Présences / Attendance
- André Beauchemin, vice-provost, ÉSP (président)
- Marc Dubé, vice-provost associé intérimaire, ÉSP
- Marijke Taks, vice-provost associée, ÉSP
- Alain St-Amant, vice-provost, Affaires académiques
- Jean-Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul
- Martine Lagacé, vice-rectrice associée, Recherche
- Joël Beddows, vice-doyen, Arts
- Joao Velloso, vice-doyen, Droit
- Andrew Sowinsky, vice-doyen, Génie
- Francois Robitaille, vice-doyen, Génie
- Deryn Fogg, vice-doyenne, Sciences
- Nadine Wiper-Bergeron, vice-doyenne, Médecine
- Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
- Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
- Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
- Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
- Michael Leslie Shiell, directeur, Bureau d’évaluation des programmes
- Katherine Moreau, professeure, Éducation
- Mathieu Lavallée, professeur, Médecine
- Angel Foster, professeure, Sciences de la santé
- Charles Russell Thickstun, étudiant
- Daniel Ruiz Quintero, étudiant
- Yves Pelletier, vice-recteur associé, Francophonie
- Yazid Dissou, professeur, Sciences sociales
Excusé(e)s / Excused
- Jess Whitley, vice-doyenne intérimaire, Éducation
- Cheryl Susan McWatters, professeure, Telfer
- Sonia Cadieux, registraire
Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
The Vice-Provost welcomes Professor Marc Dubé from the Faculty of Engineering, as interim Associate Vice-Provost until June 30, 2025.
Le vice-provost propose d’ajouter un point de discussion sous point 11 de l’ordre du jour:
Support technologie de l’information (TI) durant les soutenances de thèse.
Le vice-provost procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité, avec l’ajout. (S. Bonaccio /M. Lavallée)
Approbation du procès-verbal de la réunion du 27 novembre 2024/ Approval of the November 27th, 2024, Minutes of Meeting
Décision: le procès-verbal est approuvé tel que présenté à l’unanimité. (M. Lavallée / C. Thickstun)
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Aucun point à discuter.
Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Le vice-provost présente quelques points rapides :
- Un portrait de la situation actuelle en passant du climat financier difficile aux élections anticipées.
- Des rencontres avec l’Université de Carleton ont eu lieu portant sur les instituts conjoints. 2 000 étudiants sont inscrits dans ces programmes conjoints.
- Les indicateurs de performance (KPIs) récemment discuté ont été soumis au Bureau des Gouverneurs pour approbation, le travail se poursuit.
- Une entente de principe avec l’Association des professeur.e.s de l’Université d’Ottawa (APUO) a été conclue.
- Along with the OCGS, we are ensuring a continuous monitoring of new proposed Master’s program across the Ontarian colleges in the spirit of identifying duplication of our current programs and raising the issue to the appropriate instance. The Vice-Provost thanked the Dean and Vice-Dean of the Faculty of Engineering for their role in supporting our Master of Engineering Management program in that regards.
PAL et admission : Le vice-provost partage, avec les membres du Conseil, une présentation de la mise à jour pour les PAL/LAP (Lettres d’attestation provincial).
Mise à jour :
- Le quota provincial des PAL a été reçu jeudi dernier le 23 janvier, avec des directives précises. Le nombre de PAL est suffisant pour éviter la prise des décisions difficiles. Cependant, l’enjeu est relié à la baisse du nombre de demandes pour nos programmes.
- Les chiffres sont accompagnés par des directives nombreuses, reliées à l’attribution des PALs et la nécessité de rendre des comptes à la province. Il y a beaucoup de complexité.
Le ministère des collèges et universités (MCU) exige un dépôt de 2 000 $ au premier cycle. Le dépôt pour les études supérieures demeure non imposé et donc varie par université. Le dépôt doit être remboursable, après la déduction d’un frais administratif - à déterminer.
Priorités reliées aux cibles:
- Les offres d’admission doivent être priorisées selon leur taux de conversion tout en tenant compte de l’excellence: les candidats internationaux versus les candidats canadiens et les étudiants de l’Université d’Ottawa (UUO). Il faut maximiser le nombre de PALs émis pour prévenir une pénalité possible dans les futures années.
- Il est essentiel de produire les cibles de recrutement ventilées par statut légal et par langue du programme. Suivi à venir.
- L’utilisation stratégique des comités d’admission optimise l’émission des offres d’admission: en fournissant des directives requises pour l’admission aux programmes de maîtrises à base de cours, cette tâche peut se déléguer au personnel administratif formé.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Cibles et recrutement : le vice-provost associé donne un compte rendu des visites facultaires pour identifier les programmes à prioriser dans la promotion au niveau international : Cette initiative, coordonnée avec le Bureau du registraire et le vice-recteur associé à l’international, a pour objectif d’améliorer la qualité des candidatures en outillant l’équipe de recrutement. L'accent est mis sur les maîtrises à base de cours; la promotion des autres programmes se poursuit à travers les canaux réguliers. L'exercice cible tous les programmes qui suscitent de l’intérêt des candidatures, et qui ont la capacité d’accueillir plus d’étudiants.
Targeting uOttawa, domestic and international, undergraduate students as applicants is key in this initiative. The Associate Vice-Provost encouraged faculties to issue conditional or informal offers to these students. This recommendation is based on collected data: uOttawa students applying for graduate programs have a strong tendency to enroll in these programs.
He invited members to share their best practices and mentioned that many faculties are already planning graduate information sessions, a venue to promote graduate programs and scholarships applications.
Time to Completion (TTC): the Associate Vice-Provost continues working on this file and invites the Council members to contact him for any follow-up required.
Évaluation de programmes : Le 24 février la visite des évaluateurs externes pour le programme d’audiologie et d’orthophonie. D’autres visites pour des évaluations périodiques sont à venir.
Rapport du vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
The Ontario Graduate Scholarship (OGS) and the Queen Elizabeth II (QEII): we have received the number of admissible files to calculate the faculty quotas. Unfortunately, we still haven’t received our institution’s quota from the Ministry. As soon as received, the calculation will be prioritized, and the faculty quotas will be shared. In the meantime, we invite faculties to evaluate their files and proceed with their rankings.
CGS-M Last Year's Competition Update (Applications in December 2023): In total, we received 19 scholarships beyond our original agency-allocated quotas. We have almost exhausted all the faculties’ waiting lists. This development highlights the critical importance of the faculty’s waitlists and encouraging students’ applications.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT / CONSENT AGENDA
Modifications mineures / Minor Modifications
Faculté des arts / Faculty of Arts
- 2024-GRAD-ARTS-DCN-02
- 2024-GRAD-ARTS-GEG-09
- 2024-GRAD-ARTS-MUS-06
École de gestion Telfer / Telfer School of Management
- 2024-GRAD-GEST-07
- 2024-GRAD-GEST-08
- 2024-GRAD-GEST-09
Faculté des sciences sociales/ Faculty of Social Sciences
- 2024-GRAD-SSOC-PSY-01
Le vice-provost présente l’ordre du jour de consentement. Aucune question n’est soulevée.
POUR APPROBATION / FOR APPROVAL
DÉCISIONS / DECISIONS
Modifications majeures / Major Modifications
Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
2024-GRAD-SSOC-ANT-07 : M.A., Anthropologie : création d’une option à base de cours et création de cours obligatoires / MA in Anthropology: creation; of a course-based option and creation of compulsory courses
Présentée par la vice-doyenne S. Frigon.
Décision: Demande approuvée conditionnellement à l’approbation officielle du bureau Coop avant la réunion de l’Exécutif du Sénat. (S. Frigon / J. Velloso)
2024-GRAD-SSOC-PSY-02 : M.A. et Ph.D., Psychologie expérimentale : changement au nom du programme / 2024-GRAD-SSOC-PSY-02: MA and PhD in Experimental Psychology: program name change
Présentée par la vice-doyenne S. Frigon.
Modifications suggérées: ajouter des informations comparatives sur le nom des programmes utilisées dans d’autres universités canadiennes. Les membres demandent aussi de revoir la clause des droits acquis (question 3n) pour indiquer que les étudiants actuels ont aussi la possibilité de demander le nom actuel du programme sur leurs diplômes.
Décision: Demande approuvée avec modifications par vote (16 favorables, 4 abstentions et 1 contre)
2024-GRAD-SSOC-PSY-06 : Ph.D., Psychologie clinique : introduction d’un cours de fondement sur la psychopharmacologie / PhD in Clinical Psychology: introduction of a fundamental course in psychopharmacology
Présentée par la vice-doyenne S. Frigon.
Décision: Demande approuvée telle que présentée. (S. Frigon / M. Dubé)
Autres affaires / Other Business: Support TI durant les soutenances de thèse
Actuellement, certaines facultés font appel à la présence d’un personnel de soutien de la Technologie de l’informatique IT durant les soutenances de thèse. Il s’agit des frais absorbés par les facultés. Cependant, ces demandes présentent des défis reliés aux ressources humaines (trouver le personnel qualifié) et financières (temps du personnel à trouver et faire appel à des personnes externes). Cette exigence s’avère inutile si le personnel administratif facultaire est bien formé. L’équipe IT demande de couper ce service offert aux facultés pour septembre 2025.
Le vice-provost aux affaires académiques invite les membres à la discussion et à fournir leurs commentaires.
Une discussion s’enchaine. Les membres ont souhaité recevoir une communication pour partager avec les départements.
La rencontre s’est terminée à 15h26. (S. Frigon /M. Lavallée)
