Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux participants, il remercie les membres qui finissent leur mandat :
- Marc Dubé, termine son mandat intérimaire de vice-provost associé au 30 juin ;
- Yazid Dissou, termine son deuxième mandat au CES à titre de professeur, Département de science économique, Faculté des sciences sociales ;
Le vice-provost remercie également les membres qui ont accepté de renouveler leur mandat :
- Mathieu Lavallée, à titre de professeur, Département de biochimie, microbiologie et immunologie, Faculté de médecine ;
- Cheryl McWatters, à titre de professeure, École de gestion Telfer ;
Le vice-provost propose un ajout sous le point 16, autres affaires, les demandes de modifications mineures proposées par la Faculté des arts et procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité. (C. Thickstun / M. Lavallée)
Approbation du procès-verbal de la réunion du 19 mars 2025/ Approval of the March 19th, 2025, Minutes of Meeting
Decision: the Minutes of meeting are approved with a minor modification. (M. Dubé / J. Beddows)
Approbation du procès-verbal de la réunion extraordinaire du 2 avril 2025/ Approval of the April 2nd, 2025, Minutes of Extraordinary Meeting
Décision : le procès-verbal est approuvé avec une modification mineure. (C. Thickstun / J.-M Barrette)
Suites aux procès-verbaux / Business Arising from the Minutes
The Canadian Graduate and Professional Survey (CGPSS) / Enquête canadienne auprès des étudiants à la maîtrise et au doctorat (ECEMD): The survey closes today, April 30. As of April 25, 3,400 students have participated, of which 2,700 completed all questions. In 2022, 4,100 students had completed the survey. The results will be shared in the fall and distributed with the faculties.
Le U15 appuie la mise en œuvre de l’ECEMD, menée auprès de 54 universités participantes par le Centre de recherche et d’intervention sur l’éducation et la vie au travail (CRIEVAT) à l’Université Laval.
Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report
Admission : Le cycle d’admission 25-26 avance relativement bien. Bien que les cibles globales fixées par les facultés et au niveau universitaire ne soient probablement pas rencontrées, le même nombre de nouveaux inscrits à la maîtrise atteint sera probablement celui de l’année 24-25. Considérant les enjeux géopolitiques, la situation demeure positive, due à l’augmentation des demandes d’étudiants canadiens. Le cycle d’admission n’est pas terminé, les demandes d’admission pour les candidatures canadiennes sont encore reçues. Le vice-provost demande aux vice-doyens de continuer à surveiller les données d'admission, incluant les paiements des dépôts pour les étudiants internationaux.
Retraite pour le personnel administratif aux études supérieures : L’an dernier, la retraite a eu lieu en mai, et portait sur l’amélioration des processus d’admission; les équipes centrales de recrutement et marketing ont partagé leurs pratiques de recrutement. Cette année, la retraite aura lieu le 22 mai, la discussion sera centrée sur les stratégies et initiatives de recrutement et de conversion au niveau facultaire afin de créer un espace de partage de meilleures pratiques.
Suivi des élections fédérales : Le gouvernement libéral minoritaire peut assurer une stabilité dans le monde universitaire. Dans un contexte d'incertitudes économiques et de possible augmentation du taux de chômage, l’Université peut bénéficier d’intérêt suscité par les programmes permettant d'améliorer ou d'acquérir de nouvelles compétences.
MITACS and student mobility: In addition to the mobility scholarships offered by the University, two programs are offered by MITACS:
The Globalink Research Awards are available for our students conducting research abroad. uOttawa has a quota of 16 awards in 2025. Last year, we received only 8 awards, there was no quota.
The Globalink Research Internships remain open as a mechanism to fund incoming international students (no quota). In 2025, we will receive 23 students. Last year, we received 45 students.
The deadlines are respectively May 30, 2025 and June 5, 2025.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Le groupe de travail a soumis le rapport sur les attentes associées au grade au Comité stratégique. Une série de suggestions a été proposée pour aider à réduire le temps à la diplomation. Le vice-provost associé encourage les membres à consulter les documents partagés dans la conversation sur Teams.
Rapport du vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
The Associate Vice-Provost provided the Council with updates on different awards.
The Canada Graduate Scholarships – Doctorate’s Program (CGS-D):
- NSERC: Out of 72 nominations, 22 students received scholarships, resulting in a reduced success rate of 31% compared to last year's 42%.
- SSHRC: Out of 74 nominations, 32 students received a scholarship, the success rate is 43%, the same as last year. ·
- CIHR: The data is yet to be received.
Vanier: Amongst the 24 submitted nominations, 3 were funded, all of which are SSHRC’s applications. The success rate is at 12.5% compared to 23% for the last two years.
Banting: There was no new recipient this year.
A reminder that it was the last year for the Vanier and Banting competitions. They will be replaced by the new tri-council Talent program.
Once all the results are available, the annual report will be updated and shared.
CAGS Outstanding Graduate Mentorship Award: The Associate Vice-provost reminded the members that the internal deadline for submitting a nomination for the CAGS Dr. Suning Wang Award is May 1. One application has been received.
Important Updates on the New Harmonized Tri-Agency Scholarships and Fellowships Program: The agencies have organized information sessions for the University’s key contacts scheduled during the next two weeks. Additional information will be provided as soon as it becomes available.
Upon receipt of the updated information, the Scholarship Advisory Committee will meet to identify ways to increase our success rates.
Rapport du vice-provost, affaires académiques / Report of the Vice-Provost, Academic Affairs
The Vice-Provost, Academic Affairs, presented the Council with an annual recap.
New program creation requests: only two letters of intent have been submitted this past year at the undergraduate level. No request has been submitted to Ontario Universities Council on Quality Assurance OUCQA and/or the Ministry.
Several academic regulations were revised over the past year, with most regulations approved by both the CUS and CGS, except for the residency requirement (category B regulation).
Student-Led Individually Created Courses (SLICC’s): The cooperation and communication between the faculties and the Career Development and Experiential Learning (CDEL) office was exemplary putting forward this initiative. The student experience will be improved through these SLICCs.
In the next month, the vice-deans will be consulted to discuss the implementation of the five major initiatives of the Polaris “Teaching Delivery” function.
*Le rapport périodique du vice-provost aux affaires académiques permettra de garder les membres du CES à jour concernant les initiatives de son secteur.
2025-GRAD-ARTS-CDN-05 : Abolition de la spécialisation en études canadiennes / Closure of the Collaborative Specialization in Canadian Studies
Présentée par le vice-doyen J. Beddows.
Décision: Demande approuvée telle que présentée. (J. Beddows / C. Thickstun)
2024-GRAD-ARTS-ENG-07 : M.A. English Literature : création de la concentration en Creative Writing / MA English Literature: Creation of a Concentration in Creative Writing
Présentée par le vice-doyen J. Beddows.
Décision: Demande approuvée telle que présentée. (J. Beddows / J.-M. Barrette)
Faculté des sciences de la santé /Faculty of Health Sciences
2024-GRAD-SSAN-HSS-01 : M. Sc. Sciences interdisciplinaires de la santé: modifications à la structure du programme; réduction du nombre de crédits; création de trois concentrations; création d’une option à base de cours; et modifications à la langue d’enseignement / MSc Interdisciplinary Health Sciences: Modifications to program structure, reduction in the number of units, creation of three concentrations, creation of a course-based option and changes to the language of instruction
Présentée par la vice-doyenne C. Dallaire.
Décision: Demande approuvée avec modifications pour clarifier l’ajout de la concentration, et non la création d’un nouveau programme. (C. Dallaire / M. Lagacé)
Facultés de médecine et des sciences / Faculties of Medicine and Science
2024-GRAD-SCIEN-MED-01 : Abolition de la spécialisation en Biostatistiques / Closure of the Collaborative Specialization in Biostatistics
Présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron
Décision: Abolition approuvée, conditionnelle à l’approbation du Conseil de la Faculté des sciences. (N. Wiper-Bergeron / D. Fogg)
Règlements académiques / Academic Regulations
C-3 Inscriptions aux études supérieures et congés d’études / C-2. Graduate Enrolment and Leaves of Absence
Présentée par le vice-provost A. Beauchemin
Décision: Règlement approuvé tel que présenté par vote (15 en faveur, 1 abstention et 1 contre)
Support TI durant les soutenances de thèse / IT support during a Thesis Defence
Comme discuté à la rencontre du CES du 29 janvier, actuellement, certaines facultés font appel à la présence d’un personnel de soutien de la Technologie de l’informatique IT durant les soutenances de thèse. Il s’agit des frais absorbés par les facultés. Cependant, ces demandes présentent des défis reliés aux ressources humaines (pour trouver le personnel qualifié) et financières (temps du personnel à trouver et faire appel à des personnes externes). Cette exigence s’avère inutile si le personnel administratif facultaire est bien formé. L’équipe IT demande de couper ce service offert aux facultés pour septembre 2025.
Avec 200 soutenances de thèse par année, les ressources sollicitées divergent du support de cours. Les bureaux des études supérieures dans plusieurs facultés sont déjà indépendants et ne requièrent pas l’intervention du Service de support technique.
La priorité du service reste de soutenir les cours et les soutenances de thèse, donc le support restera disponible. La proposition est de procéder pareillement au support de cours; un numéro de téléphone dédié pour les soutenances de thèse sera mis en place pour rejoindre un technicien au besoin.
Une communication sera envoyée par le Service de technologie incluant de meilleures pratiques. La pratique actuelle restera jusqu’à septembre.
Les membres ont souligné l’importance des soutenances de thèse et l’importance d’avoir une discussion ultérieure pour souligner la valeur ajoutée d’une soutenance en présentiel.
Autres affaires / Other Business
- Demandes de modifications mineures à la Faculté des arts à venir
Présentée par le vice-doyen J. Beddows.
La proposition est de mettre sur pied des cheminements intégrés permettant d’offrir une admission intégrée à un programme de baccalauréat et de maîtrise. Ses cheminements diffèrent quelque peu du modèle actuel à l’Université. Il s’agit d’une stratégie de transition en préparation des programmes intégrés. La Faculté s’engage à continuer les efforts pour modifier ces cheminements intégrés à des doubles diplômes accélérés.
Les demandes de modification mineure suivront par courriel pour consentement.
La rencontre s’est terminée à 15h34. (M. Dubé / C. Thickstun).
