Réunion du mercredi 12 février 2025 à 13h30

1. Adoption de l’ordre du jour  
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 4 décembre 2024  
3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
4. Prévision d'admission 2025-2026 : mise à jour du cycle en cours  
5. Retour sur les indicateurs de performance de T2030 : Actions pour améliorer le temps à la diplomation et réduire le taux d’abandon  
6. Résultats du sondage auprès des étudiants et étudiantes entrants à la maîtrise 2024  
7. Discussion : Prix de l’Association canadienne des études supérieures pour la direction de thèse  
8. Autres affaires  

Présences / Attendance

• André Beauchemin, vice-provost, études supérieures et postdoctorales
• Marc Dubé, vice-provost associé intérimaire, études supérieures et postdoctorales
• Marijke Taks, vice-provost associée, études supérieures et postdoctorales
• Martine Lagacé, vice-rectrice associée, promotion et développement de la recherche
• Caroline Hyslop, bibliothécaire associée, services de recherche
• Jean Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul
• Monika Jezak, vice-doyenne, Arts  
• Joao Velloso, vice-doyen, Droit
• François Robitaille, vice-doyen, Génie
• Andrew Sowinski, vice-doyen, Génie
• Nadine Wiper Bergeron, vice-doyenne, Médecine
• Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé  
• Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
• Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
• Deryn Fogg, vice-doyenne, Sciences
• Audrey Giles, professeure, Sciences de la santé  
• Willow Scobie, professeure, Sciences sociales
• Nikita Kamblé-Bagal, étudiante doctorante

Excusés / Excused  

• Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion  
• Patrice Corriveau, vice-provost associé intérimaire, international  
• Éric Bercier, vice-recteur associé, affaires étudiantes
• Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
• Jess Whitley, vice-doyenne, Éducation
• Jennie Day, stagiaire postdoctorale
• Farinaz Basmechi, étudiante doctorante

1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of Agenda  

   The Vice-Provost welcomes Professor Marc Dubé from the Faculty of Engineering, as interim Associate Vice-Provost till June 30, 2025.

   Il procède à l’adoption de l’ordre du jour.  

   Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité. (M. Jezak / J.M. Barrette).

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 4 décembre 2024/ Approval of the Minutes of the December 4, 2024 Meeting

   Décision : Le procès-verbal est approuvé à l’unanimité (J.M. Barrette / S. Frigon).  

3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes

   Il n’y a aucun point à discuter concernant la dernière rencontre du Comité. Toutefois, le vice-provost informe les membres du suivi des lettres d’attestation provinciales (PAL) comme discuté au Conseil des études supérieures.

   Mise à jour :

   • Le quota provincial des PAL a été reçu le 23 janvier, avec des directives précises. Le nombre de PAL est suffisant pour éviter la prise des décisions difficiles. Cependant, l’enjeu est relié à la baisse du nombre de demandes d’admission pour nos programmes.
   • Les chiffres sont accompagnés par des directives nombreuses, reliées à l’attribution des PALs et la nécessité de rendre des comptes à la province. Il y a beaucoup de complexité.  

   Le ministère des collèges et universités (MCU) exige un dépôt de 2 000 $ au premier cycle et les diplômes d’études supérieures. Le dépôt pour les maîtrises et PhD demeure non imposé et donc varie par université. Le dépôt doit être remboursable, après la déduction d’un frais administratif - à déterminer.  

4. Prévision d'admission 2025-2026 : mise à jour du cycle en cours / Admission Forecast 2025-2026 : Current Cycle’s Updates  

   The Vice-Provost shares a presentation featuring how the numbers of admission applications and enrolment evolved over the years, the data as of February 10th.  

   The admission applications for Master’s international English candidates have dropped by 50% over the last two years. At the same time last year we had received over 90% of the applications of international candidates.  

   Les inscriptions au PhD présentent également une baisse lente, mais continue; cette baisse est la plus marquée parmi les demandes internationales anglophones.  

   Ces baisses soulignent l’importance d’émission rapide des offres et de la promotion de nos programmes sur les marchés internationaux.  

   Le taux de conversion des offres d’admission pour les étudiants de l’Université d’Ottawa (UUO) est efficient.  66% des étudiants qui reçoivent une offre d’admission s’inscrivent. À la maîtrise, 29% de nos nouveaux étudiants admis sont des diplômés de l’uO.  

   The discussion focussed on the data presented, and on the importance of relevant programmes that interest and appeal to students.  

5. Retour sur les indicateurs de performance de T2030 : Actions pour améliorer le temps à la diplomation et réduire le taux d’abandon / Return on Key Performance Indicators of T2030: Actions to Improve Time to Completion and Increase Completion Rates

   Le vice-provost fait un retour rapide sur les indicateurs de performance établis pour le temps à la diplomation et le taux de complétion pour les programmes de maîtrise et doctorat.  

   Suggestion : Ajouter une nouvelle catégorie pour les programmes de maîtrise accrédités qui nécessitent deux ans d’études, pour le calcul de la durée moyenne des programmes.  Ceci permettra un portait plus juste sur le temps à la diplomation des programmes de maîtrise.

   Le Cabinet travaille avec le Service du registraire et quelques facultés à développer une liste de critères pour établir un outil (requête) disponible aux directeurs de programme pour mieux suivre le cheminement des étudiants actifs. Ceci permettra d’agir de façon ponctuelle sur les défis liés au temps à la diplomation.

   Afin d’améliorer le temps à la diplomation et outiller les facultés et programmes, le Cabinet propose de mettre sur pieds un groupe de travail afin d’adresser les deux points suivants.  

   • Évaluer la pertinence des cours et de l’examen de synthèse en fonction des attentes liées au grade de doctorat (DLEs)
   • Le nombre de cours par programmes en comparaison au U15

   Le vice-provost demande aux membres de soumettre les noms des membres de leur faculté pour ce groupe de travail. Ce groupe de travail sera présidé par le vice-provost associé.

6. Résultats du sondage auprès des étudiants et étudiantes entrants à la maîtrise 2024 / Survey Results for the Incoming Master’s Students 2024

   This survey was conducted in the beginning of the fall 2024 semester by Research, Evaluation, and Performance unit. The results were compiled by Iryna Tkachenko, Business Expert. Amongst the targeted 2687 incoming master’s students, 887 replies were received, generating a response rate of 33%.  

   A short excerpt of the presentation was presented during the meeting. The full version was shared, via Teams, with the members, for their review and comments.  

7. Discussion : Prix de l’Association canadienne des études supérieures pour la direction de thèse / Discussion: Canadian Association for Graduate Studies Prize for Thesis Supervision

   The Dr. Suning Wang Award for Outstanding Graduate Mentorship | CAGS | ACES was shared with the members, an award that recognizes graduate faculty members with a record of excellent mentorship of graduate students under their supervision. The vice-provost notes that no institutional process and award is available for supervisors.

   The vice-provost mentions that the Canadian Graduate and Professional Student Survey (CGPSS) is conducted every three years. The last results highlighted an increase in the quality of supervision.

   Since then, the new guide to best practices, roles and responsibilities for supervision has been developed. However, there are no institutional awards dedicated to recognizing and celebrating supervision excellence. Upon the invitation of the Vice-Provost, the members shared current practices within faculties and departments in this regard.  

   Basé sur l’intérêt de membre à mettre de l’avant un prix institutionnel et participer au prix offert par CAGS, le vice-provost mandate le Comité consultatif des bourses pour proposer un plan d’action à ce Comité pour établir un processus universitaire.  

8. Autres affaires / Other Business

La rencontre se termine à 15h26 (S. Frigon/ M. Jezak).