| Adoption |
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Date : 2018-06-27 |
| Service responsable : Cabinet de la vice-rectrice aux relations extérieures |
OBJET
1. Le présent règlement vise à établir le cadre nécessaire à la consolidation de relations productives entre l’Université d’Ottawa et des entités externes par l’entremise d’une commandite (au sens donné à ce terme à l’article 2 du présent règlement). Il est entendu que ces relations sont de nature à apporter des avantages majeurs aux entreprises ou organismes commanditaires au chapitre de l’image, du marketing et de la promotion, tout en produisant des revenus supplémentaires en appui à la réalisation de la mission et du mandat de l’Université.
DÉFINITIONS
2. Les définitions suivantes s’appliquent au présent règlement :
- a) « commanditaire » s’entend d’une entreprise, d’une société, d’un organisme, d’une association, d’une personne ou d’un autre tiers ayant conclu avec l’Université une entente de commandite (au sens de l’alinéa c) ci-dessous).
- b) « commandite » s’entend d’un commanditaire offrant un appui financier ou en nature ou des services à l’Université en contrepartie d’une reconnaissance en tant que commanditaire et la capacité du commanditaire de promouvoir sa marque, ses produits et ses services auprès de la communauté universitaire ou du recours privilégié de l’Université aux produits ou services du commanditaire. La commandite ne s’entend pas d’un don ou d’un cadeau de quelque sorte que ce soit offert par un tiers à l’Université, non assorti d’une obligation de l’Université d’offrir au tiers des biens, des services, une contrepartie ou d’autres avantages ou formes de promotion en retour. Elle ne s’entend pas non plus d’une forme pure de publicité où de l’espace ou du temps d’antenne est acheté par un tiers auprès de l’université exclusivement à des fins de promotion du tiers et sans que l’Université le reconnaisse en tant que commanditaire.
- c) « entente de commandite » s’entend d’un accord écrit officiel convenu entre l’Université et un commanditaire visant une commandite, que la commandite en soit l’unique objet ou qu’il figure parmi plus d’un objet de la convention et sans égard à la question de savoir si l’accord convenu est formulé dans une communication, une entente, un contrat, une lettre d’entente ou un autre document, sans égard au nom du document.
APPLICATION
3. Le présent règlement s’applique à l’Université, à ses employés, aux bénévoles et autres représentants de l’Université prenant part à un aspect ou un autre de la préparation, de la sollicitation ou de l’obtention de commandites auprès de commanditaires, en faveur de l’Université, des facultés, départements ou divisions, ou autres unités scolaires ou services administratifs.
4. Le présent règlement se lit de concert avec les règlements universitaires suivants, ainsi qu’avec les méthodes adoptées en application de ces règlements et les documents connexes :
- a) Règlement 10 — Acceptation de dons
- b) Règlement 36 — Approvisionnement en biens et services
- c) Règlement 48 – Subventions et contrats administrés par l’Université
- d) Règlement 57 – Identité de marque de l’Université d’Ottawa
- e) Règlement 100 — Désignation des biens de l’Université
- f) Les normes de dénombrement s’appliquant aux activités de financement de l’Université d’Ottawa
PRINCIPES
5. L’Université d’Ottawa peut considérer, accepter un accord de commandite ou accepter une commandite selon les principes généraux énoncés ci-dessous :
- a) L’Université reste libre de gérer ses affaires scolaires et ses activités commerciales sans aucune influence matérielle de la part du commanditaire.
- b) En ce qui a trait à la commandite, les fonctions de financement de l’Université doivent se coordonner de façon à détecter les commanditaires, à voir à ce que la démarche soit unifiée pour ainsi éviter les chevauchements ou les occasions ratées et à garantir que la démarche est cohérente pour ce qui est de produire des revenus.
- c) La commandite doit respecter l’ensemble des facteurs financiers, juridiques ou éthiques et préoccupations se rapportant à la réputation et à l’identité de marque de l’Université. Elle doit par ailleurs avoir des répercussions positives sur les programmes et services de l’Université.
- d) La commandite doit soutenir une activité, un programme ou un service de l’Université.
- e) Une commandite doit se traduire par une participation financière de la part du commanditaire qui soit de proportion conforme aux avantages attendus en contrepartie de celle-ci.
- f) La commandite doit être conforme aux règlements scolaires et autres règlements et méthodes administratives en vigueur à l’Université, notamment à ses règles en matière de bilinguisme.
- g) La commandite doit respecter les processus d’approvisionnement qui s’appliquent et ne doit pas faire intervenir un éventuel commanditaire prenant part à un processus de soumissions en régime de concurrence réalisé par l’Université ou qui met autrement en jeu l’intégrité du processus d’approvisionnement de l’Université.
EXAMEN ET APPROBATIONS DES COMMANDITES
6. Dans le cas des commandites dont la valeur totale est inférieure à 10 000 $, le doyen de la faculté pertinente ou le directeur du service en cause peuvent approuver la commandite éventuelle conformément aux principes formulés à l’article 5 du présent règlement et, une fois l’approbation donnée, en informer le Bureau du développement.
7. Dans le cas des commandites dont la valeur totale est de 10 000 $ ou plus, avant d’approcher un commanditaire potentiel ou de s’engager dans des échanges avec lui, la faculté, l’unité scolaire ou le service en cause soumet une demande écrite au Bureau du développement pour examen de la commandite éventuelle. La demande doit préciser le montant (en espèces ou en nature) demandé au commanditaire éventuel et les avantages que la faculté, l’unité scolaire ou le service envisagent de lui offrir en contrepartie.
8. À la réception de la demande, le Bureau du développement vérifiera auprès du Service des approvisionnements si la commandite préconisée respecte les règlements et méthodes de l’Université en matière d’approvisionnement et si le commanditaire est un fournisseur de biens ou de services de l’Université, s’il prend part à des demandes d’information, à des demandes de propositions, à une demande de qualification de fournisseur, à des demandes d’offres de prix ou à d’autres processus de soumissions en régime de concurrence ou s’il prend autrement part à une négociation avec l’Université.
- a) Si l’une de ces situations s’applique, le Service des approvisionnements évalue l’incidence éventuelle de la commandite préconisée sur des ententes prises avec des fournisseurs ou sur l’application des règlements et méthodes de l’Université en matière d’approvisionnement.
- b) Le Service des approvisionnements peut recommander au Bureau du développement de ne pas approuver la commandite préconisée et de ne pas conclure d’entente de commandite advenant que son évaluation montre que la commandite préconisée présente d’éventuelles répercussions négatives pour l’Université et pour ses relations avec un fournisseur actuel, avec un soumissionnaire ou l’auteur d’une proposition prenant part à une demande d’information, à une demande de propositions, à une demande de qualification de fournisseur, à une demande d’offres de prix ou à un autre processus de soumissions en régime de concurrence ou avec un fournisseur prenant autrement part à une négociation avec l’Université.
9. Après avoir procédé à son examen et à l’issue de sa consultation auprès du Service des approvisionnements, comme le prévoit l’article 8 du présent règlement, le Bureau du développement peut accepter la proposition de commandite, demander que des modifications y soient apportées, ou décider (ou recommander, selon le cas) qu’elle n’aille pas de l’avant. Le Bureau du développement avisera le doyen pertinent quant au fait d’aller de l’avant ou non avec la commandite préconisée et il s’efforcera de le faire dans les dix jours qui suivent sa réception d’une demande d’examen de la commandite préconisée.
10. Le tableau ci-dessous présente les ordres de valeurs des commandites et les approbations nécessaires ainsi que les signataires autorisés de l’entente de commandite.
| Valeur totale de la commandite | Approbation et signataires de l’entente de commandite |
| 0 $ à 9 999 $ | Doyen, directeur de service ou directeur des services administratifs |
| 10 000 $ à 99 999 $ | Vice-rectrice aux relations extérieures ou sa représentante |
| 100 000 $ à 499 000 $ | Vice-rectrice aux relations extérieures et la secrétaire générale |
| 500 000 $ et + | Approbation : Comité exécutif du Bureau des gouverneurs Signataires : Vice-rectrice aux relations extérieures et la secrétaire générale |
| Commandite exclusive, à l’échelle du campus sans égard à la valeur de la commandite | Approbation : Comité exécutif du Bureau des gouverneurs Signataires : Vice-rectrice aux relations extérieures et la secrétaire générale |
11. Si la commandite préconisée est approuvée et qu’une entente de commandite est conclue, la faculté, l’unité scolaire ou le service en cause présente un exemplaire de l’entente de commandite au Bureau du développement pour ses dossiers dans les 30 jours qui suivent sa signature.
EXAMEN ET MISE EN OEUVRE
12. La mise en œuvre et l’examen périodique du présent règlement incombent au Cabinet de la vice-rectrice aux relations extérieures.
13. La vice-rectrice aux relations extérieures peut établir, modifier ou abroger des méthodes ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que ces méthodes ou exceptions soient compatibles avec les dispositions de ce règlement.
APPROBATION ET MODIFICATION
14. Le présent règlement et toute modification nécessitent l’approbation du Comité d’administration.