Projets BEPC, ESP et SIS

Dans Destination 2020, le plan stratégique de l'Université d'Ottawa, nous nous sommes fixés des objectifs ambitieux pour les années à venir. Notre vision : faire de l'Université d'Ottawa l'une des grandes universités de notre temps, forte d'une réputation à la hauteur de ses réalisations.

C'est ce que nous entendons faire au cours de la prochaine année en mettant la touche finale à trois initiatives dont le but est d'offrir une expérience universitaire, autant pour les étudiants que les employés, exceptionnelle. L'expérience étudiante, l'un des piliers de Destination 2020, est donc au coeur de ces projets. Ceux-ci consistent en :

Nous vous encourageons à visiter les pages Web de chacun de ces projets pour plus de détails.

Nouvelles et mises à jour

23 novembre 2016

Message du vice-recteur aux études et provost

Je profite de l’occasion pour vous souhaiter, à toutes et à tous, une excellente fin de trimestre. Nous aurons encore de beaux défis à relever d’ici la fin de l’année universitaire. Grâce à votre excellent travail, l’Université connaîtra beaucoup de succès et les étudiants seront les premiers à en bénéficier.

Comme en juin dernier, j’aimerais faire le point sur les trois initiatives mises en place pour améliorer l’expérience étudiante à l’Université :

  • La réorganisation des postes au sein des bureaux d’études de premier cycle (BEPC) dans les facultés d’accueil avance bien. Afin de faciliter la synergie d’équipe et la redistribution des tâches, les équipes de la Gestion des effectifs scolaires, des Ressources humaines et du SASS continuent de travailler de concert avec les gestionnaires et employés des BEPC. De plus, un groupe de travail, composé notamment des gestionnaires des BEPC des six facultés d’accueil, a amorcé la phase de développement du contenu du programme institutionnel de formation à la conseillance scolaire. Ce travail se poursuivra au cours des prochains mois alors que le début de la formation est prévu à la fin de l’été 2017.
  • Dans le cadre de la restructuration de la gestion des études supérieures et postdoctorales (ESP), le projet final a été présenté au Comité d’administration en août et au Sénat en septembre. La nouvelle structure centrale et sa gouvernance ont toutes deux été approuvées. Les attributions des différents comités proposés seront soumises au Sénat au cours des prochains mois. Par ailleurs, le redéploiement des responsabilités vers les facultés et les services suit son cours. Le travail avec les facultés et services continuera afin de faciliter l’intégration de ces nouvelles fonctions.
  • Le projet de remplacement du Système d’information scolaire (SIS) tire à sa fin. Le lancement d’uoCampus a eu lieu le 7 novembre dernier avec succès. La formation continue se poursuit à l’aide, entre autres, de tutoriels, de guides et d’une banque de connaissances offerts en ligne. La brigade étudiante, uoBrigade, est également disponible jusqu’à la fin d’avril pour accompagner les étudiants dans cette transition. L’arrivée d’uoCampus a aussi permis de revoir nos pratiques et nos processus de soutien informatique. Un nouveau modèle de soutien plus efficace a été mis en place et les processus internes de traitement des demandes ont été améliorés.

Plus de détails sur chacun des projets sont disponibles à partir de la page « Projets BEPC-ESP-SIS » du site Web du vice-recteur aux études. Vous pouvez également y accéder par la page d’accueil de VirtuO sous « Priorités de l’Université d’Ottawa ».

Je vous remercie de votre collaboration et vous souhaite une très belle fin de trimestre.

 

Le vice-recteur aux études et provost,

Michel Laurier

30 juin 2016

Message du vice-recteur aux études et provost

Je profite de la fin de l’année universitaire pour faire le point sur trois initiatives mises en place afin d’améliorer l’expérience étudiante à l’Université :

  • La réorganisation des postes au sein des bureaux d’études de premier cycle (BEPC) dans les facultés d’accueil est en voie d’être complétée. Une équipe de la Gestion des effectifs scolaires et des Ressources humaines travaille actuellement de concert avec les gestionnaires des BEPC à l’établissement de chartes d’équipe pour faciliter la redistribution des tâches à l’occasion de l’introduction des nouveaux postes. Ce travail de collaboration se poursuivra dans les prochains mois alors que s’amorcera la phase de développement du contenu de la formation au modèle institutionnel de conseillance scolaire.
  • Les tournées des facultés dans le cadre de la gestion de la restructuration des études supérieures et postdoctorales (ESP) débuteront sous peu. Les facultés pourront ainsi partager leur vision de la restructuration administrative des études supérieures et déterminer l’appui nécessaire pour effectuer la transition au cours des prochains mois.
  • Le projet de remplacement du Système d’information scolaire (SIS) a amorcé sa phase de formation du personnel qui se poursuivra tout au long de l’été. Une phase plus intensive aura lieu à l’automne avant la mise en œuvre d’uoCampus le 7 novembre prochain.

Plus de détails sur chacun des projets sont disponibles à partir du site Web du vice-recteur aux études. Choisissez « Projets BEPC, ESP et SIS » sous l’onglet « Expérience universitaire enrichie » pour accéder à la page sommaire des trois projets. Vous pouvez également y accéder par la page d’accueil de VirtuO sous « Priorités de l’Université d’Ottawa ».

Comme vous le savez, ces trois projets entraîneront des changements culturels et organisationnels importants pour de nombreux membres de notre communauté universitaire au cours de la prochaine année. Je suis sûr toutefois que nous saurons nous adapter et que nous pourrons ensemble offrir un service de qualité supérieure à nos étudiants.

Je vous remercie de votre collaboration et vous souhaite un très bel été.

 

Le vice-recteur aux études,

Michel Laurier

28 janvier 2016

Message du vice-recteur aux études et provost

L’année 2016 débute et plusieurs projets institutionnels qui sont déjà entrepris approchent de leur phase finale. Comme vous le savez sûrement, l’Université a mis en œuvre trois initiatives visant à améliorer de façon significative l’expérience des étudiants et du personnel.

La réorganisation des bureaux d’études de premier cycle (BEPC)

Un groupe de travail, ayant reçu le mandat de revoir l’organisation du travail au sein des bureaux des études de premier cycle (BEPC) des facultés d’accueil, a soumis un rapport au CA-Doyens au printemps 2015. Le nouveau modèle-cadre d’organisation du travail qui en est issu vise à offrir à nos étudiants un appui scolaire optimal et à valoriser l’important travail d’encadrement scolaire effectué par le personnel au sein de ces bureaux. Grâce à ce nouveau cadre et aux approches de la conseillance scolaire qui l’accompagnent, de même qu’au nouveau système d’information scolaire (SIS), nous serons en mesure de bonifier et de systématiser nos efforts pour assurer la réussite et la rétention scolaire de nos étudiants.

La mise en œuvre se fera en deux grandes étapes :

  1. L’implantation du modèle-cadre d’organisation du travail dans les facultés d’accueil : Génie, École de gestion Telfer, Sciences de la santé, Arts, Sciences et Sciences sociales (d’ici la fin de février 2016);
  2. L’adoption d’un modèle institutionnel de conseillance scolaire, qui s’accompagnera de formation :
  • Formation initiale à l’approche institutionnelle de conseillance scolaire (février à mars 2016);
  • Appui contextualisé prenant différentes formes : outils, coaching, etc. (avril 2016 à février 2017);
  • Formation continue et soutien à l’approche institutionnelle de conseillance scolaire (à partir de février 2017).

Au cours des prochains mois, suivant l’implantation du modèle-cadre dans les BEPC des six facultés d’accueil, s’amorcera la période de formation, avec le développement des modules de formation et d’outils liés au modèle institutionnel de conseillance scolaire.

La restructuration de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP)

Dans son plan stratégique, l’Université s’est engagée à augmenter le nombre d’étudiants aux cycles supérieurs et à améliorer leur expérience globale. Un groupe de travail a donc évalué le fonctionnement général de la FESP, et un comité directeur a proposé des modifications aux pratiques de gestion des études supérieures afin d’améliorer l’excellence du service et de favoriser une meilleure expérience étudiante.

En juin 2015, le Sénat a voté en faveur d’une transformation de la gestion des études supérieures visant la simplification des processus décisionnels et transactionnels ainsi que la responsabilité accrue des facultés permettant de rapprocher la prise de décision à l’étudiant. Le Sénat a également appuyé la nécessité de se doter d’un bureau central des études supérieures, afin de conserver l’expertise de pointe et la visibilité nécessaires à l’interne comme à l’externe. Un mécanisme central d’assurance de la qualité des programmes regroupant à la fois les études de premier cycle et les études supérieures sera également créé. De plus, un groupe de travail sur l’expérience étudiante aux cycles supérieurs a été mis sur pied.

Au cours des prochains mois, des analyses de gestion des processus administratifs auront lieu. Parallèlement, un plan de restructuration sera développé et devrait recevoir l’approbation finale du Sénat au printemps 2016. La restructuration des études supérieures sera complétée au 1er janvier 2017.

Le remplacement du système d’information scolaire (SIS)

Un nouveau système d’information scolaire (SIS), permettant de gérer les dossiers scolaires des étudiants, sera instauré le 7 novembre 2016 dans le but de répondre plus adéquatement aux besoins actuels et émergents de nos étudiants, des professeurs et du personnel administratif. En modernisant nos systèmes de gestion, nous pourrons profiter des meilleures pratiques dans le domaine tout en facilitant les mises à jour au système. Plusieurs membres du personnel de l’Université travaillent de concert avec la firme engagée pour l’implantation afin que le système Campus Solutions puisse répondre à nos besoins actuels et évoluer en fonction de nos besoins futurs.

Le projet progresse selon l’échéancier prévu. Au cours des prochains mois débuteront nombre d’activités, dont les tests de scénarios fonctionnels et la mise au point des modules de formation.

Pour en savoir plus sur le projet et les activités en cours, consultez le site Web du projet SIS.

Formation

Les trois équipes veillent à assurer l’harmonisation des stratégies propres à chacun des projets. La formation sera offerte au personnel de manière synchronisée et en temps opportun, en tenant compte des périodes de pointe dans les processus scolaires. De l’information additionnelle sur les formations à venir sera communiquée en temps et lieu.

Activités principales liées à la transition et à la formation dans les trois projets*

Nous prévoyons adopter l’échéancier suivant : 

Activités principales liées à la transition et à la formation dans les trois projets

* La version accessible de cet échéancier est disponible sur demande.

Un pas de plus vers Destination 2020…

Ces initiatives entraîneront des changements organisationnels importants pour de nombreux membres de notre personnel au cours de la prochaine année et demanderont un temps d’adaptation et d’apprentissage. C’est toutefois un défi que nous relèverons ensemble et qui nous permettra d’offrir un service plus rapide, plus efficace et plus personnalisé à nos étudiants. En mettant ainsi l’expérience étudiante au cœur de notre mission éducative et de nos efforts d’amélioration, à l’occasion de la révision de nos pratiques et outils de gestion et d’encadrement scolaires, nous franchissons un pas de plus vers l’atteinte de nos objectifs stratégiques.

Merci de votre collaboration,

Michel Laurier

Vice-recteur aux études et provost

Échéancier pour les trois projets

Activités principales pour les trois projets

* La version accessible de cet échéancier est disponible.

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