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Programme de modernisation des processus administratifs

Créer de meilleurs services de finances et de ressources humaines à l'Université d'Ottawa. Ensemble. 

L'Université d'Ottawa est une institution dynamique d'éducation et de recherche. Pour continuer d'appuyer sa mission et sa réputation de longue date, elle a mis sur pied ce programme sans précédent dans le but d'adapter ses activités administratives. En modernisant, en humanisant et en simplifiant la prestation des services financiers et des ressources humaines, les facultés et les services pourront se concentrer davantage sur l'exécution de leur mandat principal.


 

En apprendre plus sur le programme

Contexte

Au début de 2019, alors que l'Université menait des consultations pour son nouveau plan stratégique Transformation 2030, elle a également tenu des discussions parallèles sur son administration. La Revue des processus administratifs des ressources financières et humaines comportait trois volets :

  1. Évaluer l'état actuel
  2. Concevoir un état futur
  3. Proposer un plan pluriannuel

Cette revue a mis en lumière les pressions externes indiquant qu'il est impératif de réaliser des gains d'efficience en période de contraintes financières. Elle a également révélé que pour recruter efficacement des étudiants, attirer des professeurs et des chercheurs, conserver son personnel et recevoir des subventions de recherche et des dons prestigieux, l'Université doit renouveler ses outils, systèmes et processus financiers et de ressources humaines pour continuer à répondre à ses besoins.

À la suite de cette évaluation, l'Université a lancé le Programme de modernisation des processus administratif, un programme pluriannuel, sous la direction du vice-recteur aux finances et à l'administration.

Alignement avec Transformation 2030

Le plan stratégique de l'Université, Transformation 2030, est le moteur principal des changements qui s'imposent. Le Programme de modernisation est un élément clé d'un plan ambitieux établi par l'Université pour mettre en place des pratiques exemplaires dans tous les aspects de l'organisation. Voici comment le Programme s'harmonise avec les quatre piliers stratégiques énoncés dans Transformation 2030 et avec trois de ses aspirations fondamentales.

Pilliers stratégiques

Plus agile

  • Le programme exploite les innovations numériques pour moderniser, humaniser et simplifier nos processus administratifs.

Plus interconnectée

  • Le programme conçoit et met en place des outils numériques qui nous connecteront sur le monde et nous permettront d’accomplir notre mission, où que nous soyons.

Plus influente

  • Le programme met les innovations au service des chercheurs et professeurs afin qu’ils aient davantage de temps pour mener à bien leur mission de recherche et d’enseignement.

Plus durable

  • Le programme tire parti d’outils de pointe pour améliorer les données et les informations destinées à la prise de décisions et ainsi assurer notre viabilité financière et une croissance durable de nos infrastructures physiques.
Aspirations incontournables

Leadership et gestion exceptionnels

  • Le programme appuie l'Université pour qu'elle demeure un employeur de choix en offrant des expériences de premier plan à ses employés, ce qui passe par une expérience numérique simplifiée.
  • Le programme mobilise les membres du personnel pour qu’ils apportent leurs contributions les plus utiles en automatisant les tâches de peu de valeur.

Bonne gouvernance

  • Le programme instaure une bonne gouvernance qui dépend avant tout d’une prise de décisions efficace fondée sur des données probantes, ce qui suppose une solide administration des données et des systèmes intégrés.
  • Le programme fournit des services administratifs à valeur ajoutée pour l’utilisateur final et non seulement l'administration.

Recherche de pointe

  • Le programme facilite des politiques et des systèmes à la fois modulables et normalisés à l’échelle du campus qui pour promouvoir la recherche interdisciplinaire et favoriser les travaux réunissant diverses unités organisationnelles.
  • Le programme épaule les chercheurs et leur donner les moyens d’agir.

Buts

Règlements et processus

  • Améliorer l'efficience et l'efficacité des processus et des services administratifs.

Organisation et personnes

  • Assurer des services simples, conviviaux et adaptés aux besoins des professeurs, chercheurs, employés et étudiants.
  • Faire preuve de saine gouvernance en améliorant la reddition de compte, la transparence, l’équité et l’inclusion, tout en réduisant les risques.

Information et systèmes

  • Faciliter l'analyse et la prise de décisions basées sur des données en fournissant des informations précises, complètes, facilement accessibles et actualisées.

Avantages pour la communauté

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres du personnel administratif :

  • des données exhaustives de ressources humaines de bout en bout (p. ex. : soldes des congés, date d’embauche, vacances, historique d’emploi) pour tous les types d’employés; et
  • des accès simplifiés et des tâches plus faciles à exécuter (y compris à partir d’appareils mobiles) dont l'approbation des congés et l'approbation des paiements et des remboursements.

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres de la haute direction :

  • des données et des indicateurs de rendement clés (IRC) en temps quasi réel à l’échelle du campus et des unités;
  • une analyse plus poussée et une modélisation de scénarios simplifiée venant appuyer la prise de décisions; et
  • des décisions et des stratégies exhaustives fondées sur des données probantes.

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres du corps professoral et de recherche :

  • des processus simplifiés pour alléger les lourdeurs administratives;
  • des analyses, tableaux, rapports et graphiques financiers en libre-service et en temps quasi réel pour appuyer la prise de décisions;
  • des renseignements en temps quasi réel sur les subventions de recherche (y compris les fonds restants); et
  • de meilleurs liens entre les renseignements étudiants et scolaires et les données de finances et de ressources humaines.

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres de la population étudiante :

  • des professeurs et chercheurs aptes à consacrer plus de temps à l’enseignement et à la direction de la recherche et n’étant plus liés par des tâches administratives moins prenantes; et
  • des services administratifs plus efficaces et moins sujets à l’erreur.
Portée

Ressources humaines

Les employés sont la ressource la plus précieuse de toute organisation. Nombre de processus administratifs entrent en jeu au fil de la carrière des employés, et il nous incombe de les améliorer afin d’attirer et de fidéliser les talents. Les principaux processus opérationnels de cette fonction seront examinés.


Administration des finances

La plupart des activités de l'Université sont liées à des opérations financières sous une forme ou une autre. Les données issues de ces opérations sont une mine de renseignements précieux sur l’Université. Les principaux processus opérationnels de cette fonction seront examinés.


Recherche

Les activités de recherche de l’Université touchent à toutes ces fonctions. Leurs effets sur la recherche seront étudiés afin de simplifier l’expérience des chercheurs.


Rapports et analytique

Les rapports et l'analytique sont essentiels dans la gestion des ressources humaines, des avoirs financiers et de la recherche. Pour disposer de données exhaustives, exactes et accessibles aux fins d’analyse et de prise de décisions, il importe de comprendre les données, l’information ainsi que leurs interdépendances.


Système de planification des ressources d'entreprise

Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (PRE) peuvent être modélisés d'après les meilleures pratiques de l'industrie et permettent aussi d'ajuster certains paramètres. Un nouveau système de PRE sera nécessaire pour transformer les processus et offrir des fonctionnalités nouvelles ou bonifiées qui satisferont les besoins de l’Université. Pour remplir les objectifs du programme, il faudra remplacer Banner et FAST, de même que d’autres systèmes autonomes et interdépendants.


Modèle de prestation de services

On cherchera à départager les éléments de nature transactionnelle, stratégique et analytique, et à établir s’ils sont propres à une unité administrative ou en vigueur à l’échelle de l’Université. Le modèle doit s’articuler autour des besoins des utilisateurs finaux pour mieux venir en aide aux professeurs, chercheurs, employés et étudiants. 

Principes directeurs
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Accent sur la clientèle

Améliorer l'expérience utilisateur des destinataires des services administratifs, soit les professeurs, les chercheurs, les étudiants et les employés.

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Vision globale de l'Université

Le décloisonnement ouvrira la porte à des services, des règlements, des processus et des informations conséquents et simplifiés pour les facultés et les services. Les décisions doivent être prises en fonction de ce qui convient le mieux à l’Université dans son ensemble.

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Qualité des informations

Traiter les informations comme des actifs de l’organisation et les entretenir de la même manière. Ces informations gagneront en valeur si elles sont normalisées, facilement accessibles, sans dédoublement, intégrées et exactes.

Icon showing a rosette and a thumb up in the middle to demonstrate best practices

Arrimage aux meilleures pratiques

Modéliser les services administratifs de l'Université en se référant aux meilleures pratiques de l'industrie car elles sont relativement courantes et standardisées d'une industrie à l'autre. L'Université devrait éviter de les personnaliser et trouver des solutions efficaces pour répondre à ses besoins uniques tout en suivant les meilleures pratiques.

Arrow pointing in both directions to demonstrate end-to-end simplification

Simplification de bout-en-bout

Les processus et systèmes actuels seront remis en question afin de simplifier et d’alléger les lourdeurs administratives.

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Adaptabilité

Prévoir l’intégration de certaines flexibilités dans les solutions elles-mêmes afin qu’elles puissent s’adapter aux besoins en constante évolution de l’Université.

Calendrier

Quatre ans. Trois phases.

1. Jeter les bases (2019-2021)

  • Clarifier les rôles et les responsabilités, la gouvernance, les définitions et les structures des données
  • Redéfinir le modèle de prestation de services
  • Sélectionner un nouveau système de planification des ressources de l'entreprise (PRE)

2. Transformer (2020-2023)

  • Examiner tous les processus administratifs
  • Remplacer le système de PRE et les systèmes connexes
  • Implémenter un nouveau modèle de prestation de services

3. Raffiner (2022-2024)

  • Exploiter les données et les nouvelles capacités d'analyse et de consultation stratégique
  • Mettre en œuvre de nouveaux services comme la planification de la main-d'œuvre et de la relève
Gouvernance

Niveau du programme

Niveau du projet

Parrains du programme

  • Champions du programme; fournit une orientation stratégique
  • Responsables tout au long de la durée de vie du programme
  • Établissent l'ordre de priorité des projets du programme

Comité directeur du programme

  • Fournit une orientation opérationnelle en gérant les objectifs, la portée, les risques, le budget et les échéanciers du programme
  • Assure la cohérence entre les projets et gère les interdépendances
  • Lance les projets et agit comme point de référence pour les déviations du programme

Directeur du programme

  • Fournit une orientation tactique quotidienne au programme
  • Exécute conformément aux objectifs du programme fixés par la gouvernance
  • Gère les progrès globaux, le rendement et les intervenants

Parrains des projets

  • Champions des projets
  • Responsables des projets pendant leur durée de vie
  • Établissent l'ordre de priorité des besoins opérationnels des projets

Comités de direction des projets

  • Responsables de la gestion des objectifs du projet, surveillent la portée, les risques, le budget et le calendrier du projet
  • Approuvent les demandes de modifications
  • Veillent à ce que des mesures appropriées soient prises pour assurer le succès des projets

Équipes de projet

  • Réalisent le projet pour atteindre les résultats attendus
  • Consultent les acteurs de l’Université au besoin

Gestionnaires de projet

  • Exécutent conformément aux objectifs des projets
  • Gèrent l'avancement, le rendement et les intervenants des projets
  • Gèrent les risques et les enjeux des projets

     

      Engagement

      Le programme dépend largement de l'engagement de tous les membres de la communauté universitaire. Au cours des quatre prochaines années, tous seront invités à participer dans une certaine mesure au programme et à ses projets. Nous vous informerons régulièrement sur les travaux en cours.

      Vos commentaires et conseils sur la qualité et l'efficacité des services à mettre en place sont précieux. Pour toute question, veuillez communiquer avec Mathieu Mainville, directeur de programme.

      En apprendre plus les projets

      Le programme de modernisation est une entreprise majeure. Pour faciliter le travail, atteindre les objectifs et résoudre les problèmes plus rapidement, le programme est divisé en projets.

      Amélioration du processus de remboursement des dépenses

      Image avec des graphes

      Ce projet vise la révision, la simplification et l’uniformisation des règlements de l’Université d’Ottawa concernant les remboursements et les processus du système de gestion des dépenses Concur, ainsi que l’amélioration de l’expérience utilisateur par un accès continu à des spécialistes, des séances d’information et des outils.

      Communiquer avec nous

      Nous sommes une équipe pluridisciplinaire formée d'employés nouvellement arrivés à l'Université d'Ottawa, mais aussi d’employés avec de nombreuses années de service aux Ressources financières, Ressources humaines et Technologies de l’information affectés temporairement au Programme de modernisation des processus administratifs. Tous apportent une expertise exceptionnelle ciblée pour mener à bien les projets et les objectifs du Programme.


      Bureau
      1 Stewart, 1er étage
      Ottawa, Ontario  K1N 6N5

      Gestion du programme
      Analyse des processus opérationnels
      • Darlene Avelar
        Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets
      • Scott Himes​
        Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets
      • Fayçal Laaroussi
        Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets
      • Katia Larrivée
        Analyste de processus opérationnels et gestionnaire de projets
      Gestion du changement
      Gestion de projets
      Technologie
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