Réunion du mercredi 8 octobre 2025 à 13h30

1. Adoption de l’ordre du jour  
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 avril 2025
3. Suites au procès-verbal  
4. Mise à jour et actions : admissions et recrutement de notre population étudiante UO  
5. Cibles d’admission 2026-2027
6. Réforme et revitalisation des programmes  
7. Lignes directrices des bourses d’admission au Ph.D.  
8. Autres affaires   

Présences / Attendance

• André Beauchemin, vice-provost, ÉSP (président)
• Christopher Fennell, vice-provost associé, ÉSP
• Martine Lagacé, vice-rectrice associée, Recherche  
• Jean-Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul
• Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion  
• Cecilia Tellis, Bibliothécaire associée intérimaire, Services de recherche  
• Jada Watson, vice-doyenne, Arts
• Monika Jezak, vice-doyenne, Arts  
• Joao Velloso, vice-doyen, Droit
• El Hadji Yaya Koné, vice-doyen, Éducation
• Andrew Sowinsky, vice-doyen, Génie  
• François Robitaille, vice-doyen, Génie
• Deryn Fogg, vice-doyenne, Sciences
• Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
• Nadine Wiper-Bergeron, vice-doyenne, Médecine
• Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
• Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
• Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
• Audrey Giles, professeure, Sciences de la santé  
• Willow Scobie, professeure, Sciences sociales
• Antoine Laugrand, stagiaire postdoctoral, Sciences sociales

Excusé(e)s / Excused  

• Marijke Taks, vice-provost associée, ÉSP
• Nikita Kamblé-Bagal, étudiante doctorante
• Farinaz Basmechi, étudiante doctorante
• Éric Bercier, vice-recteur associé, affaires étudiantes
• Patrice Corriveau, vice-provost associé intérimaire, international  

1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of Agenda  

   Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres du Comité à la première rencontre de l’année et informe les membres de nouveaux mandats :

   • Professeure Jada Watson, vice-doyenne, programmes de la Faculté des arts;  
   • Cecilia Tellis, Bibliothécaire associée intérimaire, Services de recherche;  
   • Antoine Laugrand, stagiaire postdoctoral, École d’études sociologiques et anthropologiques, Faculté des sciences sociales.

   2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour tel que présenté.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 avril 2025/ Approval of the Minutes of the April 16, 2025 Meeting  

   2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.

3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes

   Les sujets abordés lors de la dernière rencontre font partie des sujets de discussion en cours avec les rencontres du vice-provost associé et de la rencontre d’aujourd’hui. Le vice-provost invite les membres à consulter le document du groupe de travail sur les attentes associées au grade.  

   Outil de suivi du cheminement académique : À l’hiver dernier, le Cabinet a travaillé avec le Registraire pour développer une requête permettant de suivre le progrès de nos étudiants actifs dans les programmes avec mémoire et thèse. Nous avons consulté les facultés pour obtenir une liste de critères de suivis. Le vice-provost informe le Comité que cette requête est maintenant disponible. Le personnel administratif, les vice-doyens et les directeurs de programmes y auront accès. Plus de détails suivront par courriel. Comme tout nouveau projet, il y aura une période d’adaptation pendant laquelle vos commentaires seront recueillis afin d’améliorer la requête. Un pas dans la bonne direction pour nous permettre d’adresser les enjeux en temps opportun. Il remercie la collaboration des facultés.  

   Budgets: Le gouvernement fédéral déposera son budget le mois prochain, et chaque ministère devait fournir un plan afin de réduire ses dépenses de 15%. Ceci pourrait se traduire par des pertes d’emploi et plus de demandes pour certains de nos programmes professionnels. Au niveau ontarien, novembre est le mois clé de positionnement des demandes pour le prochain budget, donc beaucoup de représentation (notamment des universités et des groupes les représentant, dont COU). Au niveau de l’Université d’Ottawa, le rapport financier 2024-25 se solde avec un surplus de 80M$. Ce surplus s’explique pour les revenus de placements qui ont été très élevés (83,6 M$). Côté bilan après les activités d’enseignement et de recherche, qui sont l’essentiel de notre mission, l’année 2024-25 est déficitaire, comme les 4 années précédentes.

   Le vice-provost partage avec les membres, les graphes ci-dessous (voir le bas de la page), extraits de la revue des résultats financiers. 

   Two laws incoming from the province:  

   • The Ministry is using the Protect Ontario by Cutting Red Tape Act, 2025 to initiate board modernization and governance reviews at colleges and universities, citing concerns about the ability of boards to make decisions on financial sustainability. COU is working with Executive Heads to support consultations with the Ministry.  The universities are advocating, as important changes are being considered.  
   • Bill 33, Supporting Children and Students Act, 2025, is expected to pass in October. As part of this bill, the government is seeking to define merit-based admissions in regulation. Consultations are expected to take place after the Bill passes (!). It is not known whether graduate admissions are in scope.  
   • Funding Formula Review for universities: The government’s six priority areas are:
     • Labour market needs (investment in new spaces and the corridor)
     • Financial sustainability
     • Regional/institutional differences
     • Performance funding (up to 40%)
     • Efficiency and accountability
     • Streamlining reports and transfer payment agreements (TPAs)

   The vice-provost notes that tuition review is out of scope for the Ministry for this exercise.

   International update – budgets and PALs:

   • The Council of Ontario Universities (representing 21 public universities) has calculated that the sector is facing a $1.1 billion loss of revenue over two years due to the international student cap.
   • The Ministry reviewed the usage of provincial attestation letters (PAL), in June and September, to make any necessary reallocations. In June, six universities had some undergraduate PALs clawed back, and seven universities received additional undergraduate PALs. Four universities also received additional graduate PALs.
   • PAL usage: As of September 22, the university sector has used up 66.3% of its PALs, putting Ontario universities ahead of most in the country. uOttawa is trailing by approximately 7%. Fewer people are interested; some are not receiving their visas. International students don’t perceive Canada as the destination of study as before.

4. Mise à jour et actions : admissions et recrutement de notre population étudiante UO / Update and Actions :  Admissions and Recruitment of UO Students

   Le vice-provost partage une présentation montrant la situation des admissions pour les programmes de maîtrise et de doctorat, ainsi que les actions et les efforts qui y sont investis pour recruter des étudiants de l’Université d’Ottawa (foire de recrutement, soirée d’excellence).  

   Admission à la maîtrise : depuis 2024, la situation a changé pour l’admission des étudiants internationaux qui diminue de façon importante; toutefois le nombre total des étudiants tel qu’observé à chaque automne demeure stable. La capacité d’admettre plus des Canadiens a équilibré la perte en nombre d’étudiants internationaux. L’effectif total des étudiants augmente dans les dernières années : en ajout d’environ 100 nouveaux étudiants est prévu pour 2025-2026, en tenant compte des projections du trimestre d’hiver.  Un tiers des étudiants admis à la maîtrise est de notre population étudiante UO: investir à recruter nos étudiants au baccalauréat est stratégique, et efficace (canadiens et internationaux). Un rappel est aussi fait qu’en général la rétention n’est pas un enjeu, et que la durée des études moyenne demeure une priorité.

   Suggestion : faire des offres non sollicitées à des étudiants sélectionnés dès cet automne. Admettre les étudiants UO directement à l’option cours à la maîtrise et indiquer sur la lettre d’admission, si souhaité, la possibilité de poursuivre à l’option mémoire ou thèse en encourageant le contact des superviseurs potentiels. Ceci permettrait des admissions rapides et directes, sans devoir engager les ressources de supervision.

   Admission au doctorat: une variation de la composition de statuts étudiants est observée, toutefois l’effectif total des étudiants est stable pour les quatre dernières années. Encore une fois, la capacité d’admettre plus des Canadiens a équilibré la perte en nombre d’étudiants internationaux. Un rappel est aussi fait qu’en général la rétention et la durée des études demeurent des enjeux au doctorat.

   Les efforts de recrutement sont nombreux, les suivis au niveau facultaire sont cruciaux. Réduire les délais pour envoyer les lettres d’offre d’admission est vital; permettre des admissions par le personnel administratif (à l’aide des critères rigoureux établis par les comités d’admission ou les directeurs de programme). Cette pratique a réduit la durée d’émission d’offre à 2 semaines à la Faculté de génie. Une réussite également à la Faculté des sciences de la santé qui a permis d’atteindre les cibles pour la première fois pour ces programmes en activité physique.  

5. Cibles d’admission 2026-2027 Admission Targets

   Fixer les cibles, au niveau des études supérieures, est un exercice qui a débuté il y a 3 ans :  la croissance est nécessaire et possible. Cette année des cibles facultaires ont été établies selon une formule précise, reflétant des principes.

   Ces cibles doivent être raisonnables, mais ambitieuses, basées sur les totaux facultaires, des données d’admission récentes, et le contexte actuel. Il s’agit des cibles globales pour chaque faculté, ventilées par type d’étudiants (selon le statut légal et la langue du programme).  Les cibles prennent en considération les programmes avec capacité fixe (p. ex. SSAN), la création de programmes et de nouvelles options (p. ex. M.Tran.), ainsi que la variation récente du mix étudiant et les programmes de recherche. Les facultés recevront leurs cibles, d’ici la fin de la semaine.

   Une discussion s’enchaine, la discussion a touché sur le manque de consultation auprès des vice-doyens, le défi anticipé d’atteindre ces cibles et la charge de travail ajustée et réduite des professeurs aux facultés d’éducation, des arts et Telfer à la suite de l’entente récente avec APUO. Le vice-provost indique que lui, son équipe et le provost associé, planification et budgets académiques et autres collègues, sont disponibles pour discussions une fois que les cibles seront communiquées. Le contexte avec les plans de développement facultaires est aussi mentionné. Le but est que les cibles soient alignées avec les initiatives facultaires dans leur ensemble, que ça soit au premier cycle, aux études supérieures, ou avec des ententes internationales.  

6. Réforme et revitalisation des programmes / Program Reform and Revitalization  

   The Associate Vice-Provost highlighted the necessity for reform and revitalization to align with the President’s vision: «This will require us to restructure our programs and fundamentally revise our curricula and pedagogies, with a focus on interdisciplinarity, experiential learning, technology (AI) and lifelong learning.».  

   The degree-level expectations (DLEs) working group recommendations, the graduate program data on student satisfaction and courses has been (or is being) shared and discussed with the faculties to provide a bird’s-eye view. An emerging theme in this satisfaction data shows that students are highly satisfied and highly recommending course-based Master’s program, these are short and professionally oriented programs, meeting the needs of students.  

   A discussion followed, citing some ideas and concerns to revitalize programs.  

   Lignes directrices des bourses d’admission au Ph.D. / Guidelines for PhD Admission Scholarships  

   Manque de temps, cet item est reporté à la prochaine rencontre.

7. Autres affaires / Other Business

La rencontre s’est terminée à 15h28.