Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres à la dernière réunion du Conseil pour l’année 2025-2026. Il souligne la fin de mandat des membres suivants en remerciant leurs contributions indispensables et soulignant l’importance du transfert des connaissances:
- Les vice-doyennes et vice-doyen : Christine Dallaire, Monika Jezak, Silvia Bonaccio, Sylvie Frigon et Claude D’Amours ;
- La professeure : Angel M. Foster;
- Les étudiants aux études supérieures : Daniel Ruiz Quintero et Charles Thickstun;
- La vice-provost associée : Marijke Taks.
- Le vice-provost propose un ajout à l’ordre du jour au point 13 Autres : Mise à jour des initiatives de financement pour la francophonie.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour avec la modification.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 18 mars 2026 / Approval of the Minutes of the Meeting of March 18th, 2026
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Aucun point de suivi n’a été soulevé.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Admissions : le vice-provost présente le taux d’acceptation d’offres d’admission comparé à la cible et souligne l’importance de rencontrer les cibles et mettre les efforts à convertir les offres en acceptations.
The average conversion rate over the past 3 years is 90% for CDN Master's and 58% for INT Master’s. To meet September 2026 enrolment targets, 2,760 CDN acceptances and 1,370 international acceptances are required.
Ontario Council on Graduate Studies (OCGS) retreat will host academic and staff from Ontarian universities next week at Brock University. AI, program innovation and program costing are amongst topics to be discussed. uOttawa will present during the two following sessions: Innovations in Graduate Program Pathways and Using Student Survey Data to Enhance Graduate Education.
Journée de retraite pour les employés aux études supérieures : prévue le 14 mai. Les sujets abordés seront les suivants :
- Time to completion and tracking
- Sujets émergents de la Journée d’étude du 19 mars :
- Faciliter la mobilité et l’accès aux cours interfacultaires/unité et la reconnaissance des crédits
- Programmes: stackable and pathways
- Programmes : mise en valeur de ce qui existe déjà (mieux vendre ce que l’on fait)
Project redevelopment Oracle BI: The Oracle BI, a tool to extract admission data, will be replaced by Power BI. It will be user-friendly and more people will have access to extract the data. Testing will start in June and will be available to faculties in the fall. Screen shots of the tool were shared in the chat to give members an idea of the look & feel.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Groupe de travail pour naviguer les relations de supervision conflictuelles et encadrement global : We had our last meeting last week and will be finalizing our report in the coming weeks. Will be able to share the report at the first Council meeting in the new academic year. Three strong recommendations: mandatory TACs for PhDs, Training for professors and students with respect to professional research relationships and optimizing tools to better track our active students to reduce TTC.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Canada Impact+ Research Training Awards (CIRTA): we have received our quota for the second wave. The quotas assigned to the University of Ottawa are 9 awards at the doctoral level and 5 awards for postdoctoral fellows. Faculties will need to rank their files and university-wide competition will be held for 27 PhD files and 15 postdoc files.
The quotas were shared with faculties and were calculated based on submissions in phase 1. The university level selection committee will verify the eligibility of the files, respect the faculties’ ranking and generate an additional ranked wait list.
Tri-Council Research Travel Supplements will replace the former Foreign Study Supplement (Michael Smith): additional funding for active master’s and doctoral award holders — from CIHR, NSERC or SSHRC (including a Vanier Canada Graduate Scholarship) — to offset the costs of research travel within or outside Canada.
A total of 250 supplements is available each year: 45 allocated to CIHR, 80 to NSERC and 125 to SSHRC. Application deadline is June 10; Additional supplements may be awarded should funds become available, the agencies may announce a second intake with a deadline of October 10.
The value of the award is increased to $9,000 (from $6,000). Applicants must submit their completed application electronically through a secure portal directly to the appropriate agency. The agencies will review the applications received for eligibility and completeness. Supplements will be awarded on a first-come, first-served basis. International students are not eligible.
The Canada Graduate Scholarships – Doctoral (CGS D) results have been received for the SSHRC with an impressive success rate of 57% (exceeding last year’s rate of 42%). Congratulations to our students.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
Modifications majeures / Major Modifications
Faculté d’éducation / Faculty of Education
2026-GRAD-EDU-02 : Abolition du Diplôme d’études supérieures Évaluation de programmes
La demande a été présentée par le vice-doyen Y. Koné.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande d’abolition 2026-GRAD-EDU-02, comme présentée.
Université Saint-Paul / Saint Paul University
2025-2026-GRAD-USP-3.5.1 : Modifications au Doctorat de recherche interdisciplinaire en enjeux sociaux contemporains / Modifications to the PhD in Interdisciplinary Research on Contemporary Social Issues
La demande est présentée par le vice-recteur J.M. Barrette.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification majeure 2025-2026-GRAD-USP-3.5.1, comme présentée.
Règlements académiques /Academic Regulations
C-2 Admission aux études supérieures / Admission to Graduate Programs
La demande est présentée par le vice-provost Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification du règlement C-2 Admission, comme présenté.
C-6 Temps limite pour satisfaire des exigences d’un grade ou d’un diplôme d’études supérieures / Time Limits for Completion of Graduate Degree and Diploma Requirements
La demande est présentée par le vice-provost Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification du règlement C-6 Temps limite pour satisfaire des exigences d’un grade ou d’un diplôme d’études supérieures avec une modification mineure.
A-4 Intégrité académique et inconduite académique / Academic Integrity and Academic Misconduct
La demande est présentée par le vice-provost Beauchemin.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modification du règlement A-4 Intégrité académique et inconduite académique, comme présentée.
A member suggests that the sanctions section be further reorganized for clarity purposes. This will be revised after approval of the Senate.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
Modifications mineures / Minor Modifications
Faculté d’éducation/ Faculty of Education
- 2026-GRAD-EDU-03
École de gestion Telfer / Telfer School of Management
- 2026-GRAD-GEST-01
Faculté de Génie / Faculty of Engineering
- 2026-GRAD-GENIE-01
- 2026-GRAD-GENIE-ELG-01
- 2026-GRAD-GENIE-MIA-01
Faculté des sciences / Faculty of Sciences
- 2026-GRAD-SCIEN-CHM-01
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
- 2026-GRAD-SCIEN-CRM-01
Université Saint-Paul / Saint Paul University
- 2025-2026-GRAD-USP-3.5.4
Le vice-provost présente un sommaire des demandes de modifications mineures présentées au cours de l’année académique 2025-2026, totalisant 58 demandes.
Parmi ces modifications, on y retrouve l’abolition de 336 cours non offerts depuis plus de 5 ans Il reste 516 cours à évaluer dans cette catégorie. On invite les facultés à aborder cette évaluation au cours des prochains mois.
| Type de modification | Nombre de demandes |
|---|
| Création de cheminement baccalauréat-maîtrise | 2 |
| Abolition de cheminement baccalauréat-maîtrise | 2 |
| Création de microprogramme | 1 |
| Abolition de cours inactifs (comprends 336 cours) | 16 |
| Modernisation de la terminologie disciplinaire/mise à jour des descriptions et titres de cours | 22 |
| Création de nouveaux cours | 15 |
| Modifications aux préalables des cours | 8 |
| Clarification/mise à jour de l’information dans l’annuaire | 6 |
| Changements mineurs aux exigences de programme | 7 |
| Modification au nom du programme | 1 |
| Modifications à la structure administrative du programme | 1 |
Autres : Mise à jour des initiatives de financement pour la francophonie.
Le vice-recteur associé, Francophonie, Yves Pelletier, présente une série d’initiatives entamées par son secteur pour sécuriser le financement nécessaire aux projets de soutien à la francophonie et pour favoriser l’espace francophone sur le campus.
Il souligne les efforts de l’Université à travailler en collaboration avec les acteurs clés gouvernementaux.
Le travail se poursuit pour établir un plan stratégique de financement francophone à travers les facultés.
La rencontre s’est terminée à 14h38.
