Règlement 27

1.    OBJET

1.1.    L’Université s’engage à préserver la confiance du public à l’égard de ses activités financières. Elle s’engage également à adopter des pratiques de facturation éthiques, transparentes et financièrement responsables au moment de fournir des biens ou des services à des clients externes et de se faire payer par ceux-ci.

1.2    Le présent règlement vise à :

a)    définir les rôles et les responsabilités des facultés et services, des Ressources financières et des membres de l’Université en ce qui concerne la facturation des clients externes et le traitement et la tenue des comptes débiteurs;

b)    établir des exigences minimales en matière de facturation et de vérification de crédit des clients externes, de modalités de paiement et de frais de retard, afin d’assurer la tenue exacte des dossiers financiers et la perception des paiements dus à l’Université dans les délais voulus;

c)    établir les exigences pour accorder un crédit aux clients externes de manière à limiter le risque de créance irrécouvrable et les coûts liés à la perception des sommes dues à l’Université, et arrimer ces exigences aux normes de responsabilisation et de gestion financière du secteur public.

2.    APPLICATION

2.1    Le présent règlement s’applique à l’ensemble des facultés et services et à la facturation de biens ou services à leurs clients externes.

2.2    Le règlement ne s’applique pas :

a)    aux transactions à l’intérieur des facultés et services ou entre eux, et aux autres factures internes de l’Université; 

b)    aux dons versés à l’Université; 

c)    aux revenus de recherche issus d’une entente prise par une faculté ou un service;  

d)    aux droits de scolarité propres à des crédits universitaires obtenus dans le cadre de cours donnés par l’établissement;

e)    aux transactions traitées par les services de commerçant de l’établissement.

3.    DÉFINITIONS 

3.1    Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement et à toute méthode connexe :

« créance » : Toute somme due à l’Université par un client externe, à l’exclusion des revenus et recettes mentionnés au paragraphe 2.2 du présent règlement.

« conflit d’intérêts » : A la même définition que celle présentée dans le Règlement 70 – Conflit d’intérêts de l’Université.

« avis de recouvrement » : Un avis officiel rappelant au client qu’un paiement est en souffrance.

« client externe » : Une personne externe à l’Université qui reçoit, ou pourrait recevoir, de cette dernière des biens ou des services (à l’exclusion de ceux visés à la section 2.2 du présent règlement).

« faculté » : Une faculté, une école, un département, un institut, un centre ou une autre unité scolaire de l’Université.

« facultés et services » : L’ensemble des unités scolaires et administratives de l’Université. 

« Ressources financières » : L’unité administrative relevant du vice-rectorat aux finances et à l’administration et, sauf indication contraire, l’équipe des comptes débiteurs au sein des Ressources financières.

« principes comptables généralement reconnus » ou « PCGR » : Un ensemble de conventions comptables canadiennes normalisées selon lesquelles les revenus sont comptabilisés (enregistrés dans le système) lorsqu’ils sont gagnés plutôt qu’au moment où ils sont encaissés (ce que l’on appelle la comptabilité d’exercice).

« biens ou services » : Les biens et/ou services fournis par une faculté ou un service à un client externe à l’appui de la mission caritative de l’Université en matière d’enseignement et de recherche. La liste non exhaustive qui suit donne des exemples de biens et de services :

•    Formations, cours, services d’évaluation ou ateliers ne donnent pas droit à des crédits
•    Location d’équipements ou d’installations universitaires
•    Revenus publicitaires 
•    Redevances, commissions et licences
•    Recouvrements externes (salariaux et non salariaux)
•    Services de télécommunications et de technologies de l’information
•    Vente de mobilier excédentaire
•    Services offerts dans le cadre d’événements tenus sur le campus
•    Livres et publications
•    Commandites non liées à des activités de recherche (événements, conférences, ateliers, etc.)
•    Subventions et contrats non liés à des activités de recherche (espaces de stationnement, services énergétiques, etc.)

« proche » : A le même sens que celui qu’on lui donne dans le Règlement 70 – Conflit d’intérêts.

« partie liée » : A le même sens que celui qu’on lui donne dans le Règlement 70 – Conflit d’intérêts.

« revenus » : Le montant total des sommes générées par les biens ou les services fournis par une faculté ou un service à un client externe. 

« service » : Une unité administrative ou opérationnelle de l’Université.

« fonds de l’Université » : Les fonds appartenant à l’Université ou gérés par elle, sous sa responsabilité ou qui lui sont dus.

« membre de l’Université » : L’une ou l’autre des personnes suivantes :

a)    membre du personnel à temps plein, à temps partiel ou temporaire de l’Université; 
b)    titulaire d’une nomination universitaire (p. ex., bénévole, titulaire d’une nomination professorale, professeure ou professeur auxiliaire, invité ou émérite, ou bien boursière ou boursier); 
c)    personne ayant accès à des comptes de l’Université destinés aux fonds de l’Université.

« Workday » : La plateforme infonuagique centrale utilisée par l’Université pour administrer les fonds universitaires.

« radiation » : L’opération comptable officielle visant à retirer des registres financiers de l’Université un montant qui lui est dû lorsque les Ressources financières jugent qu’il s’agit d’une créance irrécouvrable ou non valide étant donné : qu’un délai de 120 jours s’est écoulé depuis la date de facturation; que les démarches pour récupérer l’argent n’ont pas abouti; et qu’on décide de ne plus poursuivre le recouvrement de cette somme.  

4.    RÔLES ET RESPONSABILITÉS 

4.1    Tous les membres de l’université et le personnel des facultés et des services doivent agir avec honnêteté et adopter les normes éthiques les plus rigoureuses au moment de fournir des biens ou des services à des clients externes. Il leur faut notamment :

a)    s’assurer qu’une entente a été conclue avec le client externe pour les biens ou les services fournis, que ce document écrit a été signé par les signataires autorisés de l’Université, conformément au Règlement administratif du Bureau no 3 (2020) – Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats, et qu’il décrit, à tout le moins, les biens ou les services à fournir, le prix demandé et le montant dû à l’Université, ainsi que les modalités de paiement convenues;

b)    utiliser Workday pour la facturation des clients externes, sauf si une dérogation écrite est accordée par le vice-rectorat associé aux ressources financières;

c)    respecter les PCGR, y compris l’exigence de consigner les revenus dans Workday au moment de la vente;

d)    respecter les règles et lois fiscales applicables;

e)    prendre toutes les mesures appropriées pour recouvrer les créances des clients externes;

f)    acheminer tous les paiements des clients externes vers les Ressources financières;

g)    maintenir la confidentialité des renseignements des clients externes dans la mesure permise par la loi applicable;

h)    s’abstenir de conclure des transactions avec des entités interdites ou sanctionnées qui figurent sur la Liste consolidée des sanctions autonomes canadiennes.

4.2    Les membres de l’Université doivent éviter toute situation de conflit d’intérêts et déclarer tout conflit d’intérêts conformément au Règlement 70 – Conflit d’intérêts. Aux fins du présent règlement et sans limiter l’interprétation ou l’application du Règlement 70 – Conflit d’intérêts, voici quelques exemples de situations de conflit d’intérêts :

a)    fournir des biens ou des services à un client externe ou interagir avec lui ou gérer des transactions financières le concernant lorsque cette personne est un proche ou une autre partie liée, ou lorsqu’il en découle un avantage personnel pour le membre de l’Université;

b)    accepter des cadeaux, ou toute autre faveur ou tout autre incitatif, de la part d’un client externe en échange de conditions favorables accordées à ce client externe;

c)    utiliser ou consulter des renseignements confidentiels à des fins personnelles ou afin d’accorder à un client un avantage indu ou des conditions avantageuses.

4.3    Aux rôles et responsabilités énoncés dans le présent règlement s’ajoutent les principaux rôles et principales responsabilités se rapportant aux processus de génération de revenus, de facturation et de recouvrement des créances.
Rôles    Responsabilités
Faculté ou service à l’origine de la fourniture 
Rôle de prestataire de biens ou de services à un client externe    a) Créer des occasions d’affaires et des commandes, et veiller à ce que les modalités de facturation et de paiement soient conformes au présent règlement.

b) S’assurer que les biens ou les services fournis sont facturés au client externe et font l’objet d’un suivi approprié.

c) S’assurer que le prix des biens ou des services fournis est chargé en dollars canadiens, à moins qu’une autre devise n’ait été approuvée par écrit au préalable par le vice-rectorat associé aux ressources financières.

d) Recouvrer les créances des clients externes.

e) Gérer les discussions avec le client externe et régler tout différend concernant les factures ou les montants facturés pour les biens ou les services fournis.

f) Exiger la suspension de la fourniture des biens ou des services et appliquer les mesures correctives nécessaires si le paiement n’est pas reçu dans un délai de 60 jours après la facturation et que le client externe n’a pas donné suite aux avis de recouvrement. 

5. Risque du crédit

5.1    Les Ressources financières doivent procéder à une vérification de crédit pour tout nouveau client externe; le coût sera imputé à la faculté ou au service qui lui fournit les biens ou les services dans l’une ou l’autre des situations : 

a)    le coût total annuel prévu des biens ou des services dépasse 25 000 $;

b)    les Ressources financières déterminent que le client externe présente un niveau de risque de crédit élevé. 

5.2    En l’absence de vérification de crédit, la direction des opérations comptables peut exiger que le client externe verse un dépôt ou paie l’intégralité de la facture avant la fourniture des biens ou des services, afin de protéger l’Université des risques financiers.

5.3    La direction des opérations comptables est autorisée à fixer des limites de crédit dans Workday et à : 

a)    accorder des dérogations aux limites de crédit; 

b)    dispenser un client externe d’une vérification de crédit. À titre indicatif, une dispense d’une vérification de crédit peut s’appliquer si le client externe est une université, un organisme du secteur public élargi, ou un gouvernement ou une autorité gouvernementale, qu’elle soit fédérale, provinciale ou municipale.

5.4    La direction des opérations comptables est autorisée à accorder du crédit à un client externe. Elle doit toutefois tenir compte de la santé financière du client externe et de sa capacité à acquitter les sommes dues en considérant, notamment, sa solvabilité, son historique de paiement (s’il y a lieu) ainsi que la valeur des biens ou des services fournis.

6.    FACTURATION ET MODALITÉS DE PAIEMENT

6.1    Les paragraphes suivants décrivent les exigences minimales en matière de facturation ainsi que les modalités de paiement applicables à la fourniture de biens ou de services à des clients externes :

a)    Les informations de facturation doivent être saisies dans Workday avant que les biens ou les services ne soient fournis au client externe. L’approbation préalable des Ressources financières est requise pour toute facture d’un client externe qui n’est pas générée dans Workday. Sur toute facture non générée dans Workday doivent figurer, à tout le moins, les informations suivantes : la date d’émission; un numéro de facture unique; la description, la quantité et le prix des biens ou des services fournis; les coordonnées de la faculté ou du service à l’origine de la fourniture; les taxes applicables; les modalités de paiement et le taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement.

b)    L’Université doit recevoir le paiement intégral des biens ou des services avant qu’ils ne soient fournis au client externe lorsqu’il s’agit de :

1)    cours ou formations; 

2)    livrables, comme une analyse, un rapport ou tout autre produit tangible.

c)     Le client externe doit acquitter la facture dans les 30 jours civils suivant la date de facturation. On ne pourra lui accorder une prolongation de ce délai que s’il peut établir l’existence de circonstances exceptionnelles. Toute modalité de crédit particulière accordée à un client externe doit être documentée et annexée à la facture dans Workday. Tout montant en souffrance après le délai de 30 jours est assujetti à des intérêts, selon un taux établi par les Ressources financières, jusqu’à l’acquittement complet de la facture.

d)    Le client externe doit acquitter la facture de l’Université par voie électronique; les paiements en espèces ou par chèque ne sont pas acceptés. Les Ressources financières sont responsables de transmettre les renseignements bancaires de l’Université au client externe.

e)    Le client externe doit transmettre un avis de remise avec son paiement pour que l’Université puisse appliquer le montant à la facture de la faculté ou du service concerné et effectuer un suivi.

f)    Des frais de service (tels qu’approuvés par le vice-rectorat aux finances et à l’administration) s’appliqueront à tout paiement refusé par l’institution financière du client externe, notamment en raison de fonds insuffisants, de la fermeture du compte ou de toute autre cause.

7.    CONFORMITÉ

7.1    Les membres de l’Université qui ne se conforment pas au présent règlement s’exposent à des sanctions ou à des mesures correctives pouvant aller jusqu’au congédiement, à l’annulation de leur nomination, à la résiliation de leur contrat ou à la cessation de tout autre engagement auprès de l’Université. L’établissement de ces sanctions et mesures correctives doit suivre les modalités qui régissent la relation entre la ou le membre de l’Université et l’établissement : convention collective, contrat de travail, nomination, contrat ou autre règlement ou méthode.

8.    APPROBATION ET MODIFICATIONS

8.1    Il incombe au vice-rectorat associé aux ressources financières d’examiner le présent règlement sur une base annuelle ou au besoin et de recommander au vice-rectorat aux finances et à l’administration des modifications à y apporter, s’il y a lieu. Il incombe au vice-rectorat aux finances et à l’administration de soumettre à l’approbation du Comité d’administration toute recommandation de modification à apporter au présent règlement. 

8.2    Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Comité d’administration. 

8.3    Le vice-rectorat aux finances et à l’administration peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que ces méthodes soient compatibles avec les dispositions du règlement. 

8.4    Nonobstant le paragraphe 8.2, le secrétariat général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent, selon le cas : 

a)    à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;  

b)    à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;  

c)    à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;  

d)    à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.