Ces situations font partie du quotidien à l’Université. Avec la multiplication des outils d’intelligence artificielle (IA) dans notre quotidien professionnel, comme Microsoft Copilot, nous sommes amenés à constater que l’information dépasse souvent largement le document, le courriel ou l’espace de travail dans lequel elle a été créée à l’origine. Qu’il s’agisse de rédiger du contenu, résumer des documents, préparer des notes de réunion ou répondre à des questions, ces outils nous aident à travailler plus efficacement en détectant et en reliant l’information déjà présente dans les applications que nous utilisons.
Nous avons presque tous déjà vécu des situations semblables au travail. Chercher un document dont on connait l’existence mais sans réussir à le retrouver. Ouvrir plusieurs versions d’un même fichier en se demandant laquelle est la plus récente. Reprendre un projet ou une initiative collaborative et avoir du mal à localiser l’information nécessaire pour poursuivre le travail.
Ce qui change aujourd’hui, c’est que l’IA rend certaines de ces questions plus visibles. Elle nous amène également à remettre en question certaines habitudes bien ancrées. Des gestes qui semblaient auparavant simples, comme envoyer une pièce jointe par courriel, partager un document avec des collaborateurs externes, publier de l’information sur un site Web ou accorder un accès à un fichier, peuvent avoir des répercussions plus larges dans un environnement numérique fortement interconnecté.
Lorsque les utilisateurs se servent de Copilot pour trouver de l’information, résumer du contenu ou obtenir des renseignements, les résultats dépendent en partie de l’information accessible dans leur environnement numérique. La qualité, l’emplacement, l’accessibilité et la gestion de l’information deviennent donc de plus en plus importants.
Cela soulève plusieurs questions essentielles sur l’information avec laquelle nous travaillons tous les jours :
- Saurais-je qui peut accéder à un document, consulter l’information dans un espace Teams ou lire le contenu que j’ai publié sur SharePoint ou sur l’intranet
- Si j’envoie un courriel, qui pourrait éventuellement le lire s’il est transféré ou enregistré ailleurs ?
- Si je partage un document ou un lien avec des collègues, une étudiante ou un étudiant, une chercheuse ou un chercheur, ou encore un partenaire externe, est-ce que je comprends qui peut y accéder aujourd’hui et qui pourrait y avoir accès plus tard ?
- Si l’information demeure accessible pendant des mois ou des années, serai-je toujours à l’aise avec le public qui peut la consulter ?
- Si un outil d’IA utilise l’information provenant d’un document, d’un courriel, d’un site Web ou d’un espace de travail partagé, aurai-je confiance que ce contenu est à jour, exact et approprié ?
Les réponses à ces questions varient selon le type d’information concerné. Pour certains membres du personnel, elles touchent les dossiers de comités, les renseignements financiers, la documentation liée aux services à la population étudiante ou les procédures opérationnelles. Pour d’autres, elles concernent le matériel pédagogique, les données de recherche, les publications ou encore la collaboration avec des partenaires externes à l’Université.
Certaines informations sont destinées à être largement diffusées au sein de la communauté universitaire. D’autres exigent davantage de précautions parce qu’elles concernent des étudiantes et étudiants, des membres du personnel, des activités de recherche, des données financières ou des discussions confidentielles. La collaboration demeure essentielle à l’enseignement, à la recherche et à l’administration. Toutefois, le volume croissant d’information échangée avec la population étudiante, les chercheurs externes, les organismes partenaires et les fournisseurs de services rend les décisions relatives au partage et aux accès plus importantes que jamais.
L’IA peut nous aider à trouver, relier et résumer l’information plus rapidement que jamais. En même temps, elle nous rappelle que l’information continue d’évoluer après sa création. Elle peut être partagée, mise à jour, stockée, réutilisée et parfois même oubliée. Comprendre où se trouve l’information, qui peut y accéder et si elle demeure à jour devient une responsabilité de plus en plus importante pour chacun d’entre nous.