Bureaux des études de premier cycle (BEPC)

Raison d'être du projet

Au cours des dernières années, la population étudiante de l’Université s’est accrue de façon marquée, ses caractéristiques sociodémographiques ont évolué et la complexification des programmes d’études a accentué tant le mouvement interfacultaire des étudiants que le travail de gestion des dossiers étudiants.

Dans son plan stratégique, Destination 2020, l’Université s’est engagée à favoriser une meilleure expérience étudiante. C’est dans cette optique qu’un rapport sur l’organisation du travail au sein des bureaux d’études de premier cycle (BEPC) des six facultés d’accueil a été déposé en 2013 auprès du Conseil du comité d’administration et des doyens, doyennes et bibliothécaire en chef. Dans la foulée des recommandations du rapport, l’Université a adopté un modèle-cadre pour réorganiser le travail au sein des BEPC. L’objectif de ces derniers consiste à offrir aux étudiants un appui scolaire optimal et à valoriser l’important travail d’encadrement effectué par le personnel scolaire au sein de ces bureaux. L’implantation du modèle-cadre prévoit une approche de conseillance scolaire à l’échelle de l’Université qui tient compte du nouveau Système d’information scolaire (SIS). Toutes ces mesures visent à bonifier et à systématiser les efforts pour assurer la réussite et la persévérance scolaires des étudiants.

Dernières nouvelles

Depuis l'automne 2016, un groupe de travail, composé des gestionnaires des BEPC, a élaboré une formation sur mesure pour leur personnel qui vise à favoriser l'implantation du modèle de conseillance scolaire et à fournir les outils nécessaires à l'amélioration de la rétention des étudiantes et étudiants.

Durant la même période, certaines rencontres ont eu lieu avec les facultés pour leur fournir un appui en matière d'organisation du travail et de gestion du changement. Au cours des derniers mois, le groupe de travail a également continué de plancher sur l'organisation du travail.

Depuis juin 2017, les Ressources humaines se sont vu confier la coordination du dossier de formation et d’organisation du travail au sein des BEPC. De plus, étant donné l’importance et l’impact de ce projet sur l’expérience étudiante, le vice-recteur associé aux affaires étudiantes et internationales s’est joint à l’équipe de direction. Il est important de mentionner que le Service d'appui au succès scolaire (SASS) et la Gestion des effectifs scolaires (GES) restent des partenaires essentiels pour mener ce projet à bon port.

Étapes du projet

Afin de mieux comprendre la réorganisation du travail qui s’opère actuellement au sein des BEPC des facultés d’accueil, voici un compte rendu des consultations et des décisions prises depuis 2013 :

2013
  • Les données sur la satisfaction des étudiants quant aux services offerts dans les BEPC sont présentées au Comité sur la qualité de l’expérience étudiante qui recommande la création d’un groupe de travail chargé de revoir l’organisation du travail au sein des BEPC. La révision des pratiques en matière d’encadrement scolaire est suggérée en réponse aux résultats des sondages sur la satisfaction de la population étudiante en la matière.

En plus de passer en revue l’organisation du travail au sein des BEPC, le groupe a pour mandat de proposer une structure qui a en son centre l’étudiant, à savoir un modèle qui répond aux besoins de la population étudiante en s’inspirant des pratiques exemplaires et de la littérature sur la persévérance scolaire et l’encadrement des étudiants. Le groupe, relevant du vice-recteur aux études et présidé par la vice-rectrice associée aux programmes, est composé de différents membres et gestionnaires des BEPC.

2014
  • Le groupe de travail responsable de revoir l’organisation du travail au sein des BEPC effectue ses travaux et prépare son rapport.
2015
  • Au printemps, le rapport du groupe de travail sur les BEPC est présenté au Conseil du comité d’administration et des doyens, doyennes et bibliothécaire en chef.
    • Le rapport présente une analyse des pratiques en vigueur en matière d’encadrement scolaire au sein des BEPC et établit des recommandations à la lumière de ces constats. Le groupe de travail recommande notamment de réorganiser la structure des postes axés sur l’encadrement scolaire.
  • Le Conseil du comité d’administration et des doyens, doyennes et bibliothécaire en chef adopte à l’unanimité les recommandations du rapport.
    • Issu de recommandations du rapport, le nouveau modèle-cadre d’organisation du travail vise à offrir aux étudiants un appui scolaire optimal et à valoriser l’important travail d’encadrement effectué au sein des BEPC. Le personnel des BEPC, leur approche en matière de conseillance scolaire et le nouveau SIS permettront de bonifier et de systématiser les efforts favorisant la réussite et la persévérance scolaires de la population étudiante.
  • Le groupe de travail sur les BEPC retient les faits suivants :
    • la croissance importante de la population étudiante et ses changements sociodémographiques depuis 2002;
    • la complexification des programmes d’études (structure et interdisciplinarité) qui accentue le mouvement interfacultaire des étudiants et le travail de gestion des dossiers de ces derniers;
    • l’organisation du travail au sein des BEPC initialement fondée sur les programmes facultaires et l’interprétation désuète des règlements scolaires qui se sont complexifiés;
    • de nouveaux outils, comme Talisma, des initiatives telles que le Projet cohorte ainsi que des postes intermédiaires différents d’une faculté à l’autre qui ont été créés pour tenir compte des changements institutionnels majeurs des 15 dernières années.

Le groupe de travail constate également que la population étudiante perçoit un rapport hiérarchique entre les deux types de postes au sein des BEPC – soit les adjointes et les conseillères aux études – et leur classification respective, ce qui la conduit à une appréciation asymétrique des contributions des unes et des autres à l’encadrement scolaire.

  • À l’été, le comité directeur des BEPC est créé pour mettre en œuvre les recommandations du rapport. Ce comité, qui relève du Conseil du comité d’administration et des doyens, doyennes et bibliothécaire en chef, épaulera les facultés pendant les deux années qui suivront l’instauration du modèle-cadre.
  • Le modèle-cadre repose sur la création de quatre types de postes, divisés en deux familles de fonctions :
    • les fonctions d’encadrement qui permettent un traitement optimal du cheminement scolaire et qui favorisent la persévérance scolaire;
    • les fonctions liées au traitement des opérations qui favorisent la tenue optimale des dossiers étudiants et contribuent également au cheminement scolaire.

Les descriptions génériques des quatre postes sont évaluées et confirmées par consensus par le comité mixte d’évaluation des postes du PSUO, composé de représentants du syndicat et de l’employeur.

  • Les principes qui sous-tendent le modèle-cadre sont les suivants :
    • une vision globale de l’encadrement étudiant, s’échelonnant du recrutement jusqu’à l’obtention du grade;
    • l’intégration des fonctions des deux familles de poste au sein de chaque BEPC afin de favoriser un fonctionnement synergique et concerté du personnel;
    • un contact direct entre le personnel chevronné et les étudiants, y compris ceux à risque, tout en tenant compte du fait que le nouveau SIS repose sur l’autonomie et la responsabilisation de l’étudiant;
    • l’instauration d’une formation à l’échelle de l’Université pour le perfectionnement professionnel du personnel des BEPC;
    • la planification de la relève.
  • À l’automne, un comité multisectoriel (RH, SASS et GES) est constitué et procède à l’examen de la littérature sur les approches à la conseillance scolaire (proactive, prescriptive, développementale et appréciative) et à l’élaboration d’un modèle en la matière à l’échelle de l’Université.
  • De septembre à novembre, le comité directeur des BEPC s’assure auprès des gestionnaires de chaque BEPC que tous comprennent bien les objectifs du nouveau modèle-cadre. Le comité organise une première série de rencontres destinées à entendre et à documenter leurs préoccupations. L’analyse comparative de ces préoccupations donnera lieu à une seconde série de rencontres avec les gestionnaires des BEPC où seront précisées les modalités d’implantation du modèle-cadre au sein de chaque BEPC. Tout en respectant les objectifs du modèle-cadre, ces modalités sont axées sur l’harmonisation des pratiques et la reconnaissance des particularités facultaires, notamment en ce qui a trait aux caractéristiques de leur population étudiante et de leurs programmes d’études.
  • De novembre à décembre, avec l’appui de conseillers en ressources humaines au sein de chaque faculté, on procède au jumelage et à l’affichage des postes.
2016
  • De novembre 2015 à décembre 2016, le comité multisectoriel (RH, SASS et GES) travaille à déterminer les compétences requises pour la pratique de la conseillance scolaire afin de favoriser la réussite des étudiants.
  • En mars, le comité multisectoriel offre aux gestionnaires des BEPC des six facultés d’accueil deux séances d’initiation au modèle de conseillance scolaire.
  • En avril, une équipe formée de membres du comité multisectoriel, des Ressources humaines et de la GES entreprend avec chaque BEPC l’élaboration des chartes d’équipe.

Les chartes d’équipe servent d’outil pour la réorganisation du travail au sein des BEPC, le redéploiement du personnel et la préparation du contenu de la formation sur la conseillance scolaire. Elles ont pour objet de favoriser la synergie des équipes et la compréhension, au sein de celles-ci, des fonctions et du savoir-faire combinés des quatre postes types permettant d’atteindre les objectifs du modèle-cadre (notamment sur le plan de la persévérance scolaire). Plusieurs rencontres sont prévues avec chaque équipe des BEPC au cours de l’année à venir. Ces rencontres faciliteront la réorganisation du travail en mettant en lumière les pratiques exemplaires de chacune des facultés et en favorisant une compréhension commune des nouvelles approches mises en œuvre.

2017
  • De l'automne 2016 à l'été 2017, le groupe de travail, composé des gestionnaires des BEPC, élabore une formation sur mesure pour leur personnel qui vise à favoriser l’implantation du modèle de conseillance scolaire et à fournir les outils nécessaires à l’amélioration de la rétention des étudiantes et étudiants.
  • En cours d'année, des rencontres ont lieu avec les facultés pour leur fournir un appui en matière d’organisation du travail et de gestion du changement.
  • Le groupe de travail, composé des gestionnaires des BEPC, continu de plancher sur l’organisation du travail.
  • Au printemps, les Ressources humaines se voient confier la coordination du dossier de formation et d’organisation du travail au sein des BEPC. De plus, étant donné l’importance et l’impact de ce projet sur l’expérience étudiante, le vice-recteur associé aux affaires étudiantes et internationales se joint à l’équipe de direction.
  • À l'automne, les trois modules de formation spécialement conçus pour le personnel des BEPC et visant à favoriser l’implantation du modèle de conseillance scolaire sont offerts.
     

Formation

Diverses formations sont offertes dans la foulée de l’implantation du modèle-cadre. En septembre 2015, les gestionnaires des BEPC des facultés d’accueil sont invités à suivre une formation sur la création d’un climat de confiance lors d’un changement au travail. En octobre, ils reçoivent une formation sur le coaching de gestion. Au printemps 2016, les gestionnaires et les employés des BEPC des six facultés d’accueil assistent à deux séances d’initiation au modèle de conseillance scolaire.

Les grands axes du modèle de conseillance scolaire sont d’abord présentés aux gestionnaires à la fin de l’automne 2015. Le modèle, ainsi qu’un programme de formation, est ensuite présenté de façon plus détaillée aux employés et aux gestionnaires au printemps 2016. Au cours des mois suivants, un groupe de travail, composé notamment des gestionnaires des BEPC des facultés d’accueil, est chargé d’élaborer le contenu de ce programme présentant les approches du modèle de conseillance scolaire. À l'été 2017, le groupe de travail, composé notamment des gestionnaires des BEPC des facultés d’accueil, a terminé l'élaboration du contenu de ce programme présentant les approches du modèle de conseillance scolaire. Trois modules seront alors offerts à l'automne 2017. Ce groupe de travail a également mis au point les outils qu’utiliseront les employés des BEPC dans leurs activités quotidiennes, selon leurs nouvelles fonctions respectives.

Comités et groupes impliqués

Plusieurs groupes de consultation et de communication ont été mis en place.

Comité directeur
  • Elvio Buono
    Vice-recteur associé, ressources humaines
    Ressources humaines
  • Manon Dugal
    Directrice principale RH et projets stratégiques
    Ressources humaines
  • Sophie Ménard
    Directrice, Leadership, apprentissage et développement organisationnel
    Ressources humaines
  • Linda Pietrantonio
    Vice-rectrice associée, Programmes
    Cabinet du vice-recteur aux études et provost
  • Véronic Tardif
    Gestionnaire, Expérience universitaire
    Cabinet du vice-recteur aux études et provost
Comité multisectoriel (RH, SASS et GES)
  • Jean-Luc Daoust
    Chef, Unité d’appui aux études
    Service d’appui au succès scolaire
  • Isabelle Denis
    Conseillère en technopédagogie
    Ressources humaines
  • Jean-Philippe Gagnon
    Conseiller principal, Gestion des talents
    Ressources humaines
  • Nathalie Jacob
    Conseillère, Leadership, apprentissage et développement organisationnel
    Ressources humaines
  • Sophie Ménard
    Directrice, Leadership, apprentissage et développement organisationnel
    Ressources humaines
Coordination des chartes d’équipe avec les facultés
  • Jean-Philippe Gagnon
    Conseiller principal, Gestion des talents
    Ressources humaines
  • Nathalie Jacob
    Conseillère, Leadership, apprentissage et développement organisationnel
    Ressources humaines
Sous-groupe de travail sur l’élaboration de la formation sur la conseillance scolaire
  • Isabelle Denis
    Conseillère en technopédagogie
    Ressources humaines

Composition complète du groupe de travail à venir.

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