PROCÈS-VERBAL
de la cinquième réunion ordinaire de l'année 2025 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
SESSION OUVERTE
La réunion a lieu le mercredi 18 juin 2025 à 16 h 30 en personne dans la salle 604 du Carrefour des apprentissages et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, H. Downey, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, G. Muzychka, N. Odjick, S. Paquet, F-E. Racicot, N. Rhéaume, M. Saikaley, H. Stern
PERSONNES EXCUSÉES
B. Bogie, J. Hendricks, P. Hindo, J. Palumbo
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, Z. Karouni, J. Sicard, J. St-Pierre, M.-E. Sylvestre
Mme Jennifer Adams préside la réunion.
SESSION OUVERTE
1. Mot de bienvenue
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube (audio only) and that there will be a broadcast (video and audio) in a meeting room in Desmarais Hall. The streaming will be stopped before the start of the in-camera session.
The Chair announced the recent passing of Philip Murphy and extended condolences to his family, friends, and colleagues. Members observed a minute of silence in tribute to his memory.
La présidente remercie Stewart Kiff, Joao Velloso, Kafia Barkat et Jacques Frémont pour leurs contributions inestimables aux travaux du Bureau des gouverneurs. Elle précise que le mandat de M. Kiff a pris fin le 5 juin, que celui de M. Velloso a pris fin avant terme le 4 juin, et que ceux de Mme Barkat et de M. Frémont arriveront à échéance le 30 juin 2025.
La présidente souhaite également la bienvenue à Marie-Eve Sylvestre, qui assumera les fonctions de rectrice et vice-chancelière à compter du 1er juillet 2025.
2. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2025.25 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 18 juin 2025.
Unanimité (proposée par Omar Abouzaher, appuyée par Doreen Hume)
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
Pour approbation
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 27 mai 2025
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
6. Modifications aux droits accessoires pour l’année universitaire 2025-2026
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Régime de retraite
a) Rapport annuel 2024 sur le régime de retraite
Document distribué préalablement à la réunion.
b) Évaluation actuarielle au 1er janvier 2025
Document distribué préalablement à la réunion.
Pour information
8. Rapports annuels sur la gouvernance : Comité placement de la caisse de retraite, Comité de pension et Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)
Document distribué préalablement à la réunion.
9. Rapports annuels : Comité placement de la caisse de retraite, Comité de pension et Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)
Document distribué préalablement à la réunion.
2025.26 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :
2025.26a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 27 mai 2025.
2025.26b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Stefan Supplice au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026.
2025.26c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications proposées aux droits accessoires pour l’année universitaire 2025-2026.
2025.26d On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the 2024 Annual Report of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
2025.26e On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) actuarial valuation update as of January 1, 2025.
Unanimité (proposée par Andre Juneau, appuyée par Doreen Hume)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
10. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2024
a) Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
b) Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
Michel Houle, vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion.
Avant la présentation des états financiers vérifiés des régimes de retraite, le président du Comité des finances et de trésorerie informe les membres que Michel Houle prendra sa retraite dans les prochains mois. Le Bureau le remercie pour sa contribution à l’Université.
The Vice-President, Finance and Administration and the Associate Vice-President, Financial Resources, presented an overview of both consolidated financial statements. Members were informed that they were prepared in accordance with Canadian Accounting Standards for Pension Plans and audited by KPMG.
The financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) are presented using the most recent actuarial valuation performed by Mercer as at December 31, 2024, based on an actuarial projection of a valuation performed as at October 1, 2023.
The Administration Committee reviewed both financial statements at its meeting of May 22, 2025. The Audit Committee also reviewed them at its meeting of June 4, 2025, and both committees recommend their approval.
Following a question from a member, it was clarified that RBC acts as the custodian of the pension fund and is not an investment manager. Among the three reputable firms typically considered for this role, RBC was selected through a RFP process.
2025.27 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2024 audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
Motion carried (Moved by Stephane Giguère, seconded by David Chemla, 1 against)
2025.28 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2024 audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991).
Unanimous (Moved by Nathalie Gougeon, seconded by Doreen Hume)
Michel Houle quitte la réunion.
POUR INFORMATION
11. Rapport du recteur
Le recteur présente les points suivants :
• La collation des grades s’est tenue au Centre Shaw du 8 au 12 juin 2025, au cours de laquelle 2 812 diplômes ont été remis.
• Quatre doyennes et doyens ont été nommés par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs le 18 juin :
o Caroline Cao, doyenne de la Faculté de génie
o Marc Charron, doyen de la Faculté des arts
o Nathan Young, doyen par intérim de la Faculté des sciences sociales à compter du 1er juillet 2025, jusqu’à la nomination permanente
o Sophie Thériault, prolongation de son mandat à titre de doyenne intérimaire de la Faculté de droit, Section de droit civil, jusqu’à la nomination permanente
• Des travaux sont en cours avec Marie-Ève Sylvestre afin d’assurer une transition dans ses nouvelles fonctions de rectrice et vice-chancelière.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise à jour sur les inscriptions :
• Cette année reste marquée par plusieurs incertitudes et de nouveaux paramètres. Parmi ceux-ci, l’exigence d’un dépôt au moment de l’inscription pour les étudiants internationaux ayant besoin d’une lettre d’attestation représente un changement important.
• Le recrutement de l’Ontario s’est fermé le 2 juin 2025 :
o Augmentation de 12 % pour les étudiants anglophones.
o Augmentation de 11 % pour les étudiants francophones.
o Augmentation de 7% pour les étudiants venant des programmes d’immersion francophone
o 86 % des hausses proviennent de la région d’Ottawa, ce qui reflète des gains importants et souligne l’importance des activités de recrutement telles que les événements portes ouvertes.
• Le recrutement des étudiants internationaux demeure difficile et n’est pas encore terminé. Le processus est plus lent que par le passé en raison de l’exigence du dépôt et de l’obtention des lettres d’attestation, qui restent un défi. Cependant, la cible fixée par le gouvernement pour la distribution de ces lettres d’attestation a été dépassée.
12. Rapport de progrès sur le Plan d’action autochtone
Tareyn Johnson, directrice des affaires autochtones, se joint à la réunion.
La Directrice du Bureau des affaires autochtones présente un compte rendu sur la mise en œuvre du Plan d’action autochtone de l’Université d’Ottawa, structuré autour de ses quatre volets (Établissement, Facultés, départements et programmes, Espace physique, et Communauté autochtone).
Il est noté que le plan d’action initial lancé en 2020 a été révisé et mis à jour au terme d’un important processus consultatif mené en 2022-2023. La version révisée a été officiellement lancée le 6 mai 2025. La présentation fait le point sur les actions actuellement en cours.
Members discussed the reported incidents of vandalism of the Kwey sign at the O-Train stop. The Director, Office of Indigenous Affairs, noted that the sign’s unveiling during the pandemic limited public awareness of its significance. Given the public nature of the space and the low on-campus activity during the pandemic, the sign was vulnerable to vandalism. This prompted a revitalization effort, during which Facilities Services engaged Arium Design Inc. to redevelop the area as a designated “KWEY” zone, with the goal of enhancing visibility.
Members agreed on the value and importance of receiving an information session from the Office of Indigenous Affairs.
Tareyn Johnson quitte la réunion.
13. Rapport de progrès sur les activités en lien avec l'équité, la diversité et l'excellence en matière d'inclusion
Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion, se joint à la réunion.
Le vice-recteur adjoint, EDIE, présente un rapport de progrès incluant une mise à jour sur les travaux réalisés entre avril 2024 et avril 2025, les principaux défis rencontrés, ainsi que les priorités stratégiques pour l’année à venir.
Awad Ibrahim quitte la réunion.
14. Rapports de comités
a) Comité de verification
The Chair of the Committee provided an overview of the decisions made and items discussed at the Audit Committee meeting held on June 4, 2025. This included the annual Health, Safety, and Environmental Management Report, the Procurement Review Report, and recommendations on the Consolidated Audited Pension Plan Financial Statements and the Enterprise Risk Management report. A training session on fraud risk was delivered. The Chair also noted that a self-assessment questionnaire will be completed in the fall.
b) Finance and Treasury Committee
The Chair of the Committee provided an overview of the decisions made and items discussed at the Treasury Component meeting held on May 28, 2025. Strong performance was reported in the Real Asset portfolio, primarily driven by the outperformance in the infrastructure sector. Cash flow and liquidity requirements for the University were also discussed. The Chair noted that Mr. Stephen Cotsman, a long-standing external member of the Treasury Component for over 15 years, had stepped down and expressed appreciation for his extensive contributions.
La séance passe à huis clos.
End of the live streaming.
ZK/ab
