Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite un début d’année productive à tous les membres et souhaite la bienvenue aux nouveaux vice-doyens et nouvelles vice-doyennes :
- Nigel DeSouza, vice-doyen, affaires étudiantes, Faculté des arts
- Hussein Al Osman, vice-doyen, affaires étudiantes, Faculté de génie
- Anne Konkle, vice-doyenne aux études, Faculté des sciences de la santé
- Serena Corsini-Munt, vice-doyenne, études supérieures, Faculté des sciences sociales
- Keri Kettle, vice-doyen, recherche, Telfer
Il souligne aussi la présence du nouveau vice-provost associé, Nicholas Ng-A-Fook, professeur à la Faculté d’éducation.
Le vice-provost fait un survol rapide de la dynamique du Conseil et mentionne certaines pratiques permettant le fonctionnement efficace du Conseil et sa collégialité. Les attributions du Conseil sont partagées avec les membres.
La composition du CES n’est pas complète, il reste des postes vacants. Le vice-provost encourage les nominations pour la représentation professorale et étudiante au sein du Conseil.
Il propose un changement à la séquence de présentation des items de l’ordre du jour : devancer les règlements académiques au point 7, et la création du programme L.L.M exécutif en droit et gouvernance des affaires au point 9.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour avec les modifications.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 avril 2026 / Approval of the Minutes of the Meeting of April 29, 2026
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal comme présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Les points de suivis seront adressés sous les rapports subséquents.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Données d’admission pour septembre 2026 et implications pour les cibles d’admissions aux études supérieures :
Le vice-provost partage un résumé des données d’admission du cycle de septembre; il rappelle que les admissions se poursuivront en mai et en janvier. Une hausse des demandes canadiennes à la maîtrise se traduit par une hausse des inscriptions. Cependant, une baisse importante se poursuit pour les demandes internationales de maîtrise, dans 3 marchés, soit la Chine, l’Inde et l’Iran. Au niveau du doctorat, il y a eu une augmentation importante des demandes et une augmentation modeste des admis au niveau international; un changement expliqué notamment avec les bourses de formation en recherche Impact+ Canada.
Pour l’année 2026-2027, les cibles d’admissions aux études supérieures ne seront pas rencontrées au niveau de la maîtrise. Une baisse importante du nombre de candidates et candidats internationaux est constatée. La composition de la population étudiante s’en trouve transformée; le taux de conversion des demandes d’admission en admissions est préoccupant, ayant diminué de 19 %. Toutefois, il est encore possible de stabiliser ces chiffres pour 2027-2028.
The Vice-Provost reminded the Council of international realities, where some students may face barriers, forcing them to be late or to ask to defer their admissions. He asked for the members to demonstrate flexibility, when possible, especially for uncontrollable situations.
Code de programmes - Langue et neutre :
L’équipe du Cabinet avec l’appui du Registraire débutera le travail afin de standardiser les codes de programmes pour ce qui est de la lettre représentant la langue du programme. Le caractère identifiant la langue du programme doit être F pour Français ou E pour English. Cependant, plusieurs de nos programmes ont la cote N pour Neutre – indiquant que ce n’est ni Français ni Anglais. En réalité, seulement quelques programmes sur le campus rencontrent la définition de Neutre, telle que Bilinguisme, Spanish, Traduction... Nous allons donc communiquer avec les vice-doyennes, vice-doyens et gestionnaires pour identifier les programmes qui seront à changer. Nous vous demandons uniquement de valider le changement. Ces modifications permettront d’uniformiser l’analyse des données et par conséquent notre compréhension globale des données. Ce changement n’a pas d’impact sur les côtes de cours.
Objectifs du Cabinet pour 26-27, alignés avec la vision de la Rectrice sont :
- La revitalisation des programmes;
- Les cibles d’admission - ficeler les processus de suivis et l’engagement des programmes;
- Temps à la diplomation et taux de complétion – continuer à supporter les facultés;
- L’appui financier.
Le vice-provost encourage les membres à partager leurs objectifs avec le Cabinet.
Quality Assurance
The Ontario Universities Council on Quality Assurance (OUCQA) Audit: the Quality Assurance (QA) processes selected for Audit the following programs, (Second Audit for UO) concerned faculties will be contacted in the next months as the process evolves to obtain documentation.
- New Programs (full documentation): Translation (MTr), Faculty of Arts & MASc in Accessibility in Biomedicine, Faculty of Medicine
- Cyclical Program Reviews (full documentation): Computer Science (grad programs), Faculty of Engineering – Travail social/Social Work (undergrad), Faculty of Social Sciences
- New Programs (partial documentation): For the QA activity listed below, the documentation submitted should include the final version of the approved new program proposal, the Quality Council approval letter and the development steps through to the approval of the Progress Report: MSc in Nutrition and Food Biosciences, Faculty of Health Sciences & MASc in Anatomical Sciences, Faculty of Medicine
- CPR (partial documentation) steps from the approval of the Final Assessment Report and Implementation Plan to the development and approval of the Progress Report: Music (undergrad programs), Faculty of Arts – CPR 2021-2022 & Undergraduate and Graduate Programs Institute of Feminist and Gender Studies – Faculty of Social Sciences
Recent change: to simplify the approval process, the Ontario Council on Graduate Studies (OCGS) asked the OUCQA to revise the terminology used for the three types of graduate diplomas (GDips) and to streamline the approval process, particularly considering the comparatively simpler processes used by Ontario colleges. The Quality Council approved the following terminology for the three graduate diploma categories: completion, concurrent and direct-entry diplomas. However, OCGS did not obtain the requested simplification for the creation of graduate diplomas, which remain subject to the applicable quality assurance approval processes.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report - C. Fennell
Groupe de travail pour naviguer les relations d’encadrement: le rapport sera partagé prochainement, et sera discuté à la réunion du Comité stratégique cet automne.
Canadian Graduate and Professional Student Survey - CGPSS Follow-up: the Associate Vice-Provost reminded that all faculties have access to their detailed data. Several services within the University have been informed as well and given access to their data.
Faculty Data Dashboard: our Office is working with Institutional Research and Planning to create a database on program performance that will be available to all Deans, Vice-Deans, unit directors, and program directors. It will include infographics on Time to Completion, withdrawals, admissions and registrations, and class sizes.
La Foire de recrutement annuel aura lieu le 29 septembre de 14h à 17h au Centre universitaire UCU et les tables rondes de discussion au bâtiment de la Faculté des sciences sociales FSS.
AI and Theses: The Associate Vice-Provost completed the review over summer and will be present it in point 7.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report – N.Ng-A-Fook
Scholarship Success: The Annual Report was circulated last month, the Associate Vice-Provost, N. Ng-A-Fook, presented its highlight. During 2025-26, University of Ottawa graduate students received more than $50 million in scholarships. This represents a significant investment in attracting, supporting, and retaining graduate research talent across the University.
The Canada Graduate Research Scholarships at the doctoral level had very encouraging results: where success rate increased from 42% to 57% at SSHRC, from 8% to 67% at CIHR, and from 31% to 36% at NSERC. These are significant achievements for our graduate students, their supervisors, faculty selection committees, and particularly the staff within our faculties who supported these applications.
Résultats de Bourses de formation en recherche Impact+ Canada CIRTA :
Au cours des deux phases du concours, nous avons reçu plus de 200 candidatures et, selon les résultats actuels, l’Université d’Ottawa a obtenu du financement pour 27 doctorantes et doctorants et 17 stagiaires postdoctoraux.
| Financement | Phase 1 | Phase 2 | Total |
|---|
| | PhD | Postdoc | PhD | Postdoc | PhD | Postdoc |
| IRSC/CIHR | 5 | 3 | 4 | 2 | 9 | 5 |
| CRSH/SSHRC | 3 | 2 | 1 | 1 | 4 | 3 |
| CRSNG/NSERC | 9 | 5 | 5 | 4 | 14 | 9 |
| Total | 17 | 10 | 10 | 7 | 27 | 17 |
Le vice-provost associé remercie les facultés, vu que la mise en œuvre de ce nouveau concours a demandé beaucoup de travail dans des délais très courts, et que ces résultats reflètent véritablement un effort collectif.
Bourse d’études supérieures en recherche du Canada au niveau du doctorat (BESRC D)
Reminder: deadline for students is September 22
À la demande des facultés, les demandes de candidature de BESRC D peut être rouverte jusqu’au 12 novembre afin de permettre aux personnes candidates d’apporter des corrections ou des améliorations à leur dossier. Jusqu’à présent, les demandes de modification concernent principalement des corrections aux formulaires et aux relevés de notes non officiels.
Les comités de sélection peuvent également cibler leurs meilleures personnes candidates afin de leur demander d’améliorer leur proposition de recherche ou d’apporter d’autres changements susceptibles d’améliorer leur taux de succès.
Ontario Graduate Scholarship (OGS) and the Queen Elizabeth II Scholarships in Science and Technology (QEII-GSST)
An email was recently sent to faculties to inform them that the performance form has been simplified. This update is a short-term measure aimed at streamlining the evaluation process and reducing the administrative burden for evaluators. It is part of a broader initiative: in the medium term, we are working on developing an online version of the form.
This year, a 1 p.m. submission deadline applies to both applicants and referees to allow technical issues to be addressed more quickly, rather than requiring them to wait until the following day.
Tools to Improve Success Rates in Scholarship Competitions
As a reminder, two resources are available to support graduate students in strengthening their scholarship applications:
- Recorded roundtables on scholarship application strategies, available on our YouTube Channel.
- Graduate Scholarship Success Hub: A centralized, student-focused resource that equips graduate students with the guidance, tools, and strategies needed to strengthen their scholarship applications, enhance their readiness, and improve their competitiveness in major scholarship competitions.
The resource document was shared with the members.
Google PhD Fellowship program
Nous sommes en train de finaliser un nouveau processus permettant à l'Université d'Ottawa de soumettre des nominations au programme de bourses Google PhD Fellowship. Il s'agit d'une première participation de l'Université à ce concours, qui vise à reconnaître l'excellence en recherche des étudiantes et étudiants au doctorat dans le domaine des sciences informatiques et des technologies connexes. Une communication sera envoyée prochainement aux facultés à ce sujet.
Conduite responsable de la recherche- BrightSpace
Le module aux études supérieures a été lancé officiellement en septembre 2025, il est obligatoire pour tous les étudiants inscrits aux études supérieures (diplôme, maîtrise et PhD).
Le module RCR a fait l’objet d’une révision au cours de l’été 2026. Des corrections mineures ont été apportées à l’ensemble du contenu. La section 5, portant sur l’intelligence artificielle, a été révisée en profondeur afin d’y intégrer de nouvelles informations, des précisions additionnelles ainsi que des exemples concrets. Cette version mise à jour sera déployée à compter du 28 septembre 2026 pour la prochaine cohorte d’étudiants (admis aux trimestres d’hiver, de printemps/été et automne 2026).
Les professeurs peuvent avoir accès au module RCR dans Brighspace en écrivant au TLSS ou en communiquant avec leur BÉS.
Développement des compétences professionnelles pour nos étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et de nos stagiaires postdoctoraux : Nos activités sont regroupées autour de trois grands axes : le leadership, la communication, ainsi que le marché du travail et le réseautage.
Cet automne, nous offrirons notamment la formation intensive en leadership transformationnel en français, les cercles de rédaction, des activités de mobilisation des connaissances, ainsi que des ateliers en ligne portant sur le marché du travail, les stratégies de carrière et l’utilisation des plateformes numériques.
Cette programmation répond à un objectif plus large : aider nos étudiantes et étudiants à reconnaître les compétences qu’ils développent aux études supérieures et à pouvoir les mobiliser dans une diversité de parcours professionnels, à l’intérieur comme à l’extérieur du milieu universitaire.
Priorities this fall are quite connected: supporting student success, improving the competitiveness of scholarship applications, reducing unnecessary administrative burden, strengthening responsible research practices, and preparing our graduate students and postdoctoral fellows for a wide range of future careers.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
Règlements académiques / Academic Regulations
C-7 Thèse / Thesis
La demande a été présentée par le vice-provost associé C. Fennell.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification du règlement C-7 Thèse avec l’ajout de précision suivant :
C-7.14.4 L’embargo a une durée précise et limitée, soit entre un an et cinq ans. Toute demande d’embargo d’une durée au-delà de trois ans doit être soumise au vice-provost, études supérieures et postdoctorales (ou son délégué) pour approbation finale et doit être clairement justifiée et ne sera approuvée que dans des circonstances exceptionnelles.
C-7.14.4 An embargo is for a precise and limited period from one year to five years. Any request for an embargo longer than three years must be submitted to the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies (or delegate) for final approval and must be clearly substantiated and will only be approved in exceptional circumstances.
C-8 Mémoire / Major Research Paper
La demande a été présentée par le vice-provost associé C. Fennell.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande de modification du règlement C-8 Mémoire au Comité exécutif du Sénat la demande de modification comme présentée.
Création de programme / Program Creation
Faculté de droit / Faculty of Law
2026-GRAD-DCL-002 : Création du programme LL.M. exécutif en droit et gouvernance des affaires / Creation of the Executive LL.M. in Business Law and Governance
La demande a été présentée par le vice-doyen J. Velloso et la professeure Pascale Cornut St-Pierre.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de procéder avec l’évaluation externe du programme avant la recommandation au Comité exécutif du Sénat pour la création du nouveau programme LL.M. exécutif en droit et gouvernance des affaires.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
Lettre d’intention / Letter of Intent
Faculté de médecine / Faculty of Medicine
Création d’un Diplôme d’études supérieures en accessibilité en biomédecine / Creation of a Graduate Diploma in Accessibility in Biomedicine
La demande a été présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’appuyer le développement du nouveau programme de Diplôme d’études supérieures en accessibilité en biomédecine, comme présenté.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
Modifications majeures / Major Modifications
Faculté de médecine / Faculty of Medicine
2026-GRAD-MED-15 : Doctorat en neuroscience : modifications aux exigences du programme / PhD in Neuroscience: changes to program requirements
La demande a été présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2026-GRAD-MED-15 au Comité exécutif du Sénat, comme présentée.
Modification mineure / Minor Modification
Université Saint-Paul / Saint Paul University
2025-2026-GRAD-USP-6.5.2 : DÉS, M.A. et Doctorat en counselling et spiritualité : modifications aux noms des programmes / Graduate Diploma, MA and PhD in Counselling and Spirituality: modifications to the program names
La demande est présentée par le vice-recteur J.M. Barrette.
2026-2027 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande de modification mineure 2025-2026-GRAD-USP-6.5.2 au Comité exécutif du Sénat, comme présentée.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
Révision des modes d’enseignement / Revision of Teaching Modes
La révision est présentée par I. Mayrand
Un modèle simplifié et clarifié des modes d’enseignement à l’Université d’Ottawa est présenté aux CES, à titre d’information. Ce modèle implique la révision des modes d’enseignement proposés, incluant l’élimination de certaines catégories actuelles, la création de catégories plus claires pour les cours en ligne.
Modifications mineures / Minor Modifications
Faculté des arts / Faculty of Arts
- 2025-GRAD-ARTS-PHI-10
Faculté d’éducation / Faculty of Education
- 2026-GRAD-EDU-06
Faculté de médecine / Faculty of Medicine
- 2026-GRAD-MED-07
- 2026-GRAD-MED-22
- 2026-GRAD-MED-05
- 2026-GRAD-MED-16
Faculté des sciences de la santé / Faculty of Health Sciences
- 2026-GRAD-SSAN-APA-01
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
- 2026-GRAD-SSOC-CRM-01
- 2026-GRAD-SSOC-CRM-02
Université Saint-Paul / Saint Paul University
- 2025-2026-GRAD-USP-5.5.1
- 2025-2026-GRAD-USP-5.5.2
Autres affaires / Other Business
Aucun point n’est soulevé.
La rencontre s’est terminée à 15h18.
