Règlement 67a

Date et instance d'approbation
25 février 2012
Bureau des gouverneurs (2012.3)

Modifications:
11 juin 2024
25 septembre 2025

Veuillez communiquer avec le Secrétariat afin d’obtenir les versions préalablement approuvées. 
 
OBJET

1.1    Le présent règlement énonce les principes, les valeurs et les engagements de l’Université d’Ottawa en ce qui concerne la prévention des cas de harcèlement ou de discrimination au sein de l’environnement d’apprentissage et de travail de l’Université et prévoit un processus de traitement des plaintes (voir l’annexe A du présent règlement).

2.    DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

2.1    Les mots et expressions clés utilisés dans le présent règlement et les méthodes adoptées sous son régime ont le sens qui leur est attribué à l’annexe B. 

2.2    Dans le présent règlement, l’expression « harcèlement ou discrimination » s’entend de l’une ou l’autre des formes suivantes, au sens qui leur est attribué aux présentes : « harcèlement », « discrimination », « haine », « environnement toxique », « discrimination systémique » et « harcèlement au travail ».

2.3    Le présent règlement et les méthodes adoptées sous son régime doivent être interprétés conformément aux obligations imposées à l’Université par les lois applicables en matière de harcèlement et de discrimination. 

3.    APPLICATION

3.1    Le présent règlement s’applique à tous les membres de la communauté universitaire.

3.2    Le présent règlement s’applique aux plaintes de harcèlement ou de discrimination qui sont déposées auprès du Bureau des droits de la personne de l’Université (BDP) dans un délai d’un an à compter de l’incident présumé de harcèlement ou de discrimination le plus récent et qui mettent en cause une personne membre de la communauté universitaire qui exerce ou remplit son rôle, ses responsabilités ou son mandat auprès de l’Université et qui est associée à l’environnement d’apprentissage ou de travail de l’établissement. Si le BDP reçoit une plainte après le délai d’un an, il peut l’examiner s’il est convaincu que le dépôt tardif n’a pas été fait de mauvaise foi et qu’il n’en résultera aucun préjudice important pour toute personne concernée, ou si l’Université a l’obligation légale de l’examiner en vertu de la loi applicable.

3.3    Lorsqu’une convention collective traite du harcèlement ou de la discrimination et que certaines dispositions de cette convention entrent en contradiction avec le présent règlement, cette convention collective l’emporte, sauf si ses dispositions sont contraires aux lois applicables en la matière et que l’Université et le syndicat concerné n’ont pas encore convenu des modifications à y apporter pour les rendre conformes.

3.4    Il est possible qu’un autre règlement ou une autre méthode de l’Université traite du harcèlement ou de la discrimination. Par conséquent, l’application du présent règlement et des méthodes adoptées sous son régime peut dépendre des autres méthodes et règlements pertinents de l’Université, établis ou modifiés selon les besoins, notamment des suivants : 

Règlement 66 – Prévention de la violence en milieu de travail
Règlement 67b – Prévention de la violence sexuelle 
Règlement 130 – Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants
Règlement 77 – Santé et sécurité au travail et Méthode 14-1 – Système de responsabilité interne en matière de santé et de sécurité
Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression
Règlement sur le professionnalisme de la Faculté de médecine
Règlements des Activités récréatives et sports interuniversitaires relatifs aux comportements prohibés et à la maltraitance dans les sports

4.    PRINCIPES GÉNÉRAUX

4.1    L’Université est résolue à offrir un milieu d’apprentissage et de travail qui favorise la compréhension et le respect de la dignité humaine au sein de la communauté universitaire et qui est exempt de harcèlement et de discrimination, notamment de racisme envers les personnes noires ou autochtones, d’antisémitisme, d’islamophobie et de haine.  

4.2    Tous les membres de la communauté universitaire jouissent du droit d’exprimer leurs vues en toute liberté. L’Université reconnaît que la liberté de débattre et la critique font partie intégrante de la quête du savoir, comme le prévoit le Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression.

4.3    L’Université s’attend à ce que tous les membres de la communauté universitaire (notamment les entrepreneures et entrepreneurs, ainsi que les personnes qui visitent l’établissement, y donnent des conférences sur invitation, participent à une activité de l’Université ou louent ou occupent ses installations) respectent les principes susmentionnés.

4.4    L’Université reconnaît les obligations qu’elle se doit de remplir selon le cadre juridique établi par le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi sur la santé et la sécurité au travail en matière de harcèlement au travail.

4.5    L’Université reconnaît également qu’elle a l’obligation d’évaluer, de gérer, d’examiner et de régler les cas avérés de harcèlement ou de discrimination et que son intervention doit être rapide, efficace et proportionnelle au contexte. Elle doit établir et maintenir un processus équitable, impartial et rapide pour le signalement et l’examen des plaintes de harcèlement ou de discrimination.

4.6    L’Université s’engage à offrir de la formation et d’autres activités informatives aux membres de son personnel, à informer les membres de la communauté universitaire du présent règlement et des problèmes de harcèlement ou de discrimination et à encourager d’autres mesures proactives, comme les pratiques qui favorisent le dialogue, l’intervention précoce et la désescalade.  

4.7    L’Université s’engage également à faciliter l’accès à des mécanismes de soutien pour les membres de la communauté universitaire qui subissent du harcèlement ou de la discrimination.

5.    BUREAU DES DROITS DE LA PERSONNE (BDP)

5.1    Outre les responsabilités décrites ailleurs dans le présent règlement, le BDP doit:

a)    renseigner les membres de la communauté universitaire sur la prévention du harcèlement et de la discrimination;

b)    interpréter le présent règlement;

c)    mettre en place et maintenir un processus pour recevoir, examiner et gérer les plaintes, et déléguer des tâches ou faire appel à des services d’enquête externes ou à d’autres formes de soutien, s’il l’estime nécessaire; 

d)    recommander les mesures provisoires à prendre, dans le cadre du traitement d’une plainte, à l’autorité compétente ou aux autres membres de la direction de l’Université ayant le pouvoir d’approuver ou de mettre en œuvre ces mesures; 

e)    présenter chaque année un rapport au Bureau des gouverneurs et au ministère des Collèges et Universités, de l’excellence en recherche et de la Sécurité concernant la mise en œuvre et l’efficacité du présent règlement, notamment ses dispositions sur la lutte contre le racisme et la haine, en prenant soin de protéger la vie privée des personnes et la confidentialité des renseignements. Ce rapport, qui sera publié sur le site Web de l’Université et soumis au ministère des Collèges et Universités, de l’excellence en recherche et de la Sécurité, doit contenir :
1)    le nombre et le type de plaintes formulées par la communauté étudiante, le corps professoral et le personnel;
2)    une description générale des plaintes et le nombre d’entre elles qui n’ont pas fait l’objet d’une enquête ou d’un premier examen; 
3)    les motifs illicites connexes selon le Code des droits de la personne (p. ex., origine ethnique, race, religion, orientation sexuelle) et la sous-catégorie (racisme envers les personnes noires ou autochtones, antisémitisme, islamophobie);
4)    le dénouement de la plainte, notamment les délais d’intervention et de résolution (p. ex., le nombre de mois qu’a duré le processus), les conclusions de l’enquête, les mesures disciplinaires prises et l’intervention des forces de l’ordre, le cas échéant.

5.2    Le BDP fait preuve d’impartialité dans les affaires de harcèlement ou de discrimination et dans le traitement des plaintes. Il ne prend la défense ni de la partie plaignante ni de la partie défenderesse.    

6.    AUTORITÉ COMPÉTENTE

6.1    L’autorité compétente est la personne au sein de la direction de l’Université ayant autorité à l’égard de la partie défenderesse. L’autorité compétente a le pouvoir et la responsabilité :

a)    de décider des mesures provisoires à prendre ou, selon la nature de ces mesures, d’en faire la recommandation à l’organe directeur de l’Université qui a le pouvoir de les approuver ou de les mettre en œuvre;
b)    de trancher à l’égard d’une plainte, c’est-à-dire :
1)    d’accepter ou de rejeter le rapport d’enquête,
2)    d’imposer des sanctions après une consultation avec les Ressources humaines ou les Affaires professorales, le cas échéant, si elle n’a pas ce pouvoir, d’en faire la recommandation à l’autorité délégataire ou à l’organe directeur de l’Université qui a le pouvoir d’approuver, d’imposer ou de mettre en œuvre ces sanctions; 
c)    de faire le suivi des sanctions imposées à la suite d’une plainte, et notamment de collaborer, s’il y a lieu, avec les Ressources humaines, les Affaires professorales ou l’unité scolaire ou administrative concernée, selon la nature des sanctions.

6.2    L’autorité compétente varie en fonction du poste que la partie défenderesse occupe à l’Université ou du lien qu’elle a avec l’établissement. Le tableau indique comment déterminer quelle est l’autorité compétente. 

6.3    Si le tableau ci-dessus ne permet pas de déterminer l’autorité compétente, ou si la partie défenderesse occupe plus d’un rôle au sein de l’Université (p. ex., elle est étudiante et employée), il revient au BDP de déterminer quelle est l’autorité compétente, selon la nature du comportement ou des faits reprochés et la personne qui, relativement à ceux-ci, est en situation d’autorité par rapport à la partie défenderesse.

6.4    Si l’autorité compétente est incapable d’agir ou se trouve en situation de conflit d’intérêts, il revient au BDP de déterminer quelle est l’autorité compétente. Dans certains cas, la personne en situation d’autorité par rapport à l’autorité compétente peut alors agir à sa place ou désigner quelqu’un d’autre pour agir à ce titre.

7.    DISPOSITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LE PROCESSUS DE PLAINTE 

7.1    Processus de plainte : Le BDP reçoit, examine et traite par ailleurs les plaintes de harcèlement ou de discrimination conformément au présent règlement, en respectant le processus de plainte décrit à l’annexe A. Ce processus n’a pas pour but de dissuader qui que ce soit d’exercer les recours juridiques externes à sa disposition. En outre, il ne remplace pas ni ne supplante les processus de plainte ou d’enquête prévus dans les conventions collectives applicables, qui satisfont aux obligations imposées à l’Université par le Code des droits de la personne et la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

7.2    Représailles interdites : Aucune personne agissant de bonne foi ne doit faire l’objet d’un traitement défavorable pour avoir déposé une plainte, fourni des renseignements en lien avec une plainte ou contribué au règlement d’une plainte. Il ne doit pas y avoir de représailles ou de menaces de représailles contre quiconque dépose une plainte, prend part à un processus de plainte ou exerce ses droits en vertu du présent règlement. Toutes les parties concernées doivent pouvoir participer librement au processus de plainte sans subir de représailles ou de menaces de représailles.

7.3    Confidentialité : 

a)    Les personnes qui participent au signalement d’un cas de harcèlement ou de discrimination ou au traitement d’une plainte (notamment la partie plaignante, la partie défenderesse, les personnes qui les soutiennent ou représentent aux termes de l’alinéa 7.9 c) du présent règlement, les témoins et l’autorité compétente) sont tenues à la confidentialité afin de protéger autrui contre des allégations non corroborées, de préserver les droits des personnes concernées par les allégations, et d’assurer le bon fonctionnement du processus de plainte et l’intégrité de toute enquête.  
b)    Le personnel du BDP doit préserver la confidentialité des plaintes et des signalements qui lui sont faits, ainsi que des documents connexes, conformément au Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels de l’Université. 
c)    Les renseignements relatifs à une plainte peuvent être communiqués si les membres du personnel de l’Université ou les personnes dont les services sont retenus par celle-ci en ont besoin pour exercer leurs fonctions au sein de l’établissement, faire enquête, mettre en œuvre des mesures provisoires, imposer des sanctions ou permettre par ailleurs à l’Université de traiter la plainte. 
d)    Quiconque commet un manquement à cette obligation de confidentialité peut faire l’objet de mesures disciplinaires ou de toute autre mesure appropriée.

7.4    Signalement :

a)    Les membres de la communauté universitaire qui croient avoir été victimes ou témoins de harcèlement ou de discrimination sont encouragés à signaler la situation à leur responsable d’unité, à l’employée ou employé de l’Université qui possède le pouvoir décisionnel en ce qui concerne leur relation avec l’Université, ou au BDP.
b)    Si une personne membre de la communauté universitaire se voit révéler une situation de harcèlement ou de discrimination par une autre personne membre de la communauté universitaire qui croit en avoir été victime et qui décide de se confier à elle, elle doit la mettre au fait du présent règlement et du processus de plainte prévu à l’annexe A et l’encourager à communiquer avec le BDP.  

7.5    Dépôt d’une plainte : Les membres de la communauté universitaire qui croient avoir subi ou été témoin de harcèlement ou de la discrimination et qui estiment qu’une enquête s’impose doivent déposer une plainte écrite auprès du BDP. La plainte ainsi déposée est traitée conformément au processus décrit à l’annexe A. Quiconque peut déposer ou retirer une plainte, sans crainte de représailles ou de menaces, tant que la décision finale de l’autorité compétente n’a pas été rendue (libellé du Règlement 67b).  

7.6    Plainte anonyme : Une plainte anonyme peut être prise en considération par le BDP si l’information présentée est suffisante, importante et vérifiable et si l’anonymat de la partie plaignante ne porte pas atteinte à l’équité de l’enquête.

7.7    Démarches de règlement : À tout moment avant ou pendant le processus de plainte décrit à l’annexe A du présent règlement, le BDP proposera des moyens à la partie plaignante et à la partie défenderesse de régler la plainte de façon acceptable pour les deux parties, à condition qu’elles aient toutes deux volontairement convenu par écrit de participer au processus. Les démarches de règlement s’entendent de la communication directe avec les parties qui participent au traitement de la plainte, d’une discussion sur les issues possibles, de la présentation d’excuses, de la médiation et d’autres formes de règlement. L’une ou l’autre des parties peut interrompre le processus de règlement à tout moment. La décision de ne pas participer à une démarche de règlement (ou d’y mettre fin, une fois commencée) ne doit pas nuire à une partie ni avoir de conséquences négatives. Si les parties parviennent à un règlement, celui-ci doit être consigné et approuvé par écrit par les parties. Si les démarches de règlement s’avèrent infructueuses, la plainte peut toujours être traitée dans le cadre du processus prévu à cette fin.

7.8    Enquête : L’enquête menée sur une plainte doit être rapide, équitable et impartiale et porter sur tous les incidents de harcèlement ou de discrimination pertinents. Le BDP s’assurera qu’une enquête est menée à l’égard des cas présumés de harcèlement ou de discrimination qui lui sont signalés et qui impliquent l’Université et une personne membre de la communauté universitaire lorsqu’il a l’obligation légale de le faire, mais qu’il n’a pas reçu de plainte, que personne ne veut agir en tant que partie plaignante ou que la personne à l’origine de la plainte a choisi de ne pas y donner suite. Le cas échéant, l’enquête sera menée conformément à l’article A.3.2. de l’annexe A. 

7.9    Soutien : 

a)    L’Université reconnaît que les parties à une plainte peuvent avoir besoin de divers services, ressources et mesures de soutien à différents moments. Elle s’engage à traiter chaque personne avec compassion et à offrir des mécanismes et des services de soutien raisonnables, notamment des accommodements scolaires et professionnels sur le campus, l’aiguillage vers un service de counselling ou des soins de santé, et un plan de sécurité sur le campus.
b)    Les membres du personnel et de la population étudiante qui sont partie à une plainte demeurent toujours libres de demander conseil et soutien à l’association étudiante concernée, à leur syndicat ou à un autre groupe de personnel ou de les consulter, notamment en ce qui concerne la confidentialité, les mesures de soutien, les services et le processus de plainte.
c)    La partie plaignante ainsi que la partie défenderesse peuvent être accompagnées d’une personne de soutien de leur choix. La personne de soutien peut fournir de l’encouragement ou d’autres formes d’appui émotionnel ou moral. Elle ne peut agir ou parler au nom de la partie plaignante ou de la partie défenderesse; les déclarations, tant orales qu’écrites, doivent provenir directement de la partie plaignante ou de la partie défenderesse. La personne de soutien est tenue de préserver la confidentialité des renseignements et peut devoir signer une entente de confidentialité.

7.10    Mesures provisoires : Pendant le processus de plainte, l’autorité compétente ou la personne déléguée peut mettre temporairement en place des mesures, en attendant le règlement de la plainte ou la tenue d’une enquête, afin de stabiliser la situation, de protéger une personne des représailles ou des menaces de représailles, de prévenir d’autres incidents, de répondre aux préoccupations (notamment en matière de sécurité), ou d’offrir par ailleurs du soutien. Ces mesures provisoires peuvent consister, par exemple, à s’assurer qu’il n’y ait aucun contact entre les parties, à modifier les tâches ou les horaires ou à imposer un congé temporaire non disciplinaire ou sous réserve de tout droit. Il s’agit là de mesures préventives, et non de mesures disciplinaires.

7.11    Délais de traitement des plaintes : 

a)    Des délais de traitement sont établis afin que les plaintes soient traitées suffisamment rapidement. Normalement, dans les 30 jours suivant le dépôt d’une plainte auprès du BDP, la partie plaignante reçoit un premier message de ce dernier l’informant du déroulement du processus, des prochaines étapes et du temps estimé pour régler la situation. Le temps estimé pour clore l’affaire ne doit pas dépasser 12 mois à compter de la date à laquelle le BDP reçoit la plainte.  
b)    Les délais fixés dans le processus de plainte peuvent être prorogés dans des circonstances exceptionnelles. Le BDP peut ainsi proroger le délai si une demande en ce sens est présentée de bonne foi et si la prorogation ne porte pas préjudice ou ne nuit pas aux personnes concernées par la plainte. Il peut être difficile de fixer une échéance convenable pour le règlement de la plainte, l’enquête ou le prononcé de la décision finale. Par conséquent, en l’absence d’échéances, l’objectif est toujours d’agir dans des délais raisonnables et aussi rapidement que possible, compte tenu de la nature et de la complexité des circonstances de la plainte et d’autres circonstances qui peuvent se présenter durant le processus et qui échappent à la volonté des parties.

7.12    Conséquences : S’il y a eu harcèlement ou discrimination ou si une plainte est jugée frivole ou vexatoire ou est faite de mauvaise foi, l’Université prendra les mesures préventives et correctives appropriées et, si les circonstances le justifient, tiendra les personnes impliquées responsables conformément aux conditions de leur engagement auprès de l’Université ou aux dispositions des conventions collectives, des conditions d’emploi ou d’autres règlements ou méthodes internes applicables. Normalement, la décision finale rendue quant aux conséquences prend effet immédiatement, à moins d’indication contraire.

8.    RÉVISION ET MISE EN ŒUVRE

8.1    La révision et la mise en œuvre du présent règlement relèvent du BDP. Le présent règlement et les méthodes adoptées sous son régime seront révisés chaque année. 

8.2    Les révisions du présent règlement seront communiquées aux associations étudiantes (Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa, Association des étudiant.e.s diplômé.e.s), aux groupes de personnel, aux syndicats et aux autres parties prenantes que le BDP déterminera en vue de recueillir leurs commentaires.

9.    APPROBATION ET MODIFICATIONS

9.1    Le BDP a la responsabilité de recommander les modifications à apporter au présent règlement, lesquelles doivent être approuvées par le Bureau des gouverneurs. 

9.2    Le BDP peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de l’application du présent règlement, pourvu que ces méthodes soient compatibles avec les dispositions du règlement et soient approuvées par la secrétaire générale ou le secrétaire général. 

9.3    Nonobstant le paragraphe 9.1, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Bureau des gouverneurs lorsque ces modifications consistent, selon le cas: 

a)    à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;  
b)    à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction semblable si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;  
c)    à corriger la formulation d’une disposition française ou anglaise pour la rendre plus compatible avec celle de l’autre langue;  
d)    à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité. 
 
ANNEXE A – PROCESSUS DE PLAINTE

A1.    DÉPÔT ET ADMISSION D’UNE PLAINTE 

A1.1    Toute personne qui souhaite déposer une plainte auprès du BDP doit :

a)    remplir et transmettre les formulaires disponibles sur le site Web du BDP ou déposer la plainte par écrit auprès de ce dernier dans un délai d’un an à compter de l’incident de harcèlement ou de discrimination le plus récent;
b)    fournir le nom complet de la partie plaignante; 
c)    fournir le nom complet de la partie défenderesse; 
d)    décrire la nature et la portée des allégations de harcèlement ou de discrimination en énonçant les faits détaillés, les dates précises ainsi que le nom et les coordonnées des personnes qui pourraient en avoir été témoins.

A1.2    Le BDP procède à l’examen initial de la plainte et obtient, au besoin, des renseignements supplémentaires auprès de la partie plaignante, si ceux dont il dispose s’avèrent insuffisants. Pour effectuer cet examen, le BDP peut tenir les consultations qu’il juge appropriées et demander une assistance externe.

A1.3    Le BDP détermine si la plainte est recevable, conformément à l’article 3 du présent règlement.

A1.4    S’il juge la plainte recevable, le BDP :
a)    communique avec la partie plaignante pour l’informer des prochaines étapes du processus de plainte prévu dans le présent règlement;
b)    fournit une copie de la plainte à la partie défenderesse pour lui permettre d’y répondre;
c)    informe l’autorité compétente de la plainte reçue et recommande les mesures provisoires à prendre, le cas échéant. 

A1.5    Si le BDP juge la plainte irrecevable, il communique par écrit à la partie plaignante sa décision et les motifs à l’appui. Au besoin, le BDP informe la partie plaignante des options à sa disposition au titre du Règlement 67b ou du Règlement 130, l’invite à consulter les autres règlements ou méthodes de l’Université ou l’aiguille vers d’autres ressources. Voici quelques exemples de cas où la plainte peut tomber hors du champ d’application du présent règlement :

a)    la plainte a été déposée plus de 12 mois après l’incident ou les incidents qui y sont allégués, et la loi applicable n’exige pas qu’elle soit examinée ou le BDP n’est pas convaincu que le dépôt tardif a été fait de bonne foi et qu’aucun préjudice important n’en résultera pour l’une ou l’autre des personnes concernées;
b)    la plainte contient une demande d’assistance judiciaire;
c)    la partie défenderesse n’est pas membre de la communauté universitaire; 
d)    la plainte est anonyme et l’information présentée n’est pas suffisante, importante ou vérifiable ou l’anonymat risque de porter atteinte à l’équité de l’enquête;
e)    l’incident ou les incidents allégués n’ont pas de lien avec l’environnement d’apprentissage ou de travail de l’Université;
f)    même si l’incident ou les incidents allégués s’avèrent fondés, ils ne constituent pas des actes de « harcèlement ou discrimination » au sens du présent règlement;
g)    même si l’incident ou les incidents allégués s’avèrent fondés, ils constituent:
1)    des actes de violence sexuelle, au sens du Règlement 67b, ou un manquement à la conduite responsable de la part d’une étudiante ou d’un étudiant, au titre du Règlement 130, ce qui signifie que la plainte doit être traitée par le BDP conformément au règlement applicable,
2)    des problèmes liés au milieu de travail qui ne répondent pas à la définition du harcèlement au travail donnée dans le présent règlement et qui peuvent, le cas échéant, être soumis aux Ressources humaines ou aux Affaires professorales;
h)    la plainte est frivole ou vexatoire ou a été faite de mauvaise foi, c’est-à-dire qu’elle est clairement dépourvue de substance, qu’elle n’a aucun fondement factuel ou aucun lien avec la réalité, qu’elle manque de sérieux ou d’importance ou qu’elle reproduit manifestement une ou plusieurs plaintes antérieures qui portent toutes essentiellement sur le même thème et qui ont déjà fait l’objet d’une enquête. 

A2.    MESURES PROVISOIRES

A2.1    Le BDP et l’autorité compétente consultent les Ressources humaines, les Affaires professorales et l’unité scolaire ou administrative concernée avant de recommander ou de déterminer des mesures provisoires qui touchent le personnel ou la communauté étudiante.

A3.    TRAITEMENT DES PLAINTES

A3.1    RÉPONSE DE LA PARTIE DÉFENDERESSE
La partie défenderesse est invitée à répondre par écrit aux allégations formulées dans la plainte. Elle dispose d’un délai de dix jours ouvrables à compter de la date à laquelle le BDP lui a transmis la plainte pour lui communiquer sa réponse écrite (le cas échéant). Si elle omet de le faire à l’intérieur de ce délai, le processus de plainte suivra son cours et une enquête pourrait être tenue.

A3.2    ENQUÊTE

A3.2.1    Si la plainte doit faire l’objet d’une enquête, il revient au BDP de décider s’il convient de désigner une personne de son équipe ou de retenir les services de spécialistes externes pour la mener. De plus, l'enquêteur doit posséder les compétences, la formation et/ou l'expérience appropriées.

A3.2.2    L’enquête doit être menée de manière équitable sur le plan de la procédure, dans le respect des principes suivants :

a)    L’enquêtrice ou l’enquêteur doit faire preuve d’impartialité et d’objectivité.
b)    La partie défenderesse doit avoir pleinement et raisonnablement l’occasion de répondre aux allégations formulées et se voir notamment offrir :
1)    un avis suffisant l’informant du processus;
2)    la possibilité d’être interrogée;
3)    une copie écrite des allégations précises dont elle fait l’objet, avant d’être interrogée.
c)    L’enquêtrice ou l’enquêteur doit communiquer avec la partie plaignante et la partie défenderesse pour leur offrir la possibilité de fournir des renseignements ou des commentaires supplémentaires, de même qu’avec toute autre personne, témoin ou non des faits, dont la participation s’avère nécessaire à l’enquête sur les allégations.

A3.2.3    L’enquêtrice ou l’enquêteur externe doit tenir le BDP informé de l’état d’avancement de l’enquête, et le BDP doit transmettre à son tour l’information à la partie plaignante, à la partie défenderesse et à l’autorité compétente. 

A3.2.4    Une fois l’enquête terminée, l’enquêtrice ou l’enquêteur transmet par écrit aux deux parties et à l’autorité compétente un rapport final confidentiel qui contient un résumé des allégations, des mesures prises durant l’enquête, des preuves recueillies, des conclusions de fait et de sa décision quant au fondement de la plainte. Si l’enquête a été menée par une enquêtrice ou un enquêteur externe, celle-ci ou celui-ci transmet le rapport d’enquête final à la personne responsable de la plainte au sein du BDP, qui le transmet à son tour à la partie plaignante, à la partie défenderesse et à l’autorité compétente. 

A4.    ISSUE

A4.1    L’autorité compétente doit s’acquitter des obligations qui lui incombent au titre du paragraphe 6.1 du présent règlement.

A4.2    Pour déterminer les conséquences appropriées, l’autorité compétente doit tenir compte de l’ensemble des circonstances, notamment des suivantes, selon le cas, si elles s’avèrent pertinentes :

a)    le bien-fondé de la plainte — si la plainte est fondée, l’autorité compétente doit songer à corriger le comportement, à remédier aux effets des actes de harcèlement ou de discrimination commis et à empêcher que ces actes ne se reproduisent dans l’avenir; 
b)    le dépôt de bonne foi ou non de la plainte — si la plainte a été déposée de bonne foi, mais qu’elle s’avère non fondée à l’issue de l’enquête, la partie plaignante ne doit pas être pénalisée, mais s’il existe des preuves irréfutables ou indéniables que la plainte a été déposée par malveillance dans l’intention délibérée de blesser ou de tromper, l’autorité compétente se doit de prendre ces preuves en considération; 
c)    la gravité du comportement ou de l’incident de harcèlement ou de discrimination;
d)    les facteurs atténuants;
e)    les facteurs aggravants; 
f)    les modalités des conventions collectives applicables ou les autres conditions d’emploi pertinentes;
g)    les autres facteurs que l’autorité compétente juge pertinents.  

A4.3    La liste non exhaustive ci-après renferme des exemples de conséquences, lesquelles ne sont pas présentées en ordre d’importance :

a)    présentation d’excuses;
b)    sensibilisation et formation;
c)    counselling ou coaching;
d)    accès restreint ou interdit aux installations de l’Université;
e)    mesures disciplinaires (p. ex., réprimande, suspension, congédiement, cessation d’emploi ou expulsion); dans le cas d'un étudiant ou d'un stagiaire, le doyen est habilité à le suspendre de son programme et le Vice-provost et vice-président aux affaires académiques est habilité à approuver et à imposer le retrait obligatoire et permanent de son programme ou l'annulation de son admission ou de son inscription à l'université ou de sa relation avec celle-ci;
f)    mesures générales à l’échelle de l’établissement. 

A4.4    L’autorité compétente doit consulter les Ressources humaines ou les Affaires professorales, selon le cas, avant de décider des conséquences, si celles-ci sont de nature disciplinaire ou ont une incidence sur les conditions d’emploi de la partie plaignante ou de la partie défenderesse.

A4.5    L’autorité compétente doit informer par écrit la partie plaignante et la partie défenderesse de l’issue de la plainte ainsi que de la procédure d’appel, si elles peuvent s’en prévaloir.

A4.6    L’information relative à l’issue de la plainte peut être divulguée, sous réserve des dispositions des conventions collectives pertinentes, du Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels de l’Université et des lois applicables. 

A4.7    Les conséquences imposées prennent effet immédiatement, sauf si l’autorité compétente en décide autrement ou si les sanctions et les mesures doivent être soumises à l’approbation ou à la décision d’un autre organe directeur ou autorité délégataire au sein de l’Université. 

A5.    APPEL

A5.1    DEMANDE D’APPEL

A5.1.1    L’une ou l’autre des parties peut faire appel de la décision finale, en vertu du paragraphe 6.1 du présent règlement, dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle la décision a été rendue. La demande doit être faite par écrit et décrire en détail les motifs de l’appel. L’autre partie se voit offrir la possibilité d’y répondre.

A5.1.2    Un appel n’offre pas l’occasion à la partie plaignante ou à la partie défenderesse de répéter l’information communiquée à la personne chargée de l’enquête ou à l’autorité compétente. Un appel ne découle pas d’un droit automatique, et il n’est soumis au comité d’appel prévu à l’article A5.2 et pris en compte par ce dernier que s’il remplit les conditions suivantes :

a)    Il s’agit d’un appel de la décision finale de l’autorité compétente ou d’un organe directeur de l’Université, aux termes de l’alinéa 6.1 b) du présent règlement.
b)    L’appel doit être interjeté par la partie plaignante ou la partie défenderesse.
c)    L’appel doit être déposé par écrit auprès du BDP dans les dix jours ouvrables suivant la date de la décision finale visée.
d)    La demande d’appel doit en préciser les motifs, les raisons de l’accueillir, les arguments à l’appui et l’issue recherchée.

A5.1.3    Le BDP examine la demande d’appel et détermine si les conditions énoncées au paragraphe A5.1.2 sont remplies. Si la demande ne remplit pas ces conditions, le BDP en informe la partie demanderesse. Si les conditions sont remplies, le BDP soumet la demande à un comité d’appel, conformément à l’article A5.2, et en informe la partie demanderesse, l’autre partie ainsi que l’autorité compétente. La décision que rend le BDP après avoir examiné la demande d’appel est définitive.  

A5.2    COMITÉ D’APPEL

A5.2.1    Dans les 30 jours après avoir rendu la décision visée au paragraphe A5.1.3, le BDP nomme trois membres de la communauté universitaire pour siéger au comité d’appel, en tenant compte des parties impliquées dans la plainte formelle (p. ex., si la partie plaignante et la partie défenderesse sont membres de la communauté étudiante, une étudiante ou un étudiant est nommé au comité d’appel). Les membres du comité d’appel décident collectivement qui parmi eux présidera le comité.

A5.2.2    Le BDP veillera à ce que les membres du comité d'appel aient connaissance des procédures appropriées notamment à propos des procédures d’enquête conformes et des principes de base de l’équité procédurale, particulièrement en matière de harcèlement ou de discrimination.  

A5.2.3    La procédure d’appel se déroule par écrit. La partie plaignante ou la partie défenderesse, selon le cas, n’est pas tenue de répondre à l’appel à moins que le comité d’appel lui envoie une lettre lui demandant de le faire. Le BDP transmet aux membres du comité d’appel une copie de la plainte, la réponse de la partie défenderesse, les répliques écrites, le rapport d’enquête final, tout commentaire ainsi qu’une copie de la demande d’appel écrite et de la décision de l’autorité compétente.

A5.2.4    Le comité d’appel examine la documentation afin de déterminer si la partie qui interjette appel a démontré :

a)    soit qu’une erreur procédurale fondamentale a été commise dans la décision finale, et que cette erreur a causé ou causera un préjudice véritable à la partie appelante;
b)    soit qu’il existe de nouveaux faits pertinents pour la décision finale qui n’étaient pas connus ou qui n’ont pu être communiqués à l’autorité compétente ou à l’organe directeur de l’Université.

A5.2.5    La liste non exhaustive qui suit donne des exemples de situations où la demande d’appel ne serait pas accueillie :

1)    La demande d’appel se rapporte à l’examen de sanctions ou de mesures qui n’ont toujours pas été arrêtées ou approuvées.
2)    L’appel réitère les arguments formulés par écrit et ne renferme pas de nouvel élément pertinent pour la décision finale.
3)    L’appel vise seulement à contester la conclusion de fait, y compris les conclusions tirées au sujet de la crédibilité des témoins.
4)    L’appel soulève de nouveaux arguments qui n’ont pas été présentés, mais qui auraient pu l’être dans les observations écrites, ou auprès de l’autorité compétente ou de l’organe directeur de l’Université.
5)    L’appel se limite à de simples conjectures ou à une déclaration sommaire qu’une erreur procédurale a causé un préjudice. Il ne renferme pas d’information détaillée ou convaincante pour corroborer l’erreur et ne fait pas de lien entre l’erreur et le préjudice réel ou un risque raisonnable de préjudice à la partie appelante.

A5.2.6    Le comité d’appel peut rejeter l’appel s’il conclut qu’il n’y a aucune possibilité raisonnable que l’appel remplisse les exigences énoncées au paragraphe A5.2.4 ou si l’appel correspond à l’une des situations indiquées au paragraphe A5.2.5. Le cas échéant, la personne qui préside le comité d’appel informe la partie demanderesse de la décision du comité.

A5.2.7    S’il existe une possibilité raisonnable que l’appel remplisse une des exigences énoncées au paragraphe A5.2.4, la personne qui préside le comité d’appel informe la partie intimée de l’appel, lui fournit les documents énumérés au paragraphe A5.2.3 et lui demande de donner sa réponse, s’il y a lieu, au comité d’appel dans un délai de dix jours ouvrables.

A5.2.8    Une fois que la partie intimée a eu l’occasion de déposer sa réponse auprès du comité d’appel et que ce dernier a examiné les documents énumérés au paragraphe A5.2.3 et les déclarations écrites de la partie appelante et de la partie intimée, le comité d’appel :

a)    décide d’accueillir ou de rejeter l’appel;
b)    au besoin, présente des recommandations à l’autorité compétente pour que soit révisée la décision finale dont découlent les conséquences ou les mesures.

A5.2.9    Les décisions du comité d’appel et les motifs invoqués à l’appui de celles-ci doivent être présentés par écrit à la partie plaignante et à la partie défenderesse. Parallèlement, la décision du comité d’appel doit aussi être communiquée au BDP et à l’autorité compétente.

A5.2.10 Toutes les décisions du comité d’appel sont définitives.

A6.    AUTRES RECOURS

A6.1    Une fois la plainte entendue et tranchée conformément au présent règlement et à toutes les procédures pertinentes mises en place par l’Université, la partie plaignante ou la partie défenderesse peut s’adresser à l’ombudsman de l’Université.
 
ANNEXE B – DÉFINITIONS

Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement et à toute méthode connexe :

« Autorité compétente » a le sens qui lui est attribué à l’article 6 du présent règlement.

« BDP » désigne le Bureau des droits de la personne de l’Université.

« Communauté universitaire » s’entend de toutes les personnes qui ont établi un lien avec l’Université, notamment, mais non exclusivement : 

a)    des membres de la communauté étudiante et des stagiaires de niveau postdoctoral; 
b)    des membres du personnel;  
c)    des personnes qui occupent un poste professoral à l’Université, qui ont le statut d’invitée ou invité, ou qui ont reçu l’éméritat;
d)    des entités qui sont engagées par l’Université pour lui offrir des biens ou des services ou qui louent ou occupent une de ses installations;
e)    des membres du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités respectifs; 
f)    des membres du personnel appartenant à un syndicat ou à un groupe étudiant reconnu par l’Université lorsqu’elles ou ils se trouvent dans une installation de l’Université ou exercent des fonctions définies par leur relation avec celle-ci;
g)    des personnes invitées, des visiteuses et visiteurs, des bénévoles ou des personnes siégeant aux comités consultatifs ou autres.  

« Discrimination » désigne :

une distinction, intentionnelle ou non, directe ou indirecte, fondée sur un ou plusieurs des motifs suivants : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité et l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial, la situation de famille, l’existence d’un casier judiciaire ou un handicap, qui a pour effet de créer des barrières ou des obligations, des désavantages ou des situations de traitement inégal qui privent une personne, en totalité ou en partie, de la possibilité de se prévaloir de privilèges, d’avantages ou de droits politiques, sociaux ou économiques accessibles aux autres membres de la société.

« Discrimination systémique » s’entend d’une situation où un groupe de personnes donné est traité de manière différente sans que ce soit le résultat d’une quelconque intention. Elle se manifeste lorsqu’une condition, une qualification ou un facteur, sans être ouvertement discriminatoire, entraîne une exclusion, une restriction ou une préférence à l’égard d’un groupe de personnes qui possède une des caractéristiques énoncées dans la définition de discrimination ci-dessus. Ne constituent pas de la discrimination systémique les cas où la condition, la qualification ou le facteur existe de bonne foi et est légitime dans les circonstances, ou encore est autorisé par la loi.

« Enquête » s’entend de l’examen officiel des cas présumés de harcèlement ou de discrimination, des événements et des comportements décrits dans la plainte et la réponse de la partie défenderesse dans celle-ci, mené de manière appropriée dans les circonstances, afin de déterminer s’il y a eu manquement au Règlement 67a. Aux fins du présent règlement, une enquête commence lorsque la personne désignée pour mener l’enquête communique pour la première fois avec la partie plaignante et la partie défenderesse et se termine lorsqu’elle dépose son rapport final.

« Enquêtrice ou enquêteur » s’entend de la personne désignée par le BDP, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Université, pour enquêter sur une allégation de harcèlement ou de discrimination.

« Environnement toxique » s’entend d’un milieu nuisible, sur les plans psychologique et émotionnel, pour le travail ou les études, en raison de remarques ou de gestes qui constituent du harcèlement ou de la discrimination.

« Haine » s’entend d’un comportement ou d’un moyen d’action qui se caractérise par des propos extrêmes ou une forme de communication destinée à calomnier une personne ou un groupe de personnes ou à manifester envers elles de l’hostilité en raison d’un motif de discrimination illicite comme la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité et l’expression de genre ou tout autre motif semblable. 

« Harcèlement » s’entend de remarques ou de gestes vexatoires de la part d’une personne qui sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns. Un seul incident importun, s’il est grave, peut être suffisant pour appuyer une allégation de harcèlement. Sont des remarques ou des comportements harcelants ceux qui consistent à intimider, à humilier, à ébranler ou à dominer une personne en la rabaissant, en la rendant mal à l’aise ou en l’humiliant, ou en proférant des propos abusifs ou des menaces. La gestion légitime du rendement d’une employée ou d’un employé ou les mesures raisonnables prises par une superviseure ou un superviseur dans le cadre de la gestion et de la direction de la main-d’œuvre ou du lieu de travail ne constituent pas du harcèlement ou du harcèlement au travail.

« Harcèlement au travail » s’entend de remarques ou gestes vexatoires contre une personne dans un lieu de travail, y compris virtuellement grâce à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, par une personne qui sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou gestes sont importuns. Ne constituent pas du harcèlement au travail la gestion légitime du rendement d’une ou un membre du personnel ou les mesures raisonnables prises par une superviseure ou un superviseur dans le cadre de la gestion et de la direction de la main-d’œuvre ou du lieu de travail.

« Harcèlement ou discrimination » s’entend de l’une ou l’autre des formes suivantes, au sens qui leur est attribué dans le présent règlement : « harcèlement », « discrimination », « haine », « environnement toxique », « discrimination systémique » et « harcèlement au travail ».

« Partie » désigne la partie plaignante ou la partie défenderesse et « parties » désigne les deux.

« Partie défenderesse » s’entend de la ou des personnes visées par des allégations de harcèlement ou de discrimination formulées en application du présent règlement.

« Partie plaignante » s’entend de la personne qui croit avoir été victime ou témoin de harcèlement ou de discrimination et qui dépose une plainte et exerce un recours au titre du présent règlement. L’Université peut être la partie plaignante.

« Plainte » s’entend d’une plainte écrite faisant état d’un cas présumé de harcèlement ou de discrimination ou de représailles aux termes du présent règlement.

« Responsable d’unité » s’entend de l’employée ou employé de l’Université qui occupe le poste au plus haut niveau de pouvoir décisionnel en matière de gestion d’une unité scolaire ou administrative.