Amélioration de la gestion des dépenses

Image avec des graphes

Raison d'être du projet

Le déploiement du système de gestion automatisée des dépenses (Concur), mieux connu sous le nom du projet E-voyage, a eu lieu en novembre 2015. Quelques améliorations ont été apportées depuis, dont la soumission électronique des reçus et l’application mobile. Les utilisateurs réclament toutefois d’autres améliorations :

  • Une simplification et une uniformisation des règlements liés aux remboursements à l’Université d’Ottawa.
  • Une simplification et une uniformisation des flux de production dans le système.
  • Un accès facile et constant à des experts des règlements liés aux remboursements.
  • Des séances de formation régulières et de meilleurs outils.

Le projet s’inscrit dans la Revue de processus administratifs des ressources financières et humaines.

Objectifs

Le projet d’amélioration de la gestion des dépenses a pour objectifs d’améliorer l’expérience utilisateur et les flux de production du système, ainsi que le niveau de service et la formation qu’offrent les Ressources financières aux facultés et services. Il vise également à incorporer les changements aux politiques des gouvernements fédéral et provincial en ajustant les règlements administratifs en lien avec les remboursements et le système de gestion des dépenses.

Nouvelles et mises à jour

Mai 2019

Changements entourant la révision du règlement 21

Le 14 mai 2019, le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs a entériné la nouvelle version du règlement 21 qui a été renommé « Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université ». Ce règlement et les méthodes connexes entreront en vigueur le 1er juillet 2019. Des améliorations seront également apportées au système de gestion des dépenses (Concur) pour y incorporer les changements mis de l’avant dans la révision du règlement 21. D’autres auront lieu à l'automne.

Faits saillants des changements

Les faits saillants des changements sont détaillés dans la section Étapes du projet > Implantation – Révision du règlement 21.

Juin 2019

Dans le cadre du déploiement de la révision du règlement 21, les Ressources financières de l’Université d’Ottawa ont prévu la tenue de séances d’information bilingues dans les facultés et les services. Nous sommes heureux de confirmer les dates des séance d’information.

Séances d'information pour les facultés

  • Arts et Telfer : le 11 juin, 10 h to 11 30, DMS 4101
  • Sciences et génie : le 11 juin, de 13 h 30 , STEM  224
  • Sciences sociales, science de la santé et éducation : le 12 juin, 10 h, DMS 1150
  • Droit civil et Common Law : le 13 juin, 9 h 30, salle 147, pavillon Fauteux
  • Médecine et sciences de la santé : le 19 juin, 9 h, amphithéâtre A, RGN 2005

Séances d'information pour les services

  • Le 17 juin, de 14 h à 15 h 30, FSS 4004
  • Le 19 juin, de 13 h à 14 h 30, FSS 4004

 

Présentation entourant les changements au règlement 21 (PDF — Bilingue)

Étapes du projet

Implantation – Révision du règlement 21

Objectifs

  • Incorporer les changements du gouvernement de l’Ontario et des trois organismes subventionnaires (« les trois organismes »).
    • En 2017, le gouvernement de l’Ontario a mis à jour ses règlements sur les frais de déplacement. Un des principaux changements visait l’usage des indemnités quotidiennes (« per diem ») pour les repas.
    • En 2018, les trois organismes ont incité les universités à prendre part à un projet pilote visant à éliminer les guides d’admissibilité des dépenses en leur substituant les règlements des instituts. Ceci a occasionné plusieurs changements aux règlements des universités ontariennes. Ces règlements entreront en vigueur à l’automne 2019.
  • Simplifier la gestion des dépenses en regroupant certains règlements liés aux dépenses sous le règlement 21 (notamment le règlement 60 sur les dépenses d’accueil et le règlement 74 sur l’achat de cadeaux et de fleurs) et en éliminant les exceptions (un règlement applicable à tous).
  • Améliorer l’expérience utilisateur.
  • Jeter les bases pour :
    • Modifier le système de gestion des dépenses (Concur) comme éliminer l’étape de préapprobation dans le flux de production; et
    • Mettre en œuvre les prochaines étapes du projet de gestion de dépenses.

Faits saillants des changements en vigueur le 1er juillet 2019

Dépenses admissibles

La version révisée du règlement 21 régit les dépenses suivantes :

  • Frais de voyage;
  • Frais d'accueil; et
  • Autres dépenses professionnelles.

L'intégration de ces dépenses dans la révision du règlement abroge les règlements suivants :

  • Règlement 60 - Accueil, réceptions, repas d'affaires et dépenses imputables aux comptes de l'Université
  • Règlement 74 - Envoi de cadeaux ou de fleurs

Changements majeurs liés aux frais de voyage

  • Tous les employés ont maintenant accès aux indemnités quotidiennes et n’ont plus besoin de fournir de reçus pour les repas (ceci exclu les demandes de remboursement des dépenses professionnelles – RDP).
  • La préapprobation n’est plus obligatoire dans le système de gestion des dépenses pour les membres du personnel de soutien. Toutefois, quiconque demande le remboursement de frais de voyage doit fournir une preuve d’approbation préalable (p. ex. un courriel).
  • Un meilleur contrôle entourant les avances de voyage a été mis en place comme l'utilisation de la carte de voyage (« T-card »).
  • Clarifications au sujet des voyages personnels combinés aux voyages d’affaires et des dépenses engagées avant et après le voyage.

Imputabilité

  • Les approbateurs autorisés doivent être des cadres supérieurs occupant un poste d’au moins un niveau supérieur à celui du particulier qui fait la demande.
  • L’imputabilité de certaines dépenses a été formalisée afin qu’elles relèvent du responsable de l’unité.

Système de gestion des dépenses (Concur)

Ce système continue d’être l’outil de choix pour le remboursement des frais de voyage. Dès le 1er juillet, il sera possible d’y saisir les indemnités quotidiennes pour les non-membres de l’APUO et la préapprobation sera éliminée.

Les prochaines phases du projet prévoient l’adaptation du système pour permettre d’y effectuer le remboursement des autres dépenses en lien avec la révision du règlement 21. Le processus existant devra continuer d’être utilisé jusqu’à avis contraire.

Facilité d'utilisation

Objectifs

  • Simplifier le flux de production et l’interface du système de gestion des dépenses Concur; et
  • Établir un rôle central en matière de conformité au règlement pour les services et les facultés.
Déploiement de la nouvelle offre de service et de formation

Objectifs

  • Mise sur pied d’un centre de services et de formation pour le remboursement des dépenses; et
  • Étendre le service de conformité au règlement

Comités et groupes impliqués

Cadres responsables
  • Marie-Claude Fillion (chef de projet)
    Vice-rectrice associée
    Ressources financières
  • Elvio Buono
    Vice-recteur associé
    Ressources humaines
  • Martin Bernier
    Dirigeant principal à l'information
    Technologies de l'information
  • Marcel Mérette
    Provost associé
    Planification et budgets académiques
  • Jules Carrière
    Vice-provost
    Affaires professorales
Comité directeur
  • Marie-Claude Fillion
    Vice-rectrice associée
    Ressources financières
  • Martin Bernier
    Dirigeant principal à l'information
    Technologies de l'information
  • Mathieu Mainville
    Directeur de programme
    Ressources financières
  • Silvana Gandolfini
    Directrice administrative
    Faculté de génie
  • Philippe-Thierry ​​​​​Douamba
    Chef de cabinet
    Cabinet du vice-recteur à la recherche
  • Cynthia Irakoze
    Directrice des services administratifs
    Cabinet du vice-recteur aux études
  • Valérie Michaud-Lal
    Spécialiste en gestion du changement
    Ressources humaines
Équipe de projet
  • Mathieu Mainville
    Directeur de programme
    Ressources financières
  • Hashim Bakuvi
    Gestionnaire, Opérations financières et administration
    Ressources financières
  • Alexandre Gagnon
    Analyste principale, système de remboursement des dépenses
    Ressources financières
  • France Boucher
    Directrice, recherche, fiducie et dotation
    Ressources financières
  • Maureen Castella
    Gestionnaire, optimisation des processus d'affaires RH
    Ressources humaines
  • Khoa Phan​​​​​​​
    Analyste principal des processus opérationnels, modélisation et analyses financières
    Ressources financières​​​​​​​
  • Suzanne Arcand​​​​​​​​​​​​​​
    Gestionnaire des applications
    Technologies de l'information​​​​​​​
  • Valérie Michaud-Lal​​​​​​​​​​​​​​
    Spécialiste en gestion du changement
    ​​​​​​​Ressources humaines
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