Présences / Attendance
- André Beauchemin, vice-provost, ÉSP (président)
- Christopher Fennell, vice-provost associé, ÉSP
- Marijke Taks, vice-provost associée, ÉSP
- Alain St-Amant, vice-provost, Affaires académiques
- Jean-Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul
- Yves Pelletier, vice-recteur associé, Francophonie
- Isabelle Mayrand, registraire (par intérim)
- Jada Watson, vice-doyenne, Arts
- Monika Jezak, vice-doyenne, Arts
- Joao Velloso, vice-doyen, Droit
- El Hadji Yaya Koné, vice-doyen, Éducation
- Claude D’Amours, Génie
- Deryn Fogg, vice-doyenne, Sciences
- Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
- Nadine Wiper-Bergeron, vice-doyenne, Médecine
- Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
- Sylvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
- Michael Leslie Shiell, directeur, Bureau d’évaluation des programmes
- Katherine Moreau, professeure, Éducation
- Mathieu Lavallée-Adam, professeur, Médecine
- Cheryl Susan McWatters, professeure, Telfer
- Julie Laplante, professeure, Sciences sociales
- Charles Russell Thickstun, étudiant
Excusé(e)s / Excused
- Martine Lagacé, vice-rectrice associée, Recherche
- Angel Foster, professeure, Sciences de la santé
- Daniel Ruiz Quintero, étudiant
Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue au membre et au professeur Claude D’Amours dans son rôle de vice-doyen intérimaire à la Faculté de génie. Il propose un changement à l’ordre du jour, la demande de modification majeure de la Faculté des sciences sera présentée au point 7.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour avec la modification.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2026 / Approval of the Minutes of the Meeting of January 28th, 2026
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
La première infolettre, des études supérieures et postdoctorales a été circulée le 25 février. Le Cabinet prévoit deux infolettres par année, la deuxième sera envoyée à la rentrée de septembre. Le vice-provost demande aux membres du Conseil de partager les rétroactions avec l’équipe.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Budget : il y a quelques semaines, la province a annoncé le dégel des droits de scolarité pour une augmentation maximale de 2% par année et un nouveau plafond de financement étudiant. Ces budgets sont très complexes et doivent être décortiqués par les équipes; plus de détails sont à venir. Néanmoins, la revitalisation des programmes demeure très importante. Les augmentations annoncées nous permettront de rattraper un écart financier, et peut-être établir un nouvel équilibre. Toutefois, l’augmentation annuelle de 2% ne couvrira pas l'inflation des coûts annuels à venir, il est donc nécessaire de maintenir les efforts mis en place pour le suivi des cibles et la revitalisation des programmes.
Journée d’étude de revitalisation des programmes : 150 personnes participent à cet effort collectif et transparent; c'est le début d'une discussion plus large qui sera poursuivra dans le futur. Le vice-provost invite les membres du Conseil, leaders au sein de la communauté académique, à encourager une approche positive : pourquoi revitaliser les programmes, plutôt qu’aux raisons empêchant la revitalisation ; soyons créatifs ! Notre équipe vise à vous appuyer le mieux possible les efforts de réforme et revitalisation de programmes.
Admissions : En date de vendredi dernier, nous avons reçu 300 offres de moins comparé à pareille date l’an passé, et 245 acceptations de moins. La baisse des demandes de l’international a un impact (MAIT INTL -18%). Cependant, beaucoup de demandes sont en attente d’évaluation. Le vice-provost met l’emphase sur traiter les demandes d’admission complètes rapidement.
Un suivi immédiat est requis pour convertir les offres en acceptations. Un rappel que les cibles facultaires peuvent être atteintes avec une utilisation stratégique des Bourses spéciales de mérite; certaines facultés ont encore des sommes élevées restantes dans ce fond.
Unionization of postdoctoral employees: as communicated by email, our postdoctoral employees have voted in favor of unionization. We are now the 12th university of the U15 to have a PDF union. The negotiations toward a collective agreement will be led by Faculty Affairs’ office, with the close collaboration of our Office. Timelines are yet to be established. Until a collective agreement is concluded, all employment conditions must remain unchanged (Ontario Labour laws), hence, no amendments can be made to already drafted contracts. However, as the new mandatory minimal remuneration increase was communicated prior to the vote of unionization, it will come effective as of May 1, 2026. We will keep you informed of the next steps.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Journées de la littératie en IA 2026, les 31 mars et 1er avril : Journées consacrées au renforcement des connaissances en IA et à son adoption responsable au sein de la communauté académique de l’Université d’Ottawa. Le public cible de la première journée : membres du corps professoral enseignant, et la deuxième journée vise les leaders académiques.
The Associate Vice-Provost will be joining the University of Ottawa AI Advisory Committee, where related graduate studies issues will be discussed. He will facilitate the communication between the graduate studies community’s needs and the committee.
Groupe de travail pour naviguer les relations de supervision conflictuelles et encadrement global : La discussion du groupe de travail a principalement porté sur des outils d’appui à une relation saine et productive pour les étudiants et les directeurs de thèse, notamment les comités de thèse et un meilleur suivi des rapports de progrès annuels. Les recommandations et décisions prises ainsi que la publication du rapport final seront communiquées ultérieurement.
Market skills analysis available from IRP: the Associate Vice-Provost shared with the Council an example of an analysis that was completed by IRP on the occupational distribution of graduates top employment, and by skills in demand for the Sociology discipline. IRP remains available to complete such analysis for other disciplines/faculties. Faculty or Units can help students translate their academic knowledge into a high-level skill profile sought in the job market. He also shares the link to the Professional Skills Development: Opportunities for Graduate and Postdoctoral Studies, which complements academic programs.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Canada Impact+ Research Training Awards (CIRTA):
17 PhD files and 10 postdoctoral files have been submitted to the agencies. The files will be validated by tri-council to ensure their admissibility; this should be confirmed by April 1. A second wave of scholarship quota will be distributed by the agencies to universities for a spring competition, date to be confirmed. 70% of the scholarships were distributed to universities in the first wave. Thus, 30% are to be included in the second wave, in addition to any unused scholarships by other universities in the first wave.
We will keep you informed of the process for the second wave, when we have the details from tri-council on the scholarship quota.
Some improvements will be made following feedback received from colleagues:
- Clarification for grant payment: requiring professors to include their payment schedule as received from tri-council agencies in the application.
- Address the inaccessible Tri-Council form.
- Clarify deadlines central deadline for faculty’s submission vs. faculties internal deadlines
- Le maximum de boursiers par superviseur est d’un PhD et un postdoc, pour les deux rondes.
- Further information about the selection process and criteria will be shared to clarify the selection process and maximize success rates.
OGS-QEII Scholarships for 2026-2027: Even though the Ministry has not yet announced quotas’ allocations for the next academic year, the Associate Vice-Provost asked the Vice-Deans not to delay the evaluation process. We will communicate the shared Faculty quotas once we receive the confirmation from the Ministry on the allocation of the funds.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
Modification majeure / Major Modification
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
2025-GRAD-SSOC-CRM-01: M.A. Criminologie : Ajout d’un cours obligatoire / MA Criminology: Addition of a compulsory course
La demande est présentée par la vice-doyenne S. Frigon.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification majeure 2025-GRAD-SSOC-CRM-01 telle que présentée.
POUR DISCUSSION / FOR DISCUSSION
Lettre d’intention / Letter of Intent
Faculté de droit / Faculty of Law
Création du LL.M. Exécutif en droit des affaires et gouvernance /Creation of an Executive LLM in Business Law and Governance
La lettre est présentée par le vice-doyen J. Velloso.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’appuyer le développement du nouveau programme LL.M. Exécutif en droit des affaires et gouvernance.
Règlement académique / Academic Regulation
A-2.1 Codification des cours / Course code and weight
Le règlement a été présenté par le vice-provost A. Beauchemin. Cet item est pour discussion et pour obtenir un appui des membres afin que les équipes puissent effectuer les changements requis avant une approbation formelle et sa mise en vigueur.
Proposition discutée et appuyée : que le « 0 », du 5e caractère de la cote de cours, qui sert à identifier la langue du cours, soit utilisé exclusivement pour les vrais cours bilingues et que le « 9 » soit utilisé exclusivement pour les exceptions (les thèses, les études sur le terrain, les lectures dirigées, etc.,).
Prochaines étapes :
- Pendant les 2 prochaines années, on demande aux facultés de confirmer ce qui devrait être un « 0 » et un « 9 », selon la définition susmentionnée.
- Une fois la liste de chaque faculté est confirmée, une seule demande, préparée centralement, sera soumise pour approbation.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
Modifications mineures / Minor Modifications
Cabinet du Vice-Provost aux études supérieures et postdoctorales / Office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies
2026-GRAD-CVPESP-01
La demande a été présentée par le vice-provost A. Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification mineure 2026-GRAD-CVPESP-01, telle que présentée.
Modifications majeures / Major Modifications
Règlements académiques /Academic Regulation
C-7 Thèse / C-7 Thesis
La demande a été présentée par le vice-provost A. Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification majeure du règlement C-7 Thèse, avec les modifications présentées en annexe et aux modifications demandées lors que la rencontre :
- Retrait de l’ajout proposé à la section C-7.14.1;
- Modification au point C-7.7.3.2 , suivant une consultation avec les facultés des sciences, de génie et des sciences sociales.
A-8.5 Déroulement des examens / Conduct of the Examination
La demande a été présentée par le vice-provost A. Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification majeure du règlement A-8.5 Déroulement des examens, avec modifications proposées en annexe et la réorganisation dans la présentation des paragraphes.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
Modifications mineures / Minor Modifications
Faculté des arts / Faculty of Arts
- 2025-GRAD-ARTS-ENG-08
- 2025-GRAD-ARTS-GEG-05
- 2025-GRAD-ARTS-LIN-04
- 2025-GRAD-ARTS-SRS-07
- 2025-GRAD-ARTS-SRS-09
École de gestion Telfer / Telfer School of Management
- 2025-GRAD-GEST-04
- 2025-GRAD-GEST-05
- 2025-GRAD-GEST-06
- 2025-GRAD-GEST-07
- 2026-GRAD-GEST-01
Faculté de médecine / Faculty of Medicine
- 2025-GRAD-MED-12
- 2025-GRAD-MED-16
- 2026-GRAD-MED-03
Faculté des sciences de la santé / Faculty of Health Sciences
- 2025-GRAD-SSAN-ERG-01
- 2025-GRAD-SSAN-REA-01
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
- 2025-UGRAD-GRAD-PAP-1632
Université Saint-Paul / Saint Paul University
- 2025-2026-GRAD-USP-1.5.1
- 2025-2026-GRAD-USP-1.5.2
- 2025-2026-GRAD-USP-1.5.3
Présentation du projet de redéveloppement d'Oracle BI (Julie Lajoie)
Faute de temps, la présentation est remise à la prochaine réunion.
- Autres affaires
La rencontre s’est terminée à 15h24.
