Constatations courantes de vérification

Voici une liste de problèmes qu’une vérification interne peut permettre de déceler. Ces exemples sont fournis afin de permettre aux facultés et aux services de reconnaître eux-mêmes les éléments qu’ils peuvent améliorer.

Non-respect des règlements et des procédures de l’Université d’Ottawa. Le personnel doit se familiariser avec l’ensemble des politiques et des procédures et les respecter.

Absence de procédures écrites. Les divers aspects du fonctionnement d’une faculté ou d’un service doivent être clairement énoncés dans un manuel de procédures tenu à jour. Les procédures écrites constituent un outil de formation important pour le personnel temporaire et nouvellement embauché de même que pour l’employé appelé à remplacer une personne malade ou en vacances, contribuant à assurer le fonctionnement sans heurts de la faculté ou du service. Les procédures écrites doivent par ailleurs être conformes aux règlements de l’Université.

Processus ou procédures inefficaces. Les facultés et services ont intérêt à passer leurs procédures administratives en revue afin d’éviter, par exemple, des dédoublements de responsabilité dans les descriptions de poste de leur personnel et des processus lourds comportant des étapes inutiles qui font perdre du temps.

Usage incorrect des comptes du grand livre général. Le personnel doit veiller à inscrire correctement les dépenses dans le grand livre général. L’affectation de dépenses au compte Divers doit demeurer une mesure exceptionnelle.

Rémunération d’une personne en tant qu’employé (Service de la paie) ou entrepreneur indépendant (Service des finances).L’Université est tenue de bien évaluer ce type de relation, car tous les employeurs doivent prélever des sommes aux fins de l’impôt sur le revenu, du régime de pension du Canada et de l’assurance-emploi ainsi que payer leur cotisation d’employeur pour toutes les personnes considérées être leurs employés.

Demande de remboursement de frais de déplacement mal justifiée. Tout employé qui s’est déplacé est tenu de soumettre une carte d’embarquement s’il a pris l’avion, ou des copies de son itinéraire ou de ses reçus d’inscription s’il assiste à une conférence. Les reçus de paiement par carte de crédit ou de débit ne suffisent habituellement pas à étayer les frais de restaurant et doivent être accompagnés de l’addition originale.

Non-respect des politiques relatives à la petite caisse. Toute facture doit être remise au responsable de la petite caisse dans les 30 jours suivant la date de l’achat. Le réclamant doit signer son reçu et y inscrire le code approprié pour être remboursé. Par ailleurs, la petite caisse ne doit pas servir à rembourser des frais de déplacement.

Calcul erroné de la taxe sur les produits et services (TPS) exigible. L’Université a le droit de réclamer une partie de la TPS payée sur ses achats. Les facultés et services peuvent consulter le Service des finances pour mieux connaître et comprendre les exigences en la matière et les calculs à effectuer.

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