Approuvé Comité d'administration 2029.3
SERVICES LINGUISTIQUES
Objet
1. Le présent règlement établit un cadre de travail visant à :
a. fournir des services de soutien linguistique dans le cadre des communications officielles de l’Université;
b. respecter les engagements de l’Université, en vertu du Règlement sur le bilinguisme, dans le cadre des communications officielles; et
c. fournir des ressources langagières à la communauté universitaire.
Application
2. Le présent règlement s’applique à toutes les unités scolaires et administratives de l’Université.
Interprétation
3. Aux fins de ce règlement, l’expression « communications officielles » fait référence aux messages ou à d’autres contenus informatifs, sans égard à leur format, qui sont envoyés, distribués, affichés ou publiés autrement par une unité scolaire ou administrative de l’Université, et qui s’adressent à la communauté universitaire ou à la population générale.
Compte tenu de ce qui précède, les communications officielles comprennent, sans toutefois s’y limiter :
a. communications destinées aux médias, à la population ou à l’ensemble de la communauté universitaire (communiqués de presse, annonces dans les journaux, messages sur les situations d’urgence, etc.);
b. politiques, règlements ou méthodes universitaires ou administratifs de l’Université;
c. descriptions de cours et de programmes, notamment les annuaires pour les étudiants actuels ou futurs;
d. pages d’accueil et pages de renvoi les plus fréquentées des sites web des unités scolaires et administratives;
e. lettres types et communications de masse aux donateurs et aux diplômés;
f. messages ou instructions sur la santé et la sécurité;
g. contrats types et ententes officielles types auxquels l’Université est partie;
h. rapports ou résumés tenus d’être bilingues en vertu d’une loi ou d’un règlement;
i. noms des immeubles et signalisation officielle du campus (enseignes, panneaux de direction, avis);
j. notices biographiques des membres du corps professoral et du personnel administratif.
Aux fins de ce règlement, il est entendu que les communications officielles ne comprennent pas, sans toutefois s’y limiter :
a. documents liés aux cours, aux stages, aux programmes d’études et aux activités de recherche en général (ex. : plans et notes de cours, manuels, examens, directives de laboratoire, guides pour responsables de stages, documents de recherche, etc.);
b. communications individuelles entre des membres du corps professoral ou du personnel administratif et toute unité scolaire ou administrative;
c. documents relatifs à des rencontres, des conférences ou des colloques tenus sur le campus ou ailleurs;
d. bulletins et rapports internes, documents de travail ou de consultation, ordres du jour et comptes rendus de réunions;
e. listes ou calendriers journaliers des nouvelles et des activités relatives à l’Université;
f. descriptions de postes (sauf les résumés) et évaluations de rendement;
g. documents devant servir à un membre du corps étudiant, professoral ou administratif, dans le cadre de ses activités d’enseignement, de recherche ou d’administration;
h. logiciels et manuels d’utilisation, autres que ceux conçus spécifiquement par ou pour l’Université.
Rôles et responsabilités des Services linguistiques
4. Sous la direction du vice-recteur aux relations extérieures, les Services linguistiques :
a. fournissent des services de traduction, de révision, d’expertise sur les usages internes et de correction d’épreuves dans le cadre des communications officielles;
b. fournissent des conseils sur des questions de style, de grammaire, de terminologie et sur la gestion de projets de traduction aux unités scolaires et administratives, dans le cadre de toutes leurs communications;
c. fournissent des ressources linguistiques à l’ensemble de la communauté universitaire, notamment : un guide de rédaction, une banque de terminologie et un répertoire d’outils et de ressources en ligne;
d. font la promotion de la qualité et de l’uniformité linguistiques dans les communications officielles de l’Université; et
e. offrent, au besoin, des recommandations aux membres de la communauté université, à des agences externes ou à des pigistes qui nous fournissent des services linguistiques additionnels.
5. Il est entendu que le mandat des Services linguistiques ne couvre pas les services ou le soutien en lien avec les documents d’enseignement ou de recherche des professeurs, ou les demandes émanant de l’Université ou de centres ou d’instituts de recherche affiliés.
Responsabilités des unités scolaires et administratives
6. Les unités scolaires et administratives doivent respecter les rôles des Services linguistiques, en vertu des articles 4 et 5 de ce règlement. Sans se limiter aux généralités de ce qui précède, les unités scolaires et administratives doivent :
a. s’assurer que les communications officielles de leur unité se conforment aux exigences du Règlement sur le bilinguisme;
b. consulter les Services linguistiques avant d’externaliser des travaux de traduction, de révision ou d’autres services linguistiques; et
c. assumer les coûts, à partir de leur propre budget, des travaux externalisés de traduction, de révision ou d’autres services linguistiques en lien avec les communications officielles, qui : (i) ne sont pas des communications officielles; ou (ii) sont des communications officielles, mais les services demandés dépassent les normes publiées par les Services linguistiques (ex. : le nombre de mots du texte ou le délai de traitement).
Exception
7. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite des Services linguistiques.
Révision et modification
8. Le présent règlement fait l’objet d’une révision périodique par le cabinet du vice-recteur aux relations extérieures, en consultation avec le cabinet du secrétaire de l’Université. Toute modification doit être approuvée par le comité administration.
Révisé le 27 septembre 2017 (Comité d'administration)