Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 2079.3
AVANTAGES ACCESSOIRES
OBJET
1. Le présent règlement vise à établir les règles concernant l’attribution par l’Université d’avantages accessoires conformément à la Directive applicable aux avantages accessoires du secteur parapublic (ci-après la «Directive sur les avantages accessoires») émise en vertu de la PartieIV.1 (Avantages accessoires) de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (ci-après la «Loi»).
PORTÉE
2. Le présent règlement s’applique au personnel, aux membres du Bureau ainsi qu’aux personnes désignées de l’Université.
3. Le présent règlement ne s’applique pas aux conventions collectives, avantages assurés, régimes de retraite, programmes d’aide aux employés, exigences en matière de santé et de sécurité, mesures d’accommodement offertes au personnel pour des motifs de respect des droits de la personne ou d’accessibilité, dépenses couvertes conformément au Règlement 21 de l’Université sur les voyages d’affaires et d’étude ou au Règlement 60 sur l’accueil, les réceptions, les repas d’affaires et les dépenses imputables aux comptes de l’Université.
DÉFINITION DE «AVANTAGE ACCESSOIRE»
4. L’expression«avantage accessoire» s’entend d’un privilège offert à une personne ou à un groupe de personnes, sous forme d’avantage personnel qui n’est généralement pas offert à d’autres.
Avantages accessoires non autorisés
5. Les avantages accessoires non liés aux exigences d’un poste ne sont pas autorisés. Les avantages suivants sont interdits, peu importe les circonstances, et ne doivent pas être offerts même comme traitement spécial:
a) adhésion à des clubs (p.ex. clubs d’entraînement, clubs de golf ou clubs sociaux), à des fins récréatives personnelles ou sociales;
b) abonnement à des événements sportifs ou culturels;
c) allocations vestimentaires non liées à la santé et la sécurité ou à des exigences spéciales de l’emploi;
d) accès à des cliniques de santé privées, à des services de santé non couverts par le système de santé de la province ou les régimes d’assurance collective de l’employeur;
e) services de conseillers professionnels pour des questions d’ordre personnel, comme la planification fiscale ou successorale.
6. Les avantages accessoires énumérés au paragraphe5 ne peuvent être offerts sous quelque forme que ce soit, y compris: une lettre d’offre d’emploi constituant une promesse d’obtention d’un avantage, un contrat de travail, le remboursement d’une dépense.
Avantages accessoires autorisés
7. Un avantage accessoire peut être offert dans des circonstances exceptionnelles et limitées, lorsqu’on peut démontrer qu’il constitue une exigence liée à un poste et à l’exercice efficace des fonctions et responsabilités du titulaire du poste.
APPROBATION DES AVANTAGES ACCESSOIRES AUTORISÉS
8. L’approbation d’un avantage accessoire autorisé doit se faire conformément à la Loi, à la Directive sur les avantages accessoires et au présent règlement.
9. Par rapport à un membre du personnel, le recteur ou son mandataire détermine si un avantage accessoire est autorisé, et il détient le pouvoir de l’approuver.
10. Par rapport au recteur, à un membre du Bureau ou au chancelier, le Comité de gouvernance et de nomination examine la situation et détermine si un avantage accessoire est autorisé, et il détient le pouvoir de l’approuver.
11. L’approbation d’un avantage accessoire autorisé doit se faire par écrit et doit indiquer la nature et les circonstances de cet avantage; cette approbation doit contenir suffisamment d’information ou s’appuyer sur des documents pour démontrer
a) que l’avantage accessoire demandé n’appartient pas à la catégorie des avantages accessoires non autorisés; et
b) qu’il constitue une exigence liée à un poste et à l’exercice des fonctions et responsabilités du titulaire du poste.
TENUE DE DOSSIERS
12. Le Cabinet du recteur fait la tenue des dossiers et des documents d’appui relatifs aux demandes d’avantages accessoires destinés à un membre du personnel.
13. Le Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance fait la tenue des dossiers et des documents d’appui relatifs aux demandes présentées par le Comité de gouvernance et de nomination.
DIVULGATION DES AVANTAGES ACCESSOIRES
14. L’Université doit rendre publiques les données récapitulatives, sauf les renseignements personnels, concernant les avantages accessoires offerts au personnel, aux membres du Bureau ainsi qu’aux personnes désignées de l’Université. Ces données rendues publiques sont publiées annuellement par le Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance.
REVUE DU RÈGLEMENT
15. Le Comité de gouvernance et de nomination a la responsabilité d’établir et de revoir le présent règlement; toute modification proposée doit obtenir l’approbation du Bureau des gouverneurs.
Publié le 9 août 2011
(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)