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Adoption Date: 1967-02-23 |
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Modifications Date: 2020-10-26 Date : 2011-12-19 |
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Originating/Département responsable: Cabinet du vice-recteur aux finances et à l'administration |
1. OBJET
1.1 Le présent règlement régit toutes les activités d’approvisionnement de l’Université et définit les rôles et les responsabilités, les méthodes d’approvisionnement et les seuils d’approbation applicables lors de l’acquisition de biens ou de services.
1.2 Le présent règlement respecte les obligations de l’Université aux termes des lois en matière d’approvisionnement et des différentes ententes commerciales, notamment celles qui s’appliquent au secteur parapublic de l’Ontario, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et l’Accord économique et commercial global (AECG), de même que ses obligations envers les organismes subventionnaires et les commanditaires de recherche.
2. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
• Approbateur commercial. Personne responsable des décisions en matière de dépenses pour son groupe, par exemple :
- Responsable d’unité. Toute personne qui occupe le poste de doyen, vice-provost, provost associé, chef de la direction, bibliothécaire en chef, vice-recteur associé, registraire, directeur général ou des fonctions similaires (subalternes directs des vice-recteurs). Les responsables d’unité détiennent le pouvoir d’approbation ultime et sont responsables des activités d’approvisionnement au sein de leur faculté ou service.
- Gestionnaire de budget. Toute personne qui occupe un poste de directeur administratif, de directeur de service ou des fonctions similaires (subalternes directs des Responsables d’unité).
- Soutien administratif. Personne qui relève directement des Gestionnaires de Budget ou des chercheuses et chercheurs principaux.
• Approvisionnement. Acquisition par tout moyen, y compris l’achat, la location et la vente conditionnelle, de biens et de services (y compris en matière de consultation, de technologies de l’information et de construction).
• Bon de commande. Document officiel transmis par l’Université à un fournisseur pour se procurer un produit ou un service, fixer un prix et des modalités et engager les fonds de l’Université.
• Chercheuse ou chercheur principal. Personne qui assume la responsabilité ultime d’un projet de recherche. Dans le cas des projets financés par une subvention externe ou interne ou par un contrat, la chercheuse ou le chercheur principal est la personne titulaire de la subvention ou du contrat.
• Contrat. Entente écrite, lettre d’intention, protocole d’entente ou autre document prévoyant des dispositions contraignantes entre l’Université d’Ottawa et un fournisseur qui nécessite la signature des deux parties.
• Dérogation. Demande de dérogation visant à effectuer un achat non concurrentiel ou à déroger au présent règlement ou aux procédures connexes.
• Fournisseur. Personne ou organisation qui fournit, ou qui pourrait fournir, un bien ou un service (y compris en matière de construction, de consultation et de technologies de l’information) à l’Université.
• Grille des pouvoirs d’approbation. Tableau indiquant les postes qui peuvent approuver des achats et signer des contrats au nom de l’Université. Se reporter à l’article 8b) du présent règlement.
• IDS. Bureau des initiatives de développement stratégique faisant partie du bureau de la vice-rectrice à la recherche.
• Membre du personnel. Membre du personnel administratif, du corps professoral ou toute personne qui reçoit directement ou indirectement un salaire de la part de l’Université d’Ottawa.
• Remboursement. Remboursement effectué à un membre du personnel qui a engagé ses propres fonds pour acquitter des dépenses admissibles liées aux affaires ou aux recherches de l’Université (pourvu qu’elles ne visaient pas des biens figurant dans un catalogue ou des biens restreints).
• Service des approvisionnements. Positions (centrales et locales) qui gèrent les processus d’approvisionnement.
• Transgression. Achat non conforme aux politiques et règlements de l’Université.
2.1 Tous les montants figurant au présent règlement sont exprimés en dollars canadiens et excluent les taxes.
3. APPLICATION
3.1 Le présent règlement s’applique à l’ensemble des membres du personnel et aux fournisseurs actuels ou potentiels de l’Université.
4. PRINCIPES GÉNÉRAUX
4.1 L’Université s’engage à réaliser ses activités d’approvisionnement dans le respect de normes d’éthique élevées et dans le cadre d’un processus normalisé, ouvert, équitable, responsable et transparent qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
4.2 L’Université prend également les engagements suivants :
• veiller à l’éthique, au professionnalisme et à la responsabilisation au sein de la chaîne d’approvisionnement;
• être responsable des résultats de ses décisions et de la convenance de ses processus en matière d’approvisionnement;
• respecter les directives publiques sur l’approvisionnement et les accords commerciaux;
• promouvoir, si possible, l’intégration des principes de développement durable, de responsabilité sociale, d’équité, de diversité et d’inclusion à ses processus d’approvisionnement;
• prévoir des critères et des caractéristiques d’accessibilité dans ses processus d’approvisionnement, lorsque possible.
4.3 Le processus d’approvisionnement concurrentiel est la règle et le processus non concurrentiel constitue l’exception : il ne peut avoir lieu que s’il est permis par les lois applicables et conforme au présent règlement et aux procédures connexes.
4.4 L’Université adopte officiellement le Code d’éthique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement dans le secteur parapublic de l’Ontario, qui décrit les comportements attendus de toute personne qui participe à des activités d’approvisionnement.
4.5 Les membres du personnel qui sont responsables de l’approvisionnement, qui participent au processus d’approvisionnement ou qui interagissent avec des fournisseurs potentiels ou actuels doivent agir (et être perçus comme agissant) avec professionnalisme et conformément aux normes suivantes :
• Équité : Traiter les fournisseurs actuels et potentiels de façon juste et équitable.
• Impartialité : Encourager la concurrence et faire preuve d’indépendance dans les interactions avec les fournisseurs.
• Intégrité : Éviter tout conflit d’intérêt réel ou apparent.
• Conformité : Agir conformément aux lois, aux règlements et aux politiques et procédures de l’Université applicables.
• Confidentialité : Protéger les renseignements internes et ceux des fournisseurs.
• Honnêteté : Agir de bonne foi et s’attendre à ce que les fournisseurs actuels et potentiels fassent de même.
• Responsabilité sociale : Tenir compte des critères de durabilité et d’accessibilité lors des appels d’offres.
• Responsabilité et transparence : Veiller à l’utilisation responsable, efficiente et efficace des ressources de l’Université.
5. CONFLIT D’INTÉRÊTS
5.1 Un conflit d’intérêts prend forme lorsqu’un membre du personnel favorise ses propres intérêts ou ceux d’un tiers qui lui est proche (par exemple, un ami, un partenaire d’affaires ou un membre de sa famille) au détriment de ceux de l’Université.
5.2 Afin de préserver notre intégrité, les membres du personnel doivent éviter les conflits d’intérêts (réels ou apparents). Ils doivent notamment s’abstenir :
a. d’utiliser les contrats ou le « pouvoir d’achat » de l’Université pour se procurer des biens ou des services à des fins personnelles ou pour un tiers qui leur est proche (y compris leurs entreprises);
b. d’influencer les décisions de l’Université pour servir leurs propres intérêts ou ceux de tiers qui leur sont proches;
c. d’évaluer ou de conclure un contrat avec un fournisseur dans lequel ils (ou un tiers qui leur est proche) ont des intérêts à titre de propriétaire ou d’investisseur;
d. de consulter des renseignements confidentiels qui peuvent compromettre ou donner l’apparence de compromettre leur objectivité dans l’exercice de leurs fonctions;
e. de demander des cadeaux ou des activités de divertissement à des fournisseurs ou d’en accepter, par exemple :
• billets gratuits ou à prix réduit (concerts, événements sportifs, galas, etc.);
• argent comptant, cartes-cadeaux, avantages ou autres équivalents monétaires;
• voyage, hébergement ou utilisation d’installations;
• alcool, cigarettes, cannabis ou biens prohibés.
5.3 Les membres du personnel peuvent uniquement accepter des articles promotionnels de faible valeur (par exemple, une tasse, un stylo ou un cahier de notes) que le fournisseur remet sporadiquement. Cela dit, le personnel du Service des approvisionnements et les autres membres du personnel associés à un approvisionnement ne peuvent en aucun cas accepter des cadeaux, des repas ou des activités de divertissement, quelle qu’en soit la valeur.
5.4 Les membres du personnel invités au restaurant par un fournisseur devraient payer eux-mêmes leur repas et leur boisson.
5.5 Malgré les articles 5.3 et 5.4, il est strictement interdit d’accepter des cadeaux, des dons (par exemple, de l’argent comptant, des actifs, des titres ou des biens ou services en nature) ou des commandites (par exemple, le financement d’un événement) de quelque nature de que ce soit de la part de fournisseurs et de prendre des repas avec eux pendant un processus d’approvisionnement (dès que le besoin en approvisionnement est établi et jusqu’à l’octroi et la signature du contrat).
5.6 Les cadeaux, dons et commandites qu’offre un fournisseur doivent être déclarés au Service des approvisionnements, qui déterminera si un processus d’approvisionnement concurrentiel est susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts apparent, potentiel ou réel.
5.7 Les membres du personnel qui se trouvent en situation de conflit d’intérêts (ou de conflit d’intérêts apparent) doivent le déclarer à leur gestionnaire et à leur responsable d’unité. Le Service des approvisionnements doit en être informé. Il évaluera la situation et mettra en œuvre ou suggérera au responsable d’unité des mesures pour la gérer ou la résoudre.
6. INTÉGRITÉ DES FOURNISSEURS
6.1 Pour veilleur à l’utilisation appropriée des fonds publics, l’Université fait uniquement appel à des fournisseurs existants ou potentiels qui négocient et exercent leurs activités avec éthique et intégrité. Les fournisseurs ne doivent pas tenter d’influencer des décisions d’achat en offrant des repas, des activités de divertissement ou des cadeaux aux membres du personnel ou en utilisant des tactiques contraires à l’éthique.
6.2 Les fournisseurs et leurs sous-traitants doivent se conformer aux lois provinciales et internationales (le cas échéant) ainsi qu’aux normes d’emploi, notamment en ce qui a trait au recrutement équitable et à la rémunération du personnel.
6.3 Les fournisseurs doivent en tout temps respecter les modalités commerciales qui s’appliquent à eux et informer l’Université de tout changement qui crée un conflit avec les directives publiques sur l’approvisionnement, qui a une influence sur les décisions d’approvisionnement ou qui a des conséquences sur des contrats en cours.
7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
7.1 Le rôle du Service des approvisionnements est d’appuyer les membres du personnel pour tout ce qui se rapporte à l’approvisionnement. Qu’il soit question de conclure un contrat, de soutenir la prestation des fournisseurs ou d’offrir de l’aide pour les bons de commande et les cartes d’achat, l’objectif du Service des approvisionnements est de guider et de soutenir les clients internes pour qu’ils consacrent moins de temps aux tâches administratives et se concentrent sur leur spécialité.
7.2 Le Service des approvisionnements est composé d’un bureau central, qui est la principale autorité en la matière sur le campus, et d’unités locales des achats (dans les facultés et services), qui représentent le premier point de contact pour les membres du personnel qui souhaitent se procurer des biens ou des services.
7.3 Le Service des approvisionnements réunit de nombreux intervenants œuvrant sous différentes structures hiérarchiques qui, ensemble, aident les clients internes à retenir les services de fournisseurs, veillent au respect du présent règlement et entretiennent des relations de travail efficaces avec des parties internes et externes.
7.4 Le tableau ci-dessous décrit les différentes fonctions au sein du Service des approvisionnements ainsi que certains groupes qui soutiennent le processus d’approvisionnement.
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Rôle |
Définition |
Responsabilités |
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Acheteur désigné |
Membre du personnel nommé par son responsable d’unité et formé par le bureau central du Service des approvisionnements pour agir à titre d’acheteur principal de son secteur. Le titre n’est pas officiel; il désigne tout simplement la personne qui est responsable de l’approvisionnement pour son secteur. On l’appelle aussi parfois acheteur décentralisé.
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Acheteur régional |
Professionnel des achats nommé pour soutenir une faculté en particulier (sciences et médecine) |
Assumer les mêmes responsabilités que l’acheteur désigné et, en plus :
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Service central des approvisionnements |
Professionnels de l’approvisionnement désignés au bureau central et dans les immeubles |
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Cadres supérieurs de l’approvisionnement |
Directeur du Service des approvisionnements, vice-recteur associé des finances et vice-recteur aux finances et à l’administration |
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Services juridiques |
Conseiller ou conseillère juridique du Bureau des affaires juridiques de l’Université |
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BGR |
Membres du personnel du Bureau de la gestion du risque |
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8. POUVOIR D’APPROBATION ET DE SIGNATURE
8.1 Cette section indique les postes qui peuvent approuver des achats au nom de l’Université et signer des contrats avec des fournisseurs (selon le cas). Elle s’applique à tous les achats régis par le présent règlement, y compris les contrats à revenu.
a) Principes généraux
1. Le budget pour tout achat doit avoir été approuvé avant le début du processus d’approvisionnement.
2. Les achats doivent être documentés correctement, en format papier ou électronique.
3. Les achats nécessitent toujours deux approbations : celle de l’approbateur commercial (au sein de la faculté ou du service) et celle du Service des approvisionnements.
4. Les contrats nécessitent deux signatures : celle de l’approbateur commercial et celle du Service des approvisionnements.
5. La valeur totale d’un achat comprend toutes les phases et prolongations; elle détermine le processus d’approvisionnement (ou « méthode d’approvisionnement ») et les seuils d’approbation qui s’appliquent. Cette valeur ne peut être répartie entre plusieurs approvisionnements dans le but de contourner les seuils.
6. Le nombre de devis requis représente une exigence minimale. Des devis supplémentaires peuvent être obtenus si désiré.
7. Les demandes de dérogation doivent être soumises avant de retenir les services d’un fournisseur et être examinées par une personne située un échelon au-dessus de celle qui détient le pouvoir d’approbation (par l’approbateur commercial et le Service des approvisionnements).
8. Les transgressions sont examinées par une personne située deux échelons au-dessus de celle qui détient le pouvoir d’approbation (sans garantie de paiement).
9. Malgré les points (7) et (8), une dérogation ou une transgression qui porte la valeur d’un achat à plus de 100 000 $ doit être approuvée par le vice-recteur aux finances et à l’administration. Elle doit également figurer dans le rapport du recteur remis aux autorités provinciales et au comité de vérification de l’Université.
10. Au moins trois personnes détenant le pouvoir doivent participer au cycle de l’achat au paiement (demande, approbation du budget, approbation du bon de commande, réception et paiement).
11. Les membres du personnel détenant un pouvoir d’approbation qui sont en congé ou temporairement indisponibles peuvent déléguer leur pouvoir d’approbation et de signature à leur gestionnaire. Cette délégation doit être faite par écrit et communiquée à l’unité. Toutefois :
a. les délégations à une personne occupant un poste d’échelon inférieur ou équivalent sont interdites;
b. les délégations à long terme sont interdites.
12. Les principes établis dans le Règlement administratif du Bureau no 3 (2020) sur la délégation du pouvoir d’approbation et de signature s’appliquent au présent règlement et ils sont reflétés dans la grille des pouvoirs d’approbation de l’article 8b). Selon ces principes, les contrats de plus de 10 millions de dollars approuvés par le comité exécutif sont signés par le recteur et un vice-recteur ou une vice-rectrice ou la secrétaire générale.
13. L’Université rembourse les achats de 1 000 $ ou moins lorsque l’utilisation de la petite caisse ou d’une carte d’achat de l’Université n’est pas pratique ou est impossible et que l’approvisionnement ne vise pas des biens restreints ou faisant l’objet d’un contrat.
14. L’Université ne paiera pas les factures de fournisseurs qui ne sont associées à aucun bon de commande (sauf dans les cas permis par le présent règlement et les méthodes connexes).
15. Lors d’une collaboration avec un fournisseur attitré, les modalités de l’entente avec ce fournisseur s’appliquent au lieu de la colonne « Moyens d’approvisionnement » de la grille des pouvoirs d’approvisionnement.
16. L’approvisionnement lié à la recherche doit être réalisé conformément aux exigences des organismes subventionnaires et aux politiques et procédures de l’Université (car elle est l’institution gouvernante).
b) Grille des pouvoirs d’approbation
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Valeur totale ($ CA) |
Moyens d’approvisionnement |
Achts subventionné par la FCI (recherche) |
Achats non subventionnés par la FCI (recherche) |
Immeubles |
Facultés/services |
Approbateur d’approvisionnement |
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< 1k |
Remboursement, carte d’achat ou bon de commande |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal ou administrateur Soutien |
Technicien chef d’équipe |
Gestionnaire de budget ou administrateur Soutien |
S.O. |
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1k – < 5k |
Carte d’achat ou bon de commande |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal ou administrateur Soutien |
Technicien chef d’équipe |
Gestionnaire de budget ou administrateur Soutien |
Acheteur régional ou désigné (si bon de commande) |
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5k – < 10k |
Bon de commande – 1 devis |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal ou administrateur Soutien |
Technicien chef d’équipe |
Gestionnaire de budget ou administrateur Soutien |
Acheteur régional ou désigné |
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10k – < 25k |
Bon de commande – 2 devis |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal |
Superviseur, coordonnateur de projet |
Gestionnaire de budget |
Approvisionneur, acheteur régional ou central |
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25k – < 50k |
Bon de commande – 2 devis |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal |
Chargé de projet, planificateur, gestionnaire |
Gestionnaire de budget |
Approvisionneur, acheteur régional ou central |
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50k – < 100k |
Bon de commande – 3 devis |
Chargé de projet IDS |
Chercheur principal |
Chargé de projet principal Planificateur principal |
Gestionnaire de budget |
Approvisionneur ou acheteur central |
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100k – < 200k |
Appel d’offres |
Directeur associé du bureau IDS |
Chercheur principal et directeur exécutif de la gestion de la recherche |
Directeur adjoint, directeur |
Responsable d’unité |
Approvisionneur principal |
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200k – < 300k |
Appel d’offres |
Directeur associé du bureau IDS |
Chercheur principal et directeur exécutif de la gestion de la recherche |
Directeur adjoint, directeur |
Responsable d’unité |
Gestionnaire d’approvisionnement central |
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300k – < 500k |
Appel d’offres |
Directeur associé du bureau IDS |
Chercheur principal et directeur exécutif de la gestion de la recherche |
Vice-recteur associé aux immeubles |
Responsable d’unité |
Directeur associé à l’approvisionnement |
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500k – < 1M |
Appel d’offres |
Directeur associé du bureau IDS |
Chercheur principal et directeur exécutif de la gestion de la recherche |
Vice-recteur associé aux immeubles |
Vice-recteur |
Directeur principal à l’approvisionnement |
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1M – < 5M |
Appel d’offres |
Directeur du bureau IDS |
Chercheur principal et directeur exécutif de la gestion de la recherche |
Vice-recteur associé aux immeubles |
Vice-recteur |
Vice-recteur associé aux finances |
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5M – < 10M |
Appel d’offres |
Vice-recteur associé à la recherche |
Vice-recteur à la recherche |
Recteur |
Recteur |
Vice-recteur aux finances et à l’administration |
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10M et + |
Appel d’offres |
Vice-recteur à la recherche |
Vice-recteur à la recherche |
Comité exécutif |
Comité exécutif |
Vice-recteur aux finances et à l’administration |
c) Demande de changement
1. Pour augmenter la valeur d’un bon de commande ou d’un contrat, une demande de changement doit être soumise et approuvée conformément à la grille des pouvoirs d’approbation du présent règlement en fonction de la nouvelle valeur cumulative du bon ou du contrat (valeur initiale + coûts ou contribution en nature supplémentaires).
2. Un changement représentant moins de 5 % de la valeur initiale (et au plus 1 000 $) n’a pas à être approuvé, sauf s’il porte la valeur totale au-delà du pouvoir de l’approbateur initial : il doit alors être approuvé conformément au nouveau seuil.
3. Les changements approuvés à titre d’options au moment de l’approbation initiale (par exemple, les éventualités et les ajouts) n’ont pas à être approuvés de nouveau.
4. Les changements apportés aux contrats de plus de 100 000 $ (visant, par exemple, la prolongation des délais ou la modification des livrables) nécessitent l’intervention du Service des approvisionnements.
9. NON-CONFORMITÉ
9.1 Les employés doivent se conformer au présent règlement lorsqu’ils engagent des fournisseurs, ou lorsqu’ils interviennent à une quelconque étape du processus d’approvisionnement. Tout manquement au présent règlement pourra entraîner des mesures disciplinaires.
9.2 Voici quelques exemples de non-conformité :
• Prendre des engagements financiers avec des fournisseurs sans l’intervention du Service des approvisionnements
• Réduire faussement la valeur d’un approvisionnement ou le fractionner
• Modifier ou résilier des contrats sans l’intervention du Service des approvisionnements
• Approuver un bon de commande ou signer un contrat sans y être autorisé
• Faire appel aux services ou aux produits d’un fournisseur sans qu’un contrat ou un bon de commande ait été signé
• Omettre de divulguer tout conflit d’intérêt réel ou potentiel
• Offrir ou accepter des cadeaux ou des marques d’hospitalité qui contreviennent au présent règlement
10. MISE EN ŒUVRE, RÉVISION ET MODIFICATION
10.1 Le vice-recteur aux finances et à l’administration se charge de réviser périodiquement le présent règlement et établit et approuve les procédures s’y rapportant afin de garantir l’adoption de bonnes pratiques d’affaires ainsi que le respect des lois sur l’approvisionnement et des accords commerciaux applicables.
10.2 Le vice-recteur aux finances et à l’administration peut modifier ou abolir des procédures administratives, ou y faire exception aux fins de la mise en œuvre effective du présent règlement.
10.3 Tout changement au présent règlement, autre que ceux indiqués au point 10.4 ci-dessous, nécessite l’approbation du Bureau ou du Comité exécutif du Bureau.
10.4 Le vice-recteur aux finances et à l’administration peut modifier le présent règlement au besoin, pour mettre à jour :
(a) la désignation, le titre ou l’identité des responsables, des bureaux et des départements de l’Université, ainsi que leurs coordonnées;
(b) la désignation ou le titre de ministères ou agences gouvernementales;
(c) Les titres et extraits de lois, de règlements, de politiques ou de procédures.