Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres du Conseil et à la nouvelle représentante du corps professorale élue par le Sénat, Professeure Julie Laplante, de l’École d’études sociologies et anthropologiques et responsables des études de maîtrise et doctorales en anthropologie.
La vice-rectrice associée, Recherche, propose un ajout à l’ordre d’un point d’information : l’ACFAS.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour, avec l’ajout.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 27 août 2025 / Approval of the Minutes of the Meeting of August 27th, 2025
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Le vice-provost encourage les membres d’ajouter des points de discussion, tel que proposé durant la réunion précédente. Il rappelle les membres des titres suggérés :
- Utilisation de l'intelligence artificielle par les étudiants: attentes et limites
- Comment valoriser et célébrer les soutenances de thèse, notamment lorsqu'elles se déroulent en ligne
- Parcours intégrés baccalauréat -maîtrise
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Cibles et programmes: Le vice-provost partage avec les membres la réflexion stratégique et la vision de la rectrice, présentées durant la première rencontre du Sénat : un de ses objectifs est la restructuration et la revitalisation de nos programmes en mettant l’accent sur l’interdisciplinarité, l’apprentissage expérientiel, les technologies (IA) et la formation tout au long de la vie.
He emphasized that restructuring and revitalizing imply important changes to our programs, as the status quo is not an option. In discussions with the Provost, two urgent aspects are identified: having relevant and attractive programs for society’s need.
Les données spécifiques par type de programme générées par l'Enquête canadienne auprès des étudiants à la maîtrise et au doctorat (ECEMD) seront partagées avec les facultés. Avec l’objectif d’appuyer les volets programmes et cibles reliés au plan de développement facultaire qui doit être remis au Provost pour le début novembre. Il sera de mise d’évaluer la viabilité financière des programmes de maîtrise. Notamment, le nombre de cours et d’étudiants par programme et le partage de cours entre programmes peut appuyer cette initiative et assurer une meilleure expérience étudiante.
Nous travaillons avec le Provost et ses équipes pour arrimer les cibles Grad aux efforts des plans de développement facultaires. Un équilibre est requis entre les objections financières de l’Université et la réalité de recrutement et les ressources facultaires. Plus de détails seront communiqués aux doyens lors de la rencontre du SEM du mois d’octobre.
Recrutement : Le vice-provost partage les brochures imprimées et PDF incluant les programmes de maîtrise ciblant les programmes à promouvoir lors d’initiatives de recrutement à l’international. Ce document développé par l’équipe du Registraire est le produit de collaboration avec les facultés.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Graduate studies recruitment fair: 982 students registered for the event. The fair also included two panel discussions that were very well attended. A new site in UCU provided more space to accommodate the booths for faculty representatives. The Associate Vice-Provost thanked the Vice-Deans and colleagues for their participation. After the event, 79 students responded to the survey in English and 24 in French, of which 72% of students who responded identified that they would likely apply to UO. It is very important that the faculties follow-up with these prospects. Feedback was requested of vide-deans.
A discussion followed highlighting the importance to continue this initiative.
The Associate Vice-Provost will be presenting at the next Council meeting more information on the requirements for the Student-Led, Individually Created Courses (SLICC). He is currently working on communicating the recommendations of the Degree-Level Expectations (DLEs) Working Group to faculties
He reminded the members of the available guide to best practices, roles and responsibilities for graduate supervision, as well as the graduate supervision form as a resource to be shared used and discussed between students and thesis directors (supervisors).
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Canada Graduate Research Scholarships - Doctoral Program (CGRS D) : La vice-provost associée rappelle que la seule consigne des agences portant sur les candidatures internationales est que l’allocation aux candidatures internationales sera au maximum 15% des bourses. Donc, le quota que nous recevons pour chaque agence sera divisé en deux, soit 85% aux Canadiens et 15% aux internationaux pour le calcul de l’attribution des quotas facultaires. Comme les années passées, l'attribution des quotas facultaires sera calculée en prenant en considération les deux points de manière égale :
- La moyenne des cinq dernières années des bourses octroyées par l’agence pour chaque faculté; et
- Le nombre de candidatures admissibles pour le concours de cette année.
Ce calcul sera complété en deux étapes, prenant en considération seulement les candidatures canadiennes admissibles, et ensuite les candidatures internationales admissibles.
Changement pour les bourses d’études supérieures de l’Ontario (BÉSO) et les bourses d’études supérieures en sciences et technologie de la reine Élizabeth II (BÉSST–RÉII) : Suite à la rétroaction reçue des facultés pour le concours BÉSO-RÉII de l’an passé et après discussions avec le Service de l’aide financière et des bourses (SAFB), il a été suggéré de permettre aux répondants 5 jours additionnels pour soumettre la lettre de recommandation dans le portail. La date limite pour les personnes candidates serait le 13 novembre et le 18 novembre pour les répondants et répondantes.
L'objectif de ce changement est de :
- Éviter une surcharge d'utilisateurs et d’utilisatrices simultanée qui cause un ralentissement du portail et peut entraîner des
interruptions ; - Offrir une meilleure expérience aux personnes candidates.
The Responsible Conduct of Research (RCR) Module for Graduate Students went live yesterday; 80 students completed the module already. The Associate Vice-Provost thanked everyone who participated in this project.
