Comité de vérification attributions

Création

La création du Comité de vérification a été décidée par la résolution 85.22 du Bureau des gouverneurs et confirmée par le Règlement interne A6.2, 1987 du Bureau. Les attributions ont été modifiées par le Bureau des gouverneurs à sa réunion du 21 mars 2005 par la résolution 2005.2.

Statut

Le Comité de vérification est un comité permanent du Bureau des gouverneurs, dont il relève directement.

Fonctions

Le Comité de vérification est chargé d'aider le Bureau des gouverneurs à s'acquitter de ses obligations juridiques et fiduciaires par rapport aux responsabilités de l'Université en matière de comptabilité, de vérification, de présentation des rapports financiers, de contrôle interne et de respect des règles touchant les affaires financières.

Le Comité de vérification examine et annote les éléments suivants et en fait des recommandations au Bureau des gouverneurs :

Présentation de rapports financiers

  • les états financiers provisoires annuels de l'Université d'Ottawa et du Régime de retraite de l'Université d'Ottawa (1965), y compris l'examen et la discussion des aspects suivants :
    • la conformité aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) et aux normes de présentation de l'information;
    • la qualité et l’intégralité de la divulgation des renseignements financiers, y compris les méthodes de divulgation;
    • la qualité et la pertinence des PCGR, y compris l'analyse comparative avec les autres universités;
    • les variations importantes entre les périodes de comparaison;
    • les recommandations de la direction pour résoudre les volets problématiques qui ressortent du processus de présentation des rapports financiers;
    • les changements proposés aux normes comptables, aux politiques et règlements, aux estimations et décisions clés qui pourraient être déterminantes pour la présentation de rapports financiers;

Gestion des risques et environnement de contrôle

  • le rapport de la direction sur le processus d'évaluation des risques, pour définir et gérer les principaux risques d'entreprise de manière à s'assurer que le processus est adéquat;
    le rapport de la direction sur la gestion des risques financiers pour s'assurer que ces risques sont gérés et contrôlés efficacement;
  • l’examen par le vérificateur/la vérificatrice externe ou encore le vérificateur/la vérificatrice interne, ou les deux, de l'évaluation par la direction des risques financiers importants;
  • les rapports de la direction pour signaler des écarts de contrôle importants ou une fraude et pour indiquer comment on a remédié à ces défaillances de contrôle;
    les rapports sur l'examen fait par le vérificateur/la vérificatrice interne concernant les comptes de dépenses des cadres supérieurs;
  • la confirmation par la direction que l'Université respecte les lois et règlements portant sur les impôts et la présentation des rapports financiers;

Vérification externe

  • l'étendue de l'examen par le vérificateur/la vérificatrice externe des rapports financiers annuels;
  • le contenu de toute lettre de recommandations du vérificateur/de la vérificatrice externe et les réactions ainsi que les plans d'action de la direction;
  • les opinions du vérificateur/de la vérificatrice externe adressées au Bureau;
  • la nomination annuelle du vérificateur/de la vérificatrice externe et les honoraires afférents à la vérification annuelle;
  • la confirmation de l'indépendance du vérificateur/de la vérificatrice externe;
  • toute mission de vérification ou non-vérification effectuée par le vérificateur/la vérificatrice externe en sus de la vérification annuelle, et les honoraires afférents;
  • la surveillance de la qualité et de l'efficacité des liens du vérificateur/de la vérificatrice externe avec la direction;

Vérification interne

  • les politiques et modalités de vérification interne, pour s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences de l'Université en matière de vérification, telles que prévues dans la Loi de l'Université d'Ottawa, les règlements et les politiques approuvées par le Bureau;
  • la recommandation du recteur concernant la nomination du vérificateur/de la vérificatrice interne;
  • le maintien, par le vérificateur/la vérificatrice, d'un degré raisonnable d'indépendance dans l'exercice de ses fonctions;
  • l'existence d'une coordination et d'une coopération satisfaisantes entre les fonctions de vérification interne et de vérification externe;
  • les attributions, le budget, le plan de vérification et le rapport annuel du vérificateur/de la vérificatrice interne;
  • les rapports spécifiques du Bureau de vérification interne, le cas échéant, comprenant les réactions de la direction aux constatations et aux recommandations ainsi que le suivi des plans d'action;

Autres vérifications

  • tout autre rapport de vérification que présentent les organismes externes et les conseils subventionnaires.

Composition

Le Comité de vérification est composé d'au moins quatre (4) membres du Bureau des gouverneurs – autres que les membres élus à la présidence et à la vice-présidence du Bureau – nommés par le Bureau, l'un d'entre eux étant également membre du Comité exécutif. Seuls les membres du Bureau qui ne sont pas employés par l'Université et qui ont été nommés en application des alinéas b), c), e) et f) de l'article 9 de la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 peuvent faire partie du Comité. Chaque membre du Comité de vérification doit posséder des connaissances financières (connaissances suffisantes du domaine financier pour comprendre les règles et méthodes comptables de l'Université ainsi que les grandes décisions inhérentes à la préparation des états financiers) et au moins un membre doit posséder une expertise financière.

Présidence et vice-présidence

Le Comité de gouvernance élit un membre du Comité de vérification à la présidence et un autre à la vice-présidence. Le secrétaire de l'Université fait fonction de secrétaire du Comité.

Habituellement, les membres sont nommés pour deux ans au moins, leur mandat étant renouvelable.

Quorum

La majorité des membres constitue le quorum.

Mode de fonctionnement

Le Comité de vérification se réunit assez de fois au cours d'une année pour pouvoir s'acquitter de ses responsabilités et, après chaque réunion, rend compte au Bureau au cours d'une réunion de ce dernier.

En consultation avec la direction et le vérificateur/la vérificatrice externe, le Comité de vérification élabore chaque année un plan de travail tenant compte de ses responsabilités.

La présidente/le président du Comité de vérification est chargé d'établir l'ordre du jour des réunions du Comité, en consultation avec les membres du Comité, la direction et le vérificateur/la vérificatrice externe.

Les procès-verbaux des réunions du Comité de vérification sont conservés au Cabinet du secrétaire où ils peuvent être consultés par tout membre du Bureau.

Le vérificateur/la vérificatrice externe ainsi que le vérificateur/la vérificatrice interne sont invités à assister aux réunions du Comité de vérification, tout comme d'autres dirigeants ou dirigeantes de l'Université qui y sont invités.

Habituellement, les membres du Comité se réunissent à huis clos avec le vérificateur/la vérificatrice externe, le vérificateur/la vérificatrice interne, la direction ainsi que les autres membres du Comité.

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