Adoption
19 septembre 2011
Instance d'approbation: Vice-rectrice à la recherche
Modifications:
16 mars 2026
Instance d'approbation: Vice-rectrice à la recherche et l'innovation
Service responsable: Service de soutien à l'innovation
1. OBJET
1.1 La présente méthode est établie en vertu du Règlement 29 – Commercialisation de la propriété intellectuelle issue de la recherche (le Règlement 29). Son objectif est d’aider les chercheuses et les chercheurs à reconnaître et à gérer la commercialisation des résultats de la recherche universitaire, ainsi que les sources potentielles de conflit d’intérêts ou de conflit d’engagement.
1.2 Elle doit aussi servir de cadre pour réduire au minimum le risque de conflit d’intérêts et de conflit d’engagement, et pour gérer les conflits d’intérêts en cours entre l’Université et une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale à l’égard de laquelle une chercheuse ou un chercheur détient des intérêts. Elle vise également à encourager et à faciliter le plein développement de nouvelles connaissances et leur diffusion grâce à la recherche, au transfert de technologie et à la commercialisation.
1.3 Compte tenu des risques individuels, institutionnels et inhérents à la recherche auxquels s’exposent les personnes concernées en cas de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités personnelles et celles auprès de l’Université d’Ottawa dans les domaines de la recherche et de la commercialisation, la présente méthode doit également permettre de reconnaître et de régler en toute transparence les conflits d’intérêts réels ou apparents, les conflits d’engagement ainsi que les relations avec les nouvelles entreprises ou les initiatives entrepreneuriales.
2. DÉFINITIONS
2.1 Les mots et les expressions clés dont le sens n’est pas expliqué dans la présente méthode sont définis dans le Règlement 29. Les mots et expressions suivants ont la signification correspondante aux fins de l’interprétation de la présente méthode :
a) « conflit d’engagement » : Concerne la répartition des efforts d’une personne entre ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa et son engagement dans des activités extérieures. Ce type de conflit porte d’abord sur la répartition que fait une personne de son temps et de ses efforts, mais il peut aussi être associé à des incitatifs financiers. Les activités extérieures (par exemple, la consultation, la participation à des conseils d’administration, la fonction publique et le travail bénévole) favorisent souvent le perfectionnement professionnel, enrichissent la contribution d’une personne à l’Université et à son domaine de recherche, et créent des voies d’échange et de diffusion des connaissances et des technologies, et de mise à l’épreuve des idées. Toutefois, lorsqu’une personne cumule ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa avec des activités extérieures, il peut en résulter des conflits dans la répartition de son temps et de son énergie : les activités extérieures pourraient avoir préséance sur ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa, ce qui pourrait compromettre ou entraver ses obligations et responsabilités primordiales envers l’Université. Par principe, on considère qu’il y a conflit d’engagement lorsque les responsabilités envers une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale obligent la personne à y consacrer plus d’une journée par semaine.
b) « conflit d’intérêts » : S’entend généralement d’une situation (réelle, potentielle ou perçue) où des considérations financières ou personnelles peuvent compromettre, ou donner l’impression de compromettre, le jugement d’une personne dans ses activités de recherche ou dans la communication de ses résultats. Un conflit d’intérêts survient quand il y a divergence entre les intérêts personnels ou privés de la personne et ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa, au point qu’une observatrice ou un observateur indépendant aurait de bonnes raisons de se demander si les actes ou les décisions de cette personne sont motivés par la recherche d’un gain personnel, pécuniaire ou autre.
c) « responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa » : Une expression qui englobe les obligations et les responsabilités d’une chercheuse ou d’un chercheur envers l’Université découlant de sa nomination professorale, de son lien d’emploi, de sa relation contractuelle ou de tout autre engagement pris auprès de l’Université.
d) « équipement ou services de l’Université d’Ottawa » : Le matériel, les fournitures, les outils ou tout autre instrument appartenant à l’Université d’Ottawa, dont elle est propriétaire ou locataire, ainsi que tout service (services administratifs, services de plateforme technologique, etc.) qu’elle propose.
e) « espace de l’Université d’Ottawa » : Tout espace ou toute installation, intérieur ou extérieur, occupé, détenu ou loué par l’Université.
3. PORTÉE ET APPLICATION
3.1 La présente méthode s’applique aux chercheuses et chercheurs ainsi qu’à toute personne de la communauté universitaire participant au transfert de la technologie et à la commercialisation de la propriété intellectuelle issue de la recherche.
3.2 L’Université et ses chercheuses et chercheurs établissent et élargissent des accords de recherche collaborative avec des entités commerciales. L’Université reconnaît que ces collaborations peuvent être mutuellement avantageuses, puisque l’entité commerciale exploite les talents intellectuels et créatifs collectifs des chercheuses et chercheurs, tandis que l’Université et sa communauté de recherche bénéficient de sources supplémentaires de financement pour la recherche et d’autres fonds.
3.3 À mesure que se développe l’interface entre la recherche et les activités commerciales, les chercheuses et chercheurs peuvent être confrontés à des dilemmes entre la liberté de poursuivre des intérêts économiques et l’exigence d’objectivité et d’engagement dans la recherche. L’objectivité et l’engagement pourraient être compromis, et la démarcation entre les obligations universitaires et commerciales risque de s’estomper.
3.4 La recherche financée par des fonds publics est une entreprise qui repose sur la confiance du public. Si une situation de conflit d’intérêts est mal gérée par le personnel de recherche, le public risque de perdre confiance, et la recherche pourrait être discréditée au point de perdre sa crédibilité et son soutien.
3.5 Il importe de bien gérer le processus de transfert de technologie, c’est-à-dire le transfert formel des droits d’utilisation et de commercialisation des découvertes et innovations issues de la recherche scientifique à une autre partie, de l’Université vers une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale, car ce processus peut créer un conflit d’intérêts ou un conflit d’engagement, surtout si les personnes engagées dans la recherche peuvent en tirer un avantage personnel.
4. PRÉVENTION OU GESTION DES CONFLITS D’ENGAGEMENT
4.1 Les mesures ci-dessous constituent une liste non exhaustive des dispositions qu’une chercheuse ou un chercheur est tenu de prendre pour prévenir ou gérer les situations où les attentes en matière d’engagement inhérentes à ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa ne sont pas satisfaites (ou risquent de ne pas être satisfaites) :
a) Déclarer à la doyenne ou au doyen ou à sa supérieure ou son supérieur hiérarchique au sein de l’Université toute possibilité de conflit d’engagement pour lui permettre de l’évaluer et de prendre les mesures nécessaires (voir l’annexe 1 – Formulaire de déclaration). Tout manquement à cette obligation est passible de sanctions en vertu des politiques de l’Université ou des conventions collectives.
b) S’assurer que son temps et ses ressources intellectuelles sont consacrés avant tout à la recherche et à l’enseignement universitaires, et s’acquitter pleinement de toutes ses obligations d’emploi ou autres responsabilités envers l’Université.
c) Avant de s’engager dans une activité extérieure, se renseigner et vérifier s’il existe des restrictions quant au type et à la quantité d’activités extérieures qui sont autorisées, selon les décisions de la doyenne ou du doyen ou de toute autre autorité compétente de l’Université.
d) Établir et consigner par écrit des distinctions claires entre son rôle et ses responsabilités de chercheuse ou chercheur et ses activités extérieures, et décrire l’utilisation appropriée des ressources de l’Université et indiquer la paternité des travaux effectués ou des résultats obtenus.
e) Respecter les engagements définis dans les contrats de recherche et les demandes de subvention, ou déterminés par la doyenne ou le doyen ou toute autre autorité compétente de l’Université.
f) S’assurer de formuler les propositions de recherche et d’activités extérieures de manière responsable et s’y conformer dans une mesure raisonnable.
g) S’acquitter de toute obligation de déclaration en cas de manquement à des engagements pris pour des activités de recherche subventionnées.
h) Éviter les activités extérieures (par exemple, les affiliations ou les partenariats avec des parties externes) qui compromettent l’admissibilité à des subventions gouvernementales pour la recherche.
5. CONFLIT D’INTÉRÊTS
5.1 Un conflit d’intérêts dépend de la situation d’une personne, pas de son caractère ni de ses actes.
5.2 Il peut survenir lors du transfert de connaissances vers le secteur privé, que ce soit dans le cadre de consultations, de recherches collaboratives ou de la commercialisation de résultats de recherche. Les conflits d’intérêts individuels surviennent en grande partie lors de l’interaction entre les intérêts personnels et financiers de la personne et une occasion de recherche financée par des sources externes.
5.3 Un conflit d’intérêts devient préjudiciable lorsque la perspective d’un gain personnel, pécuniaire ou autre favorise un parti pris ou une déviation par rapport à l’objectivité absolue dans la conception, l’interprétation et la publication des activités de recherche ou dans d’autres décisions d’ordre universitaire et professionnel. Un tel parti pris ou une telle déviation peut altérer non seulement la collecte, l’analyse et l’interprétation des données de recherche, mais aussi les fonctions universitaires ou professionnelles de la personne concernée, le recrutement du personnel, l’acquisition de matériel, la communication des résultats, le choix du protocole et l’utilisation de méthodes statistiques ou autres. Par conséquent, s’il convient de récompenser une chercheuse ou un chercheur pour sa participation à ces activités par le partage des redevances générées par la commercialisation de ses travaux, il est inapproprié que les actes ou les décisions d’une personne, dans le cadre de ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa, soient déterminés par le gain financier personnel.
6. EXEMPLES DE CONFLITS D’INTÉRÊTS POTENTIELS
6.1 Voici quelques exemples de conflits d’intérêts potentiels à utiliser à titre de référence pour reconnaître les situations problématiques ou celles pouvant nécessiter un complément d’information, des éclaircissements ou des mesures supplémentaires, selon les circonstances :
a) Les situations qui introduisent ou sont susceptibles d’introduire une forme de subjectivité dans la recherche :
• La poursuite de recherches quand une personne avec qui la chercheuse ou le chercheur entretient un lien familial ou amical détient un intérêt financier, de gestion ou de propriété dans l’entreprise qui finance la recherche ou qui fabrique le produit en cours d’évaluation.
• Le fait pour une chercheuse ou un chercheur d’accepter de la part des commanditaires de la recherche des cadeaux, des gratifications, des paiements, des mesures incitatives ou des faveurs spéciales.
• Le fait pour une chercheuse ou un chercheur de conclure un contrat de consultation ou tout autre type d’arrangement avec une organisation ou une personne ayant un intérêt économique dans sa recherche.
b) Les situations qui constituent ou pourraient constituer une utilisation inappropriée des ressources de l’Université :
• Le recours à une chercheuse ou à un chercheur pour rendre des services à une nouvelle entreprise ou à une initiative entrepreneuriale dans laquelle la personne concernée détient une participation, ou dont elle tire une rémunération ou un avantage quelconque.
• L’utilisation sans autorisation ou sans contrepartie financière de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa à des fins personnelles, ou dans le cadre d’activités d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale dans laquelle la personne concernée détient un intérêt financier ou autre.
• L’embauche d’une personne avec qui un lien conjugal, familial ou amical est entretenu dans le cadre de la recherche, d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale.
• L’utilisation de ses fonds de recherche pour rémunérer une personne avec qui on entretient un lien familial ou amical, ou pour payer ses dépenses.
• L’approbation d’un contrat de recherche par une personne détenant un intérêt dans la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale qui finance ce contrat.
• L’association de son nom ou de son travail aux activités de l’Université dans le but de tirer profit de sa réputation ou de sa notoriété, plutôt que de ses propres compétences.
c) Les situations pouvant constituer une utilisation inappropriée de renseignements :
• L’utilisation non autorisée de renseignements confidentiels concernant l’Université qui ont été obtenus dans l’exercice de responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa.
• L’acceptation d’un soutien à la recherche à condition que les résultats restent confidentiels ou que leur publication soit interdite ou considérablement retardée.
• L’octroi d’un accès privilégié à des données issues des ressources de l’Université ou financées par des sources indépendantes à une nouvelle entreprise ou à une initiative entrepreneuriale dans laquelle la personne concernée détient un intérêt financier ou autre.
d) Les situations pouvant donner lieu à une transaction intéressée :
• L’achat (ou la promotion de l’achat) de matériel, d’instruments ou de fournitures destinés à la recherche ou à l’enseignement auprès d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale dans laquelle la personne concernée a un intérêt financier ou autre. Une telle situation doit être examinée par le Service des approvisionnements de l’Université.
• Toute forme d’influence sur la négociation de contrats entre l’Université et une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale dans laquelle la personne concernée a un intérêt financier ou avec laquelle elle entretient une autre relation.
7. PRÉVENTION OU GESTION DES CONFLITS D’INTÉRÊTS
7.1 Les chercheuses et les chercheurs sont tenus de déclarer tout conflit d’intérêts à la doyenne ou au doyen ou à leur supérieure ou supérieur hiérarchique au sein de l’Université pour lui permettre de l’évaluer et de prendre les mesures nécessaires (voir l’annexe 1 – Formulaire de déclaration). Tout manquement à cette obligation est passible de sanctions en vertu des politiques de l’Université ou des conventions collectives.
7.2 Les chercheuses et les chercheurs doivent mener leurs activités de manière à éviter les conflits d’intérêts ou à les réduire au minimum, et réagir de manière appropriée quand un tel confit se présente.
7.3 Voici une liste non exhaustive de dispositions qu’une chercheuse ou un chercheur peut prendre pour prévenir ou gérer les conflits d’intérêts :
a) Maintenir un engagement actif et véritable dans la recherche universitaire, que ce soit en personne ou à distance.
b) Garder à l’esprit les risques de conflit d’intérêts et se consacrer en priorité à ses responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa, de sorte que les activités extérieures n’y portent pas atteinte.
c) Faire preuve d’objectivité dans la conduite des recherches et la communication des résultats, en évitant autant que possible toute influence motivée par des intérêts personnels ou la quête de prestige.
d) Favoriser un climat de liberté académique en favorisant des échanges francs et en temps opportun sur les résultats des activités scientifiques.
e) Veiller à ne pas laisser ses intérêts commerciaux personnels influer sur la supervision d’une autre chercheuse ou d’un autre chercheur. Veiller aussi à tenir cette autre personne pleinement informée des activités ou engagements externes susceptibles d’influer sur le libre échange de données scientifiques.
f) Veiller à utiliser l’espace, l’équipement et les services de l’Université d’Ottawa exclusivement pour la recherche, l’enseignement ou d’autres activités universitaires, ou à des fins connexes. Il est interdit de les utiliser pour des activités externes ou pour le compte d’une organisation externe dans laquelle la personne concernée détient un intérêt, sauf dans le cadre d’une entente formelle écrite, approuvée par les autorités de l’Université d’Ottawa auxquelles le Bureau des gouverneurs a délégué le pouvoir d’approuver et de signer une telle entente, qui prévoit la facturation et la perception, à la juste valeur marchande, d’un loyer ou de frais pour cette utilisation.
g) Comme le prévoit le Règlement 29 de l’Université, signaler toute invention ou découverte susceptible d’être brevetée et destinée à être commercialisée qui a été créée ou réalisée dans le cadre d’un poste universitaire ou de l’exercice de responsabilités auprès de l’Université d’Ottawa.
h) Signaler à la doyenne ou au doyen, au Service de soutien à l’innovation (SSI) ou à sa supérieure ou son supérieur hiérarchique tout contrat, lien d’emploi ou intérêt financier qu’elle ou il (ou sa famille) entretient avec une entité externe, et ce, avant que l’Université d’Ottawa accepte ou approuve quelque forme de cadeau, don, projet de recherche collaboratif, entente de licence technologique ou achat de biens ou de services que ce soit auprès de cette entité externe. En pareil cas, il est nécessaire d’obtenir au préalable l’approbation de la doyenne ou du doyen et du SSI.
i) Mettre en place et appliquer des procédures comptables permettant de vérifier que les fonds de recherche sont dépensés aux fins pour lesquelles ils ont été octroyés, et que tous les services attendus ont été fournis.
j) Selon la nature et le type du conflit d’intérêts et les circonstances, considérer les possibilités suivantes :
• reformulation du plan de travail de recherche;
• surveillance rigoureuse de la recherche par une personne n’étant pas en situation de conflit d’intérêts;
• séparation de la supervision des étudiantes et étudiants ou recours à une supervision conjointe;
• cession des intérêts personnels ou financiers concernés;
• cessation totale ou partielle de la participation au projet de recherche concerné;
• cessation de la participation au projet de recherche concerné de la personne dont la relation avec la personne concernée est à l’origine du conflit d’intérêts;
• rupture des relations extérieures donnant lieu au conflit d’intérêts.
8. RELATIONS AVEC DE NOUVELLES ENTREPRISES OU DES INITIATIVES ENTREPRENEURIALES
8.1 Le présent article donne des orientations pour l’encadrement des relations entre l’Université et une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale dans laquelle une ou un membre de la communauté de l’Université d’Ottawa détient un intérêt.
8.2 Hypothèses : Aux fins de l’article 8 de la présente méthode, les hypothèses générales sont les suivantes :
a) L’expression « PI de l’Université d’Ottawa » signifie que cette PI a été conçue par une chercheuse ou un chercheur et que les droits de propriété s’y rapportant appartiennent déjà à l’Université ou lui ont été cédés par une chercheuse ou un chercheur.
b) Les membres de la communauté de l’Université d’Ottawa peuvent :
• participer activement à la création ou à l’exploitation d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale;
• détenir une participation importante (supérieure à 5 % du total des actions autorisées ou d’une valeur supérieure à 10 000 $) dans la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale;
• faire partie du conseil d’administration ou de la direction de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale;
• avoir le droit de recevoir une part des recettes nettes provenant de la commercialisation de la PI de l’Université d’Ottawa conformément au Règlement 29 de l’Université;
• intervenir dans une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale qui n’a aucun lien de participation ou de licence avec l’Université, lorsque ladite entreprise ou initiative cherche à accéder à l’expertise et aux connaissances d’une chercheuse ou d’un chercheur. Par exemple : un contrat de recherche ou une entente de consultation entre l’Université et la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale permettant à cette dernière d’obtenir l’expertise d’une chercheuse ou d’un chercheur, lorsque l’objet de ce contrat ou de cette entente ne correspond pas au champ de recherche initial de la personne qui a fondé la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale, qui est aussi une chercheuse ou un chercheur.
8.2 Responsabilités du SSI : Dès les premières étapes de la création d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale, ou lors de l’établissement de relations entre l’Université et une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale, le SSI prendra les mesures suivantes, en collaboration avec la chercheuse ou le chercheur concerné, s’il y a lieu :
a) S’assurer que la doyenne ou le doyen et les responsables des départements concernés disposent de tous les renseignements nécessaires pour bien connaître la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale.
b) Vérifier rigoureusement les sources de financement de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale, ainsi que toute entente de recherche pertinente conclue avec l’Université, afin de s’assurer de leur compatibilité mutuelle et de la protection des droits de propriété intellectuelle (PI) de l’Université d’Ottawa.
c) Vérifier si l’octroi d’une licence de PI de l’Université d’Ottawa à la nouvelle entreprise ou à l’initiative entrepreneuriale constitue la voie privilégiée pour la commercialisation (par exemple, par rapport à une entente de licence avec une autre entité).
d) Déterminer les modalités de la licence ou de la cession de la PI de l’Université d’Ottawa à la nouvelle entreprise ou à l’initiative entrepreneuriale et en négocier la teneur.
e) Gérer l’ensemble de la PI de l’Université d’Ottawa et les contrats de recherche universitaires connexes, selon le cas.
f) Vérifier si la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale respecte les responsabilités éthiques et sociales de l’Université et de ses facultés.
8.3 Responsabilités des chercheuses et chercheurs : Les chercheuses et les chercheurs, qui connaissent le contexte et comprennent les enjeux, jouent un rôle important dans le repérage et la gestion des situations de conflit d’intérêts réels ou potentiels. C’est pourquoi il est essentiel que les chercheuses et les chercheurs collaborent avec l’Université en respectant les consignes suivantes :
a) Se familiariser avec les présentes directives et les politiques universitaires afférentes, en particulier celles mentionnées à l’article 3 des présentes, et s’y conformer.
b) Dévoiler à la doyenne ou au doyen, à tous les commanditaires de recherche et aux autres membres de la communauté de l’Université d’Ottawa participant à leurs travaux de recherche l’ensemble de leurs activités et de leurs intérêts financiers dans une société de capital-risque.
c) S’abstenir de confier à des étudiantes et étudiants universitaires et à des stagiaires de niveau postdoctoral des projets de recherche qui procureraient un avantage financier direct à la chercheuse ou au chercheur.
d) Signaler tout conflit d’intérêts (réel, apparent ou potentiel) à la doyenne ou au doyen ou à sa supérieure ou son supérieur hiérarchique pour lui permettre d’examiner la situation et de déterminer le moyen de résoudre ou de gérer ce conflit.
e) Informer l’Université et la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale de la répartition de leur part des recettes nettes de l’Université.
8.4 Soutien à la recherche par une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale : La nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale peut apporter son soutien à des projets de recherche menés dans un espace de l’Université d’Ottawa, à condition que les considérations suivantes soient dûment prises en compte :
a) Tous les projets de recherche sont examinés ou évalués par la chercheuse ou le chercheur pour déterminer s’il existe un conflit d’intérêts ou un conflit d’engagement.
b) Tous les projets de recherche sont approuvés par la doyenne ou le doyen concerné.
c) L’étendue des travaux est clairement définie.
d) Aucun membre du personnel de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale n’est désigné comme chercheuse ou chercheur dans le contrat de recherche conclu entre elle et l’Université.
e) Toute la PI et les inventions issues de la recherche deviennent la propriété de l’Université et peuvent faire l’objet d’une option de négociation de licences supplémentaires avec la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale.
f) Les autres chercheuses ou chercheurs ou membres de l’Université qui ont l’intention de travailler au sein de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale doivent en faire la déclaration (voir l’annexe 1 – Formulaire de déclaration). Avec l’accord de la doyenne ou du doyen ou de la supérieure ou du supérieur hiérarchique de la chercheuse ou du chercheur au sein de l’Université, il pourra leur être demandé d’encadrer leur contribution, si possible, par une entente, ou de prendre un congé de leurs fonctions à l’Université.
g) Les étudiantes et les étudiants qui travaillent dans le laboratoire de la chercheuse ou du chercheur ne doivent pas être autorisés à exercer les fonctions de membres du personnel de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale et ne doivent recevoir aucune rémunération aux termes du contrat de recherche conclu entre l’Université et la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale pour avoir la liberté de publier et de soutenir leur thèse sans aucune restriction.
h) En règle générale, la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale ne peut pas invoquer son engagement à financer la recherche pour éviter de payer les redevances de licence.
8.5 Demande par une nouvelle entreprise ou une initiative entrepreneuriale d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa : La nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale peut présenter une demande d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa (voir l’annexe 2 – Formulaire de demande). L’espace, l’équipement et les services de l’Université d’Ottawa ne sont pas illimités et sont destinés à la mise en œuvre des activités de l’Université, notamment ses activités d’enseignement et de recherche. L’autorisation que l’Université accorde à une nouvelle entreprise ou à une initiative entrepreneuriale d’utiliser son espace, son équipement ou ses services ne constitue pas un droit automatique. Elle est toujours conditionnelle à la disponibilité des ressources, aux priorités de l’Université et à ses besoins pour l’enseignement, la recherche, les services et ses autres activités.
8.6 Voici quelques exemples de questions que les autorités doivent se poser avant d’approuver une demande d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa pour les activités d’une nouvelle entreprise ou d’une initiative entrepreneuriale :
a) L’autorisation accordée à la nouvelle entreprise ou à l’initiative entrepreneuriale d’utiliser son espace présente-t-elle pour l’Université d’Ottawa des avantages qui l’emportent sur les risques auxquels elle s’expose (financiers, juridiques, réputationnels ou autres)?
b) Les étapes initiales de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale peuvent-elles être directement rattachées aux activités de recherche de la chercheuse ou du chercheur, et peuvent-elles être consacrées au développement technologique ou à une démonstration de principe?
c) La nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale exploite-t-elle la PI élaborée par la chercheuse ou le chercheur et l’Université, et a-t-elle conclu avec l’Université une entente (par exemple, entente de licence, entente de collaboration en recherche ou convention des actionnaires)?
d) A-t-on révélé, examiné et évalué tout conflit d’intérêts ou conflit d’engagement?
8.7 Toute demande d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa doit être examinée et approuvée par la doyenne ou le doyen de la faculté concernée, par le SSI et par le Service des immeubles. Les coûts d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa sont déterminés par le Service des immeubles et la faculté concernée, et leur estimation est ensuite transmise au SSI.
8.8 Si une demande d’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa est acceptée, les conditions générales suivantes s’appliquent :
a) L’utilisation doit être consignée dans une entente écrite entre l’Université et la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale (par exemple, dans une entente de collaboration en recherche, une entente de licence d’utilisation de l’espace, un bail ou une entente de services de soutien administratif).
b) La durée d’utilisation ne doit pas dépasser deux ans.
c) Les frais de location et les coûts engagés par l’Université pour l’entretien et l’exploitation de son espace ou pour l’utilisation de son équipement ou de ses services doivent être remboursés par la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale.
d) Si la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale est autorisée à occuper et à utiliser l’espace de l’Université d’Ottawa au-delà de la période initiale (normalement deux ans) conformément à l’article 8.7, des frais d’exploitation et un loyer conforme aux tarifs du marché lui seront facturés.
e) La nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale doit se conformer aux règlements et méthodes de l’Université régissant l’utilisation de l’espace, de l’équipement et des services de l’Université d’Ottawa, ainsi qu’à toutes les conditions générales d’utilisation de l’espace financé par des commanditaires externes qui est réservé à l’incubateur ou à l’accélérateur.
f) L’Université peut exiger que la nouvelle entreprise ou l’initiative entrepreneuriale souscrive et maintienne une assurance (du type et du montant déterminés) pour l’utilisation de l’espace, de l’équipement ou des services de l’Université d’Ottawa (à la discrétion du Bureau de la gestion du risque de l’Université).
g) L’Université d’Ottawa peut refuser l’accès à son espace à toute personne relevant de la nouvelle entreprise ou de l’initiative entrepreneuriale, ou exiger son départ, ou lui interdire l’utilisation de son équipement ou de ses services, même après les avoir autorisés, si elle a des raisons de croire que l’utilisation par la personne concernée :
i) contrevient à un règlement, à une méthode ou à une directive de l’Université;
ii) est en conflit ou en concurrence avec les services fournis ou offerts par l’Université;
iii) contrevient à une loi, à un règlement ou à une règle (fédéral, provincial ou municipal) ou à une ordonnance d’une cour ou d’un tribunal;
iv) présente un risque inacceptable pour la santé ou la sécurité des personnes ou pour les biens.
Annexe 3 - Participation des chercheuses ou chercheurs à la nouvelle entreprise ou à l'initiative entrepreneuriale