Méthode 18-9

1.    OBJET

1.1.    Le présent document définit les méthodes qui complètent le Règlement 3 – Administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué (le « Règlement 3 »).

Il a pour objet d’établir le cadre institutionnel applicable à l’évaluation et à la classification des postes, ainsi qu’à l’administration des salaires qui en découle, pour le personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué occupant un poste de catégorie Confidentielle (NC) ou Gestion (NM), au sens de l’article 2.1 du Règlement 3.

1.2.    La présente méthode : 

• Établit les principes et la méthodologie applicables à l’évaluation et à la classification des postes ; 
•  Établit les modalités de détermination, d’administration et d’application des salaires aux postes classifiés ;
•  Détermine les modalités d’administration des salaires, incluant notamment le positionnement salarial, les ajustements, les progressions et les mesures de marché. 
• Détermine les autorités et responsabilités en matière de classification et d’évaluation des postes.

2.    DÉFINITIONS

2.1.    Les termes et les expressions utilisés dans cette méthode ont la signification suivante : 

Affectation temporaire : Nomination d’une ou un membre du personnel de son poste d’attache à un autre poste, approuvée par sa superviseure ou son superviseur, pour une période temporaire déterminée d’au moins vingt (20) jours ouvrables consécutifs. Le contrat d’affectation temporaire ne doit pas excéder deux (2) ans et peut être reconduit avec l’approbation de la superviseure ou du superviseur du poste d’attache.

Analyse salariale : Évaluation qui vise à déterminer le salaire d’une ou un membre du personnel à l’intérieur d’une classe salariale. Réalisée dans le respect de la présente méthode et tenant compte de l’équité interne, cette analyse se fonde sur la classe salariale en vigueur et le bagage professionnel pertinent de la personne. Le salaire déterminé au terme de l’analyse ne doit pas être inférieur au minimum de la classe salariale et ne peut en dépasser le plafond salarial. 

Cercle rouge : Membre du personnel dont le salaire annuel dépasse le plafond salarial de sa classe salariale. Une ou un membre du personnel qui change de poste volontairement perd son statut cercle rouge.

Classe salariale (classe) : Niveau à l’intérieur d’une échelle salariale. Une classe salariale est attribuée à chaque poste de catégorie NC ou NM. À des fins administratives, la classe NM 1 se situe une classe au-dessus de la classe NC 8. 

Classification des postes : Processus institutionnel par lequel un poste est évalué et positionné de manière relative au sein de l’architecture organisationnelle de l’Université, conformément à une méthodologie reconnue. La classification d’un poste constitue le fondement de son rattachement à une classe et à une échelle salariale, et sert de base à l’administration des salaires qui en découle.

Échelle salariale : Plage qui définit le salaire annuel minimal, le salaire annuel maximal et le plafond salarial de chaque classe salariale. Le salaire minimal correspond à 80 % du salaire maximal de la même classe et le plafond salarial ne peut en aucun cas excéder le salaire maximal.

Gestionnaire : Tout membre du personnel universitaire qui occupe un poste de gestion ou de supervision. 

Méthode Hay : Méthode quantitative utilisée pour évaluer et classifier les postes de façon équitable à l’interne qui consiste à analyser la valeur relative notamment en fonction du savoir requis, de la résolution de problèmes, de l’imputabilité et de la relativité interne.

NC : Abréviation des postes de catégorie Confidentielle, au sens de la définition établie dans le Règlement 3.

NM : Abréviation des postes de catégorie Gestion, au sens de la définition établie dans le Règlement 3. 

Progrès dans le rang (PDR) : Augmentation salariale annuelle accordée aux membres du personnel qui n’ont pas encore atteint le plafond salarial de leur classe salariale et qui satisfont toutes les attentes en matière de rendement associées au poste, jusqu’à concurrence du plafond salarial de la classe salariale. 

Responsabilités additionnelles temporaires : Responsabilités qui s’ajoutent temporairement à celles indiquées dans la description du poste d’attache d’une ou un membre du personnel et qui lui sont confiées pour une période d’au moins vingt (20) jours de travail consécutifs.

3.    PORTÉE ET APPLICATION

3.1.    La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué occupant un poste de catégorie NC ou NM. 

3.2.    La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 3 – Administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué.

3.3.    Les évaluations sont réalisées de manière à assurer la cohérence et la relativité entre les postes au sein de l’Université.

4.    RÔLES ET RESPONSABILITÉS

4.1.Vice-rectrice associée ou vice-recteur associé aux ressources humaines : Détient l’autorité institutionnelle en matière d’évaluation et de classification des postes non syndiqués, de détermination des salaires dans les échelles prescrites et recommande, au besoin, les ajustements salariaux et les changements à la structure salariale.

Plus spécifiquement la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé aux ressources humaines a les responsabilités et les pouvoirs suivants en matière d’évaluation et de classification des postes:

• Assure la gouvernance et la surveillance institutionnelle du processus d’évaluation et de classification des postes effectué par le centre d’expertise en organisation du travail (Ressources humaines) ;
•  Détermine la classification et le positionnement (groupe et niveau) du poste à l’issu du processus d’évaluation et de classification ;
•  Approuve les exceptions à l’utilisation de la méthode Hay pour l’évaluation de poste ;
• S’assure de l’application cohérente des modalités d’administration des salaires prévues à la présente méthode.

4.2.Comité exécutif du Bureau des gouverneurs : Approuve les échelles et les augmentations salariales. 

4.3.Gestionnaires : Veillent à ce que les descriptions de poste soient à jour et reflètent fidèlement les rôles et responsabilités.

5.    ÉVALUATION ET CLASSIFICATION DES POSTES 

5.1.    Toute décision relative à la classification d’un poste non syndiqué repose sur une évaluation formelle effectuée conformément à la présente méthode.

5.2.    Une évaluation est notamment requise lors de (ou lorsque) :

a) la création d’un poste ;
b) la modification substantielle des responsabilités et de la description d’un poste ;
c) la reclassification d’une catégorie d’emploi est requise.

Dans tous les cas, l’évaluation constitue le point d’entrée unique du processus de classification et est réalisée selon la méthodologie reconnue.

5.3.    Les effets sur la rémunération découlant de la classification ou reclassification sont appliqués conformément aux dispositions applicables du Règlement 3.

5.4.    Une demande officielle d’évaluation de poste doit être adressée aux Ressources Humaines. Les gestionnaires doivent alors fournir les documents ci-dessous en bonne et due forme : 

a) Demande d’évaluation signée par la ou le gestionnaire ; 
b) Description de poste signée par toutes les parties ;
c) Organigramme à jour et anonymisé signé par la ou le gestionnaire délégué(e), incluant les numéros de poste et les classes salariales.

5.5.    À la réception d’une demande d’évaluation, les Ressources humaines déterminent s’il y a lieu de créer un tout nouveau poste, réévaluer le poste ou si ce dernier doit être aboli en vue de la création d’un nouveau poste.

5.6.    S’il y a lieu de procéder à l’évaluation du ou des postes, la direction des ressources Humaines effectue cette évaluation suivant le processus et les principes établis dans la présente méthode.

5.7.    Principes applicables

a) L’Université d’Ottawa maintient la méthodologie Hay comme norme institutionnelle pour l’évaluation et la classification des postes. Cette méthodologie constitue la base décisionnelle applicable aux postes non syndiqués.

b) L’évaluation des postes repose sur une analyse structurée, objective et documentée, visant à assurer la cohérence, la relativité et l’équité interne au sein de l’Université. Elle tient compte notamment du savoir requis, de la résolution de problèmes, de la responsabilité ou de l’imputabilité ainsi que du positionnement relatif du poste au sein de l’architecture organisationnelle.

c) À titre d’institution publique, l’Université accorde une importance centrale à l’équité interne, à la relativité entre les postes et à la cohérence de l’architecture organisationnelle. Ces principes guident l’ensemble des décisions de classification.

d) Reconnaissant l’évolution de l’Université dans un environnement compétitif, des exceptions encadrées au positionnement de la classification des postes peuvent être envisagées lorsque le contexte opérationnel, stratégique ou de marché le justifie. Ces exceptions sont déterminées par la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé aux ressources humaines, reposent sur des critères définis et documentés et ne soustraient jamais les postes concernés à une évaluation fondée sur les principes de la méthodologie Hay.  Elles peuvent se faire sur une évaluation contextuelle (parfois spécifique dans le temps et sa durée d’application), pouvant notamment permettre un positionnement plus approprié de la classification par rapport au marché.

5.8.    Nature du processus

Le processus d’évaluation et de classification :

• est structuré et documenté ;
•  repose sur des analyses fondées sur la méthodologie reconnue ;
• inclut des échanges avec les unités concernées.

5.9.    Appel de décision 

a) Sur réception d’une décision qui fait suite à une évaluation de poste et avant l’exercice d’un appel de cette décision, la ou le gestionnaire délégué(e) est invité(e) à contacter le Vice recteur associé, Ressources humaines, afin de revoir la décision et clarifier l’application du processus et de la méthodologie d’évaluation ou de classification.

b) La ou le gestionnaire délégué(e) peut ensuite opter de déposer un appel par écrit auprès des Ressources humaines, dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant la communication de la décision.

c) Les Ressources humaines assurent la réception, l’analyse administrative et la préparation du dossier, lequel est ensuite soumis à un comité composé du Vice recteur aux finances et à l’administration et de la Secrétaire générale.

d) L’appel est soumis par écrit et doit porter sur :

• l’application du processus d’évaluation ou de classification ;
•  la conformité à la méthodologie reconnue et aux principes établis par la présente méthode.

e) La décision rendue par ce comité constitue la décision finale.

6.    FRÉQUENCE DE PAIE

6.1.    La paie du personnel est déposée le 15e et le dernier jour du mois (ou le jour ouvrable qui les précède).

a) La paie déposée le 15e ou le jour ouvrable précédant couvre la période allant du 1er jour du mois au 15e jour du mois.
b) La paie déposée le dernier jour ouvrable du mois couvre la période allant du 16e jour du mois au dernier jour du mois.

7.    AUGMENTATIONS SALARIALES ANNUELLES

7.1.    En règle générale, les augmentations salariales entrent en vigueur au début de l’année financière (le 1er mai) et sont calculées comme suit :

a) Une augmentation économique générale est appliquée au salaire de base et aux échelles salariales du personnel. Les membres du personnel « cercle rouge » reçoivent 50 % de l’augmentation économique, sans toutefois se situer en deçà du plafond salarial de leur classe.

b) Les membres du personnel dont le salaire de base se situe en deçà du plafond salarial de leur classe reçoivent aussi une augmentation liée au PDR qui correspond à 2 % de leur salaire de base, sans toutefois dépasser le plafond salarial de leur classe.

Les membres du personnel qui comptent moins de douze (12) mois de service à la date d’entrée en vigueur des augmentations salariales verront leur augmentation liée au PDR calculée au prorata.

Les congés sans solde de trois mois ou moins ne nécessitent aucun rajustement de l’augmentation liée au PDR. Pour tout congé sans solde de plus de trois mois, l’augmentation liée au PDR est rajustée proportionnellement à la durée totale du congé. Le plein PDR est toutefois accordé au personnel qui se trouve en congé sans solde pour acquérir des expériences ou faire des études considérées pertinentes dans le cadre de leur poste. La décision d’accorder le plein PDR est prise conjointement par la direction de la faculté ou du service et la direction des Ressources humaines.

7.2.    Les membres du personnel en affectation temporaire reçoivent l’augmentation salariale liée à leur poste d’attache et le salaire de l’affectation temporaire est quant à lui recalculé conformément à l’article 12 de la présente méthode.

8.    SALAIRE À L’EMBAUCHE

8.1.    Il incombe aux Ressources humaines de procéder à l’analyse salariale des personnes nouvellement embauchées, et ce, sans perdre de vue l’équité interne.

8.2.    Les résultats de l’analyse salariale sont communiqués à la ou au gestionnaire responsable du recrutement, qui doit s’abstenir de discuter du salaire au préalable avec la candidate ou le candidat.

8.3.    Si la ou le gestionnaire responsable du recrutement n’est pas favorable aux résultats de l’analyse salariale, elle ou il doit en discuter avec sa conseillère ou son conseiller en RH au sein de l’équipe Acquisition de talents avant de présenter toute offre verbale.

8.4.    Le salaire à l’embauche ne peut en aucun cas excéder le plafond salarial de la classe du poste.

9.    PROMOTIONS ET RECLASSIFICATIONS DE POSTES À LA HAUSSE

9.1.    Lorsqu’une ou un membre du personnel passe à un poste de classe salariale supérieure ou que son poste d’attache est reclassé à la hausse, les Ressources humaines utilisent l’une des deux méthodes ci-dessous pour déterminer son salaire (selon le plus élevé des deux résultats) :

a) Analyse salariale
b) Augmentation du salaire de base de 5 % par classe salariale supérieure au poste actuel.

Le salaire ne peut en aucun cas excéder le plafond salarial de la classe du poste.

10.     MUTATIONS LATÉRALES (même classe salariale)

10.1.    Lorsqu’une ou un membre du personnel passe à un poste de classe salariale équivalente, les Ressources humaines effectuent une analyse salariale et rajustent son salaire à la hausse si le résultat est supérieur au salaire actuel. Si l’analyse salariale produit un résultat inférieur au salaire actuel, celui-ci demeure le même et il ne peut pas être rajusté à la baisse.

10.2.    Le salaire ne peut en aucun cas excéder le plafond salarial de la classe du poste.

11.     RÉTROGRADATIONS ET RECLASSIFICATIONS À LA BAISSE

11.1.    Lorsqu’une ou un membre du personnel passe à un poste de classe salariale inférieure ou que son poste est reclassé à la baisse, aucun rajustement n’est apporté à son salaire, à condition que celui-ci ne dépasse pas le plafond salarial de la nouvelle classe.

11.2.    S’il se situe au-delà du plafond salarial de la nouvelle classe salariale, son salaire devient assujetti aux règles suivantes :
a) Si la rétrogradation a lieu à l’initiative de la ou du membre du personnel ou qu’elle se produit à la suite d’une mesure disciplinaire ou d’un problème de rendement, le nouveau salaire est rajusté au plafond salarial de la nouvelle classe.
b) Si la rétrogradation est le résultat d’une reclassification ou d’une restructuration, la ou le membre du personnel devient « cercle rouge » et est assujetti à l’article 7.1 de la présente méthode.

12.     AFFECTATIONS TEMPORAIRES (INTÉRIM)

12.1.    Lorsqu’une ou un membre du personnel accepte une affectation temporaire à un poste de classe supérieure, les Ressources humaines bonifient son salaire de 5 % par classe salariale supérieure à celle du poste d’attache. Le résultat de ce calcul ne peut toutefois se situer en deçà du minimum de la classe salariale pour le poste occupé temporairement. Aucune analyse salariale n’est faite pour les affectations temporaires.

12.2.    Si l’affectation temporaire est de classe salariale équivalente ou inférieure à celle de son poste d’attache, la ou le membre du personnel conserve son salaire actuel, même si celui-ci dépasse le plafond salarial de la classe du poste temporaire. S’il s’agit d’une classe inférieure, les prochaines augmentations salariales se feront en fonction de son poste d’attache, sans qu’elle ou il soit considéré « cercle rouge ».

12.3.    Tous les avantages des membres du personnel en affectation temporaire sont basés sur leur poste d’attache, exception faite des congés annuels, qui sont accumulés en fonction du poste de l’affectation temporaire.

12.4.    Si une ou un membre du personnel en affectation temporaire s’absente pour une période de congé de maladie (définie à la Méthode 18-11 du Règlement 9), de plus de 15 jours ouvrables consécutifs, la bonification de son salaire est suspendue rétroactivement à la date de début de son absence, et le montant versé en trop est récupéré sur la ou les prochaines paies. 

13.    RESPONSABILITÉS ADDITIONNELLES TEMPORAIRES (deuxième source)

13.1.    Lorsque des responsabilités additionnelles temporaires sont confiées à une ou un membre du personnel qui continue d’occuper son poste d’attache, les Ressources humaines simulent une évaluation du poste et déterminent si, dans l’éventualité où elles devaient devenir permanentes, ces responsabilités entraîneraient une hausse de la classe salariale.

13.2.    Si les résultats de cette simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités auraient un effet sur la classe salariale du poste, la ou le membre du personnel se voit accorder une deuxième source correspondant à 5 % de son salaire par classe salariale supérieure à la sienne. Aucune analyse salariale n’est effectuée pour l’octroi d’une deuxième source.

a) La deuxième source s’applique à la totalité de la période pendant laquelle des responsabilités additionnelles temporaires sont exercées.
b) Le salaire additionnel accordé pour l’exercice de responsabilités temporaires n’ouvre pas droit à pension et n’est pas assurable.

13.3.    Si les résultats de la simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités n’auraient aucun effet sur la classe salariale du poste, aucun salaire additionnel n’est accordé.

13.4.    Si les responsabilités additionnelles temporaires deviennent permanentes, la description de poste doit être mise à jour et acheminée au Comité d’évaluation des postes. Nonobstant l’article 13.2.a) de la présente méthode, la deuxième source prend fin à la date à laquelle les Ressources humaines reçoivent la demande d’évaluation du poste. Si le poste est reclassé à la hausse, la paie rétroactive est alors calculée en fonction de cette date. 
Si le poste n’est pas reclassé à la hausse, la deuxième source ne peut être rétablie.

13.5.    Si plus d’une personne exerce les responsabilités additionnelles en question, chacun des postes auxquels ces responsabilités se sont greffées temporairement fait l’objet d’une simulation conformément à l’article 13.1. Les règles énoncées à la section 13 s’appliquent alors, et les résultats peuvent varier pour chaque personne qui assume des responsabilités additionnelles.

13.6.    Si une ou un membre du personnel qui reçoit une deuxième source s’absente pour une période de congé de maladie (définie à la Méthode 18-11 du Règlement 9) de plus de 15 jours ouvrables consécutifs, la deuxième source est suspendue rétroactivement à la date de début de son absence, et le montant versé en trop est récupéré sur la ou les prochaines paies. 

14.    RÉTROACTIVITÉ 

14.1.    La période de rétroactivité se limite aux trois (3) mois précédant la date à laquelle les Ressources humaines reçoivent la demande officielle d’évaluation du poste, et ce, dans les trois scénarios suivants :

a) Reclassification à la hausse après l’évaluation d’un poste
b) Affectation temporaire à un poste de classe supérieure
c) Bonification du salaire en raison de responsabilités additionnelles temporaires

14.2.    Si la demande d’évaluation du poste a été retardée pour des raisons hors de son contrôle, la ou le gestionnaire peut demander de prolonger la période de rétroactivité. Si les Ressources humaines acceptent la justification présentée, la date de rétroactivité peut être déplacée. Toute période de rétroactivité de plus de six (6) mois doit être approuvée par la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé aux ressources humaines et ne peut en aucun cas être de plus de douze (12) mois. 

14.3.    Lorsqu’un poste est jumelé à une description de poste générique, toute augmentation salariale qui en résulte devient rétroactive pour une période maximale de trois (3) mois. De plus, la date de rétroactivité ne peut pas être antérieure à la date d’entrée en vigueur de la description de poste générique en question.

14.4.    Dans le cas d’une restructuration touchant simultanément au moins trois postes au sein d’une faculté ou d’un service, les Ressources humaines et la directrice ou le directeur responsable de la restructuration (ou une personne occupant un poste de niveau supérieur) doivent fixer la date d’entrée en vigueur des changements le plus rapidement possible, et ce, d’un commun accord.

15.    MUTATION À UN POSTE IMPLIQUANT PLUS OU MOINS D’HEURES DE TRAVAIL HEBDOMADAIRES

15.1.    Lorsqu’une ou un membre du personnel passe à un poste s’accompagnant d’une moyenne d’heures de travail hebdomadaires différente, son nouveau salaire est calculé par les Ressources humaines en deux étapes :

a) Son salaire est recalculé en fonction des nouvelles heures de travail régulières.
b) Le salaire recalculé est ensuite rajusté pour tenir compte des autres dispositions prévues au Règlement 3 et à la présente méthode.

16.    RAJUSTEMENTS SALARIAUX

16.1.    Si une ou un membre du personnel peut attester d’expériences pertinentes qui justifieraient le passage à un salaire plus élevé dans sa classe salariale, elle ou il peut soulever la question auprès de sa ou son gestionnaire. La directrice ou le directeur (ou une personne occupant un poste de niveau supérieur) peut alors demander aux Ressources humaines de revoir son salaire.

16.2.    Les Ressources humaines effectuent une analyse salariale pour déterminer si un rajustement s’impose. Le cas échéant, une recommandation sera soumise pour approbation à la vice-rectrice associée ou du vice-recteur associé aux ressources humaines.

16.3.    Si un rajustement est approuvé, le nouveau salaire entrera en vigueur à la date à laquelle les Ressources humaines ont reçu la demande et il ne sera pas rétroactif.

17.    PRIMES DE RECRUTEMENT ET DE MARCHÉ

17.1.    Dans de très rares cas, et si les Ressources humaines le jugent nécessaire, une prime de recrutement ou de marché peut être offerte pour attirer des personnes candidates.

17.2.    Avant d’offrir une prime, il y a lieu de prendre en compte la rémunération globale (salaire annuel, régime de retraite, régime d’assurances collectives, etc.) associée au poste et de l’expliquer à la ou au gestionnaire responsable du recrutement et à la personne candidate.

17.3.    Les primes de recrutement et de marché ne sont pas assurables et n’ouvrent pas droit à pension.

17.4.    Si une ou un membre du personnel qui reçoit une prime de marché ou de recrutement s’absente pour une période de congé de maladie (définie à la Méthode 18-11 du Règlement 9) de plus de 15 jours ouvrables consécutifs, la prime est suspendue rétroactivement à la date de début de son absence, et le montant versé en trop est récupéré sur la ou les prochaines paies.  

17.5.    Il existe deux types de primes en contexte de recrutement :

a)    La prime de marché
La prime de marché a pour but de rivaliser avec la rémunération offerte à l’extérieur de l’Université. Après avoir réalisé une étude de marché, les Ressources humaines déterminent si une prime est justifiée et, le cas échéant, établissent la somme maximale à offrir.
Le montant de la prime demeure valide pour une période de trois (3) ans. Au terme de celle-ci, les Ressources humaines refont une étude de marché pour voir s’il y a lieu d’abolir la prime, de la modifier ou de la prolonger de trois (3) ans (renouvelable aux trois [3] ans). 
La prime de marché est assujettie à l’augmentation économique annuelle en vigueur pour la classe salariale du poste. Pour que la prime demeure conséquente par rapport au marché, les mesures suivantes seront prises :

i. Toute augmentation liée au PDR sera retranchée de la prime;
ii En cas de reclassification du poste, la prime sera rajustée en conséquence;
iii En cas de changement à l’échelle salariale autre que l’augmentation économique annuelle, la prime sera rajustée en conséquence. 

Si la ou le membre du personnel change de poste, la prime de marché est abolie.

b)    La prime de recrutement

La prime de recrutement est conçue pour dédommager temporairement une personne candidate qui subirait une perte de rémunération en venant travailler pour l’Université.
Cette prime fixe diminue d’un même pourcentage chaque année pendant une période de trois (3) ans (33,3 % par année).

ANNEXES

• Règlement 3 – Administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué
• Échelle salariale – Personnel régulier non syndiqué occupant un poste de catégorie Confidentielle
• Échelle salariale – Personnel régulier non syndiqué occupant un poste de catégorie Gestion
• Formulaire de demande d’appel (évaluation de poste)
• Guide de rédaction de descriptions de poste et gabarits
• Descriptions de poste uniques – Modèle