Date initiale et instance d'approbation
Date: 13 août 1990
Instance d'approbation: Comité exécutif du Sénat
Modification (y compris le changement d'instance d'approbation)
Date: 16 septembre 2025
Instance d'approbation: Comité d'administation
Service Responsable: Cabinet du Provost
Objet
1. Le présent règlement vise à énoncer les droits et les obligations des étudiantes et étudiants ainsi que ceux de l’Université d’Ottawa et de ses représentants et représentantes en matière de gestion et d’accès aux dossiers étudiants.
Définitions
2. Dans le présent règlement, les termes ci-dessous ont la définition qui suit :
a. Étudiantes et étudiants : L’ensemble des étudiantes et étudiants futurs, actuels et passés du premier cycle et des cycles supérieurs, y compris les étudiantes et étudiants libres et les auditrices et auditeurs libres.
b. Dossier étudiant : L’ensemble des renseignements et des documents, tel que décrit plus en détail dans le présent règlement, qui est conservé de manière numérique dans les applications appartenant au Service du registraire :
i. le système d’information scolaire;
ii. l’application de gestion des communications;
iii. les applications de conservation des documents des étudiantes et étudiants; les documents en lien avec l’inconduite académique.
c. Université : L’Université d’Ottawa.
Principes généraux
3. La Loi de l’Université d’Ottawa 1965 autorise l’Université à recueillir des renseignements aux fins suivantes : recrutement, admission, bourses, inscription, cheminement scolaire, remise de diplômes et toute autre activité liée à la gestion et l’administration des programmes et des cours. Quiconque fait une demande d’admission à l’Université ou s’inscrit à ses programmes ou à ses cours accepte que l’Université a le droit de recueillir des renseignements personnels pertinents à des fins compatibles avec l’évaluation de l’admissibilité des étudiantes et étudiants, l’établissement de leurs dossiers de rendement dans les cours et les programmes, l’attribution des bourses et du financement gouvernemental, et l’administration des affaires académiques et financières de l’Université. Les documents soumis à l’Université qui font partie du dossier étudiant deviennent la propriété de l’Université.
4. L’Université s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger le caractère confidentiel et privé des renseignements contenus dans les dossiers étudiants.
5. Le présent règlement s’interprète parallèlement au Règlement 116 – Utilisation et sécurité des biens de technologies de l’information, au Règlement 117 – Classification et traitement de l’information, au Règlement 23 – Gestion de l’information et au Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
Objet du dossier étudiant
6. Le dossier étudiant regroupe les informations essentielles permettant de suivre le cheminement et le rendement académique de l’étudiante ou de l’étudiant ainsi que de préparer les relevés de notes, les rapports et les lettres d’attestation de rendement ou d’études. Les données contenues dans les dossiers étudiants constituent la base nécessaire au bon fonctionnement de l’Université et sont utilisés pour la préparation de rapports d’inscriptions et de statistiques exigés par les organismes gouvernementaux. Parmi les informations incluses dans les dossiers étudiants, on retrouve les informations suivantes au sujet des étudiantes et étudiants, entre autres :
a. Renseignements personnels
b. Documents relatifs aux études antérieures
c. Données et documentation relatives à l’admission,
d. Lettres de recommandation (pour les admissions à l’Université et les bourses gérées par l’Université)
e. Données en lien avec l’inscription et les modifications de programmes
f. Toute correspondance et tout document à l’appui des processus universitaires, y compris les demandes d’appel
g. Documentation en lien avec les demandes d’accommodements scolaires
h. Documentation en lien avec les demandes de bourses et d’aide financière gérées par l’Université
i. Résultats d’évaluations finales
j. Renseignements financiers
k. Preuves de statut légal
l. Lettres d’appel et documents à l’appui
m. Photo prise pour la carte étudiante
n. Documentation liée à toute demande ou intervention figurant au dossier étudiant, faite à la demande de l’étudiante ou l’étudiant ou de l’Université
o. Autres informations ou documents pour les études de l’étudiante ou l’étudiant jugés pertinents par le Service du registraire
Conservation et sécurité
7. Les dossiers étudiants sont conservés sur support électronique, conformément au calendrier de conservation des documents de l’Université. L’Université conserve indéfiniment les parties des dossiers électroniques ou physiques nécessaires à la préparation de relevés de notes officiels, et seule la version électronique du relevé de notes est conservée.
Conservation des documents en lien avec les allégations d’inconduite académique
8. Les documents tels que la correspondance, les preuves et procès-verbaux des rencontres en lien avec les allégations d’inconduite académique ou les sanctions connexes sont conservés numériquement, dans un répertoire électronique sécurisé qui n’est accessible qu’aux personnes autorisées à les consulter (comme le détermine par la doyenne ou le doyen, ou sa ou son mandataire).
Accès aux dossiers et divulgation de renseignements
Accès public
9. L’Université considère que les renseignements suivants sont conservés dans le but d’être rendus accessibles au public, à moins d’une demande contraire de l’étudiante ou l’étudiant :
a. Le ou les grades conférés par l’Université à une personne et leur date d’obtention
b. Le nom de tout récipiendaire d’une bourse d’excellence ou de tout autre honneur ou prix universitaire
Sauf dans les cas décrits ci-dessus, tout renseignement contenu au dossier étudiant n’est divulgué qu’à l’étudiante ou l’étudiant concerné, en conformité avec le présent règlement et les lois applicables en matière d’accès à l’information et de la protection de la vie privée, ou avec le consentement écrit de l’étudiante ou l’étudiant.
Accès de la population étudiante
10. Les étudiants et étudiantes peuvent examiner les renseignements contenus dans leur propre dossier par l’entremise de leur compte étudiant dans le système étudiant.
11. Les étudiantes et étudiants ont le droit de demander que les renseignements erronés contenus dans leur dossier soient corrigés en communiquant avec leur faculté ou avec Infoservice s’ils ne sont pas en mesure d’apporter les changements eux-mêmes par le libre-service.
12. Seul le Service du registraire est autorisé à produire des relevés de notes officiels. Les relevés de notes sont préparés en version intégrale. Les relevés de notes remis directement à une étudiante ou un étudiant portent l’indication Remis à l’étudiant. Les documents officiels provenant d’autres établissements ne sont ni divulgués ni distribués.
Organismes étudiants
13. Le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) et l’Association des étudiantes et étudiants diplômés (GSAÉD), de même que leurs organismes constituants, peuvent obtenir une liste des membres de la population étudiante (nom, adresse courriel @uOttawa.ca, programme d’études, statut d’études [temps plein ou temps partiel]) pour être en mesure de leur offrir des services. Le Service du registraire fournit de telles listes conformément aux protocoles établis entre l’Université, le SÉUO et la GSAÉD.
Accès exigé en vertu d’une loi
14. L’Université peut divulguer le dossier étudiant ou une partie de celui-ci à des personnes ou des organismes en vertu des lois applicables en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, ou en vertu d’une autre loi applicable, d’une ordonnance du tribunal, d’une sommation ou d’une assignation à témoigner obligeant l’Université à divulguer des renseignements.
Organismes gouvernementaux et professionnels
15. L’Université peut divulguer le dossier étudiant ou une partie de celui-ci au ministère des Collèges et Universités ou à d’autres organismes gouvernementaux à des fins de financement, d’analyse statistique, de recouvrement ou de vérification des inscriptions ou de la diplomation, ou conformément aux exigences d’organismes professionnels d’autorisation, d’accès à la profession et d’agrément dûment constitués.
Accès à des fins de recouvrement financier
16. L’Université est autorisée à divulguer à une agence de recouvrement tous les renseignements essentiels et appropriés contenus dans le dossier étudiant, dans le but d’assurer la perception des droits de scolarité impayés.
Accès d’une tierce partie
17. L’Université ne divulgue pas de renseignements personnels des étudiantes et étudiants à des tiers, sauf si l’étudiante ou l’étudiant a donné son consentement ou si le contraire est stipulé dans le présent règlement ou le Règlement 90.
Situation d’urgence
18. L’Université peut divulguer à une tierce partie tout renseignement essentiel et approprié contenu dans le dossier étudiant en toute situation d’urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d’une personne, ou dans une situation relative à une blessure, une maladie ou un décès selon les circonstances.
Accès du personnel
19. Les membres du personnel administratif de l’Université ont le droit d’accéder aux renseignements seulement lorsque cet accès est approprié et essentiel à l’exercice de leurs fonctions à l’Université.
20. Le Service du registraire est responsable de contrôler l’accès aux dossiers étudiants. À ce titre, il doit s’assurer que seuls les membres du personnel dûment autorisés ayant besoin de renseignements relativement à leurs fonctions reçoivent la permission de visualiser, d’ajouter, de modifier et/ou de supprimer des éléments des dossiers étudiants. Les gestionnaires qui font des demandes d’accès pour les membres du personnel administratif dans leur équipe doivent s’assurer que :
a. Ces personnes prennent connaissance des règles et des procédures concernant la confidentialité des dossiers à l’Université.
b. Ces personnes reçoivent une formation adéquate afin d’assurer une gestion confidentielle de l’information.
c. Les accès sont retirés lorsque la ou le membre du personnel administratif change de poste ou quitte l’Université.
d. Ces personnes respectent les mesures de sécurité établies. Ainsi, elles doivent changer fréquemment leur mot de passe, ne doivent pas partager un compte d’accès avec quelqu’un d’autre, et ne doivent pas laisser leur ordinateur sans surveillance. Elles doivent s’abstenir d’examiner les renseignements qui ne sont pas liés à leurs fonctions et ne doivent effectuer dans les dossiers que les transactions pour lesquelles elles ont reçu l’autorisation de leur gestionnaire et du Service du registraire.
RÉVISION ET MISE EN ŒUVRE
21. Le Service du registraire est responsable de la révision et de la mise en œuvre du présent règlement, ainsi que de la recommandation de toute modification à celle-ci au Comité d’administration.
APPROBATION ET MODIFICATIONS
22. Toute modification au présent règlement doit être approuvée par le Comité d’administration.
23. Le Service du registraire peut établir, modifier ou abroger des méthodes visant à assurer la mise en œuvre efficace du présent règlement, à condition que ces méthodes soient conformes aux dispositions du Règlement et qu’elles soient approuvées par le Provost et vice-recteur aux affaires académiques.
24. Nonobstant l’article 22, la secrétaire générale peut modifier le présent règlement sans devoir soumettre ces modifications à l’approbation du Comité d’administration si ces modifications visent à :
a. mettre à jour ou corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une procédure ou d’une autorité ;
b. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;
c. à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;
d. à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.