The rotonde of Tabaret

Revue des processus administratifs des ressources financières et humaines

Sommaire du projet

Contexte

Au cours de la dernière année, l’Université a entrepris un projet d’optimisation des processus administratifs ayant pour but d’accroître l’efficacité et la contribution de ces activités administratives. Il a été constaté que les outils, systèmes et processus en matière de ressources humaines et financières sont vieillissants et ne répondent plus aux besoins de l’Université.

Dans cette optique, sous le leadership de la vice-rectrice associée aux ressources financières, l’Université amorce un projet de modernisation de ces outils, systèmes et processus au cours des prochains mois.

La première étape consiste à évaluer la situation actuelle, définir l’état futur optimal et se doter d’une démarche systémique et cohérente. Le comité directeur, appuyé par des experts dans le domaine, définira les orientations du projet et en assurera la bonne gestion.

Il va sans dire que la réussite de ce projet repose en bonne partie sur l’engagement de tous les membres de la communauté universitaire. Nous comptons donc vous informer régulièrement de l’évolution des travaux et vous inviter à participer à certains d’entre eux. Vos commentaires et vos conseils sur la qualité et l’efficacité des services à mettre en place sont d’une valeur inestimable.

Notons par ailleurs que ce projet de modernisation de notre gestion financière et administrative est une composante clé d’un plan ambitieux du comité d’administration de l’Université ayant pour objectif d’atteindre des pratiques exemplaires, et ce, de façon transversale au niveau institutionnel.

Objectifs

Objectifs généraux de haut niveau

L’Université vise à s’aligner sur les meilleures pratiques administratives, en tirant parti de l’automatisation et des flux de travail, afin d'offrir ce qui suit :

  1. une meilleure visibilité de l'information pour faciliter la prise de décision fondée sur des preuves, et ce, en temps réel ou presque;
  2. une amélioration de l'efficience et de l'efficacité;
  3. une conformité et des contrôles raffinés;
  4. des niveaux de service améliorés pour les intervenants internes et externes.

Afin d’atteindre ces objectifs généraux, le projet sera divisé en plusieurs phases. La première est la phase de stratégie et d’alignement, destinée à jeter les bases du projet et à clarifier la voie à suivre.

Phase de stratégie et d'alignement

  1. Comprendre l'état actuel et les points douloureux.
  2. Concevoir un état futur basé sur les meilleures pratiques.
  3. Recommander une feuille de route pour atteindre l'état futur.
Portée

La portée générale du projet consiste à examiner les trois composantes suivantes des fonctions des ressources financières et humaines :

  1. processus et politiques

  2. organisation et personnes
  3. information et systèmes

 

 

Les processus opérationnels clés pour la phase de stratégie et d’alignement sont les suivants :

Finances   Ressources humaines  
Planifier pour réussir Budgétisation, prévision, rapports de gestion et analyses à l'échelle de l'institution

Bilan de santé du modèle d'exploitation RH

Partenaires RH

  • Hubs
  • Centres d'expertise
  • LADO
  • Relations de travail
  • Santé et sécurité
  • Optimisation des affaires
Enregistrer pour rapporter

Comptabilité institutionnelle (comptes de régularisation, grand livre et écritures de journal, etc.), clôture et consolidation, rapports financiers, rapports externes et statutaires

Acquisition des talents

Demandes d'emploi, recherches et candidatures, sélection et entretiens, offres

Trésorerie

Gestion de fonds de trésorerie, transactions et règlements bancaires

Paie

Préparer et traiter la paie, transférer les données aux Finances

Livrer jusqu'à réception des fonds

Comptabilité des produits, clients, facturation, comptes clients et recouvrements

Mise en œuvre stratégique

Planification de la main-d'œuvre, planification de la relève et engagement de la main-d'œuvre

Acquérir jusqu'à mettre hors service

Planification des immobilisations, enregistrement des actifs (gestion de capital, inventaire, immobilisations), comptabilité, disposition et comptabilité de projet

Stratégie RH

Rapports, indicateurs, gouvernance des données et des processus

Fonds dotés, dons et bourses

Comptabilité et administration des fonds dotés, des dons et des bourses

   

Subventions et contrats de recherche

Comptabilité et administration des fonds de recherche et subventions

   

Acheter jusqu'au paiement

Fournisseurs, approvisionnements, gestion des contrats, réquisitions, achats, réceptions, paiements, voyages et dépenses, inventaire

   
Étapes du projet

La phase de stratégie et d’alignement du projet durera environ quatre mois, comme suit :

Activités clés Date de début Date de fin
PHASE 1 : Stratégie et alignement février 2019 mai 2019
Créer une charte de projet 4 février 2019 15 mars 2019
Évaluer l'état actuel des processus 25 février 2019 15 mars 2019
Déterminer l'état futur désiré 18 mars 2019 12 avril 2019
Établir une feuille de route de mise en oeuvre à haut niveau 12 avril 2019 26 avril 2019
Créer un plan de communication 1er mars 2019 22 mars 2019
Créer un plan de projet 12 avril 2019 10 mai 2019
Présenter le plan de projet mai 2019 mai 2019
Gouvernance
  • Vice-rectrice associée, Ressources financières (chef de projet)
  • Vice-recteur associé, Ressources humaines
  • Dirigeant principal de l'information
  • Provost associé, Planification et budgets académiques
  • Vice-provost, Affaires professorales 
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