant des technologies d'assistance.
  • L'ajout d'une structure aux courriels ou aux bulletins peut se faire de la même manière que dans les documents Word.

Dans Outlook : lorsque vous composez un message, allez sur l'onglet Format du texte, choisissez le menu Styles et appliquez ensuite la structure désirée.

Pour les bulletins : allez dans la section Format du texte, choisissez un style dans le menu Styles et appliquez ensuite la structure ou modifiez vos styles dans le code HTML (si possible). Pour en savoir plus, assistez à l'atelier La rédaction de contenu Web accessible.

Vocabulaire

Lignes directrices
Évitez les indication abstraites.

Mauvaises pratiques :

  • Pour en savoir plus, cliquez ici.
  • Contactez-nous.
  • Voir le tableau plus bas.

Bonnes pratiques :

  • Pour en savoir plus, consultez le Répertoire des normes.
  • Contactez le Bureau des droits de la personne.
  • Voir le tableau Rapport annuel de l’accessibilité des communications 2014.

Vocabulaire

Utilisez les bons termes

Les caractères

Couleur
  • Utilisez de préférence le noir ou le blanc pour les textes.
  • Dans la mesure du possible, n’employez des caractères en couleur que pour les titres ou les éléments surlignés.

Les caractères
Polices

Les caractères
Taille
  • Électronique ou Web : 9 points ou plus.

Les caractères
Mettre un mot en relief
  • Une personne qui distingue difficilement les couleurs doit être en mesure de discerner l’information importante.

 Mettre en relief un mot

L'espacement des lettres
  • Arial, Verdana, Myriad et Calibri génèrent automatiquement une espace conforme aux normes.

 L’espacement des lettres

Styles

Interlignage
  • Si vous devez taper plusieurs fois consécutives sur la barre d’espacement ou la touche retour pour créer l’interligne désirée, vous avez probablement mal formaté votre texte.   
  • L’espace que génère automatiquement Outlook est conforme aux normes.

 

 Interlignage
Titres et sous-titres
  • Séparez un texte avec des titres et des sous-titres (Titre 1, Sous-titre 1.1, Titre 2, etc.).
  • Créez une table des matières ou des points d’ancrage pour un long texte.
  • Titre 1 correspond uniquement au titre du document. Les titres suivants sont Titre 2, Titre 3, Titre 4…
Autres bonnes pratiques

Bonnes pratiques :

  • Configurez votre mise en page ou modifiez les pages à l'aide de sauts de section ou de page.
  • Créez des listes en utilisant la fonction listes à puces ou listes numérotées.

Exemples :

  • Introduction à l'accessibilité
  • La rédaction accessible
  • Rendre une vidéo accessible
  • La création de formulaires accessibles
  1. Visitez le site Web sur l’accessibilité.
  2. Choisissez un atelier.
  3. Vérifiez les conditions préalables.
  4. Téléchargez le matériel nécessaire.
  5. Inscrivez-vous.
Colonnes
  • Diviser le texte en colonnes diminue la fatigue oculaire.

 Colonnes

Les styles dans Outlook

Titres et sous-titres
  • Sélectionnez le texte choisi pour le titre.
  • Dans l’onglet Format du texte, cliquez sur le groupe Styles.
  • Appliquez le style approprié pour le titre dans le document principal.
  • Pour modifier le style du titre, cliquez sur le nom du style avec le bouton droit de la souris.
Modifier le style du titre dans Outlook
  1. Dans Format du texte (1), sélectionnez le style que vous souhaitez modifier (2).
  2. Modifiez le style dans la fenêtre contextuelle (3).
  3. Sélectionnez Nouveaux documents basés sur ce modèle si vous souhaitez enregistrer les modifications (4).
  4. Modifiez le paragraphe, les listes, l'espacement et plus en cliquant sur le bouton Format (5).
  5. Cliquez sur OK (6).

Modifying headings and styles in Outlook

Éléments graphiques

Ajouter des images dans Outlook
  • Outlook permet d’ajouter des éléments graphiques dans les courriels (photos, images clipart, formes, SmartArt, graphiques et captures d'écran).
  • Pour ajouter un élément graphique, placez le curseur là où vous désirez l’insérer, allez dans l'onglet Insertion, puis choisissez le type d’élément graphique.
Habillage du texte dans Outlook
  • Après l'insertion de l'image, cliquez sur cette dernière avec le bouton droit de la souris, choisissez Habillage du texte, puis Aligné sur le texte dans le menu contextuel.
  • En sélectionnant Aligné sur le texte, l'image sera vue par le logiciel de lecture d'écran.
Ajouter un texte altérnatif ou une légende
  • Mettez un point à la fin du texte de remplacement ou de la légende même si ce n’est pas une phrase afin que l’intonation du lecteur vocal s’ajuste en conséquence.

Texte altérnatif :

  • Quelques mots (maximum de 150 caractères).
  • Description simple d’une image ou une photo.
  • Généralement masqué.
  • Ne peut être lu que par un logiciel de lecture assistée.

Légende :

  • Texte long ou court.
  • Décrit une image informative ou complexe, en résumé ou en détail.
  • Peut être masquée ou non.
  • Peut soit n’être lue que par un logiciel de lecture assistée, soit être visible à tous, selon votre choix.
Règles pour le texte altérnatif
  • N’écrivez pas : « image de... » ou « logo de... » (par exemple) .
  • Mettez « décoration » pour une image purement décorative.
  • Ne répétez pas de texte.
  • Donnez la description dans la même langue officielle que le reste du document.

Texte altérnatif

Standards

Bonnes pratiques :

  • Attaché à l’image (la manière dépend du format du document ou de la page).
  • Dans la même langue que le document ou la page.
  • Pas de redondance d’information; par exemple, ne pas mettre « image de » ou « logo de » ou répéter une partie du texte ou du titre du texte.

Conseil : remplacez les images informatives par du texte. Par exemple, écrivez « Inscrivez-vous » au lieu d’utiliser une image en guise d’information. 

Texte altérnatif exemple 1

Alt text (example 1)

Texte de remplacement: Important!!!

Texte altérnatif exemple 2

Alt text (example 2)
Alternative text: 15 novembre
Comment ajouter un texte de remplacement dans Outlook
  • Cliquez sur l’image, la forme ou le graphique avec le bouton droit de la souris.
  • Cliquez sur Format de l’objet, Format de la forme ou Format de la zone de graphique selon le cas.
  • Cliquez ensuite sur le volet Texte de remplacement

Légendes

Ajouter une légende dans Outlook
  1. Cliquez sur l’image avec le bouton droit de la souris.
  2. Sélectionnez Insérer une légende.
  3. Ajoutez votre légende.
  4. Sélectionnez la position de la légende (au-dessus ou au-dessous de l'image).

 How to add a caption in Outlook
Normes

Mauvaises pratiques :

  • Répéter le titre de l’illustration alors qu’il se trouve déjà en format texte dans la légende.
  • Écrire « graphique de » ou « image de » dans la légende.

Bonnes pratiques :

  • Mettre la légende en pièce jointe ou sous l’image.
  • S’assurer que la légende soit dans la même langue que le reste du document.
  • Mettre le titre d’un élément graphique s’il ne figure que dans l’image en soi (car il ne peut être lu pas les logiciels de lecture d’écran)
Exemple de légende pour un graphique

Légende de graphique
  • 40% Pour
  • 39% Contre
  • 21% Neutres ou nuancés

Tableaux

Tableaux dans Outlook et dans les bulletins
  • Il n'y a pas de moyen accessible pour créer une mise en page ou un tableau de données ni dans Outlook ni dans la plupart des outils d’édition pour les bulletins.
Tableaux de mise en page

Caractéristiques :

  • Tableau qui ne sert qu’à placer des éléments sur une page. Ne pas utiliser ce type de tableau.

Pourquoi proscrire ces tableaux ?

  • Alourdit la taille des fichiers ou des documents.
  • Allonge le temps de développement (plus de codes, plus long à tester, changements complexes).
  • Nuit gravement à l'accessibilité et l'impression.

Layout tables
Le tableau de données dans Outlook et dans les bulletins

Caractéristiques :

  • Un tableau de données sert à organiser des données disparates (numériques ou textuelles) afin de pouvoir les manipuler et les analyser facilement. 

Pour Outlook et pour les bulletins : créez des tableaux de données accessibles dans Excel et joignez-les à votre message. Apprenez à créer un tableau Excel accessible dans l'atelier Création d’un document Excel accessible.

Pour les bulletins seulement : si vous pouvez accéder au code HTML, modifiez votre tableau comme vous le feriez pour une page Web. Apprenez à créer un tableau accessible sur le Web dans l’atelier Rédaction de contenu Web accessible.

 

Exemple:

 

Data tables in Outlook and newsletters

Contraste

Contraste dans Outlook et dans les bulletins
  • Outlook, ainsi que de nombreux outils pour créer des bulletins, offre la possibilité de changer la couleur ou l’apparence de l'arrière-plan; toutefois, il est recommandé de garder un fond blanc.
  • Un arrière-plan sombre peut rendre difficile la lecture du courriel.
  • Si vous choisissez un arrière-plan en couleur, assurez-vous que le contraste avec le texte soit adéquat.
Contraste d'arrière-plan
  • Utilisez des couleurs contrastées pour le texte et l’arrière-plan. 

 Vérifier le contraste
Vérifier le contraste
  1. Sélectionnez le premier compte-goutte et placez-le sur le texte.
  2. Sélectionnez le deuxième compte-goutte et placez-le sur la couleur de fond qui semble être la plus problématique par rapport au texte.
  3. Vérifiez le résultat du contraste sous le sous-titre Text. Le contraste doit atteindre au moins le niveau AA. 
  • Vous utilisez une image de fond ?  Vérifiez le contraste dans les deux langues!  Le texte traduit peut s’étendre sur une surface plus grande ou plus petite que l’original. 

Vérifier le contraste

Navigation

Les liens

Permettent au lecteur de…

  • se diriger ailleurs sur le Web;
  • naviguer à l’intérieur d’un document;
  • ouvrir une adresse courriel;
  • ouvrir un autre fichier.
Les liens sur la page doivent être visuellement repérables en tant que tels (soulignés, en gras ou en italique) sans que la couleur soit la seule caractéristique qui les identifie.

Normes
  • Soulignés;
  • Clairs et concis; le lien doit être descriptif même tout seul
  • Indique la destination du lien;
  • Ne dépasse pas 80 caractères;
  • Avise si le lien mène à un document PDF; p. ex.: Formulaire d’inscription (version PDF, 36 KB);
  • Avise si un lien s’ouvre sur une nouvelle fenêtre ou quitte le site actuel; p. ex.: Voir accessibilité (nouvelle fenêtre) ou (lien externe);
  • L’info-bulle (fenêtre contextuelle) doit demeurer vide.
Nommer un lien
  • Représentez un lien avec du texte.
    • Bon : « Contactez uOttawa »
    • Mauvais : « Contactez http://www.uOttawa.ca ».
  • Utilisez l’adresse en entier pour les liens qui mènent à une adresse courriel Outlook.
    • « Marie-Claude.Gagnon@uOttawa.ca » au lieu de « Marie-Claude Gagnon ».
  • Utilisez des termes concrets.
    • « Visitez le calendrier des événements » au lieu de « Cliquez ici ».
  • Ne donnez pas le même nom à deux liens différents.
    • Par exemple, « Contactez-nous  » (pour la Bibliothèque) et « Contactez-nous » (pour l’Université) dans la même page porte à confusion.
    • Il vaut mieux dire « Contactez la Bibliothèque » et « Contactez l’Université d’Ottawa ».
    • Donnez un nom représentatif aux liens qui renvoient à des documents PDF.
Insérer un lien dans un message
  1. Placez le curseur là où le lien hypertexte devra apparaître ou sélectionnez dans le courriel le texte sur lequel vous désirez faire un lien.
  2. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Lien hypertexte et une boîte de dialogue apparaîtra.
  3. Dans le texte, tapez le nom ou une expression qui décrit brièvement la destination du lien à afficher. Si le texte est mis en évidence, cette case sera déjà remplie.
  4. Entrez un localisateur URL, un emplacement dans le document même, une adresse courriel ou encore un lien vers un autre document.
  5. Si vous choisissez de mettre un localisateur URL, tapez-le dans le champ Adresse. Cliquez sur OK.
Créer une signature accessible dans Outlook
  • Les signatures dans le courriel permettent au destinataire d’avoir vos coordonnées.

Étapes pour ajouter une signature :

  1. Dans l’onglet Insertion, choisissez Signature, puis Signatures.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Donnez un nom à la signature, puis cliquez sur OK.
  4. Écrivez les coordonnées relatives à la signature, puis cliquez sur OK.
  • Une fois que la signature a été créée, vous pouvez la mettre dans vos courriels en la choisissant à partir de la votre liste de signatures (onglet Insert, puis Signature, puis choisissez soit celle que vous avez déjà créée ou créez-en une nouvelle).
Lignes directrices pour les signatures
  • Bilingues avec le texte en français d'abord
  • Concises
  • Texte seulement
  • Rehaussent l’image de l'Université
  • Bon affichage sur un appareil mobile
  • Utilise une police Arial, taille 11
  • Ne pas inclure des images ou des citations inspirantes personnelles

Éléments recommandés pour une signature officielle de l'Université d'Ottawa email :

Nom de l’employé(e)
Titre du poste | Job title
Service ou département | Service or department
Université d’Ottawa | University of Ottawa (ou nom de l’institut, etc.)
Numéro de téléphone (poste)
uOttawa.ca (optionnel)
Défier les conventions | Defy the conventional (optionnel)

vCard et cartes d'affaires électroniques
  • Certains utilisateurs d'Outlook aiment utiliser les cartes d’affaires électroniques dans leurs signatures.
  • Ces cartes ne peuvent pas être lues par le logiciel de lecture d'écran et ne sont donc pas considérées comme accessibles.
Checking whether a newsletter is accessible

Vérifier le code HTML de votre bulletin:

  1. Afin de vérifier le code HTML, votre outil d'édition doit fournir le moyen de mettre votre infolettre en ligne.
  2. Une fois que votre bulletin est en ligne, utilisez l'outil d'évaluation de l'accessibilité du Web - WAVE  pour vérifier l'accessibilité de votre « page Web ». Cet outil doit être téléchargé dans Firefox.
  3. Traitez votre bulletin comme vous traitez une page Web.

Pour en savoir plus sur la façon de corriger les erreurs avec l’outil WAVE, suivez l’atelier Rédaction de contenu Web accessible.

Créer des documents en pièce jointe et des formats alternatifs accessibles

Les formats accessibles et les documents en pièce jointe peuvent être créés de plusieurs façons:

  • Word
  • PowerPoint
  • PDF
  • Texte généré pour les courriels
  • Transcriptions vidéo

Pour en savoir plus sur la façon de créer des documents accessibles et des transcriptions vidéo, visitez le site Web sur l’accessibilité et sélectionnez l'un de nos ateliers ou tutoriels vidéo.

Pour savoir comment créer un
message en texte pour les courriels, visitez la page Web Text Email Newsletter (TEN) standard (en anglais).

Outils et COORDONNÉES

Outils

 

Liens internes

Liens externes

  • Direction générale des communications
    Gabarits Word, PowerPoint et InDesign (à venir sur le site de la DGC)
    Télécharger les logos

À télécharger (idéalement sur Firefox)

 

Contacts
Formation à l'accessibilité : Introduction
Comment créer une campagne accessible
Comment intéragir en prenant compte de l'accessibilité
Comment créer du contenu web accessible
Trouver un expert

Marie-Claude Gagnon, Coordonnatrice de la conformité à l’accessibilité Web

613-562-5800 poste 7452
Marie-Claude.Gagnon@uOttawa.ca

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