Règlement 28

Utilisation temporaire des espaces Universitaires

OBJET
1. Le présent règlement a pour objet d’assurer une utilisation temporaire responsable des espaces universitaires par le personnel et la population étudiante de l’Université, de même que par les groupes et membres de la communauté en général.
DÉFINITIONS
1. Les définitions suivantes s’appliquent au présent règlement :
  - « activité » Une rencontre, un atelier, une conférence ou un événement prévu dans un espace universitaire.
  - « administrateur ou administratrice d’un espace universitaire » Une unité administrative ou scolaire, ou un membre du personnel désigné par l’Université pour administrer les réservations d’un espace universitaire distinct à des fins d’utilisation temporaire.
  - « espace universitaire » Toute installation ou tout espace intérieur ou extérieur qui appartient à l’Université ou que celle-ci loue ou occupe.
APPLICATION
1. Le présent règlement s’applique aux membres du personnel et de la population étudiante de l’Université, aux unités administratives et solaires, aux groupes étudiants ainsi qu’à toute personne, organisation ou groupe externe qui demande à utiliser ou qui a déjà reçu l’autorisation de l’administratrice ou de l’administrateur d’un espace universitaire ou d’une autre autorité pertinente de l’Université d’utiliser temporairement un espace universitaire pour une activité.
2. L’application du présent règlement et des méthodes adoptées sous son régime peut dépendre d’autres méthodes et règlements pertinents de l’Université, établis selon les besoins, notamment des suivants :
  Règlement 33 – Sûreté
  Règlement 58 – Usage du tabac
  Règlement 67a – Prévention du harcèlement et de la discrimination
  Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle
  Règlement 77 – Santé et sécurité au travail et Méthode 14-1 – Système de responsabilité interne en matière de santé et de sécurité
  Règlement 88 – Service des bars
  Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression
  Règlement 130 – Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants
ÉNONCÉ DE POLITIQUE
1. L’utilisation des espaces universitaires est assujettie au présent règlement et aux méthodes administratives connexes adoptées par l’Université, de même qu’aux modalités établies et modifiées au besoin par l’Université.
2. L’utilisation temporaire d’un espace universitaire pour une activité dépend de sa disponibilité et des besoins et priorités universitaires.
3. L’utilisation temporaire d’un espace universitaire pour une activité est un privilège et non un droit.
4. L’Université encourage la liberté d’expression (telle que définie dans le
  Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression) à l’égard de l’utilisation temporaire des espaces universitaires, pourvu que les responsables de l’activité favorisent la sécurité et la protection des personnes participantes, démontrent leur adhésion aux principes d’égalité, de diversité et d’inclusion, cherchent à prévenir le harcèlement, la violence et la discrimination, et se conforment au présent règlement.
5. L’approbation d’une demande d’utilisation temporaire d’un espace universitaire et la tenue de l’activité dans cet espace ne doivent pas être interprétées comme une forme d’appui ou d’acceptation quant à l’activité ou aux individus responsables de son organisation ou de son déroulement.
6. Dans le cas des activités destinées à la communauté universitaire, les responsables de l’activité doivent respecter le caractère bilingue de l’Université et veiller à ce que l’ensemble des services et du matériel (publicité et affiches) propres à l’activité soient fournis en français et en anglais. En cas de lacunes à cet égard, les responsables de l’activité seront appelés à prendre des mesures correctives, faute de quoi l’Université se réserve le droit d’annuler l’activité ou de refuser toute demande ultérieure à ses responsables.
7. L’Université peut refuser l’accès à l’espace universitaire ou demander aux participantes et participants de quitter les lieux si les sommes payables en lien avec l’activité n’ont pas été acquittées, ou si l’Université a des motifs de croire que l’utilisation de l’espace (même si approuvée au préalable) ou qu’une participante ou un participant à l’activité :
  1. contrevient à tout règlement, toute méthode ou toute directive de l’Université d’Ottawa;
  2. entre en concurrence ou en conflit avec des services fournis ou rendus accessibles par l’Université;
  3. enfreint une loi, un règlement ou une règle (fédéral, provincial ou municipal) ou une ordonnance d’une cour ou d’un tribunal;
  4. pose un risque inacceptable pour la santé ou la sécurité;
  5. pose un risque inacceptable de dommages matériels;
  6. pose un risque inacceptable pour l’exploitation appropriée et sécuritaire de tout terrain ou bâtiment de l’Université;
  7. ne respecte pas les principes d’équité, de diversité et d’inclusion;
  8. cherche à promouvoir la haine, le harcèlement, la violence ou la discrimination envers une personne ou un groupe;
  9. utilise ou cherche à utiliser un espace universitaire comme lieu de résidence continu ou logement pour la nuit, ou pour en maintenir une occupation prolongée.
8. L’Université peut, à sa seule discrétion :
  1. accepter ou refuser toute demande d’utilisation temporaire d’un espace universitaire;
  2. annuler, reporter ou relocaliser toute réservation d’un espace universitaire;
  3. suspendre ou refuser toute réservation effectuée par les personnes, organisations ou groupes qui :
    1. ne se conforment pas au présent règlement ou à toute méthode adoptée sous son régime,
    2. ne se conforment pas aux modalités d’utilisation des espaces universitaires ou aux autres règlements et méthodes de l’Université,
    3. n’ont pas acquitté leurs factures en souffrance ou toute somme impayée découlant de l’utilisation ou de l’annulation d’une réservation d’un espace universitaire;
  4. déterminer la nature et l’ampleur des services de sécurité additionnels nécessaires pour la tenue de l’activité, et exiger à ses responsables d’assumer les coûts connexes;
  5. exiger, preuve à l’appui, une assurance responsabilité civile générale couvrant l’utilisation de l’espace universitaire.
RESPONSABILITÉS
1. Les administratrices et administrateurs d’un espace universitaire sont responsables de l’espace universitaire sous leur garde, ainsi que de :
  1. superviser la gestion de l’espace universitaire;
  2. gérer les demandes d’utilisation temporaire de l’espace universitaire;
  3. communiquer avec la personne qui utilise l’espace universitaire et avec les autres personnes associées à sa préparation opérationnelle pour assurer une utilisation temporaire sécuritaire, accessible et appropriée de cet espace;
  4. surveiller l’utilisation temporaire autorisée de l’espace universitaire, appliquer les conditions d’utilisation et résoudre tout problème découlant de l’utilisation de cet espace;
  5. s’assurer que les réservations de l’espace à des fins temporaires s’effectuent conformément au présent règlement et à l’ensemble des règlements, méthodes et lignes directrices de l’Université;
  6. soumettre à l’approbation de la provost et vice-rectrice ou du provost et vice-recteur aux affaires académiques toute demande d’activité, d’utilisation temporaire d’un espace ou autre question connexe présentant ou ayant le potentiel de présenter un enjeu de liberté d’expression
2. La provost et vice-rectrice ou le provost et vice-recteur aux affaires académiques a le pouvoir de :
  1. se prononcer sur les enjeux de liberté d’expression et déterminer si une demande d’activité ou d’utilisation temporaire d’un espace universitaire peut poser problème au chapitre du Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression;
  2. réexaminer la décision de toute administratrice ou tout administrateur d’un espace universitaire ou d’autres membres du personnel de l’Université pour rendre une décision définitive sur l’utilisation temporaire de l’espace et déterminer si une activité peut ou non y avoir lieu;
  3. se prononcer sur une plainte relative au présent règlement ou aux questions de liberté d’expression.
RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE
1. La provost et vice-rectrice ou le provost et vice-recteur aux affaires académiques est responsable de réviser périodiquement le présent règlement.
2. Les modifications au présent règlement, autres que celles définies au paragraphe 6.3 ci-dessous, nécessitent l’approbation du Comité d’administration.
3. La secrétaire générale ou le secrétaire général peut modifier le présent règlement sans solliciter l’approbation du Comité d’administration afin :
  1. de mettre à jour ou corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;
  2. lde corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou d’apporter une autre correction semblable si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;
  3. d’apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;
  4. de reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.
4. La provost et vice-rectrice ou le provost et vice-recteur aux affaires académiques peut établir, modifier ou abroger des méthodes ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que ces méthodes ou exceptions soient compatibles avec les dispositions du présent règlement.