Règlement 92

1.    OBJET

1.1.    Le présent règlement vise à définir la fraude financière, à énoncer des principes généraux et à préciser les compétences en matière de signalement et d’enquête dans les affaires de fraude financière, dans le but de soutenir l’engagement de l’Université d’Ottawa à gérer sainement ses ressources financières.   

2.    APPLICATION

2.1    Le présent règlement s’applique à l’ensemble des membres de l’Université.

3.    DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

3.1    Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement et à toute méthode connexe :

« signalement » s’entend du fait de révéler ou de communiquer une fraude financière connue ou soupçonnée, conformément au présent règlement.

« fraude financière » s’entend de tout acte connu ou soupçonné concernant des fonds de l’Université qui dénature, dissimule ou trompe d’une manière ou d’une autre et qui entraîne une perte financière pour l’Université ou présente un risque pour son intégrité ou ses intérêts économiques. Quelques exemples :

a)    corruption ou vol, détournement, destruction, utilisation non autorisée, suppression ou dissimulation de fonds de l’Université ou de biens matériels ou immatériels appartenant à l’Université ou étant sous sa garde et son contrôle et entraînant des répercussions financières;

b)    contrefaçon, falsification, altération, destruction ou fabrication de tout document financier papier ou électronique (chèque, demande de subvention, feuille de temps, contrat, demande d’approvisionnement, budget, livre comptable, etc.);

c)    production de fausses déclarations, comme l’autorisation ou la réception de paiement pour des heures non travaillées;

d)    mauvaise utilisation de systèmes informatiques ou électroniques entraînant des répercussions sur les fonds de l’Université, notamment l’accès non autorisé, le piratage de logiciels, le transfert électronique de fonds ou l’émission d’instructions de paiement non autorisés ou trompeurs, la manipulation de systèmes ou d’information financière ou bancaire, que cela découle d’une initiative interne ou d’un subterfuge externe (comme l’hameçonnage ou d’autres types d’ingénierie sociale);

e)    corruption, octroi ou réception non autorisés de remises ou de rabais, et autorisation ou réception de paiements pour des biens non livrés ou des services non exécutés;

f)    non-conformité aux dispositions financières des règlements, méthodes et pratiques de l’Université ou de toute loi applicable.

« responsable d’unité » s’entend de l’employée ou employé de l’Université qui occupe le poste au plus haut niveau de pouvoir décisionnel en matière de gestion d’une unité scolaire ou administrative.   

« mesure provisoire » s’entend de toute action temporaire et préventive adoptée le temps de l’examen préliminaire d’un signalement ou d’une enquête. Ces mesures ont pour but de protéger les fonds de l’Université, de stabiliser la situation, de préserver l’intégrité de l’enquête, de prévenir d’autres incidents, de protéger les personnes impliquées de potentielles représailles ou menaces de représailles, de résoudre les failles de sécurité et autres problèmes urgents et d’offrir le soutien nécessaire. Les mesures provisoires ne peuvent être interprétées comme une preuve de violation ou de non-violation du présent règlement.

a)    Exemples de mesures provisoires : préserver des dossiers de l’Université, mettre en place des mécanismes de contrôle financier ou appliquer d’autres correctifs pour soutenir la prévention et la détection d’incidents similaires dans l’avenir. 

b)    Exemples de mesures provisoires qui peuvent être imposées à des membres de l’Université : désactiver leur accès aux systèmes informatiques ou aux fonds de l’établissement, restreindre leurs contacts avec certaines personnes, modifier leurs tâches ou leurs horaires, ou leur imposer un congé temporaire non disciplinaire. Ces mesures ont une visée de protection et non de sanction disciplinaire.

« enquête » s’entend de l’examen officiel de cas présumés de fraude financière, mené de manière appropriée dans les circonstances.

« enquêtrice ou enquêteur » s’entend d’une personne du Bureau de la vérification interne, du Bureau de la dirigeante principale ou du dirigeant principal de la gestion des risques ou d’une entreprise externe dont les services ont été retenus par l’un ou l’autre des bureaux pour mener un examen préliminaire ou une enquête concernant un signalement.

« fonds de l’Université » s’entend des fonds appartenant à l’Université, gérés par elle, sous sa responsabilité ou qui lui sont dus.

« membre de l’Université » s’entend de l’une ou l’autre des personnes suivantes :

a)    membre du personnel à temps plein, à temps partiel ou temporaire de l’Université; 

b)    titulaire d’une nomination universitaire (p. ex., bénévole, titulaire d’une nomination professorale, professeure ou professeur auxiliaire, invité ou émérite, ou bien boursière ou boursier); 

c)    membre du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités respectifs, et membre de tout comité consultatif formé pour aider l’Université à atteindre ses objectifs;

d)    personne engagée par l’Université pour lui fournir des services ou des biens (p. ex., expertise-conseil ou sous-traitance); 

e)    personne ayant accès à des comptes de l’Université destinés aux fonds de l’Université. 

3.2    Dans le cas où la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne, la dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques ou la secrétaire générale ou le secrétaire général ferait l’objet d’un signalement, la rectrice, le recteur ou une personne déléguée serait alors responsable du dossier et de tout examen préliminaire ou toute enquête en découlant. Dans le cas où la rectrice ou le recteur serait visé par un signalement ou une enquête, ce serait alors la présidente ou le président du Comité de vérification qui serait responsable du dossier et de tout examen préliminaire ou toute enquête en découlant.   

4.    PRINCIPES GÉNÉRAUX 

4.1    L’Université est déterminée à maintenir la confiance du public à l’égard de ses activités financières et à protéger ses ressources contre la fraude financière par des mesures de contrôle et des procédures internes.

4.2    Les membres de l’Université doivent, dans l’exercice de leurs fonctions ayant pour objet des fonds de l’Université, agir avec honnêteté et adopter les normes éthiques les plus rigoureuses. 

4.3    L’Université ne tolère pas la fraude financière. Les membres de l’Université qui commettent des actes de fraude financière feront face à des sanctions comme le congédiement, l’annulation de leur nomination, la résiliation de leur contrat ou la cessation de tout autre engagement auprès de l’Université, et s’exposent également à des poursuites civiles ou à des accusations au criminel.

4.4    Les responsables d’unité et les gestionnaires de l’Université à tous les échelons ont le devoir de veiller à la mise en place de mesures de contrôle internes au sein de leur unité scolaire ou administrative afin de prévenir la fraude financière.  

4.5    Les membres de l’Université qui procèdent à un signalement ou fournissent des renseignements sur un signalement de bonne foi et conformément au présent règlement ne subiront aucunes représailles.  

4.6    Les membres de l’Université qui émettent sciemment de fausses allégations de fraude financière feront face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la fin de leur relation avec l’Université. La fausse allégation diffère d’une allégation non fondée, qui signifie qu’il n’y a pas suffisamment de preuve pour déterminer si l’allégation faite de bonne foi est vraie ou fausse.

5.    CONFIDENTIALITÉ

5.1    Toute personne impliquée dans le signalement d’une fraude financière ou dans une enquête pour fraude financière doit préserver la confidentialité de la situation afin de protéger autrui des allégations sans fondement, de protéger les droits des personnes touchées et de préserver l’intégrité de l’enquête.

5.2    Les renseignements relatifs à un signalement, à une enquête ou à l’analyse d’allégations, de faits, de constats, de conclusions ou de décisions doivent demeurer confidentiels, à moins que la divulgation de tels renseignements soit permise ou requise par les lois applicables. Ces renseignements ne sont transmis qu’aux personnes ayant un besoin légitime de les connaître pour appliquer le présent règlement, procéder à l’examen préliminaire, mener l’enquête, appliquer des mesures provisoires, prendre des décisions, établir des sanctions ou des mesures correctives ou bien s’acquitter de leurs tâches auprès de l’Université.  

6.    SIGNALEMENT DE FRAUDE FINANCIÈRE

6.1    Les membres de l’Université qui découvrent un acte de fraude financière ou qui ont des motifs raisonnables de soupçonner un tel acte doivent le signaler à leur gestionnaire ou responsable d’unité, ou bien directement à : 

a)    soit la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne;

b)    soit la dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques, s’il est inapproprié de le signaler à la personne au point a);

c)    soit la secrétaire générale ou le secrétaire général s’il est inapproprié de le signaler aux personnes aux points a) et b);

d)    soit la rectrice ou le recteur, s’il est inapproprié de le signaler aux personnes aux points a), b) et c);

e)    soit la présidente ou le président du Comité de vérification (au soin du Cabinet de la secrétaire générale ou du secrétaire général), s’il est inapproprié de le signaler aux personnes aux points a), b), c) et d). 

Les gestionnaires ou responsables d’unité recevant un signalement ont le devoir de s’assurer que l’information est transmise par les canaux appropriés indiqués ci-dessus.

6.2     Le signalement anonyme d’une allégation de fraude financière peut être pris en considération par la personne qui le reçoit si l’information présentée est suffisante, importante et vérifiable et si l’anonymat de la personne derrière le signalement ne porte pas atteinte à l’équité du suivi ou de l’enquête. Un tel signalement anonyme pourrait limiter les possibilités de suivi ou d’enquête.

6.3    Un signalement doit comprendre suffisamment de renseignements, de détails et de documents justificatifs (s’il y a lieu) pour faire l’objet d’un examen préliminaire (conformément à l’article 7 du présent règlement). Un signalement devrait par exemple présenter les renseignements suivants :

a)    la nature de l’incident ou des incidents présumés touchant des fonds de l’Université;

b)    les noms des personnes soupçonnées d’être en lien avec le ou les incidents, ainsi que les unités scolaires ou administratives impliquées;

c)    les dates des incidents (si connues);

d)    la description de la façon dont les incidents présumés ont été découverts;

e)    la documentation connexe, s’il y a lieu;

f)    les coordonnées de la personne derrière le signalement.

6.4    À la réception d’un signalement, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne avisera la dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques, la secrétaire générale ou le secrétaire général, les Ressources humaines ou les Affaires professorales (si le signalement concerne une ou un membre du personnel), ainsi que la ou le responsable de l’unité visée par la fraude financière présumée.

7.    EXAMEN PRÉLIMINAIRE

7.1    La gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne procédera à l’examen préliminaire du signalement de fraude financière présumée et, au besoin, demandera des précisions, consultera des collègues à l’interne et sollicitera une expertise externe. L’examen préliminaire doit être effectué promptement et de manière confidentielle.

7.2    L’examen préliminaire vise à déterminer si une enquête est nécessaire, et plus précisément à établir si :

a)    les allégations constitueraient une fraude financière au sens du présent règlement si elles étaient avérées;

b)    les renseignements fournis sont assez précis;

c)    la situation relève de la compétence de l’Université. 

7.3    La gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne peut former et diriger un groupe consultatif interfonctionnel dont les membres ont les compétences nécessaires pour soutenir l’établissement des mesures provisoires, l’examen préliminaire et l’enquête (si le signalement devait mener à une enquête). La composition de ce groupe consultatif dépendra de la situation, mais pourrait comprendre des membres du Service de la protection, des Ressources financières, des Ressources humaines ou Affaires professorales, du Bureau des affaires juridiques ou d’autres personnes que la dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques considère comme pertinentes. Si des compétences spécialisées sont requises ou que la capacité interne rend difficile la tenue de l’examen préliminaire ou de l’enquête potentielle, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne peut solliciter en externe les services d’une personne ou entreprise spécialisée pour l’assister avec l’examen préliminaire ou l’enquête ou pour mener ces deux processus. 

7.4    Une fois l’examen préliminaire terminé, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Bureau de la vérification interne déterminera si une enquête est nécessaire et émettra sa recommandation à la dirigeante principale ou au dirigeant principal de la gestion des risques qui, à son tour, transmettra le résultat de l’examen préliminaire à la secrétaire générale ou au secrétaire général pour décision.

7.5    La secrétaire générale ou le secrétaire général décidera s’il faut lancer une enquête et s’il faut aviser les autorités policières ou tout autre organisme d’application de la loi (si la fraude présumée est susceptible de constituer une infraction au Code criminel), auquel cas la directrice ou le directeur du Service de la protection sera responsable des communications avec les autorités policières ou l’organisme d’application de la loi et agira au nom de l’Université tout au long du processus.

7.6    Dans un cas de présumée mauvaise utilisation de fonds de recherche, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne se coordonnera avec la directrice ou le directeur, Éthique et intégrité de la recherche avant de procéder à l’enquête dans le but d’identifier les éléments liés au Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche de l’Université ou aux exigences des commanditaires de la recherche qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur l’enquête. 

7.7    Si, au terme de l’examen préliminaire, il est déterminé que le signalement déborde du cadre du présent règlement et devrait être traité selon un autre règlement de l’Université ou selon une convention collective, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne orientera la personne derrière le signalement vers le règlement, la méthode ou la convention collective appropriés (voir les exemples fournis à l’article 8.10) et avisera de manière confidentielle la ou le responsable de l’unité chargée d’administrer ledit règlement ou ladite méthode, ainsi que les Ressources humaines ou les Affaires professorales, s’il y a lieu.

8.    ENQUÊTE

8.1    Si la secrétaire générale ou le secrétaire général décide qu’une enquête est nécessaire, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne ou bien une enquêtrice ou un enquêteur externe procédera alors à l’enquête. La secrétaire générale ou le secrétaire général transmettra la décision à la rectrice ou au recteur et à la présidente ou au président du Comité de vérification et, s’il y a lieu, à la ou au responsable de l’unité dont fait partie la ou le membre de l’Université que visent les allégations de fraude financière.

8.2    Les enquêtes doivent être menées de façon responsable, respectueuse et conforme aux principes d’équité procédurale, et permettre d’obtenir des éléments de preuve appropriés et acceptables. L’enquêtrice ou l’enquêteur a le pouvoir de conserver la documentation pertinente, d’examiner, de reproduire et d’obtenir le contenu des dossiers, des bureaux, des classeurs et de toute autre installation de stockage, comme des dossiers et appareils électroniques, à l’exception des biens personnels. 

8.3    Dans la mesure où l’intégrité de l’enquête ou d’une action en justice n’est pas compromise, la ou le responsable de l’unité dont fait partie la ou le membre de l’Université faisant face aux allégations de fraude financière (ou toute autre responsable universitaire que la secrétaire générale ou le secrétaire général jugera appropriée au vu des circonstances) fournira à celle-ci ou celui-ci un sommaire écrit de ces allégations afin de l’informer du lancement de l’enquête et de toute mesure provisoire la ou le concernant. Il faudra consulter au préalable les Ressources humaines ou les Affaires professorales, selon le cas. L’enquêtrice ou l’enquêteur offrira à la ou au membre de l’Université la possibilité de s’expliquer sur les faits qui lui sont reprochés et de fournir des renseignements supplémentaires avant la finalisation du rapport d’enquête.

8.4    Au cours de l’enquête, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut mettre en place des mesures provisoires ou en demander la mise en place (en consultation avec le Bureau de la vérification interne, les Ressources humaines ou les Affaires professorales, ou d’autres entités au besoin).

8.5    Au terme de l’enquête, l’enquêtrice ou l’enquêteur transmettra son rapport à la dirigeante principale ou au dirigeant principal de la gestion des risques et à la secrétaire générale ou au secrétaire général. Le rapport d’enquête doit comporter les éléments suivants :

a)    les renseignements sur les allégations de fraude financière ainsi que les conséquences sur les fonds et l’information financière de l’Université; 

b)    les étapes de l’enquête;

c)    les conclusions de l’enquête et les éléments de preuve recueillis;

d)    les risques associés à la fraude; 

e)    les recommandations de mesures à mettre en place pour remédier aux problèmes repérés et pour prévenir et détecter les incidents similaires dans l’avenir.

8.6    La dirigeante principale ou le dirigeant principal de la gestion des risques peut émettre d’autres recommandations en lien avec les risques repérés, le cas échéant, à la secrétaire générale ou au secrétaire général.

8.7    À la lumière du rapport d’enquête et des recommandations de la dirigeante principale ou du dirigeant principal de la gestion des risques, la secrétaire générale ou le secrétaire général déterminera s’il y a eu fraude financière. 

8.8    Dans l’affirmative, la secrétaire générale ou le secrétaire général en informera la rectrice ou le recteur. La secrétaire générale ou le secrétaire général informera également la présidente ou le président du Comité de vérification et les auditeurs externes de l’Université dès que les circonstances le permettront (c.-à-d. sans attendre la remise du prochain rapport trimestriel, dont il est question à l’article 9.1, au Comité de vérification) si :  

a)    la fraude financière a entraîné une perte considérable de fonds de l’Université;

b)    une ou un membre de la haute direction ou de la haute administration de l’Université est impliqué dans la fraude financière;

c)    la fraude financière a une incidence importante sur les états financiers ou pourrait raisonnablement être considérée comme susceptible d’influencer l’audit des états financiers de l’Université, l’étendue des procédures d’audit;

d)    la fraude financière a révélé la présence de faiblesses ou de problèmes significatifs dans les mécanismes de contrôle financiers internes;

e)    la fraude financière a d’autres incidences qualitatives importantes sur l’intégrité de l’information financière, même s’il ne s’agit pas d’un montant substantiel.

La secrétaire générale ou le secrétaire général doit expliquer sa décision de qualifier la fraude financière d’importante ou de pertinente pour l’audit selon les alinéas a) à e) susmentionnés et tout autre facteur quantitatif et qualitatif. En cas de doute sur l’importance ou la pertinence pour l’audit de la fraude financière identifiée, la secrétaire générale ou le secrétaire général privilégiera la transparence afin que le Comité de vérification et les auditeurs externes de l’université disposent de suffisamment d’informations sur la fraude pour s’acquitter efficacement de leurs responsabilités.

8.9    La secrétaire générale ou le secrétaire général décidera aussi si d’autres mesures sont nécessaires, par exemple :

a)    s’il y a lieu, informer les Ressources humaines, les Affaires professorales ainsi que la ou le responsable de l’unité concernée qui, à son tour, informera la ou le membre de l’Université du résultat de l’enquête et de toute procédure ou enquête subséquente pouvant mener à des mesures disciplinaires ou à d’autres conséquences à son endroit; 

b)    exiger (ou recommander au Comité d’administration, s’il y a lieu) la mise en place d’améliorations, de mécanismes de contrôle financiers ou d’autres mesures administratives internes pour faciliter la prévention et la détection d’incidents similaires dans l’avenir;

c)    demander au Service de la protection de signaler la situation aux autorités policières ou à l’organisme d’application de la loi compétent;

d)    prendre des mesures pour recouvrer les pertes dues à la fraude financière, par exemple : intenter une action civile ou un autre recours contre les personnes ayant commis la fraude;

e)    demander à la gestionnaire principale ou au gestionnaire principal, Vérification interne d’informer la personne derrière le signalement de la fin de l’enquête et, dans la mesure du possible, du résultat;

f)    assurer un suivi ou l’application des mesures nécessaires. 

8.10    Il est possible que la fraude financière doive être traitée selon un autre règlement ou une autre méthode de l’Université, ou bien selon une convention collective. Dans un tel cas, toute enquête subséquente sur les agissements de la ou du membre de l’Université et toute application de sanctions ou de mesures correctives dépendraient des dispositions en vigueur de la convention collective, du règlement ou de la méthode en question, qui pourrait faire l’objet de modifications de temps à autre. Voici quelques exemples d’autres règlements de l’Université :

Règlement 2b – Discipline (personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué) et Méthode 18-16 – Processus disciplinaire (personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué)
Règlement 70 – Conflit d’intérêt
Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche et Méthode 29-2 – Traitement d’allégations de violations de la conduite responsable de la recherche

8.11    Les membres de l’Université qui commettent des actes de fraude financière feront face à des sanctions ou à des mesures correctives pouvant aller jusqu’au congédiement, à l’annulation de leur nomination, à la résiliation de leur contrat ou à la cessation de tout autre engagement auprès de l’Université. L’établissement de ces sanctions et mesures correctives doit suivre les modalités qui régissent la relation entre la ou le membre de l’Université et l’établissement : convention collective, contrat de travail, nomination, contrat ou autre règlement ou méthode. 

9.    RAPPORTS AU COMITÉ DE VÉRIFICATION

9.1    Chaque trimestre, la gestionnaire principale ou le gestionnaire principal, Vérification interne doit produire un rapport confidentiel résumant l’ensemble des signalements reçus pour fraude connue ou soupçonnée et le transmettre à la dirigeante principale ou au dirigeant principal de la gestion des risques et à la secrétaire générale ou au secrétaire général. Ce rapport doit faire état des résultats de tout examen préliminaire et de toute enquête et doit être soumis au Comité de vérification aux fins de renseignement par la secrétaire générale ou le secrétaire général. 

10.    APPROBATION ET MODIFICATIONS

10.1    Il incombe à la secrétaire générale ou au secrétaire général d’examiner périodiquement le présent règlement, de l’interpréter et de recommander au Comité de vérification des modifications à y apporter, au besoin. 

10.2    Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Bureau des gouverneurs. 

10.3    La secrétaire générale ou le secrétaire général peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, à condition que ces méthodes soient conformes aux dispositions du présent règlement. 

10.4    Nonobstant le paragraphe 10.2, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Bureau des gouverneurs lorsque ces modifications consistent, selon le cas : 

a)    à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;  

b)    à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;  

c)    à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;  

d)    à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.